Thủ tục mua hàng

THỦ TỤC MUA HÀNG Mục đích: Thủ tục này được lập ra nhằm đảm bảo sản phẩm mua vào phù hợp với các yêu cầu quy định của công ty. Phạm vi: Thủ tục áp dụng cho việc mua nguyên vật liệu, phụ liệu, thiết bị máy móc, dịch vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và không gây tác động đến môi trường. Định nghĩa: 3.1 Các thuật ngữ sử dụng trong thủ tục này phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và ISO 14001: 1996. 3.2 Từ viết tắt: TPKD : Trưởng phòng kinh doanh VT : Vật tư Nội dung: Trách nhiệm Lưu đồ Tài liệu Xác định yêu cầu Xác định hàng cần Lưu Kết thúc Tìm và đánh giá Chọn nhà cung ứng Yêu cầu báo giá, gửi mẫu Xem xét, chọn nhà cung ứng Lập đơn đặt hàng Nhà cung ứng giao hàng Lưu kho, cập nhật hồ sơ Bộ phận có nhu cầu Bộ phận có nhu cầu Bộ phận vật tư Bộ phận vật tư Bộ phận vật tư Ban Tổng Giám đốc Bộ phận vật tư Bộ phận vật tư có nhu cầu Bộ phận vật tư có nhu cầu Bộ phận vật tư Bảng định mức tồn kho tối thiểu, Hợp đồng, Yêu cầu khách hàng, Kế hoạch sản xuất Yêu cầu của khách hàng Danh sách nhà cuung ứng Thủ tục đánh giá nhà cung ứng Phiếu yêu cầu báo giá Tiêu chuẩn nhà cung ứng Đơn đặt hàng Giám sát giao hàng Thủ tục bảo quản tài sản khách hàng Thủ tục bảo quản tài sản khách hàng Nội dung: Xác định hàng cần mua: Trên cơ sở yêu cầu của khách hàng, Bộ phận có nhu cầu lập danh mục các loại hàng cần mua. Trưởng Bộ phận phải kiểm tra về chất liệu hàng hoá, định mức, yêu cầu về màu sắc, định tính, định lượng trước khi trình danh mục hàng hoá cho Ban Tổng Giám Đốc duyệt. Khi Danh mục hàng hoá cần mua đựơc duyệt thì Bộ phận có nhu cầu chuyển danh mục hàng hoá cho Bộ phận vật tư mua hàng. Liên hệ nhà cung ứng: Bộ phận vật tư chọn các nhà cung ứng đáp ứng được nhu cầu trong danh sách nhà cung ứng chính thức của Công ty.Yêu cầu nhà cung ứng cung cấp các bảng dữ liệu an toàn ( Material safety data sheet) để đảm bảo các hàng hóa mua vào không gây tác động đến môi trường. Trong trường hợp không có nhà cung ứng trong danh sách thực hiện theo yêu cầu của Công ty thì công ty tiến hành lựa chọn thêm nhà cung ứng. Việc lựa chọn nhà cung ứng được thực hiện theo Thủ tục đánh giá và kiểm soát nhà cung ứng. Yêu cầu báo giá, gửi mẫu: Yêu cầu báo giá, gởi mẫu có thể thực hiện bằng các hình thức như mail, fax, lời nói.. Nhân viên vật tư chuyển yêu cầu cho Trưởng phòng ký trước khi chuyển yêu cầu báo giá. Sau khi nhận được bản báo giá, mẫu hàng người nhận tiến hành xác định mẫu hàng, đơn giá, kiểm tra chất lượng mẫu, thời gian giao hàng v.v. theo thủ tục xem xét hợp đồng. Lựa chọn nhà cung ứng: Dựa trên việc kiểm tra theo mục c, Bộ phận vật tư tiến hành lựa chọn nhà cung ứng, Trong trường hợp khó xác định Bộ phận vật tư kết hợp với Bộ phận có nhu cầu cùng thảo luận trình Ban Tổng Giám Đốc duyệt. Lập, duyệt đơn đặt hàng: Sau khi xác định xong tất cả các yếu tố nhân viên phụ trách tiến hành lập đơn đặt hàng bao gồm các yếu tố: Đơn vị đặt hàng, ngày đặt hàng, tên hàng, số lượng, qui cách, phẩm chất, ngày giao hàng, thanh toán… và chuyển cho Trưởng phòng xem xét. Khi thấy nội dung của đơn đặt hàng đạt yêu cầu thì chuyển Tổng Giám đốc duyệt và chuyển đơn đặt hàng được duyệt cho nhà cung ứng, bằng chứng về việc chuyển phải được lưu giữ. Nếu nhà cung ứng chấp nhận thì nhà cung ứng phải chuyển lại bằng văn bản sự chấp nhận đó. Theo dõi sản xuất, nhận hàng: Trước khi nhận hàng, nhân viên phụ trách có trách nhiệm theo dõi quá trình sản xuất nhà cung ứng như: kiểm tra ngay tại khu vực sản xuất về tiến độ sản xuất (ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng) và chất lượng sản phẩm (nếu thấy cần thiết). Trước khi nhận hàng, nhân viên phụ trách cử người kiểm tra chất lượng sản phẩm, chỉ những sản phẩm đạt chất lượng thì người kiểm tra mới xác nhận (theo biên bản kiểm tra và đồng ý nhận hàng, những lô không đạt yêu cầu thì tái chế hoặc giảm giá hoặc lấy nhưng yêu cầu nhà cung ứng cùng kiểm tra 100 % tại kho Công ty. Lưu kho: Sau khi kiểm hàng xong, nhân viên phụ trách cho nhập kho hàng hoá, hàng hoá nhập kho được xử lý theo thủ tục bảo quản tài sản của khách hàng. Bảng định mức tồn kho tối thiểu (nếu có) do khách hàng yêu cầu, do Bộ phận Kế hoạch xác định và trình lên Tổng Giám đốc duyệt. Tài liệu tham khảo: Sổ tay chất lượng và Sổ tay môi trường. Phụ lục: Giám sát nhà cung ứng khi giao hàng mã số: 0099 Bảng định mức tồn kho tối thiểu mã số: 0100