Quy định về loại hồ sơ và số lượng hồ sơ nộp tại cơ quan BHXH

PHẦN 1 QUY ĐỊNH VỀ LOẠI HỒ SƠ VÀ SỐ LƯỢNG HỒ SƠ NỘP TẠI CƠ QUAN BHXH Để đảm bảo thuận lợi cho việc nộp hồ sơ cho khách hàng, BHXH thành phố Hồ Chí Minh quy định việc nộp hồ sơ đóng BHXH, BHYT và hồ sơ hưởng chế độ chính sách BHXH, BHYT như sau: 1. Đối với Hồ sơ thu BHXH-BHYT bắt buộc: 1.1. Các loại biểu mẫu đối chiếu thu BHXH - BHYT: Tất cả các đơn vị đều nộp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ một cửa thuộc cơ quan BHXH thành phố Hồ Chí Minh. 1.2. Riêng đối với hồ sơ cá nhân tham gia BHXH - BHYT: Hồ sơ cá nhân là các loại giấy tờ liên quan đến cá nhân người lao động như quyết định tuyển dụng, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, quyết định thôi việc ….. - Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh chỉ tiếp nhận hồ sơ cá nhân của người lao động tham gia BHXH - BHYT tại cơ quan Bảo hiểm xã hội đối với các đơn vị sử dụng lao động có biến động tăng, giảm lao động, tiền lương trong tháng với số lượng dưới 300 trường hợp. - Đối với các đơn vị có số lượng biến động tăng, giảm lao động, tiền lương trong tháng từ 300 trường hợp trở lên thì những hồ sơ cá nhân của người lao động tham gia BHXH - BHYT bắt buộc sẽ được cán bộ Phòng thu thuộc cơ quan Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh thực hiện đối chiếu trực tiếp tại đơn vị sử dụng lao động nhằm giảm bớt khó khăn cho đơn vị, đảm bảo an toàn hồ sơ cá nhân cho người lao động. Đối với trường hợp này thì đơn vị liên hệ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ để lấy phiếu đề nghị Phòng Thu sắp xếp, lên lịch đối chiếu tại đơn vị. 2. Hồ sơ liên quan đến sổ BHXH: - Đối với đơn vị sử dụng lao động trong tháng có khối lượng sổ BHXH cần xác nhận cho người lao động dưới 300 sổ thì các đơn vị sử dụng lao động nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ một cửa thuộc cơ quan BHXH thành phố Hồ Chí Minh. - Nhằm tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho đơn vị và nhằm tránh tình trạng ùn tắc, làm chậm trễ tiến độ giải quyết hồ sơ tại cơ quan Bảo hiểm xã hội thành phố. Các đơn vị sử dụng lao động có khối lượng sổ BHXH cần xác nhận từ 300 quyển trở lên thì việc đối chiếu, xác nhận sổ sẽ được thực hiện tại đơn vị sử dụng lao động. Đối với trường hợp này thì đơn vị liên hệ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ để lấy phiếu đề nghị Phòng Cấp sổ - thẻ sắp xếp, lên lịch đối chiếu và xác nhận tại đơn vị. 3. Hồ sơ hưởng các chế độ, chính sách Bảo hiểm xã hội: - Đơn vị sử dụng lao động và cá nhân nộp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ 01 cửa thuộc cơ quan Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh. - 1 - - Riêng đối với các đơn vị sử dụng lao động có từ 200 lao động nghỉ hưởng chế độ thai sản trở lên trong mỗi đợt quyết toán (hàng quý) sẽ được cơ quan Bảo hiểm xã hội thực hiện xác nhận nghỉ hưởng chế độ thai sản vào sổ BHXH (trang 44 sổ BHXH) tại đơn vị sử dụng lao động. Việc xác nhận sổ BHXH sau thai sản cho người lao động tại đơn vị thì đơn vị liên hệ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ để lấy phiếu đề nghị Phòng Chế độ chính sách thuộc BHXH TP.HCM sắp xếp, lên lịch đối chiếu và xác nhận tại đơn vị. 4. Hồ sơ thanh toán trực tiếp chi phí khám chữa bệnh Bảo hiểm y tế: Khách hàng trực tiếp nộp hồ sơ thanh toán tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ 01 cửa thuộc cơ quan BHXH thành phố Hồ Chí Minh 5. Hồ sơ Bảo hiểm y tế tự nguyện Khách hàng trực tiếp nộp hồ sơ thanh toán tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ 01 cửa thuộc cơ quan BHXH thành phố Hồ Chí Minh PHẦN 2 Hướng dẫn lập bảng kê và nộp hồ sơ I. Lập bảng kê và nộp hồ sơ thu BHXH - BHYT. 1. Đơn vị đăng ký tham gia BHXH-BHYT thực hiện các bước: Bước 1: Để được hướng dẫn quy định và biểu mẫu BHXH vào sáng thứ năm hàng tuần, đơn vị - cá nhân vui lịng liên hệ đăng ký với cán bộ Phịng Thu Cụ thể như sau: - Chị Hồ Thị Thu Trang, Điện thoại: 39979039 - EX: 1559 - Chị Đồn Bích Thuỷ, Điện thoại: 39979039 - EX: 1608 Bước 2: Đơn vị lập hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT và mang tồn bộ hồ sơ đã lập nộp cho Phịng Thu tại tầng 4 và nhận phiếu hẹn ngày lấy kết quả. Bước 3: Đơn vị nhận kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ (tầng 1). 1.1. Đơn vị cùng tham gia BHXH-BHYT bắt buộc: - Thời hạn trả kết quả: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ - Lập 02 Bảng kê 101/…/THU “Hồ sơ đăng ký BHXH - BHYT bắt buộc”, hồ sơ kèm theo bảng kê gồm: + Phiếu đăng ký tham gia BHXH (01 bản) + Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc QĐ thành lập (01bản) + Bản sao quyết định xếp hạng doanh nghiệp đối với Doanh nghiệp Nhà nuớc hoặc Doanh nghiệp Nhà nước cổ phần hĩa (01 bản, nếu cĩ) + Giấy đăng ký sử dụng lao động, đã đăng ký với cơ quan quản lý lao động (01bản chính, cĩ thể bổ sung sau trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ). + Thang bảng lương, đã đăng ký với cơ quan quản lý lao động (01bản sao, cĩ thể bổ sung sau trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ) - 2 - + Danh sách LĐ tham gia BHXH-BHYT (Mẫu 2a-TBH, 02 bản) + HĐLĐ hoặc Quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển….