Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin quản lý giáo dục đại học

104 TĂNG CƯỜNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC ThS. Nguyễn Quang Giao Trường Đại học Ngoại ngữ-Đại học Đà Nẵng Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, thông tin (TT) đóng vai trò cực kỳ quan trọng bởi lẽ nó góp phần tăng sức cạnh tranh của một tổ chức trong một môi trường hoạt động và thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Có thể nói không quá rằng thông tin là phương tiện để thống nhất hệ thống giáo dục và hệ thống quản lý giáo dục. Nó là phương tiện cung cấp đầu vào cho hệ thống quản lý, đồng thời cũng là phương tiện để thay đổi cách cư xử và để tác động lên sự thay đổi. Trong quản lý giáo dục (QLGD), hệ thống TT QLGD hữu hiệu góp phần nâng cao hiệu quả công tác QLGD và cao hơn nữa là chất lượng của toàn bộ hệ thống giáo dục. Vì vậy, nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin QLGD là việc làm cấp bách và cần thiết. Trong đó, việc tăng cường ứng dụng CNTT là một trong những biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin QLGD nói chung, hệ thống thông tin QLGD đại học nói riêng. Trước hết, có thể định nghĩa TT là bộ phận tri thức được sử dụng để định hướng, để tác động tích cực, để điều khiển, nghĩa là nhằm duy trì tính đặc thù về chất, hoàn thiện và phát triển hệ thống. Đối với giáo dục, thông tin nhằm những mục đích cụ thể như sau: Xây dựng và phổ biến các mục tiêu phát triển giáo dục cũng như các mục tiêu QLGD; Lập các kế hoạch giáo dục, kế hoạch quản lý để đạt được các mục tiêu giáo dục và mục tiêu QLGD; Tổ chức nguồn nhân lực và các nguồn lực khác theo cách có hiệu quả nhất nhằm đạt mục tiêu giáo dục và QLGD. Đồng thời TT còn nhằm lựa chọn, phát triển và đánh giá các thành viên của tổ chức cũng như lãnh đạo, hướng dẫn, điều khiển, thúc đẩy và tạo môi trường thuận lợi cho việc phát huy tính chủ động, sáng tạo của những tổ chức hoặc cá nhân trong và ngoài ngành giáo dục tham gia xây dựng giáo dục. Bên cạnh đó, TT còn kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ. Việc thu nhận, xử lý TT hiệu quả, kịp thời và chính xác là chìa khóa vạn năng dẫn đến thành công cho nhà quản lý. Trong QLGD, hệ thống TT QLGD là công cụ hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả công tác QLGD đặc biệt trong giai đoạn hiện nay QLGD được coi là giải pháp đột phá để nâng cao chất lượng giáo dục. Hoạt động của hệ thống TT QLGD có hiệu quả khi nó đáp ứng được các yêu cầu sau: - Phản ánh đúng thực trạng: cả khó khăn và thuận lợi để giúp các nhà QLGD có căn cứ hoạch định các chính sách phát triển chung và chính sách riêng cho từng khu vực. 105 - Tính kịp thời: TT phải được cập nhật thường xuyên nhằm giúp các nhà QLGD điều chỉnh kế hoạch đúng với tình hình thực tế hoặc điều chỉnh kịp thời các quyết định quản lý. - Tính hệ thống, tổng hợp: TT được kết hợp các loại khác nhau và những tin tức gắn bó với nhau về mặt lịch sử hoặc logic, thu nhận được theo thứ tự nghiêm ngặt mới có thể phục vụ cho việc quản lý một cách có hiệu quả. - Tính đầy đủ, cô đọng và logic: cần tránh tình trạng thiếu hoặc thừa TT, trong khi đó TT cần thì lại không có. Hơn thế nữa, các TT phải có tính nhất quán, tính luận cứ, không có các chi tiết thừa hoặc tự mâu thuẫn. - TT được xử lý và chọn lọc theo yêu cầu đặc thù của người quản lý: chỉ có TT được xử lý mới có khả năng phản ánh tích cực và do đó mới có giá trị trong quản lý. Do đó nó phải gắn liền với việc lựa chọn TT theo các chỉ số có giá trị phục vụ cho việc giải quyết các nhiệm vụ quản lý. - TT phải có tính dự báo: TT không chỉ phản ảnh những sự việc đã diễn ra, dang diễn ra mà còn tạo ra sự phản ánh tích cực, tiên đoán, dự đoán những khả năng vận động, biến đổi trong quá trình quản lý. Hệ thống thông tin QLGD đại học Việt Nam hiện nay trên thực tế tuy đã có đủ các thành