Thông tin và hệ thống thông tin quản lý giáo dục (emis)

THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GIÁO DỤC (EMIS) PGS. TS Ngô Quang Sơn Viện trưởng, Viện Dân tộc (Nghiên cứu Chiến lược và Chính sách Dân tộc) ỦY BAN DÂN TỘC CHÍNH PHỦ *Hệ thống thông tin QLGD**Xin chào tất cả các Thầy, Cô.Chúng ta sẽ làm việc với nhau 1,5 ngày cho môn nàyChúng ta sẽ cùng nhau chia sẻ nội dung của môn học theo PHƯƠNG PHÁP CÙNG THAM GIA.Với môn học này Tôi sẽ đáp ứng: DẠY HỌC THEO NHU CẦU HỆ THỐNG THỤNG TIN QLGD**Tiếp theo đây, tôi sẽ nói câu gì ? HỆ THỐNG THỤNG TIN QLGD**Các Thầy, Cô chờ đợi, mong muốn gì ở môn học này và ở bản thân tôi ? HỆ THỐNG THỤNG TIN QLGD** 1. Một số khái niệm về thông tin 2. Hệ thống thông tin và thông tin quản lý 3. Truyền thông trong quản lý 4. Hệ thống thông tin quản lý giáo dụcHỆ THỐNG THỤNG TIN QLGD*TRẮC NGHIỆM2. Đồng chí cho biết vai trò của thông tin trong quản lý (phương án đúng nhất) : - Để làm báo cáo và lưưu trữ cho các hoạt động sau này - Để phục vụ cho công tác dạy - học của nhà trưường- Để phục vụ cho các quyết định quản lý 1. Đồng chí cho biết vị trí của thông tin trong các chức năng quản lý : - Đầu tiên - Trung tâm - Cuối cùng3. Người ta nói : Thông tin là nguồn lực của tổ chứcĐồng chí đồng ý với ý kiến đó ? Vì sao*Hệ thống thông tin QLGD*4. Theo đồng chí, thông tin trong quản lý giáo dục thưường đưược xuất phát từ những luồng nào ? 5. Đồng chí hãy kể một số loại thông tin (bộ phận thông tin - hệ con) mà đồng chí thưường sử dụng phục vụ cho hoạt động quản lý giáo dục của mình. *Hệ thống thông tin QLGD*1. Một số khái niệm về thông tinKhái niệm thông tin, công nghệ thông tin va truyền thôngCác đặc trưng cơ bản của thông tin Đo số lưượng và giá trị thông tin Tổ chức các quá trình thông tin *Hệ thống thông tin QLGD*1.1. Khái niệm thông tin, công nghệ thông tin va truyền thôngThông tin có thể đưược hiểu là nội dung những trao đổi giữa hệ thống và môi trưường đưược sử dụng nhằm mục đích điều khiển hoạt động của hệ thống đó.Thông tin đưược coi là những tín hiệu mới đưược thu nhận, đưược hiểu và đưược đánh giá là có ích cho việc ra các quyết định quản lý.Tất cả những gì có thể giúp cho con ngưười hiểu đúng về đối tưượng mà họ quan tâm đến đều đưược gọi là thông tin.1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN 1.1.1. Khái niệm thông tin *Hệ thống thông tin QLGD*1) Công nghệ thông tin là công nghệ ứng dụng cho việc xử lí thông tin.2) Công nghệ thông tin là thuật ngữ bao gồm tất cả những dạng công nghệ đưược dùng để xây dựng, sắp xếp, biến đổi và sử dụng thông tin trong các hình thức đa dạng của nó.1.1.2. Khái niệm công nghệ thông tin (IT)  Năm 1996*Hệ thống thông tin QLGD*1) Là một tổ hợp từ đưược dùng để mô tả phạm vi các công nghệ thu thập, sắp