(01 bản bản chính / người) * Trường hợp đơn vị đăng ký chậm so với giấy phép thì ngịai những giấy tờ trên phải bổ sung: - Cơng văn giải trình lý do chậm đăng ký BHXH cho NLĐ theo quy định (01 bản) và Bảng lương thực tế của đơn vị cĩ ký nhận của NLĐ từ ngày thành lập (Mỗi tháng 01 bản, trường hợp này cĩ thể bổ sung sau trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ). Nếu Đơn vị đăng ký chậm so với giấy phép. - Bảng lương thực tế của đơn vị cĩ ký nhận của người lao động từ ngày thành lập (Mỗi tháng 01 bản, trường hợp này cĩ thể bổ sung sau trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ) * Trường hợp cĩ lao động khơng thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc (Ví dụ người cĩ nhiều hợp đồng lao động, khi ký HĐLĐ với đơn vị họ đang tham gia BHXH bắt buộc ở đơn vị khác, người lao động đã nghỉ hưu mà đi làm trở lại) thì bổ sung: - Giấy xác nhận tham gia BHXH ở nơi khác (NLĐ làm việc ở nhiều đơn vị, 01 bản/ người) và Bản photo thẻ hưu trí (01 bản/người nếu đang nghỉ hưu). Nếu cĩ lao động khơng thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. - Bản phơ tơ thẻ hưu trí (01 bản/người nếu NLĐ là người đang nghỉ hưu) * Trường hợp đơn vị đã tham gia BHXH tại nơi khác chuyển đến thì bổ sung: Thơng báo kết quả đĩng BHXH của cơ quan BHXH tham gia trước đĩ (01 bản). * Kèm theo hồ sơ nêu trên: Đơn vị phải chuyển File dữ liệu bằng đĩa, hoặc bằng USB cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ thuộc cơ quan BHXH thành phố. 1.2. Đơn vị chỉ tham gia BHYT bắt buộc: - Thời hạn trả kết quả: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ - Lập 02 Bảng kê 102/…/THU “Hồ sơ đăng ký BHYT bắt buộc”, hồ sơ kèm theo bảng kê gồm: + Hợp đồng đĩng bảo hiểm y tế (Mẫu 05-TBH, 04bản). + Danh sách đối tượng tham gia BHYT (mẫu 2b-TBH, 04 bản). * Kèm theo hồ sơ nêu trên: Đơn vị phải chuyển File dữ liệu bằng đĩa hoặc bằng USB cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ thuộc cơ quan BHXH thành phố. 2. Lập hồ sơ thu hàng tháng (hồ sơ đĩng BHXH, BHYT từ lần thứ 2 trở đi), lập hồ sơ theo bảng kê số 103: - Trường hợp hợp đơn vị khơng cĩ biến động lao động, khơng cĩ điều chỉnh, thay đổi tiền lương thì hàng tháng đơn vị phải liên hệ với cán bộ quản lý thu thuộc cơ quan BHXH để nắm thơng tin về kết quả đĩng BHXH. Đồng thời hàng Quý, cơ quan BHXH sẽ gửi bản đối chiếu quyết tĩan thu cho đơn vị qua cổng giao dịch điện tử IMS. (Nếu đơn vị chưa giao dịch qua cổng IMS thì liên hệ cán bộ quản lý thu để được hướng dẫn hoặc vào Website của BHXH thành phố Hồ Chí Minh để xem hướng dẫn), - Trường hợp cĩ biến động lao động, khơng cĩ điều chỉnh, thay đổi tiền lương thì: + Đơn vị dùng cho đơn vị lập hồ sơ điều chỉnh danh sách lao động tăng, giảm và điều chỉnh tiền lương. + Thời hạn trả kết quả: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. - 3 - Cụ thể như sau: 2.1. Lao động tăng gồm: Tăng mới, tăng lại sau ốm đau, thai sản, nghỉ khơng lương tăng lại đơn vị lập biểu 02a-TBH (03 bản) nộp tại bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ. Trường hợp lập biểu 2a-TBH cĩ người lao động phải cấp thẻ BHYT, đơn vị phải lập 2 loại bảng kê: - Bảng kê 103/…/THU dùng cho hồ sơ đĩng BHXH - BHYT hàng tháng, hồ sơ kèm theo bảng kê gồm: + Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT - biểu 02a-TBH (2 bản) + HĐLĐ, QĐ tuyển dụng QD tiếp nhận…. bản chính (mỗi người 1 bản). - Khi nộp hồ sơ, đơn vị kết hợp nộp chung với bảng kê 401/…/THE dùng cho hồ sơ cấp thẻ BHYT bắt buộc Hồ sơ kèm theo gồm: 01 bản 02a-TBH (giống 2 bản 02a-TBH nộp tại bảng kê 103/…/THU). + Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT - biểu 02a-TBH (1 bản) - Lưu ý: Biểu 2a-TBH phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên biểu để làm căn cứ cấp sổ BHXH và thẻ BHYT. Nếu biểu ghi khơng đầy đủ và khơng cĩ HĐLĐ, QĐ kèm theo thì hồ sơ được xác định là khơng hợp lệ và sẽ bị trả lại đơn vị (dù cho bộ phận TNHS đã nhận). 2.2. Trường hợp lao động giảm, điều chỉnh lương (Biến động lao động và tiền lương): Kê khai tình hình biến động giảm lao động tham gia BHXH, BHYT; biến động về tiền lương đĩng BHXH, BHYT của người lao động so với tháng trước hoặc điều chỉnh những sai sĩt về tiền lương đĩng BHXH, BHYT của thời kỳ trước, đơn vị phải lập bảng kê: * Bảng kê 103/…/THU, hồ sơ kèm theo bảng kê cụ thể: a. Trường hợp lao động tăng mới, lao động giảm, điều chỉnh lương…, hồ sơ gồm: - Danh sách lao động tham gia BHXH – BHYT bắt muộc (mẫu 02a-TBH, 02 bản) - Hợp đồng lao động, Quyết định tuyển dụng, Quyết định tiếp nhận….bản chính (01 bản/người) - Danh sách lao động và điều chỉnh mức lương đĩng BHXH, BHYT - biểu 3a-TBH (3 bản) - Thẻ BHYT cịn giá trị (01 thẻ/người kèm danh sách thu hồi thẻ ghi rõ chi tiết số thẻ và họ tên kèm theo). - Quyết định nghỉ việc, quyết định chấm dứt HĐLĐ, quyết định tăng, giảm tiền lương… cĩ liên quan, bản chính (mỗi người 1 bản). - Sổ BHXH đối với trường hợp lao động nghỉ việc ngay sau khi báo tăng (nếu cĩ). b. trường hợp báo tăng giảm lao động chậm (Kể cả tăng lại sau thai sản, nghỉ khơng lương….) thì hồ sơ bổ sung: - Cơng văn giải trình các trường hợp báo tăng hoặc giảm lao động khơng khai báo kịp thời để chậm quá 3 tháng. - Hồ sơ khác (nếu cĩ) + Lưu ý: Biểu 3a-TBH phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên biểu, nếu biểu ghi khơng đầy đủ và thiếu hồ sơ kèm theo được xác định là khơng hợp lệ và sẽ bị trả lại dù cho bộ phận TNHS đã nhận. c. Trường hợp đơn vị vừa cĩ lao động tăng, vừa cĩ lao động giảm thì đơn vị lập 02 biểu biểu 2a-TBH, 3a-TBH thì chỉ lập bảng kê 103/…/THU. - 4 - 3. Đối tượng chỉ tham gia BHXH bắt buộc: Thời hạn trả kết quả: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ Trường hợp đơn vị nộp cho đối tượng chỉ tham gia BHXH (khơng tham gia BHYT, các mã đơn vị cĩ 2 ký đầu là LA và LB) bảng kê 104/…/THU “Thu BHXH bắt buộc” để nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ kèm theo: - Biểu 2a-TBH hoặc 3a-TBH (3 bản) - HĐLĐ hoặc các quyết định liên quan (1 bản chính) - Văn bản giải trình (nếu cĩ) 4. Đối tượng chỉ tham gia BHYT bắt buộc: Thời hạn trả kết quả: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ Trường hợp đơn vị nộp cho đối tượng chỉ tham gia BHYT (khơng tham gia BHXH) bảng kê 105/…/THU “Thu BHYT bắt buộc” để nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ kèm theo: - Danh sách đối tượng tham gia BHYT – biểu 2b-TBH (4 bản) - Biên bản thanh lý hợp đồng - biểu 06-TBH hoặc Phụ lục hợp đồng (4 bản – nếu cĩ). Lưu ý chung: Trước khi nộp hồ sơ đơn vị phải gửi file các danh sách qua trang IMS cho cán bộ thu xem trước để khi nộp hồ sơ đảm bảo được chính xác, khơng phải trả hồ sơ nộp lại từ đầu. II. Lập bảng kê và nộp hồ sơ cấp thẻ BHYT 1. Hồ sơ cấp mới thẻ BHYT bắt buộc: Sử dụng Bảng kê hồ sơ 401/…./THE 1.1. Mục đích: Dùng để cấp mới thẻ BHYT khi đơn vị có lao động tăng mới tham gia BHXH, BHYT bắt buộc phát sinh trong tháng. 1.2.Thủ tục hồ sơ: - Thời hạn giải quyết: + Từ 01 đến 100 thẻ: 07 ngày làm việc. lên: 08 ngày làm việc. + Từ 101 trở - Hồ sơ gồm: + Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT bắt buộc (Mẫu 02a-TBH, 01 bản), + File dữ liệu gửi qua IMS, chuyển bằng đĩa hoặc chuyển bằng USB. Lưu ý : - Trường hợp đơn vị có tăng mới, tăng lại sau ốm đau, thai sản, nghỉ khơng lương tăng lại đơn vị lập biểu 02a-TBH (01 bản), lập 02 bảng kê số 401/…../THE nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ cùng với hồ sơ thu BHXH - BHYT hàng tháng (Bảng kê số 103/…../THU) - Đơn vị ghi đầy đủ thông tin trên biểu 02a-TBH như số sổ BHXH, số thẻ BHYT,năm sinh, giới tính, số chứng minh thư, địa chỉ, mã tỉnh, mã nơi khám chữa bệnh .... để in thẻ BHYT. - 5 - - Trường hợp đơn vị nộp hồ sơ cấp mới trùng với thời gian gia hạn thẻ hoặc ngược lại thì thẻ cấp mới sẽ nhận cùng lúc với thời gian giao thẻ gia hạn. - Trường hợp đơn vị chưa được gia hạn thẻ thì phải làm hồ sơ gia hạn trước khi làm hồ sơ cấp mới thẻ BHYT. 2. Hồ sơ gia hạn thẻ BHYT bắt buộc: Sử dụng bảng kê số 402/ …. /THE 1.1. Mục đích: Khi thẻ BHYT hết giá trị sử dụng đơn vị phải tiếp tục gia hạn thẻ BHYT và đơn vị phải nộp tiền đầy đủ. Đơn vị lập 02 bảng kê số 402/…../THE a. Trường hợp đơn vị được cơ quan BHXH tự động gia hạn thẻ BHYT: Đúng 20 ngày trước khi thẻ BHYT của người lao động hết hạn sử dụng, nếu đơn vị thực hiện đầy đủ các chế độ trích nộp BHXH, BHYT theo quy định và khơng cĩ thơng báo điều chỉnh, bổ sung gì khác, cơ quan BHXH sẽ in thẻ mới để gia hạn quyền khám chữa bệnh BHYT cho người lao động theo đúng danh sách thực tế trước đĩ. 7 ngày trước khi thẻ cũ hết hạn, các đơn vị cĩ trách nhiệm đến cơ quan BHXH nhận thẻ mới để cấp phát cho người lao động sử dụng. b. Trường hợp đơn vị khơng thuộc đối tượng được cơ quan BHXH tự động gia hạn thẻ BHYT: Lập biểu 3b-TBH “Danh sách đề nghị điều chỉnh hồ sơ cấp sổ sổ BHXH, thẻ BHYT” (03bản). Khi nộp lập bảng kê 402/…/THE (2 bản) và nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ. 