Thủ tục bảo toàn và giao sản phẩm

THỦ TỤC BẢO TOÀN & GIAO SẢN PHẨM Mục đích: Thủ tục này qui định cách thức đảm bảo rằng hàng hoá được xếp dỡ - lưu kho - bao gói - bảo quản và giao hàng đúng quy định nhằm tránh hiện tượng sử dụng sai, làm hỏng, làm suy giảm về chất lượng và mất mát. 2. Phạm vi: Thủ tục này áp dụng cho mọi sản phẩm do Công ty mua và cung cấp. 3.Định nghĩa: Các thuật ngữ trong thủ tục này được áp dụng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000:2000. Nguyên Vật Liệu, Vật Tư (NVL) Các loại sản phẩm do Công ty mua vào phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm. Thành Phẩm (TP): Sản phẩm do Công ty sản xuất và cung ứng cho khách hàng 4. Nội dung: Người thực hiện Qui trình Tài liệu Yêu cầu bảo toàn & giao sản phẩm Nhận thành phẩm Lập chứng từ, giải thích Sắp xếp, lưu kho Giao hàng Lập chứng từ Nhân viên kho Nhân viên kho Thủ kho Nhân viên kho Thủ kho Nhân viên kho Thủ kho HDCV xuất nhập thành phẩm, phiếu nhập kho Bảng lưu kho HDCV lưu kho, sơ đồ sắp xếp, lưu kho HDCV xuất nhập thành phẩm, phiếu xuất hàng Hoá đơn xuất hàng 1. Nhận thông tin giao hàng: Khi hàng chuẩn bị hoàn thành, Xưởng Hoàn thành sẽ có thông tin về đơn hàng, số lượng… cho Kho thành phẩm. Kho thành phẩm chuẩn bị nơi để hàng hoá. Lập chứng từ nhận hàng: Khi Xưởng Hoàn thành giao hàng và kho thành phẩm làm phiếu nhập giữa bên giao và bên nhận ký tên và sau đó chuyển lên Ban Tổng Giám Đốc ký; chuyển một bản sang Phòng Kế toán lưu một bản và Kho thành phẩm lưu một bản, Xưởng Hoàn thành lưu một bản. Sắp xếp lưu kho: Trước khi nhập hàng, khu thành phẩm có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp gọn gàng. Hướng dẫn người xếp hàng, xếp hàng đúng vị trí. Lập sơ đồ khu vực xếp hàng đối với từng đơn hàng cụ thể hàng tuần và khi nhập thêm hàng thành phẩm của mã hàng mới. Hàng hoá của mỗi mã hàng phải có tem ghi rõ mã hàng, màu, size. Hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhành tránh va chạm, đổ vỡ méo thùng cartons. Không xếp hàng hoá ở ngoài trời. Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải để hàng hoá trên palet. Giao hàng: Trước khi xuất hàng Kho thành phẩm kiểm tra từng đơn hàng theo mã và Phòng XNK làm lệnh chuyển sang Phòng Kế toán làm phiếu xuất. Thủ kho phải bảo đảm rằng những hàng hoá có khối lượng lớn và nặng phải được sử dụng phương pháp, dụng cụ thích hợp nhằm tránh không bị làm hư hại trong quá trình vận chuyển. Khi đã được chỉ rõ trong hợp đồng hay đơn đặt hàng thì việc giao chuyển hàng đến vị trí của khách hàng được thực hiện theo cách thức đã thoả thuận. Nhận và kiểm tra phiếu xuất đúng với số lượng do Phòng Kế hoạch đưa xuống. Kết hợp bảo vệ Công ty kiểm tra hàng trên xe hoặc trên container trước khi ra khỏi cổng Công ty. Lập chứng từ: Lưu hồ sơ giao hàng vào file cẩn thận. Báo cáo kết quả giao hàng Cho Phòng XNK, KH. 5. Tài liệu tham khảo: Sổ Tay Chất Lượng 6. Phụ lục: