Tin học kế toán

1Vũ Thị Lan Bộ môn: Kế toán Khoa: Kinh tế Email: [email protected] TIN HỌC KẾ TOÁN 2CHƯƠNG I Giới thiệu chung về Microsoft excel 31.1. Khái niệm chung Microsft Excel là chương trình bảng tính do hãng Microsoft viết và phân phối cho máy tính sử dụng Hệ điều hành Windows Microsft Excel có giao diện đồ họa, khả năng tính toán tốt, và các công cụ đồ họa mạnh Microsft Excel là chương trình bảng tính phổ biến nhất trên thế giới hiện nay 41.1. Khái niệm chung Các phiên bản: 1987 Excel 2.0 for Windows 1990 Excel 3.0 1992 Excel 4.0 1993 Excel 5.0 1995 Excel 7.0 (Office '95) 1997 Excel 8.0 (Office '97) 1999 Excel 9.0 (Office 2000) 2001 Excel 10.0 (Office XP) 2003 Excel 11.0 (Office 2003) 2007 Excel 12.0 (Office 2007) 1.2. Chức năng tổng quát của Excel • 1. Tổ chức dữ liệu ở dạng bảng tính • 2. Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu • 3. Đặt lọc, kết cấu dữ liệu • 4. Biểu diễn dữ liệu ở dạng biểu đồ • 5. Phân tích dữ liệu và tiến hành dự báo • 6. Tính toán các hàm • 7. Quản trị cơ sở dữ liệu • 8. Khả năng tự động thực hiện bằng các Marco • 9. Các công cụ bổ xung 5 61.3.Khởi động và thoát 1.3.1. Khởi động MS Excel - Thực chất là quá trình nạp tệp chương trình vào bộ nhớ RAM của máy tính - Thực hiện: Cách 1: Kích kép chuột vào biểu tượng Microsoft Excel trên màn hình giao tiếp Cách 2: Chọn Start  All ProgramsMS Office MS Office Excel 2003 Cách 3: Chọn Start  Run  Open đường dẫn tới MS Office Excel 2003 71.3.Khởi động và thoát 1.3.2 Thoát khỏi Excel - Thực chất là quá trình giải phóng tệp chương trình khỏi bộ nhớ RAM của máy tính - Thực hiện: ( như các cách đóng cửa sổ ) Cách 1: Kích chuột vào menu File Exit Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Cách 3: Kích chuột tại nút đóng cửa sổ chương trình 8Thoát khỏi MS Excel - Yes: lưu sự thay đổi - No: không lưu - Cancel: hủy bỏ lệnh Khi đó nếu chưa lưu sẽ xuất hiện hộp thông báo 91.4. Màn hình giao tiếp Sau khi tiến hành khởi động Microsoft Excel, chúng ta sẽ nhìn thấy màn hình chính của Excel: 10 1.4. Màn hình giao tiếp 1. Menu điều khiển (Control menu box): Chứa các lệnh dùng để di chuyển, thay đổi kích thước cửa sổ hoặc đóng cửa sổ Kích hoạt menu điều khiển bằng cách kích chuột vào menu điều khiển hoặc bấm tổ hợp phím Alt + SpaceBar 2.Thanh tiêu đề (Title bar): Hiển thị tiêu đề của cửa sổ bao gồm: Tên chương trình(Microsoft Excel) và tên tập tin 3.Thanh menu (Menu bar): Chứa một số lệnh thường sử dụng trong Excel. Các lệnh này được phân chia thành từng nhóm và bố trí vào trong các menu tương ứng có trên thanh menu. 11 1.4. Màn hình giao tiếp 4. Thanh công cụ (Toolbars): Bao gồm một số biểu tượng đại diện cho một số lệnh thường sử dụng trong Excel 5. Nút thu nhỏ (Minimize): Thu cửa sổ Excel về kích thước cực tiểu 6. Nút phóng to (Maximize): Có tác dụng đưa cửa sổ Excel về kích