phần hợp thành hệ thống nhưng chưa được xem là hệ thống hoàn chỉnh và hiệu quả hoạt động của hệ thống này chưa cao do cơ cấu tổ chức hệ thống; việc đầu tư, khai thác các trang thiêt bị hiện đại; về hệ thống chỉ số thông tin và sự phối hợp giữa các đơn vị làm TT giáo dục chưa chặt chẽ. Để góp phần nâng cao chất lượng giáo dục của nhà trường, một trong những nhiệm vụ quan trọng của các trường đại học là phải đẩy mạnh hoạt động của hệ thống TT QLGD. Trong đó việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) là một trong những biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin quản lý giáo dục. Theo định nghĩa của UNESCO, CNTT bao gồm các phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính, mạng truyền thông và hệ thống nội dung thông tin điện tử nhằm tổ chức, lưu trữ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn hoá của con người. CNTT tạo khả năng giúp con người lãnh đạo có tầm nhìn đúng đắn, có căn cứ để dự đoán chiều hướng phát triển trong tương lai, có những dữ liệu cần thiết và kịp thời để hoạch định các hành động, đánh giá tình hình và điều chỉnh kế hoạch,... bằng cách cung cấp các phương tiện truy cập thuận lợi đến mọi nguồn tri thức và thông tin cần thiết, tổ chức các hệ thống thông tin và các hệ thống trợ giúp ra quyết định theo yêu cầu của các cấp lãnh đạo. Việc ứng dụng CNTT để nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin QLGD ở các trường đại học có tiềm năng rất lớn. 106 Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin QLGD ở các trường đại học trong thời gian đến đáp ứng yêu cầu của hội nhập quốc tế, chúng tôi đề xuất các giải pháp tăng cường ứng dụng CNTT trong quản lý: + Bồi dưỡng, nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo về hệ thống thông tin QLGD. Các nhà quản lý đóng vai trò thiết yếu trong mọi sự hợp tác có tổ chức, cũng như ở mọi cấp độ quản lý của một tổ chức. Trong xu thế phát triển kinh tế-xã hội toàn cầu hiện nay, các nhà quản lý không thể quản lý có hiệu quả nếu không được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời. Do vậy, ứng dụng CNTT vào công tác quản lý đặc biệt bổ sung kiến thức về thông tin QLGD cho các nhà quản lý là vấn đề cấp thiết hiện nay. Để nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo nhà trường theo tôi cần tổ chức các biện pháp dưới đây: - Tổ chức các lớp học ngắn hạn, các khoá bồi dưỡng kiến thức về TT QLGD và kỹ năng tin học cho cán bộ quản lý nhà trường, các khoa và phòng ban trong trường. - Có sự chỉ đạo nhất quán, xuyên suốt của các cấp lãnh đạo cao nhất của nhà trường về triển khai và ứng dụng CNTT trong quản lý cũng như hệ thống TT QLGD. + Đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn và tin học cho đội ngũ cán bộ làm công tác thông tin, thống kê, tổng hợp ở các cấp quản lý. Thực tế hiện nay cho thấy hầu hết cán bộ, công chức ở các trường đại học đã có trình độ tin học cơ sở. Tuy nhiên để duy trì có hiệu quả việc quản lý được tin học hóa, cán bộ, công chức, cần được bồi dưỡng sâu thêm về kiến thức tin học, đặc biệt các khâu, các bước trong quá trình chuyển giao ứng dụng CNTT vào quản lý. Bên cạnh đó, cần bổ sung, trang bị cho họ các kiến thức và kỹ năng về thông tin QLGD. Để làm tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng này, theo tôi cần tiến hành một số hoạt động sau: - Nâng cao trình độ tin học thường xuyên cho các cán bộ, chuyên viên thông qua các khóa học dài hạn, ngắn hạn dưới nhiều hình thức khác nhau như tập trung, tại chức, bồi dưỡng ngắn ngày, tham gia hội thảo khoa học...Các khoá học cho các cán bộ, công chức này nên dành nhiều thời gian thực hành, chuyển giao công nghệ, ứng dụng thực tiễn các hoạt động như thu thập, xử lý, báo cáo TT về giáo dục, các kỹ năng về quản trị mạng, trao đổi, thu nhận và cung cấp thông tin qua mạng... - Ban hành chế độ khen thưởng phù hợp và động viên các