xếp, khôi phục, xử lí, phân tích và truyền thông tin. 2) ICT (ICTs, năm 2003) là công nghệ đòi hỏi cho các quá trình thông tin. Cụ thể là việc sử dụng các máy tính điện tử và các phần mềm để lưưu giữ, sắp xếp, bảo mật, truyền dẫn và khôi phục các thông tin bất cứ đâu, bất cứ lúc nào. 1.1.3. Khái niệm công nghệ thông tin và truyền thông (ICT)Năm 2000*Hệ thống thông tin QLGD*1.1.4. Những nhận xét chung1) Các định nghĩa về thông tin 2) Thành phần của thông tin 3) Thông tin trong thế giới vật chất nào (hữu cơ/ vô cơ) ?4) Thông tin là phạm trù vật chất hay phi vật chất?*Hệ thống thông tin QLGD*1.2. Các đặc trưưng cơ bản của thông tin a- Dung lưượng thông tin : phản ánh nhiều về đối tưượngb- Chất lưượng thông tin : phản ánh những mặt bản chất  của đối tưượngc- Số lưượng thông tin : đem lại nhiều hiểu biết mới  cho ngưười nhậnd- Giá trị thông tin : Phản ánh mức độ thoả mãn nhu cầu  của ngưười nhận*Hệ thống thông tin QLGD*1.3. Đo số lưượng và giá trị thông tin 1.3.1. Độ bất định : Là mức độ khó xác định trạng thái của hệ thống1.3.2. Entrôpi - Lưượng tinĐộ đa dạng của các phần tử trong hệ thống thông tin :V = log2n (bit)i=1nBiểu thức Shannon :H(X) = -Pilog2Pi (bit)*Hệ thống thông tin QLGD*1.4. Tổ chức các quá trình thông tin 1.4.1. Thu thập thông tin 1.4.2. Xử lý thông tin :a) Dữ liệu (Data)b) Chu trình xử lý thông tin c) Xử lý và truyền thông tin : - Mã hoá - Hệ thống truyền thông tin1.4.3. Bảo quản và tìm kiếm thông tin *Hệ thống thông tin QLGD*2. HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ THÔNG TIN QUẢN LÝ 2.1. Khái niệm hệ thống2.2. Hệ thống thông tin 2.3. Các tính chất và đặc trưưng cơ bản  của thông tin quản lý2.4. Quản lý và thông tin trong quản lý 2.5. Một số hệ thống thông tin quản lý2.6. Thiết kế, triển khai và vận hành một  hệ thống thông tin quản lý *Hệ thống thông tin QLGD*2.1. Khái niệm hệ thống1) Theo quan điểm triết học2) Theo quan điểm điều khiển họcĐẦU VÀOQUÁ TRÌNH XỬ LÝĐẦU RA*Hệ thống thông tin QLGD*2.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN Nguồn nhân lực : Ngưười dùng trực tiếp, các chuyên giaNguồnthiết bị,vật liệu :Phầncứng,thiết bịnghenhìn,thiết bịin ấn...Cá trithứckhoahọc :phầnmềm tinhọc, kỹthuật vẽ,lập biểubảng, đồhoạ...Điều khiển thực hiện hệ thốngLưưu trữ dữ liệuNhậpdữ liệuXử lýdữ liệuThông tinraNguồn dữ liệu : Các dữ liệu thu thập, các cơ sở dữ liệu*Hệ thống thông tin QLGD*2.3. Các tính chất và đặc điểm cơ bản của thông tin quản lý(1) Tính phù hợp(2) Tính kịp thời(3) Tính tiện lợi(1) Là nguồn lực của tổ chức(2) Thông tin và phản hồi2.3.1- Các tính chất cơ bản của thông tin quản lý 2.3.2- Các đặc điểm của thông tin quản lý (3) Thông tin là sản phẩm của lao động quản lý (4) Thông tin quản lý gắn liền với quyền lực, quyền uy lãnh đạo *Hệ thống thông tin QLGD*2.4. Quản lý và thông tin trong quản lý2.4.1.Vị trí của thông tin trong quản lý - Trong quản lý có những chức năng gì ?