thước cực đại 7. Nút đóng cửa sổ (Close): Có tác dụng đóng cửa sổ Excel tương đương với việc bấm tổ hợp phím: Alt + F4 12 1.4. Màn hình giao tiếp 8. Nút cực tiểu của cửa sổ tập tin (Minimize Windows): Kích chuột vào nút này, cửa sổ hiển thị nội dung tập tin đang làm việc hiện tại sẽ đưa về kích thước cực tiểu 9. Nút cực đại của cửa sổ tập tin: chức năng của nút này lại thay đổi sang chức năng phóng cực đại(Maximize). 10. Nút đóng cửa sổ tập tin(Close): đóng cửa sổ hiển thị nội dung tập tinđang làm việc, tổ hợp phím: Ctrl + F4 11. Thanh cuộn dọc (Vertical scroll bar): 12. Thanh cuộn ngang (Hozizontal scroll bar): 13 1.4. Màn hình giao tiếp 13. Thanh trạng thái (Status bar): Hiển thị một số thông tin về trạng thái làm việc hiện tại như: chế độ Num Lock, Caps Lock, ... 14. Sheet tabs: Bao gồm tên các bảng tính đang có trong tập tin hiện tại. Di chuyển giữa các bảng tính này bằng cách kích chuột vào tên bảng tính tương ứng hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+Page Up , Ctrl+Page Down 15. Tab scrolling buttons: Cho phép xem tên các bảng tính bị che khuất bên trái hoặc bên phải của Sheet tabs 16. Tên hàng (Row numbers): Là tên các hàng có trong bảng tính 14 1.4. Màn hình giao tiếp 2.2 Màn hình giao tiếp 17. Tên cột (Column Letters): Là tên các cột có trong bảng tính. Tên mỗi cột được đánh bằng 1 hoặc 2 ký tự tương ứng 18. Hộp tên (Name box): Cho biết địa chỉ ô (hoặc tên ô nếu có đặt tên) đang làm việc hiện tại 19. Thanh công thức (Formula bar): Cho phép xem hoặc chỉnh sửa công thức cho ô hiện tại trong bảng tính. Để biết giá trị trong ô có kiểu dữ liệu gì hãy nhìn vào giá trị hiển thị trong thanh công thức 15 1.5 Quản lý tệp tin bảng tính  Tệp tin bảng tính Excel (work book) có phần mở rộng là .xls  Mỗi một workbook là một tệp lưu trên đĩa bao gồm các bảng tính (worksheet) và biểu đồ (chart)  Trong một workbook có thể có tối đa 255 worksheet  Khi một workbook được tạo sẽ có 3 sheet được mở 16 1.5.1 Tạo Workbook mới  Khi khởi động chương trình, MS Excel đã mở một tệp tin mới có tên là book1.  Để tạo tệp tin workbook khác: Cách 1: Chọn File  New Chọn: Blank workbook trên thanh taskpane Cách 2: Kích vào biểu tượng New trên thanh công cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N 17 1.5.2 Mở tệp tin đã có  Muốn mở tệp tin đã có ta thực hiện: Cách 1: Chọn File  Open Cách 2: Kích vào biểu tượng Open trên thanh công cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O 18 3.2 Mở tệp tin đã có  Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại: 19 1.5.3 Lưu tệp tin lên đĩa  Muốn lưu tệp tin đã có ta thực hiện: Cách 1: Chọn File  Save Cách 2: Kích vào biểu tượng Save trên thanh công cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S 20 1.5.3 Lưu tệp tin lên đĩa  Khi đo xảy ra hai trường hợp: TH 1: Tệp tin đã lưu từ trước Thì