Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản nội bộ và văn bản mật

CHƯƠNG 4TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN NỘI BỘ VÀ VĂN BẢN MẬTI. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN NỘI BỘII. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN NỘI BỘI. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN NỘI BỘ 1 . Khái niệm 2. Các loại văn bản nội bộ 3. Đặc điểmTỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN NỘI BỘI. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN NỘI BỘVăn bản nội bộ là các văn bản do chính cơ quan, đơn vị trong cơ quan ban hành, gửi cho các đơn vị trong nội bộ nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin nội bộ và để trao đổi công việcI. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN NỘI BỘ Phân loại: Quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy mời, sổ sao văn bản Yêu cầu: giải quyết nhanh chóng, đúng thủ tục.I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN NỘI BỘ- Thủ tục ban hành như đối với văn bản đi.II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ 1. Thủ tục ban hành 2. Thủ tục chuyển giao và quản lí văn bản nội bộTỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN NỘI BỘII. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ Bộ phận chuyên môn soạn thảo, lãnh đạo cơ quan kí. Văn thư làm thủ tục ban hành.II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ Các bước chuyển giao văn bản nội bộ:+ Khi tiếp nhận, văn thư kiểm tra tình trạng văn bản, địa chỉ và kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản. + Đăng kí văn bản nội bộ vào sổ đăng kí nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra cứu nhanh chóng.II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ Khi đăng kí cần ghi đầy đủ các thông tin cần thiết theo mẫu có sẵn trong sổ.- Theo dõi việc giải quyết văn bản nội bộ: thư kí hoặc cán bộ văn thư đơn vị theo dõi sổ đăng kí và đôn đốc thủ trưởng giải quyết văn bản đúng thời hạn.II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ NgàySốTên loại và trích yếuNội dungThời hạnĐơn vịKý nhậnGhi chúTỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬTI. KHÁI NIỆM CHUNG II. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬTI. KHÁI NIỆM CHUNG 1. Khái niệm2. Phạm vi nội dung bí mật của nhà nướcTỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬTLà các văn bản mang tính bí mật không thể tiết lộ.I. KHÁI NIỆM CHUNG Những thông tin thuộc mức độ “tuyệt mật”: Chính phủ, bộ, cơ quan cấp trung ương, chủ tịch nước Kế hoạch chiến lược phòng thủ đất nước. Kế hoạch động viên đối phó với chiến tranh và các phương tiện chiến tranh. Chủ trương, chính sách đối nội, đối ngoại của đất nước chưa hoặc không công bố. I. KHÁI NIỆM CHUNG- Những tin tức của nước ngoài chuyển giao cho Việt Nam mà theo yêu cầu của bên giao hoặc Chính phủ xác định ở mức độ “tuyệt mật”.Thông tin về các tổ chức và hoạt động tình báo, phản gián.I. KHÁI NIỆM CHUNG Các mật mã của quốc gia về kho tiền, hàng, phòng thủ. Dự trữ chiến lược quốc gia, các số liệu dự toán, quyết toán ngân sách nhà nước. Kế hoạch phát hành tiền tệ. Thông tin về các khu vực cấm được Chính phủ xác định ở mức độ “tuyệt mật”.I. KHÁI NIỆM CHUNG Tổ chức, trang bị, phương tiện tác chiến của các đơn vị vũ trang, phương tiện vận chuyển và cất giữ vũ khí, công trình quan trọng phòng thủ biên giới, vùng trời, vùng biển, hải đảo. Tài liệu về đường biên giới chưa công bố, bản đồ quân sự, tọa độ, vị trí và tỉ số cao độ các mốc chính của trạm khí tượng thủy văn, hải văn. I. KHÁI NIỆM CHUNG Những thông tin thuộc mức độ “tối mật”:- Các cuộc đàm phán về chính trị, quốc phòng, an ninh quốc gia, kinh tế, khoa học, công nghệ và các lĩnh vực khác giữa nước ta với nước ngoài.I. KHÁI NIỆM CHUNG Số liệu tuyệt đối về thu chi ngân sách Nhà nước chưa công bố; số lượng tiền in, phát hành, tiền dự trữ, số liệu về bội chi, lạm phát tiền tệ và phương án giá chưa công bố. Nơi lưu giữ kim loại quý hiếm, ngoại hối và vật quý hiếm khác của Nhà nước; địa điểm, trữ lượng các mỏ kim loại, phi kim loại, chất phóng xạ.I. KHÁI NIỆM CHUNG Phát minh, sáng chế, giải pháp đặc biệt quan trọng của quốc gia chưa công bố. Kế hoạch xuất nhập khẩu các mặt hàng giữ vị trí trọng yếu trong sự phát triển của đất nước.I. KHÁI NIỆM CHUNG Những thông tin thuộc mức độ “mật”:- Các bí mật Nhà nước trong lĩnh vực công tác của các cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang, các đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội, kinh tế ngoài phạm vi “tuyệt mật, tối mật”.I. KHÁI NIỆM CHUNGII. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬTQuy định về soạn thảo, đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản mậtVận chuyển, chuyển giao tài liệu mật Nhận và phân phối tài liệu mật Thống kê, lưu giữ, bảo quản tài liệu mật II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬTNgười soạn thảo phải đề xuất và người ký văn bản có trách nhiệm xác định mức độ mật và nơi nhận đối với tài liệu mật. Khi thay đổi mức độ mật phải báo cáo thủ trưởng.Đánh máy: người được đánh máy chính là người soạn thảo hoặc do văn thư thực hiện. + Yêu cầu: có trách nhiệm bảo vệ, giữ gìn bí mật thông tin. II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬTIn ấn: Tài liệu in ấn sao chụp được quy định chặt chẽ, bản thảo của văn bản mật được in ra không sử dụng phải nhanh chóng tiêu hủy ngay sau khi chỉnh sửa xong.Đối với VB sao chụp phải chụp đúng số lượng, không được chụp thừa. Mọi tài liệu liên quan tới văn bản mật không được lưu tại cơ quan (chỉ lưu bản gốc).II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬTCác loại dấu do Bộ công an quy định, gồm:Dấu chỉ mức độ mật:+ Đóng trong văn bản: MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT.▪ Đóng ngay dưới số và kí hiệu, tên loại văn bản (đối với VB có tên loại)▪ Đóng dưới trích yếu nội dung đối với VB không có tên loại.▪ Khi vừa có mức độ khẩn và mật thì đóng MẬT trên KHẨN dưới.II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT+ Đóng ngoài bì văn bản: gồm 3 dấu: A, B, C▪ Đóng ngay dưới số và kí hiệu, giữa bì thư chếch về bên trái; nếu văn bản vừa có mức độ khẩn và mật thì đóng MẬT trên KHẨN dưới. II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬTNhóm về phạm vi sử dụng+ Dấu “CHỈ NGƯỜI CÓ TÊN MỚI ĐƯỢC BÓC BÌ ”: đóng ngoài bì thư, ở góc bên phải.+ “TÀI LIỆU THU HỒI”, “THỜI HẠN” và “ĐỌC XONG TIÊU HỦY”: đóng trong văn bản, ngay dưới dấu chỉ mức độ mật.+ Dấu niêm phong: đóng ở mép dán của bì thư văn bản mật.II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬTMọi văn bản mật phải do văn phòng quản lí và việc chuyển giao được tổ chức tại văn phòng theo đúng quy định về thủ tục.Đăng kí văn bản mật:+ Đăng kí vào sổ văn bản mật đi riêng.+ Mẫu sổ giống văn bản đi, khác tên và thêm cột chỉ mức độ mật sau cột trích yếu nội dung.II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬTLập phiếu gửi: chỉ lập phiếu gửi mà không dùng sổ chuyển giao văn bản đi.Vào bì: + Bì ngoài: trình bày giống văn bản thường. Khi chuyển giao qua đường bưu điện không được đóng dấu, chỉ đóng khi chuyển giao trực tiếp.+ Bì trong: thêm một số chi tiết, không có tem, thay vào dấu “CHỈ NGƯỜI CÓ TÊN MỚI ĐƯỢC BÓC BÌ”.912345678Tên cơ quan gửiĐịa chỉSố điện thoại, số faxĐịa chỉ email, websiteTên CQ nhậnĐịa chỉSố, kí hiệu Dấu mậtBiểu tượng CHỈ NGƯỜI CÓ TÊN MỚI ĐƯỢC BÓC BÌII. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT+ Lưu ý:▪ Bì trong được dán bằng hồ hoặc niêm phong bằng chỉ, giấy niêm phong.▪ Bì ngoài cũng được niêm phong nhưng đơn giản hơn bì trong. VD: dùng chỉ xi dán với lớp keo hoặc giấy niêm phong.II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT▪ Phải có chữ kí lên tờ giấy niêm phong. Nếu không dùng chữ kí có thể dùng giấy niêm phong.II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬTChuyển giao: có thể dùng nhiều cách khác nhau.+ Chuyển giao trực tiếp+ Chuyển qua đường bưu điện: ít sử dụng+ Chuyển qua thư điện tửII. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬTLưu ý:+ Khi vân chuyển tài liệu mật cần có các phương tiện bảo mật, bảo vệ như: hòm sắt, cặp có khóa và nhiều phương tiện khác.+ Không được buộc sau xe.+ Giao văn bản đến đúng địa chỉ nơi nhận, không được nhờ người khác thực hiện.+ Khi chuyển giao phải kí xác nhận giữa hai bên để lưu giữ chứng cứ.II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬTLưu ý:+ Văn bản đến bằng cách chuyển giao nào vẫn phải qua văn thư để nhận.+ Văn thư chỉ được bóc bì ngoài, nếu ghi rõ chức danh thì không được bóc.+ Xem xét bì ngoài để xác định nhiệm vụ của mình.II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬTĐăng kí văn bản mật: chỉ được sử dụng một sổ đăng kí, có thể dùng cho nhiều năm.Phân phối văn bản mật: lập sổ chuyển giao văn bản mật phải gọi người liên quan tới tận nơi nhận và kí tên xác nhận.II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬTVăn thư có nhiệm vụ đưa văn bản mật vào kho lưu trữ trong tủ kín, hòm sắt và bảo đảm an toàn về độ mật.