- Để thực hiện các chức năng này có cần thông tin không ? Tại sao ? Cho ví dụ.- Vậy, nếu biểu diễn sơ đồ chức năng quản lý thì thông tin nằm ở đâu ?*Hệ thống thông tin QLGD*2.4.1. Vị trí của thông tin trong quản lýCHỈ ĐẠOKẾ HOẠCHTỔ CHỨCKIỂM TRATHÔNG TIN*Hệ thống thông tin QLGD*2.4.2. Các mức độ quản lý : các cấp quản lý 1) Quản lý cấp cơ sở - quản lý tác nghiệp2) Quản lý cấp trung gian - cấp chiến thuật3) Quản lý cấp cao - quản lý cấp chiến lưược*Hệ thống thông tin QLGD*2.4.3. Vai trò của thông tin trong quản lýKHÁCH THỂ QUẢN LÝCHỦ THỂ QUẢNLÝQUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝTHÔNG TIN THÔNG TIN - Tác động giữa Chủ thể quản lý lên Khách thể quản lý là gì ?- Mục đích của thông tin quản lý là gì ?*Hệ thống thông tin QLGD*2.5. Hệ thống đảm bảo thông tin trong quản lý 2.5.1. Khái niệm và nội dung hệ thống đảm bảo TTQL 2.5.2. Nguyên lí tổ chức hệ thống đảm bảo TTQL Nguyên lí liên hệ ngưượcNguyên lí đa dạng tưương xứngNguyên lí phân cấp xử lí thông tin Nguyên lí hệ thống mở*Hệ thống thông tin QLGD*2.5.3. Những trở ngại trong đảm bảo thông tin và cách khắc phục1) Những trở ngại :- Sự bớt xén thông tin - Sự nhiễu tin- Sự quá tải thông tin 1) Các biện pháp khắc phục :- Đièu chỉnh dòng thông tin - Sử dụng sự phản hồi- Sử dụng thích hợp ngôn ngữ mã hoá, kênh truyền- Các quyết định quản lý cần có tính khoa học cao *Hệ thống thông tin QLGD*2.6. Một số hệ thống thông tin quản lý - Hệ thống thông tin cá nhân- Hệ thống thông tin theo nhóm- Hệ thống thông tin toàn thể1) Hệ thống thông tin tác nghiệp2) Hệ thống thông tin quản lý 3) Hệ thống hỗ trợ ra quyết định*Hệ thống thông tin QLGD*2.7. Thiết kế, triển khai và vận hành một hệ thống thông tin quản lý 2.7.1. Xác định nhu cầu thông tin2.7.2. Nhận biết những trở ngại của hệ thống thông tin quản lý 2.7.3. Thiết lập các mục tiêu2.7.4. Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin *Hệ thống thông tin QLGD*CÁC CẤP QUẢN LÝ VÀ NHU CẦU THÔNG TINQL tác nghiệpQL cấp chiến thuậtQL cấp chiến lưượcNHUCẦU THÔNG TIN- Nguồn : Bên trong Bên ngoài- Phạm vi : Hẹp, dễ xác định Rộng- Mức độ : Chi tiết Hỗn hợp- Tầm định hưướng : Quá khứ Tưương lai- Thời gian sử dụng : Ngắn hạn Dài hạn- Hình thức : Định lưượng Định tính- Tính thưường xuyên : Hàng ngày, Không thưường xuyen liên tục định kỳ2.7.1. Xác định nhu cầu thông tin*Hệ thống thông tin QLGD*Quá trình xử lý, sử dụng thông tin và các dòng của hệ thống thông tin quản lýQUYẾT ĐỊNHCác nhà QL và nhân viênThông tinPhân tích QĐYêu cầu về TTTruyền DLXác định nhu cầu dữ liệuThu thậpdữ liệuXử lý và sắp xếp dữ liệuNgân hàng dữ liệuCác nguồn DL bên trong và bên ngoàiThành phầnHoạt độngDòng cung cấpDòng yêu cầu*Hệ thống thông tin QLGD*2.7.2. Nhận biết những trở ngại của hệ thống thông tin quản lý 2.7.3. Thiết lập các mục tiêu2.7.4. Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin *Hệ thống thông tin QLGD*Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin Xác định vấn đềThiết kế khái niệmThiết kế chi tiếtThực hiệnPhản hồiPhản hồiPhản hồi*Hệ thống thông tin QLGD*3. TRUYỀN THÔNG TRONG QUẢN LÝ 3.1. Khái niệm3.2. Tiến trình truyền thông3.1. Khái niệm Truyền thông là gì ?Truyền thông là sự luân chuyển thông tin và sự tiếp nhận thông tin giữa ngưười này với người khác thông qua những ký hiệu, tín hiệu có nghĩa.*Hệ thống thông tin QLGD*3.2. Tiến trình truyền thôngNgưười phát tin (Nguồn phát)Thông tin phản hồiTin tứcNhững trở ngạiKênh truyềnNgưười nhận tin (Nguồn thu)NhiễuNhiễuNhiễu*Hệ thống thông tin QLGD*3.2.1. Ngưười phát tin : Nguồn phát5 nguyên tắc khi mã hoá thông tin quản lý :(1) Sự thích hợp(2) Tính dễ hiểu(3) Cấu trúc lôgic(4) Nhắc lại(5) Trọng tâm3.2.2. Ngưười nhận tin : Nguồn thu*Hệ thống thông tin QLGD*3.2.3. Tin tức (thông điệp, thông báo)a) Tin tức không bằng lời- Sử dụng khoảng cách- Diện mạo bề ngoài- Ngôn ngữ cơ thểb) Truyền tin tức bằng lời nóic) Truyền tin tức bằng chữ viết*Hệ thống thông tin QLGD*3.2.4. Kênh truyềnTính phong phú thông tin của kênh truyềnKªnh th«ng tin Phong phóSù phong phó cña th«ng tin * Th¶o luËn trùc tiÕpCao nhÊt* Qua ®iÖn tho¹iCao* ViÕt b»ng thư­ tõ, b¶n ghi nhíTrung b×nh* C¸c v¨n b¶n : b¸o c¸o...ThÊp* C¸c v¨n b¶n sè liÖuThÊp nhÊt§¬n tuyÕn3.2.5. Nhiễu*Hệ thống thông tin QLGD*3.2.2. Tổ chức quá trình lưu chuyển thông tin Thông tin vàoTiếp nhậnChọn lọcXử lýPhân loạiBảo quảnTruyền thôngThông tin ra*Hệ thống thông tin QLGD*4. Hệ thống thông tin quản lý giáo dục 4.1. Thông tin quản lý giáo dục4.2. Hệ thống thông tin quản lý giáo dục 4.3. Nguồn thông tin quản lý giáo dục 4.4. Thu thập, xử lý, lưưu trữ và biểu diễn thông tin quản lý giáo dục *Hệ thống thông tin QLGD*4.1. THÔNG TIN QUẢN LÝ GÍAO DỤCLà thông tin khoa học, nó phản ánh trạng thái của hệ giáo dục (hiện tại và quá khứ), phục vụ cho việc ra các quyết định quản lý để thực hiện các chức năng quản lý *Hệ thống thông tin QLGD*4.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GIÁO DỤC 4.2.1. Quan niệm về hệ thống thông tin QLGDHệ thống thông tin QLGD là tập hợp các phần tử:- Các dữ liệu khoa học về giáo dục;- Các cơ quan, tổ chức trong hệ thống giáo dục có chức năng thu thập, xử lý, cung cấp và lưưu giữ các dữ liệu giáo dục;- Các yếu tố vật chất và kỹ thuật (phần cứng, phần mềm...) tham gia vào quá trình thông tin (ICTs), v.v...Các phần tử này có quan hệ và thống nhất theo những chế định của Nhà nưước, của các chủ thể quản lý, nhằm cung cấp thông tin thực hiện các chức năng quản lý trong một hệ thống giáo dục.4.2.1.1. Hệ thống thông tin quản lý giáo dục là gì ?