lần ghi tệp hiện tại sẽ lưu mọi sự thay đổi kể từ lần lưu trước TH 2: Tệp tin mới được lưu lần đầu Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại Save as: 21 1.5.3 Lưu tệp tin lên đĩa Chọn thư mục lưu và gõ tên của tệp 22 Lưu tệp tin lên đĩa với tên khác  Muốn lưu tệp tin đã có với tên khác ta thực hiện: Chọn File  Save as Khi đó Excel sẽ tạo một tệp tin mới giống với tệp tin đã có và yêu cầu đặt tên mới 23 1.5.4 Di chuyển giữa các tệp tin  Muốn di chuyển qua các tệp tin đang mở ta thực hiện: Cách 1: Chọn Window  Tên tệp tin Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F6 24 1.5.5 Đóng tệp tin đang mở Muốn đóng các tệp tin đang mở ta thực hiện: Cách 1: Chọn File  Close Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F4 Hoặc Ctrl + W Nếu chưa lưu sự thay đổi sẽ xuất hiện: 25 1.6. Thành phần căn bản của bảng tính trong Excel  Mỗi tệp tin (workbook) bao gồm nhiều bảng tính (sheet)  Mỗi bảng tính bao gồm các hàng (rows) và các cột (columns)  Vùng giao giữa các hàng (rows) và các cột (columns) gọi là các ô (Cells) 26 1.6.1 Bảng tính (Sheet)  Mỗi bảng tính có 256 cột và 65536 hàng  Tên mỗi bảng tính được đặt ngầm định là Sheet X ( X là số lần tạo mới)  Tên mỗi bảng tính không quá 32 kí tự  Tên bảng tính không đặt trùng tên với bảng tính khác trong tệp tin 27 1.6.2 Cột (Columns)  Có 256 cột trong một bảng tính  Tiêu đề mỗi cột được đặt theo quy tắc:  A, B, CZ, AA  AZ, BA BZ .  Độ rộng ngầm định là 9 kí tự, tối đa là 255 kí tự 28 1.6.3 Hàng (Rows)  Có 65536 hàng trong một bảng tính  Tiêu đề mỗi hàng đặt ở đầu hàng và đánh số từ 1 tới 65536 29 1.6.4 Ô (Cells)  Ô là giao của hàng và cột  Mỗi ô được xác định bởi địa chỉ của ô  Địa chỉ của ô được xác định bởi:  Cách 1:  Ví dụ: ô B3 (giao giữa cột B và hàng 3) 30 1.6.4 Ô (Cells)  Cách2: RC  Ví dụ: ô R5C4: ô ở hàng 5 cột 4 (tương đương với ô D5) ô R3C2: ô ở hàng 3 cột 2 (tương đương với ô B3) 31 Các loại địa chỉ ô:  Địa chỉ tương đối Cách viết: Tác dụng: Tọa độ trong công thức sẽ thay đổi khi sao chép tới vị trí mới Ví dụ: Công thức trong ô B2 là: =C2+D2 Khi sao chép đến ô B3 sẽ là: Khi sao chép đến ô C4 sẽ là: =C3+D3 =D4+E4 32 Các loại địa chỉ ô:  Địa chỉ tuyệt đối Cách viết: Tác dụng: Tọa độ trong công thức sẽ không thay đổi khi sao chép tới vị trí mới Ví dụ: Công thức trong ô B2 là: =$C$2+$D$2 Khi sao chép đến ô B3 sẽ là: Khi sao chép đến ô B4 sẽ là: =$C$2+$D$2 =$C$2+$D$2 Dùng phím tắt F4 để tuyệt đối dòng, cột 33 Các loại địa chỉ ô:  Địa chỉ hỗn hợp Cách viết: địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối hàng Tác dụng: Tọa độ cột sẽ không thay đổi, còn tọa độ hàng thay đổi khi sao chép tới vị trí mới Ví dụ: Công thức trong ô B2 là: =$C2+D2 Khi sao chép đến ô B3 sẽ là: Khi sao chép đến ô A4 sẽ là: =$C3+D3 =$C4+C4 34 Các loại địa chỉ ô:  Địa chỉ hỗn hợp Cách viết: địa chỉ tương đối