1.2.Thủ tục hồ sơ: - Thời hạn giải quyết: 12 ngày làm việc. - Hồ sơ gồm: + Danh sách đề nghị điều chỉnh hồ sơ cấp sổ BHXH,BHYT (mẫu 03b-TBH, 03 bản) + Phiếu nộp tiền (trong trường hợp đơn vị nợ và mới nộp tiền). Lưu ý: - Khi gia hạn nếu đơn vị có điều chỉnh thông tin có liên quan về: số sổ BHXH, số thẻ BHYT, năm sinh, giới tính, chứng minh thư, địa chỉ, mã tỉnh, mã nơi khám chữa bệnh .... thì phải ghi đầy đủ để in thẻ BHYT. - Trường hợp đơn vị gia hạn phải chuyển tiền đầy đủ. - Đối với đơn vị nợ mới nộp tiền thì kèm theo bản photo chứng từ nộp tiền chung với bảng kê 402/…/THE. - Trường hợp gia hạn thẻ có điều chỉnh nơi khám chữa bệnh ban đầu thì kèm theo hồ sơ thay đổi nơi khám chữa bệnh ban đầu bảng kê số 403/…../THE (02 bản) Ngoài ra, khi nộp hồ sơ đơn vị phải gởi kèm theo File dữ liệu bằng đĩa, bằng USB cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hoặc gởi qua cổng giao tiếp điện tử IMS cho cán bộ chuyên quản thuộc các Phòng Chức năng. 3. Hồ sơ cấp lại thẻ do thay đổi nơi khám chữa bệnh ban đầu: sử dụng bảng kê 403/…./THE. 1.1. Mục đích:Khi đối tượng tham gia BHYT có nhu cầu thay đổi nơi khám chữa bệnh ban đầu và thẻ BHYT còn giá trị thì đơn vị phải lập danh sách điều chỉnh . - 6 - 1.2.Thủ tục hồ sơ: - Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc. - Hồ sơ gồm: + Danh sách đề nghị điều chỉnh hồ sơ cấp sổ BHXH,BHYT (mẫu 03b-TBH, 03 bản). + Thẻ BHYT còn giá trị. Lưu ý: - Chỉ giải quyết từ ngày 01 đến ngày 10 tháng đầu quý. - Đơn vị ghi đầy đủ thông tin cần thay đổi: Mã bệnh viện cũ - Mã bệnh viện mới. 4. Hồ sơ cấp lại do BHYT bắt buộc do bị mất, bị hỏng: sử dụng bảng kê 404/…./THE. 1.1. Mục đích: - Đối với thẻ mất: Trường hợp trực tiếp cá nhân tham gia BHYT làm mất hoặc đơn vị sử dụng lao động làm mất cần cấp lại thẻ BHYT. - Đối với thẻ hỏng: + Trường hợp thẻ hỏng do cơ quan BHXH (cán bộ thẻ) nhập liệu sai thông tin so với danh sách đơn vị cung cấp hoặc in hỏng cần cấp lại. + Trường hợp thẻ hỏng do cá nhân hoặc đơn vị sử dụng lao động bảo quản, sử dụng thẻ BHYT bị hỏng cần cấp lại. 1.2.Thủ tục hồ sơ: - Thời hạn giải quyết: + Từ 01 đến 20 thẻ: 03 ngày làm việc. + Từ 21 thẻ trở lên: 04 ngày làm việc. - Hồ sơ gồm: + Đơn đề nghị cấp lại thẻ BHYT ( Mẫu 02-THE): 01 bản + Danh sách đề nghị cấp lại thẻ BHYT ( Mẫu 03-THE): 02 bản. + Thẻ BHYT còn giá trị đối với thẻ bị hỏng. Lưu ý: Trường hợp thẻ hỏng do cơ quan BHXH (cán bộ thẻ) nhập liệu sai thông tin so với thông tin trên danh sách đơn vị cung