Quản trị dự án - Lập kế hoạch và kiểm soát DA

13/21/2008 1 IeMBA7c Quản trị Dự án Dr. Ta Ngoc Cau Hanoi School of Business Lectures 9&10 3/21/2008 2 IeMBA7c Lập Kế hoạch và Kiểm soát DA z Mục đích bài học: Qua bài học này anh/chị sẽ làm quen với: z Nội dung và công cụ lập kế hoạch dự án zWBS, biểu đồ Gantt, mạng công việc ... z Kiểm soát dự án 23/21/2008 3 IeMBA7c Lập kế hoạch dự án z Lập kế hoạch dự án là một quá trình, mà mọi thành viên đội dự án chia sẻ quan điểm về mục tiêu của dự án và các phương pháp thực hiện. Thông qua việc lập dự án, đội dự án xây dựng mô hình dự án mà người ta gọi là “bản kế hoạch”. 3/21/2008 4 IeMBA7c Ý nghĩa của việc lập kế hoạch z Kế hoạch là tấm bản đồ chỉ đường cho bạn biết, bạn đang ở đâu và bạn muốn đến đâu. z “Không lập kế hoạch là lập kế hoạch cho thất bại.” z “Dự án không thất bại khi kết thúc mà thất bại ở điểm khởi đầu.” z “Chúng ta không có đủ thời gian để lập kế hoạch, song chúng ta sẽ phải tốn rất nhiều thời gian để chỉnh sửa kế hoạch đó.” z “Nếu tôi cần tám giờ để chặt một cái cây, tôi sẽ dùng sáu giờ để mài lưỡi rìu.” – Abraham Lincoln. 33/21/2008 5 IeMBA7c Bài tập – hiểu sâu sắc về bản kế hoạch Làm việc theo nhóm: z Định nghĩa “kế hoạch” bằng văn bản (text) – 3 định nghĩa. z Định nghĩa “kế hoạch” bằng hình ảnh – 3 bức ảnh hoặc tranh vẽ. z Định nghĩa “kế hoạch” không phải bằng văn bản hoặc hình vẽ. 3/21/2008 6 IeMBA7c Nội dung lập kế hoạch dự án z Phân tích hoàn cảnh và đánh giá nhu cầu của thị trường z Xác định mục tiêu dự án z Xác định giải pháp: các hoạt động đầu ra – đầu vào và dự toán chi phí z Xác định thành phần tham gia và sự phối hợp, kết hợp z Kế hoạch thực hiện z Chỉ tiêu cho giám sát và đánh giá. 43/21/2008 7 IeMBA7c “Nội dung Bản kế hoạch” Các chủ đề mà bản Kế hoạch cần đề cập: 1. Tóm tắt dự án 2. Các yêu cầu của dự án 3. Các mốc quan trọng của dự án 4. WBS 5. Mạng các công việc/tác vụ với lịch biểu, ngày tháng … 6. Kinh phí cho mỗi hoạt động 7. Sơ đồ tổ chức của dự án và của công ty 8. Các kênh giao tiếp và các công cụ hỗ trợ giao tiếp 9. Các hỗ trợ về hậu cần 10. Việc chấp thuận kế hoạch 11. Các chuẩn mực về kiểm tra và an ninh 12. Các kênh liên hệ với đối tác 13. Cách thức xem xét lại dự án. 3/21/2008 8 IeMBA7c Các công cụ hỗ trợ lập KH z Xác định mục tiêu kế hoạch DA – SMART z WBS z Ma trận công việc z CPM z Grantt Chart 53/21/2008 9 IeMBA7c WBS: Phân nhỏ công việc z Biểu diễn các hoạt động DA theo cấu trúc hình cây z Bắt đầu bằng việc xác định các mảng công việc chính của DA z Tiếp tục chia các “mảng” công việc này thành các “hạng mục công việc” nhỏ hơn. “Hạng mục” nhỏ nhất gọi là “gói” công việc. 3/21/2008 10 IeMBA7c WBS- Work Breakdown Structure Hội nghị Khách hàng Lễ tân Nội dung Hậu cần D/S khách mời In giấy mời Gửi giấy mời Chọn đối tác... Truyền thông Tài chính Thiết kế Chọn thiết kế Ai Việc gì Thời hạn Tài chính In Mức I Mức II Mức III Gói công việc 63/21/2008 11 IeMBA7c Tầm quan trọng của WBS z Mục đích của WBS: bao quát tất