cột, tuyệt đối hàng Tác dụng: Tọa độ cột sẽ thay đổi, còn tọa độ hàng không thay đổi khi sao chép tới vị trí mới Ví dụ: Công thức trong ô B2 là: =C2+D$2 Khi sao chép đến ô B3 sẽ là: Khi sao chép đến ô A4 sẽ là: =C3+D$2 =B4+C$2 35 Các loại địa chỉ ô:  Địa chỉ từ bảng tính khác Cách viết: []! Ví dụ: trong tệp có hai bảng tính sheet1 và sheet2 Tính tổng hai ô C2 và D2 trong sheet1 và đưa kết quả sang ô B2 của Sheet2 Tại ô B2 của sheet2 ta gõ: = Sheet1!C2+ Sheet1!D2 36 1.6.5 Vùng (Range)  Vùng là một tập hợp các ô  Mỗi vùng được xác định bởi địa chỉ của ô Địa chỉ của các ô liên tiếp được viết bằng dấu : Địa chỉ của các ô không liên tiếp được viết bằng dấu , Ví dụ: B3,D5,E5,F5,D6,E6,F6,D7,E7,F7,B9,B10,C9,C10,E11 có thể như sau B3,D5:F7,B9:C10,E11 37 1.6.5 Vùng (Range)  Đặt tên cho vùng: Mỗi vùng được xác định bởi tên của vùng Để đặt tên cho vùng: Bước 1: Chọn các ô trong vùng Bước 2: Gõ tên của vùng vào hộp tên trên thanh công cụ Một số phím tắt trong Excel • Đọc bài giảng 38 39 CHƯƠNG II Các vấn đề xử lý căn bản trong Excel 40 2.1 Các kiểu dữ liệu trong ô  Trong một ô chỉ có thể có một kiểu dữ liệu: Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc kí tự đầu tiên gõ vào Trong ô có thể có: - Hằng: giá trị không thay đổi - Công thức: - Giá trị logic và các lỗi 41 2.1.1 Kiểu số (Number)  Excel qui định kiểu số bắt đầu bởi: - Các số từ 0 tới 9 - Các dấu +, - , (, . , $ Sau đó là các các ký tự số. Chú ý: Ở chế độ mặc định, dữ liệu kiểu số sẽ được hiển thị ở phía bên phải của ô Nếu độ dài của số lớn hơn độ rộng của ô thì nó tự động chuyển sang dạng số mũ hoặc hiển thị trên ô các ký tự ###, lúc này bạn chỉ cần nới rộng ô 42 5.1 Kiểu số (Number)  Ví dụ: Giá trị nhập: Kiểu và giá trị trong ô +6 Kiểu số và giá trị =6 -7 Kiểu số và giá trị =-7 .5 Kiểu số và giá trị =0.5 (5) Kiểu số và giá trị =-5 43 2.1.2 Kiểu ngày tháng  Excel hiển thị kiểu ngày giờ tùy theo: - Việc thiết lập trong Bảng điều khiển - Thiết lập trong Format  Cells Ở chế độ mặc định là kiểu mm/dd/yyyy Nhập kiểu ngày tháng bình thường với dấu phân cách là dấu (-), hoặc dấu (/) Dữ liệu kiểu ngày tháng được căn sang bên phải ô 44 2.1.2 Kiểu ngày tháng  Ví dụ: Giá trị nhập Hiển thị trong ô 25/12 25-Dec 12/2013 Dec-13 7-8-99 07-08-1999 8:5 8:05 Trên Formula bar 25/12/2013 25/12/2013 07/08/1999 8:05:00 AM 20:15:10 20:15:10 8:15:10 PM 45 2.1.3 Kiểu chuỗi kí tự (text)  Kiểu chuỗi kí tự được qui định bởi: - Bắt đầu bằng chữ cái từ a – z hoặc A - Z - Nếu có chứa các kí tự *, !, &, #, ? - Nếu toàn số mà muốn Excel hiểu là chuỗi kí tự thì thêm dấu (‘) ở trước Dữ liệu kiểu chuỗi được căn sang bên trái ô 46 2.1.4 Kiểu công thức  Kiểu công thức được qui định bởi: - Bắt đầu bằng dấu = hoặc dấu + Kết quả của công thức sẽ hiển thị trong ô Công thức sẽ hiển thị trên thanh công thức Ví dụ: Tại ô B2 gõ = 10+20+30, sau đó