Quản lý phạm vi dự án

Click to edit Master title style Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level 9/15/2013 Bùi Minh Phụng ‹#› QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN Bùi Minh Phụng MỤC ĐÍCH Hiểu được tầm quan trọng của QL phạm vi Hiểu được quy trình của QL phạm vi Mô tả sự hỗ trợ của phần mềm trong QL phạm vi 2 Bùi Minh Phụng QL PHẠM VI LÀ GÌ? Phạm vi (scope) Là một danh sách những gì DA phải làm (cũng có thể là không làm). DA phải có phạm vi được viết rõ ràng, nếu không DA sẽ không bao giờ kết thúc 3 Bùi Minh Phụng QL PHẠM VI LÀ GÌ? Các kết quả chuyển giao (deliverables) Là kết quả của DA mà sẽ được chuyển giao cho khách hàng như: phần cứng, phần mềm, bảo hành, tài liệu, đào tạo và phương thức chuyển giao Nhóm DA và các bên liên quan phải cùng thống nhất những gì sẽ được tạo ra như là kết quả của DA và chúng được tao ra như thế nào 4 Bùi Minh Phụng CÁC QUY TRÌNH QL PHẠM VI DA Khởi động Bắt đầu một DA hay chuyển tiếp sang giai đoạn kế Lập kế hoạch phạm vi Phát triển các tài liệu nhằm cung cấp nền tảng cho các quyết định về DA Xác định phạm vi Chi nhỏ các sản phẩm trung gian của DA thành các thành phần nhỏ hơn Kiểm tra phạm vi Hợp thức hóa việc chấp nhận phạm vi của DA Điều khiển thay đổi phạm vi Điều khiển những thay đổi của phạm vi DA 5 Bùi Minh Phụng . 6 Bùi Minh Phụng KHỞI ĐỘNG – CHỌN DA Kế hoạch chiến lược Bước đầu trong khởi động DA là nhìn vào bức tranh tổng thể hay là kế hoạch chiến lược của công ty Kế hoạch chiến lược đòi hỏi xác định các mục tiêu, nghiệp vụ lâu dài Các DA cần hỗ trợ các mục tiêu chiến lược và tài chính Xác định các DA tiềm năng Sau đó chọn DA và phân bổ tài nguyên 7 Bùi Minh Phụng KHỞI ĐỘNG – CHỌN DA Các phương án chọn DA Tập trung vào nhu cầu chung Phân loại DA Phân tích tài chính Dùng WSM (mô hình triển vọng trọng số) Thực hiện BC (bảng điểm cân đối) 8 Bùi Minh Phụng KHỞI ĐỘNG – TÔN CHỈ DA 9 Tôn chỉ Dự án (Project Charter)   Tên dự án (Project Title): Ngày bắt đầu (Project Start Date): Ngày kết thúc(Projected Finish Date):   Thông tin về Kinh phí (Budget Information): GĐ Dự án (Project Manager) Họ Tên, ĐT, Email Mục tiêu dự án (Project Objectives):   Cách tiếp cận (Approach):     Vai trò và Trách nhiệm (Roles and Responsibilities)   Vai trò   Họ Tên   Tổ chức/Vị trí   Organization/Position   Liên hệ   (Contact information)                      Ký tên (Sign-off): (Chữ ký của mọi thành viên tham gia. Có thể ký tên vào bảng trên. Chú thích (Comments): (Handwritten or typed comments from above stakeholders, if applicable) Bùi Minh Phụng LẬP KẾ HOẠCH PHẠM VI Là quá trình xây dựng tài liệu nhằm cung cấp nền tảng về phạm vi của DA. Tuyên bố về phạm vi dự án (scope statement) gồm: Kiểm chứng về DA Mô tả ngắn về sản phẩm của DA Tổng kết về tất cả các sản phẩm của DA Tuyên bố về những yếu tố xác định thành công của DA 10 Bùi Minh Phụng LẬP KẾ HOẠCH PHẠM VI 11 Tên dự án- (Project Title): Ngày – (Date): Người viết: (Prepared by): Lý Giải về dự án (Project Justification):         . Các tính chất và yêu cầu của sản phẩm: (Product Characteristics and Requirements): 1. 2. 3. 4. Bùi Minh Phụng LẬP KẾ HOẠCH PHẠM VI 12   Tổng kết về các sản phẩm chuyển giao của dự án.   (Summary of Project Deliverables) Các kết quả liên quan đến quản lý dự án (Project management-related) deliverables): business case, charter, team contract, scope statement, WBS, schedule, cost baseline, status reports, final project presentation, final project report, lessons-learned report, and any other documents required to manage the project. Sản phẩm liên quan (Product-related deliverables): research reports, design documents, software code, hardware, etc. 1. 2. 3. Các yêu cầu để đánh giá sự thành công của dự án: (Project Success Criteria): Bùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH PHẠM VI DA Sau khi hoàn tất kế hoạch phạm vi, bước tiếp theo là xác định chi tiết công việc bằng cách chia thành các công việc nhỏ hơn có thể quản lý được. Xác định đúng phạm vi Giúp cải tiến chính xác về thời gian, chi phí, tài nguyên. Xác định nền tảng để đo hiệu xuất vận hành và điều khiển DA Giúp truyền đạt rõ ràng trách nhiệm của mỗi công việc 13 Bùi Minh Phụng WBS WBS (Work Breakdown Structure) Ví dụ: 14 Bùi Minh Phụng CÁC NGUYÊN LÝ CB TẠO WBS Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện 1 nơi trong WBS Nội dung công việc trong một mục WBS bằng tổng các công việc dưới nó Một mục WBS là nhiệm vụ của chỉ 1 người, ngay cả khi có nhiều người thực hiện công việc này WBS phải nhất quán với cách thực hiện công việc Các thành viên trong nhóm phải tham gia vào phát triển WBS để đảm bảo tính nhất quán Mỗi mục WBS phải có tài liệu đi kèm để đảm bảo hêểu được chính xác phạm vi công việc WBS là công cụ linh hoạt để đáp ứng những thay đổi không tránh được 15 Bùi Minh Phụng KIỂM TRA PHẠM VI Rất khó để tạo được một tuyên bố phạm vi tốt và một WBS tốt cho dự án Kiểm tra phạm vi dự án và giảm thiểu thay đổi dự án là việc khó hơn Nhiều DA CNTT phải chịu tình cảnh phạm vi phình ra 16 Bùi Minh Phụng NVP NVP (Net Present Value) Để hiểu NPV là gì trước hết bạn xem PV ( Present Value ) là gì?PV là giá trị quy đổi về hiện tại của một khoản tiền phát sinh trong tương lai. Trong tài chính thì 1 đồng ngày hôm nay có giá trị thực khác với một đồng ngày mai, vì nếu mang một đồng đó đi đầu tư thì ngày mai bạn sẽ có hơn một đồng trên danh nghĩa. Hoặc do lạm phát, trượt giá thì 1 đồng ngày hôm nay bạn mua được 1 ổ bánh mì nhưng một đồng ngày mai bạn chỉ mua được 0.9 ổ bánh mì ( vì giá tăng). Chính vì vậy để dễ so sánh giá trị thực của một đồng ngày hôm nay và 1 đồng phát sinh ngày mai. Người ta sẽ quy đổi một đồng ngày mai về giá trị hiện tại theo một tỉ lệ nhất định (tỉ lệ chiết khấu). 17 Bùi Minh Phụng NVP NVP (Net Present Value) NPV (Net Present Value) - Là tổng giá trị đại số của một dòng tiền phát sinh trong tương lai đã được quy đổi về hiện tại. (tìm hiểu thêm về khái niệm dòng tiền). Ví dụ: hôm nay bạn chi ra 100 triệu để đầu tư kinh doanh gì đó. Sau 1 năm bạn hoạch toán và thu lại được 50 triệu. Sang năm thứ hai bạn thu thêm được 50 triệu nữa. Sang năm thứ 3 bạn thu được 30 triệu nữa. Như vậy bạn đã có một dòng tiền với khoản chi ra là mang số âm còn thu vào là mang số dương nhé. Giờ bạn quy đổi toàn bộ những khoản thu vào trong tương lai đó về giá trị hiện tại (PV) rồi cộng đại số với khoản bạn đã chỉ hôm nay (100 triệu) là được NPV. 18 Bùi Minh Phụng