cả các công việc cần thiết để tạo ra sản phẩm/dịch vụ của dự án và chỉ các công việc đó mà thôi. z WBS là công cụ chính để quản trị phạm vi công việc của dự án. z Là cơ sở cho việc xác định chi phí và lịch trình của dự án. z Là cơ sở cho việc triển khai thực thi các hạng mục công việc. z Là cơ sở để kiểm soát sự thay đổi. z Là cơ sở cho việc giao tiếp và xác định trách nhiệm. z Là cơ sở cho việc quản trị rủi ro. 3/21/2008 12 IeMBA7c Ma trận trách nhiệm 2 2.1 ... C C P P P C C P P C C P Khách mời Lập D/S Thiết kế Gmời In Giấy mời Gửi Giấy mời Khẳng định lại 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Hội nghị K/H ...CB4CB3CB2CB1Hạng mụcWBS 73/21/2008 13 IeMBA7c Phân nhỏ công việc – Bài tập A. Sử dụng dự án của nhóm đã trình bày ở bài 1. B. Xây dựng WBS của dự án đó. C. Tiếp cận theo 2 phương thức: Top –down và Bottom up. 3/21/2008 14 IeMBA7c Lập lịch trình công việc: Biểu đồ thanh 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 A B C D E Thời gian C ôn g vi ệc Hôm nay 100% 80% 30% 0% 0% Dự tính hoàn thành % hoàn thành Kế hoạch 83/21/2008 15 IeMBA7c Biểu đồ thanh: Ưu & nhược điểm + Dễ xây dựng + Dễ hiểu và dễ sử dụng + Dễ sửa đổi + Là công cụ giao tiếp tốt với các bên liên quan. - Khó đo lường mức độ công việc được thực hiện - Con số % ghi trên biểu đồ đại diện cho khía cạnh nào: thời hạn/khối lượng/chi phí … - Không thể hiện được tình huống: có thể 90% khối lượng công việc được hoàn thành, song lại phải làm lại từ đầu. 3/21/2008 16 IeMBA7c I. Lập Kế hoạch: Mạng DA z Xây dựng Mạng Dự án (Project Network) zMạng Dự án là công cụ để lập kế hoạch DA, lập lịch trình và giám sát quá trình thực hiện DA. zMạng dự án mô tả các công việc cần phải thực hiện, thứ tự logic của các công việc đó và sự phục thuộc lẫn nhau của chúng. zMạng dự án được xây dựng dựa trên WBS – Chia nhỏ DA thành các gói công việc. 93/21/2008 17 IeMBA7c Các mốc quan trọng (Mistones) z Một vài sự kiện quan trọng của dự án. Là các sự kiện được xác nhận bởi các bên liên quan khác, hoặc phải được phê duyệt, chấp thuận, sau đó mới được triển khai tiếp các hoạt động khác. z Xác định các Mistones hữu ích cho việc lập và triển khai kế hoạch, tạo ra các điểm nhấn cho dự án. 3/21/2008 18 IeMBA7c Sơ đồ Mạng công việc z Sơ đồ mạng công việc còn gọi là sơ đồ thứ tự công việc, nó xác định công việc nào cần tiến hành trước, công việc nào tiến hành sau … và giúp cho việc lập kế hoạch, xây dựng lịch biểu. z PERT: Program evaluation and review technique. z CPM: Critical Path Method. 10 3/21/2008 19 IeMBA7c Mạng công việc: cách biểu diễn Công việc AOA: Action - On - Arrow AON: Action – On - Node Công việc 3/21/2008 20 IeMBA7c Mạng công việc (ví dụ) Lấy gạo Vo gạo Đổ nước Cắm vào ổ điện & Bật công tắc Cho gạo vào nồi Dọn cơm NấuKiểm tra 11 3/21/2008 21 IeMBA7c Mạng công việc Lấy gạo Vo gạo Cho gạo vào nồi Đổ nước Cắm điện, Bật công tắc Nấu Kiểm tra Dọn cơm 3/21/2008 22 IeMBA7c Mạng DA-CPM 2 1 3 4 5 6 Tìm địa điểm Đặt đồ Nội thất Phỏng vấn