cấp hoặc in hỏng cần cấp lại thì không cần đơn đề nghị. III. Lập bảng kê và nộp hồ sơ liên quan đến sổ BHXH 1. Cấp sổ BHXH bắt buộc, dùng bảng kê hồ sơ 301/…/SO 1.1 Mục đích: - 7 - Đơn vị dùng để đề nghị cơ quan BHXH cấp sổ BHXH. Khi đơn vi đã hồn tất cơng việc đăng ký và đĩng BHXH cho người lao động phát sinh mới và đã nhận sổ BHXH trắng với mẫu tờ khai cấp sổ BHXH mang về ghi theo hướng dẫn của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ. 1.2. Thời hạn giải quyết: 20 ngày làm việc 1.3 Các loại giấy tờ, biểu mẫu kèm theo bảng kê 301. a. Tờ khai tham gia BHXH, BHYT ( mỗi sổ kèm 3 tờ khai) - Sử dụng mẫu 01-TBH hoặc mẫu 01/SBH ( đối với sổ cấp trước tháng 10 năm 2007). - Tờ Khai tham gia BHXH ghi đầy đủ các nội dung trong tờ khai. Người lao động ký tên (người đại diện của đơn vị cĩ thể ký thay nếu người lao động đi cơng tác, hoặc địa điểm làm việc ở xa). Thủ trưởng cơ quan ký tên vào phần xét duyệt của người sử dụng lao động ( nếu photocopy thì yêu cầu 3 tờ khai đều cĩ dấu mộc màu đỏ ). b. Phiếu duyệt sổ ( Phiếu do phịng Thu cấp): Phiếu duyệt sổ phải ghi rõ số lượng sổ cấp từ số sổ đến số sổ. Theo quy định đơn vị phải mang đầy số lượng sổ theo phiếu ( và phải xếp theo thứ tự). Trường hợp sổ cấp trước tháng 8 năm 2007 thì thay phiếu này là Danh sách người lao động đề nghị cấp sổ (mẫu 02/SBH). c. Sổ BHXH: - Đối với sổ BHXH cấp trước tháng 10 năm 2008: Đơn vị ghi sổ BHXH đầy đủ các nội dung trong trang 3. Trang 4, 5 ghi 01 tháng đầu tiên đĩng BHXH, cĩ ký tên đĩng dấu của Thủ trưởng đơn vị (tại cột 9). - Đối với sổ BHXH cấp sau tháng 10 năm 2008: Đơn vị phải ghi sổ BHXH đầy đủ các nội dung trong trang 3. 2. Xác nhận sổ BHXH: 2.1. Mục đích: Đơn vị dùng để đề nghị cơ quan BHXH xác nhận đầy đủ quá trình đóng BHXH vào sổ BHXH (chốt sổ) khi người lao động thơi việc, chuyển cơng tác. Đơn vị lập bảng kê số 302/…/SO “Xác nhận sổ BHXH” 2.2. Điều kiện để xác nhận sổ: Điều kiện được xác nhận sổ khi đơn vị đã báo giảm lao động theo biểu 3a-TBH và nộp đủ tiền đến thời gian xác nhận. 2.3. Thời hạn giải quyết: - Từ 01 sổ đến 50 sổ: 10 ngày làm việc - Từ 51 sổ đến dưới 300 sổ: 20 ngày làm việc - Từ 300 sổ trở lên đơn vị trực tiếp liên hệ phòng Cấp sổ thẻ để hẹn ngày xuống đơn vị xác nhận. 2.4. Hồ sơ xác nhận sổ: - Sổ BHXH: Được ghi đầy đủ thời gian, quá trình, mức lương, chức danh cơng việc, điều kiện nặng nhọc độc hại, phụ cấp chức vụ, hạng doanh nghiệp đối với doanh nghiệp Nhà nước và doanh nghiệp Nhà nước cổ phần hĩa đến thời điểm cần xác nhận. - Người lao động cĩ thời gian tham gia BHXH trước năm 2008 khi thơi việc, chuyển cơng tác phải kèm theo HĐLĐ, quyết định tuyển dụng, QĐ nâng lương… 3. Điều chỉnh nhân thân người lao động do khai báo sai: - 8 - - Mục đích: Xác định đúng nhân thân ghi trên trang