nhấn Enter khi đó ô B2 có kết quả = 60  Công thức: là một biểu thức chứa các hằng, địa chỉ ô, hàm và tóan tử 47 2.1.4 Kiểu công thức  Các phép tóan trong công thức: - Các phép tóan số học Phép toán Kí hiệu Ví dụ Kết quả Cộng + =3+5 8 Trừ - =14-6 8 Nhân * =12*3 36 Chia / =24/3 8 Lũy thừa ^ =5^2 25 Phần trăm % =50%*600 300 48 2.1.4 Kiểu công thức  Các phép tóan trong công thức: Thứ tự ưu tiên: () % ^ *,/+,- thực hiện từ trái qua phải Ví dụ: Công thức Kết quả =10/5+2*3 8 =20/2^2 5 49 2.1.4 Kiểu công thức - Các phép toán với chuỗi Dùng kí hiệu & để nối hai chuỗi với nhau Công thức Kết quả ="Hà"&"Nội" HàNội ="Hà"&" "&"Nội" Hà Nội =“Tin” +” “ +”học” Tin học 50 2.1.4 Kiểu công thức - Các phép tóan so sánh Phép toán Kí hiệu Ví dụ Kết quả Lớn hơn > =3^2>9.1 FALSE Nhỏ hơn < =2<3 TRUE Lớn hơn hoặc bằng >= =12*3>=35 TRUE Nhỏ hơn hoặc bằng <= =24/3<=7 FALSE Khác =3267 TRUE 51 2.2 Xử lý trong bảng tính 6.1 Di chuyển trong bảng tính a. Di chuyển giữa các bảng tính Cách 1: Kích chuột vào tên của bảng tính cần chuyển tới trên vùng Sheet tabs Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Page up hoặc Ctrl + Page down để di chuyển qua các sheet 52 2.2.1 Di chuyển trong bảng tính b. Di chuyển trong bảng tính Cách 1: Kích chuột vào ô cần chuyển tới Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + G hoặc F5 để chuyển tới ô bất kỳ Cách 3: Nhấn các phím: →, ←, ↓, ↑ : dịch một ô theo hướng mũi tên Tab: dịch ô kế tiếp Shift + Tab: dịch về ô trước đó Page up, Page down: lên, xuống một trang 53 2.2.1 Di chuyển trong bảng tính b. Di chuyển trong bảng tính Alt + Page up: sang trái một trang màn hình Alt + Page down: sang phải một trang màn hình Ctrl + Home: về ô đầu tiên A1 Ctrl + End: về ô cuối cùng trong vùng có dữ liệu Ctrl + Phím mũi tên: Về ô đường biên của vùng dữ liệu hoặc ô đường biên của bảng tính theo hướng tương ứng của mũi tên 54 2.2.2 Chọn dữ liệu trong bảng tính a. Dùng chuột Chọn toàn bộ bảng: kích chuột vào ô giao 2 tiêu đề Chọn nhiều hàng liên tục: Đưa trỏ chuột về tên hàng đầu cần chọn và tiến hành rê chuột để chọn các hàng Chọn nhiều cột liên tục: Đưa trỏ chuột về tên cột đầu cần chọn và tiến hành rê chuột để chọn các cột Chọn hàng, cột, ô bất kỳ: giữ Ctrl và kích chuột vào tên hàng, tên cột, ô cần chọn 55 2.2.2 Chọn dữ liệu trong bảng tính b. Dùng bàn phím Chọn toàn bộ bảng: nhấn Ctrl + A Chọn nhiều hàng liên tục: Đưa trỏ chuột về tên hàng đầu cần chọn nhấn Shift + Space bar, sau đó giữ shift và di chuyển phím mũi tên để chọn Chọn nhiều cột liên tục: Đưa trỏ chuột về tên cột đầu cần chọn nhấn Ctrl + Space bar, sau đó giữ shift và di chuyển phím mũi tên để chọn Để hủy phạm vi đã chọn, ta kích chuột vào ô bất kỳ hoặc bấm một phím di chuyển con trỏ ô 56 2.2.3 Đặt tên ô, tên vùng Để đặt tên cho ô và vùng: Bước 1: Chọn ô hoặc vùng cần đặt tên Bước 2: Chọn