*Hệ thống thông tin QLGD*4.2.1.2. Các luồng của hệ thống thông tin QLGD EMISa) Luồng thông tin từ dưưới lênb) Luồng thông tin từ trên xuốngc) Luồng thông tin ngang cấpd) Luồng thông tin từ môi trường4.2.2. Mục tiêu của hệ thống thông tin QLGD4.2.2. 1. Mục tiêu tổng quát- Cung cấp thông tin cho QLGD (Phục vụ)- Thiết lập ngân hàng thông tin để cung cấp cho khách hàng (Dịch vụ)- Tăng cưường quản lý *Hệ thống thông tin QLGD*Tăng cưường năng lực và trách nhiệm của các cơ quan và cơ sở giáo dục Tạo các bản tin dữ liệu về QLGDTin học hoá hệ thống thông tin QLGDXây dựng hệ thống dữ liệu thống nhấtThành lập trung tâm (cơ quan) thông tin QLGD4.2.2. 2. Mục tiêucụ thể*Hệ thống thông tin QLGD*4.2.3. Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý giáo dục TT QL Học sinhTTQL Cán bộ(Nhân sự)TTQL CSVC (TBDH truyền thống va TBDH hiện đại)TTQL dạy họcTTQL Tài chínhTT P. luật, P. chếTT Xã hội, cộng đồngTTQL Kế hoạch, chưương trìnhTTQL NCKHNGƯƯỜI SỬ DỤNG- LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ- TẤT CẢ NHỮNG NGƯƯỜI TRONG HỆ THỐNG GIÁO DỤC - NHỮNG NGƯƯỜI CÓ NHU CẦU NGOÀI HỆ THỐNG GIÁO DỤCMỤC ĐÍCH SỬ DỤNG- HOẠCH ĐỊNH CHÍNH SÁCH- XÂY DỰNG KẾ HOẠCH, DỰ BÁO- RA CÁC QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ *Hệ thống thông tin QLGD*4.2.4. Nội dung của thông tin QLGD4.2.4.1. Hệ thông tin quản lý học sinh4.2.4.2. Hệ thông tin quản lý cán bộ giáo viên4.2.4.3. Hệ thông tin quản lý nội dung chưương trình dạy học4.2.4.4. Hệ thông tin quản lý tài chính4.2.4.5. Hệ thông tin quản lý CSVC (TBDH truyền thống va TBDH hiện đại)4.2.4.6. Hệ thông tin về cộng đồng xã hội*Hệ thống thông tin QLGD*4.3. NGUỒN THÔNG TIN QUẢN LÝ GIÁO DỤC Ta có thể tiếp nhận (thu nhận) thông tin từ những nguồn nào? 4.3.1. Số liệu về dân cưư, dân số4.3.2. Số liệu về kinh tế và lao động4.3.3. Số liệu về phân bổ ngân sách4.3.4. Số liệu của hệ giáo dục *Hệ thống thông tin QLGD*4.4. THU THẬP, XỬ LÝ, LƯƯU TRỮ VÀ BIỂU DIỄN THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ GÍAO DỤC 4.4.1. Thu thập thông tin quản lý giáo dục PHƯƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN BẰNG ĐIỀU TRAA. ĐIỀU TRA THƯƯỜNG XUYÊN CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC B. ĐIỀU TRA BẰNG PHIẾU HỎIC. ĐIỀU TRA CÓ CHỌN MẪU ĐỂ THU THẬP THÔNG TIN CHUYÊN BIỆT*Hệ thống thông tin QLGD*4.4.2. Xử lý thông tin quản lý giáo dục PHƯƯƠNG PHÁP XỬ LÝ THÔNG TIN QUẢN LÝ GIÁO DỤC *Hệ thống thông tin QLGD*4.4.3. Biểu diễn thông tin SỬ DỤNG PHƯƯƠNG PHÁP SƠ ĐỒ TRONG BIỂU DIỄN THÔNG TIN- Sơ đồ cấu trúc hệ thống- Sơ đồ cây mục tiêu- Sơ đồ mạng lưưới- Sơ đồ phân tích số liệu*Hệ thống thông tin QLGD**Hệ thống thông tin QLGD*