Tuyển nhân viên và đào tạo Sửa chữa lại Lắp đặt Đồ đạc, thiết bị Chuyển đến 8 4 9 11 6 3 1 Mở một văn phòng mới 12 3/21/2008 23 IeMBA7c Mạng DA-CPM 141 Î3 Î5 Î63 Đường tới hạn 201 Î2 Î5 Î62 181Î2 Î4 Î5 Î61 Tên gọiĐộ dàiTuyến STT 3/21/2008 24 IeMBA7c Biểu đồ Gantt (biểu đồ thanh) 2 0 1 9 1 8 1 7 1 6 1 5 1 4 1 3 1 2 1 1 1 0 987654321 Đồ nội thất Sửa chữa Chuyển đến Tuyển nv và đào tạo Lắp đặt đồ đạc Phỏng vấn Tìm đ/điểm 8 4 6 11 9 3 1 13 3/21/2008 25 IeMBA7c II. Giám sát Dự Án Kiểm soát dự án gồm các bước: - Xác định lịch trình, nguồn lực, các chi phí ... - Xây dựng hệ thống đo lường, gồm cả kế hoạch truyền thông - Đo khối lượng công việc và so sánh với kế hoạch cơ bản - Dự đoán sự phát triển của dự án và xem xét các yếu tổ khác - Tiến hành điều chỉnh. 3/21/2008 26 IeMBA7c Giám sát dự án Hội đồng quản trị Ban giám đốc Nhà quản trị nắm giữ các nguồn lực cần thiếtĐồng nghiệp GĐ DA Nhân viên Lẫnh đạo ngang hàng Chính quyền Báo chí Gia đình Bè bạn Nhà thầu Nhà đầu tư Nhà cung cấp Nhà tư vấn 14 3/21/2008 27 IeMBA7c Giám sát Dự Án Thu thập loại dữ liệu nào: Các câu hỏi: - Tiến độ và chi phí hiện tại so với kế hoạch - Cần phải chi phí bao nhiêu nữa để hoàn thành dự án - Khi nào dự án kế thúc - Có vấn đề nào tiềm ẩn cần phải xử lý ngay - Việc gì, ai, khi nào là nguyên nhân làm cho chi phí, thời gian vượt quá kế hoạch 3/21/2008 28 IeMBA7c Giám sát dự án z Tình trạng dự án là một bức ảnh chụp nhanh dự án tại một thời điểm xác định. z Tình trạng được nên đánh giá bằng các giá trị (value) chứ không phải bằng giá trị phần trăm. z Các cách đánh giá: a) 0% - 100% b) 50% - 50% c) 20% - 80% 15 3/21/2008 29 IeMBA7c Giám sát dự án 3/21/2008 30 IeMBA7c Giám sát Dự Án Ai thu thập dữ liệu: - Thành viên đội dự án - Nhà thầu - GĐ dự án - Các chuyen gia làm việc độc lập 16 3/21/2008 31 IeMBA7c Giám sát Dự Án Báo cáo: - Báo cáo cho ai: Các bên liên quan (Stakeholders, sponsor), Ban lãnh đạo, GĐ dự án … - Câu hỏi chính của báo cáo: Dự án có đúng tiến độ, trong khoảng chi phí cho phép? Nếu không, cần phải thực hiện biện pháp nào? 3/21/2008 32 IeMBA7c Giám sát Dự Án Nội dung báo cáo: a. Tiến triển công việc kể từ báo cáo lần trước b. Tình trạng hiện tại: Tiến độ Chi phí Phạm vi công việc c. Các xu hướng tích lũy d. Các vấn đề có từ lần báo cáo trước Các hành động và quyết sách cho các vấn đề trước đây Các sai lệch và vấn đề được xác định e. Kế hoạch hành động sửa đổi 17 3/21/2008 33 IeMBA7c Giám sát Dự Án Tên dự án _____________________ Ngày báo cáo: ____________ Người báo cáo: ______________________________________________ Mẫu báo cáo tình trạng dự án Mô tả nhiệm vụ Người chịu trách nhiệm Tình trạng hiện tại Hành động cần thực hiện Mẫu báo cáo - KISS 3/21/2008 34 IeMBA7c So sánh thực tại vói kế hoạch Theo dõi việc thực hiện Thiết lập chuẩn Tiến hành điều chỉnh 18 3/21/2008 35 IeMBA7c 3/21/2008 36 IeMBA7c Tóm tắt z Lập kế hoạch dự án: mục tiêu, WBS, CPM, Grantt z Giám sát dự án (hệ thống thông tin của dự án) z Kiểm soát dự án