cán bộ, chuyên viên có các sáng kiến kinh nghiệm nâng cao chất lượng công việc, đặc biệt việc ứng dụng CNTT trong công việc hằng ngày. + Đảm bảo các điều kiện cơ bản cho phát triển và duy trì mạng thông tin của trường. Việc đầu tư cơ sở hạ tầng tin học đã được lãnh đạo các trường đại học quan tâm tạo điều kiện, tuy nhiên việc đầu tư còn mang tính nhất thời, chắp vá. Để đảm bảo cho việc tin học hoá hệ thống TT QLGD điều kiện cơ bản về cơ sở vật chất cho hệ thống này là: các máy tính, modem, điện thoại, các phần mềm đi kèm với máy tính, tài khoản điện thư, Internet và một hệ thống chương trình xây dựng và quản trị cơ sở dự liệu trên mạng diện rộng. Tăng 107 cường đầu tư cơ sở vật chất cho các khoa, phòng chức năng, trung tâm để áp dụng CNTT, kết nối với mạng nội bộ (LAN) của nhà trường và mạng diện rộng (WAN). Bên cạnh đó, cần bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác QLGD trong đó đội ngũ cán bộ thông tin là những người được đào tạo, bồi dưỡng bài bản và phải có năng lực làm việc trong lĩnh vực thông tin quản lý, có kiến thức tin học, sử dụng thành thạo máy tính để có thể trao đổi TT trên mạng, biết cách thu thập, xử lý, phân tích, lưu trữ và cung cấp thông tin, có khả năng phân tích và tổng hợp thông tin. Đồng thời lãnh đạo nhà trường cần đảm bảo kinh phí tối thiểu cho các hoạt động TT QLGD. + Xây dựng phần mềm thống kê dữ liệu giáo dục với các tiêu chuẩn thống nhất. Đối với việc triển khai áp dụng CNTT vào một tổ chức, thông thường, sau khi có thiết kế chi tiết mới thực hiện khâu trang bị máy tính và các thiết bị khác để đảm bảo khả năng thiết bị đáp ứng đúng yêu cầu của phần mềm thiết kế, mặt khác giá trị thiết bị ngày càng giảm, khi trang bị mà chưa có phần mềm phù hợp sẽ gây lãnh phí không nhỏ. Để xây dựng phần mềm thống kê dữ liệu giáo dục, điều quan trọng là các tác giả viết phần mềm cùng các cán bộ QLGD cần thực hiện khảo sát hiện trạng hoạt động của các kênh thông tin ở các cấp quản lý, các chỉ số TT giáo dục, các mối liên hệ ..., sau đó phân tích, thiết kế hệ thống TT QLGD cần xây dựng. Khi xây dựng phần mềm thống kê dữ liệu giáo dục cần quan tâm đến các tiêu chí nổi bật như sau: - Chuẩn hoá: Phần mềm được lựa chọn cần tuân thủ và tương thích với các chuẩn nghiệp vụ quản lý được qui định. - Qui chuẩn dữ liệu: Trong nội bộ phần mềm, những thông tin phải được chuẩn hóa thống nhất và dùng chung cho các phòng, ban, trung tâm trong trường và chung cho các trường. - Tích hợp: Các phần mềm quản lý phải có khả năng tích hợp được với các phần mềm khác và đặc biệt nhanh chóng tích hợp các thông tin trên mạng Internet và Intranet của nhà trường. - Trao đổi: Phần mềm phải cho phép trao đổi giữa các phòng, ban, khoa, bộ môn trong trường hoặc các trường đại học khác, làm giảm công việc nhập dữ liệu từ nhiều bộ phận khác nhau. Ngoài ra phần mềm này cần có tính năng cho phép đối chiếu dữ liệu giữa các bộ phận trong trường và giữa các trường với nhau. Một trong những điểm mạnh của CNTT là nó có thể tạo khả năng, điều này không có nghĩa CNTT làm thay công việc của con người mà nó tạo ra những khả năng to lớn giúp con người phát huy năng lực của mình để làm tốt hơn, có hiệu quả hơn những công việc của mình trong mọi lĩnh vực. Vì vậy, việc tăng cường ứng dụng CNTT trong quản lý nói chung, trong việc quản lý hệ thống TT QLGD nói riêng không chỉ nâng cao hiệu quả công tác quản lý mà còn góp phần thúc đẩy tiến trình hội nhập quốc tế của đất nước. 108 Tài liệu tham khảo 1. Jonathan Anderson (1986), Developing computer use in education: Guidelines, trends and issues, UNESCO/PROAP. 2. Vương Thanh Hương (2004), Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học và công nghệ ở các trường đại học, Đề tài nghiên cứu cấp Bộ B2002-52-26, Hà Nội. 3. Trần Kiểm (2004), Khoa học quản lý giáo dục - Một số vấn đề lý luận và thực tiễn, NXB Giáo dục, Hà Nội.