Insert  Name  Define Bước 3: Nhập tên của ô hoặc vùng Bước 4: Nhấn Ok hoặc nhấn Enter * Qui tắc đặt tên vùng, tên ô phải thỏa mãn 2 điều kiện sau: + Không chứa ký tự trống + Độ dài không quá 255 ký tự 57 2.2.4 Nhập dữ liệu vào bảng Thanh công thức: 1 Name box: Chứa địa chỉ hoặc tên ô hiện tại 2 Cancel: Hủy bỏ việc nhập/sửa dữ liệu trong ô 3 Enter: Kết thúc việc nhập dữ liệu 4 Insert Function: Chèn công thức vào ô 5 Formular Bar: Thanh công thức, có thể nhập, sửa dữ liệu tại đây. 58 2.2.4 Nhập dữ liệu vào bảng Các bước nhập dữ liệu: Bước 1: Đưa con trỏ tới ô cần nhập dữ liệu Bước 2: Nhập dữ liệu vào ô Bước 3: Kết thúc việc nhập dữ liệu bẳng cách nhấn Enter hoặc kích chuột sang ô khác Chú ý: Khi nhập dữ liệu mới,thì dữ liệu cũ sẽ mất đi Hủy bỏ việc nhập dữ liệu bằng cách nhấn ESC hoặc biểu tượng Cancel trên thanh công thức 59 2.2.5 Sửa dữ liệu trong bảng Các bước sửa chữa dữ liệu: Bước 1: Đưa con trỏ tới ô cần sửa dữ liệu Bước 2: Bấm phím F2 hoặc kích đúp vào ô Bước 3: Sửa chữa nội dung của ô, sau đó bấm phím Enter hoặc kích chuột sang ô khác Chú ý: Khi nhập dữ liệu mới,thì dữ liệu cũ sẽ mất đi Hủy bỏ việc sửa dữ liệu bằng cách nhấn ESC hoặc biểu tượng Cancel trên thanh công thức 60 6.6 Sao chép dữ liệu Các bước sao chép dữ liệu như trong MS Word: Một số ứng dụng: 1. Đánh số thứ tự 2. Đánh số các tháng: tháng 1  tháng 12 3. Điền dữ liệu giống nhau vào các ô 61 6.7 Di chuyển dữ liệu Các bước di chuyển dữ liệu như trong MS Word: 62 2.2.8 Xóa dữ liệu trong bảng a. Xóa định dạng: Bước 1: Chọn phạm vi cần xóa định dạng Bước 2: Chọn Edit Clear  Formats 63 2.2.8 Xóa dữ liệu trong bảng b. Xóa nội dung: Bước 1: Chọn phạm vi cần xóa Bước 2: Chọn Edit Clear  Contents 64 2.2.8 Xóa dữ liệu trong bảng c. Xóa tất cả: Bước 1: Chọn phạm vi cần xóa nội dung Bước 2: Chọn Edit Clear  All 65 2.2.9 Khôi phục dữ liệu Thực hiện các thao tác Undo, Redo như trong MS Word: 66 7. Định dạng bảng tính Việc định dạng bao gồm: - Định dạng kiểu dữ liêu cho ô - Căn chỉnh dữ liệu - Tạo đường viền, màu nền - Thay đổi ô, cột, hàng.. 67 7.1 Định dạng số a. Dùng menu lệnh: Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần định dạng Bước 2: Chọn Format  Cells  Number Chọn dạng thức và kiểu: - General: Kiểu chung - Number: Kiểu số - Currency: Kiểu tiền tệ - Accounting: Kí hiệu tiền - Date: Kiểu ngày tháng - Time: Kiểu giờ - Percentage: Kiểu % - Custom: tùy chọn 68 7.1 Định dạng số b. Dùng thanh công cụ: Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần định dạng Bước 2: Kích chuột tại các biểu tượng 1. Đưa về dạng tiền tệ tiền 2. Đưa về kiểu % 3. Đưa về kiểu số có phần ngăn cách bởi dấu , 4-5. Thêm/bớt 1 chữ số hàng thập phân 69 7.2 Căn chỉnh dữ liệu a. Dùng menu lệnh: Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần căn chỉnh Bước 2: Chọn Format  Cells  Alignment Khi đó xuất hiện: 70 7.2 Căn chỉnh dữ liệu Format Cells: - Text Alignment: General: ngầm định Fill: điền dữ liệu trong ô Center across selection: Căn vào giữa phạm vi lựa chọn Orientation: hướng trong khung Wrap text: chế độ xuống dòng Shrink to fit: co dữ liệu lại Merge Cell: trộn ô 71 7.2 Căn chỉnh dữ liệu b. Dùng thanh công cụ: Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần định dạng Bước 2: Kích chuột tại các biểu tượng 1. Căn trái 2. Căn giữa 3. Căn phải 4. Trộn ô và căn giữa 72 7.3 Định dạng kí tự a. Dùng menu lệnh: Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần căn chỉnh Bước 2: Chọn Format  Cells  Font Khi đó xuất hiện: 73 7.3 Định dạng kí tự Format Cells: Font: phông chữ Font style: Kiểu dáng Size: cỡ chữ Underline: gạch chân Color: màu chữ Effects: Hiệu ứng khác 74 7.3 Định dạng kí tự b. Dùng thanh công cụ: Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần định dạng Bước 2: Kích chuột tại các biểu tượng 1. Hộp font 2. Cỡ chữ 3. Chữ đậm 4. Chữ nghiêng 5. Chữ gạch chân 75 7.4 Tạo đường viền a. Dùng menu lệnh: Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần tạo viền Bước 2: Chọn Format  Cells  Border Khi đó xuất hiện: 76 7.4 Tạo đường viền Format Cells: Presets: viền mặc định Border: viền tùy chọn Line: đường viền Style: kiểu viền Color: màu viền 77 7.4 Tạo đường viền b. Dùng thanh công cụ: Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần kẻ viền Bước 2: Kích chuột tại các biểu tượng 78 7.5 Tạo màu nền a. Dùng menu lệnh: Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần tô màu nền Bước 2: Chọn Format  Cells  Patterns Khi đó xuất hiện: 79 7.5 Tạo màu nền Format Cells: Color: màu nền No color: không màu 80 7.5 Tạo màu nền b. Dùng thanh công cụ: Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần tô màu nền Bước 2: Kích chuột tại các biểu tượng 1: Màu nền 2: Màu kí tự 81 7.6 Xử lý cột, hàng, ô a. Thay đổi độ rộng cột: Cách 1: Dùng menu Bước 1: Chọn các cột cần thay đổi độ rộng Bước 2: Chọn Format Column  Width Bước 3: Nhập vào độ rộng rồi nhấn OK 82 7.6 Xử lý cột, hàng, ô a. Thay đổi độ rộng cột: Cách 2: Dùng chuột Bước 1: Chọn các cột cần thay đổi độ rộng Bước 2: Đưa trỏ chuột về nằm trên đường thẳng đứng ngăn cách giữa tên các cột và ở bên phải của một trong các cột đang được chọn Bước 3: Khi trỏ chuột có dạng mũi tên hai đầu thì tiến hành rê chuột để thay đổi độ rộng cột. 83 7.6 Xử lý cột, hàng, ô a. Thay đổi độ cao hàng: Cách 1: Dùng menu Bước 1: Chọn các hàng cần thay đổi độ cao Bước 2: Chọn Format Row  Height Bước 3: Nhập vào độ cao rồi nhấn OK 84 7.6 Xử lý cột, hàng, ô b. Thay đổi độ cao hàng: Cách 2: Dùng chuột Bước 1: Chọn các hàng cần thay đổi độ cao Bước 2: Đưa trỏ chuột về nằm trên đường nằm ngang ngăn cách giữa tên các hàng và ở bên dưới của một trong các hàng đang được chọn Bước 3: Khi trỏ chuột có dạng mũi tên ha