Tối ưu hóa hệ thống ERP

Tối ưu hóa hệ thống ERP Khi kết quả không như mong muốn Theo bản nghiên cứu kết quả triển khai ERP năm 2008 của hãng tư vấn Panorama, tuy có nhiều dấu hiệu tích cực như: • 65% DN có thể xác định những lợi ích thu được từ hệ thống mới của họ, bao gồm tăng hiệu năng hoạt động, cải thiện các quy trình sản xuất kinh doanh sau khi go- live (khởi động) • Lãnh đạo của hơn 70% DN cảm thấy hài lòng với hiệu quả mà các dự án ERP mang lại • Đội ngũ nhân viên tác nghiệp của 67% DN hài lòng với ERP Nhưng ngược lại, nhiều dự án ERP cho thấy những kết quả không như mong muốn (xem hình): • 57% các dự án ERP triển khai vượt ngân sách (trong khoảng từ 5% đến 125% so với ngân sách dự kiến) • 54% DN cho biết các hoạt động sản xuất kinh doanh của họ chịu ảnh hưởng (đình trệ, hoặc tồi tệ hơn là ngừng hoạt động) khi go-live hệ thống • Trên 40 các dự án ERP triển khai kéo dài hơn thời gian dự kiến (trong khoảng từ 5% đến 100% so với kế hoạch đề ra ) Kiểm soát quá trình sau triển khai Hầu hết mọi người thường nghĩ rằng quá trình triển khai ERP kết thúc ở bước go-live hệ thống. Nhưng xin khẳng định một điều: thời điểm sau khi hệ thống go-live mới là thời điểm chính quyết định sự thành bại của dự án. Rất nhiều DN đã chủ quan dẫn đến thất bại trong việc kiểm soát quá trình sau triển khai, đồng nghĩa với việc không thể nhận thấy (hoặc rất mơ hồ) những lợi ích mà hệ thống ERP thực sự mang lại. Với những trường hợp này, cần thiết phải có những thay đổi và điều chỉnh thích hợp để tối ưu hóa hiệu năng hoạt động của hệ thống cũng như cải thiện vai trò hỗ trợ của nó với các hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Quá trình kiểm soát sau triển khai nên tập trung vào 3 vấn đề cốt lõi sau: 1. Đo lường hiệu năng khi go-live hệ thống Điều kiện lý tưởng trước khi lựa chọn và triển khai một hệ thống ERP là khi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của DN đang trong tình trạng ổn định. Cách duy nhất để đánh giá mức độ hiệu quả mà ERP mang lại là đo lường hiệu năng hoạt động của DN trước và sau khi go-live hệ thống. Điều này sẽ giúp Ban quản lý dự án của DN cũng như đơn vị triển khai xác định được những mảng hoạt động nào của DN dưới mức hiệu năng thông thường để có các phương án điều chỉnh phù hợp. 2. Tiếp tục đào tạo Bất kể DN đã từng đào tạo đội ngũ nhân viên tốt thế nào trước đó thì ngay sau thời điểm go-live hệ thống, DN cần triển khai tiếp các khóa đào tạo nhằm tối thiểu hóa mức độ giảm sút năng suất làm việc. Điều này sẽ giúp DN tối ưu hóa hiệu quả trong dài hạn. 3. Xác định các quy trình tác nghiệp cần cải thiện DN đã triển khai ERP không có nghĩa là tất cả mọi quy trình tác nghiệp tại các phòng ban đều hoàn hảo. Đôi khi vẫn có những quy trình bất hợp lý và cần được tái cấu trúc một lần nữa. Ban quản lý dự án cần làm việc với các nhân viên tác nghiệp trực tiếp để xác định các “nút gãy” (pain points) trong quy trình cũng như nguyên nhân gây ra để có thể có những thay đổi hợp lý và hiệu quả hơn. Khai thác tối ưu hệ thống đang vận hành Rất nhiều DN khi không hài lòng với hệ thống ERP hiện tại thường nảy sinh tư tưởng mua giải pháp mới. Thay vì mất công chuyển đổi, trước khi quyết định, DN nên làm rõ một số vấn đề: 1. DN đã sử dụng hết tất cả các chức năng của hệ thống chưa? 2. DN đã nâng cấp phiên bản mới nhất của hệ thống chưa? 3. Đội ngũ nhân viên tác nghiệp có hiểu rõ cách sử dụng hệ thống không? 4. Các quy trình tác nghiệp trong DN (mua hàng, bán hàng, các nghiệp vụ kế toán…) có được xác định rõ ràng không? 5. Trong DN có bộ phận nào (nhân viên hoặc cấp quản lý, lãnh đạo) không hài lòng/chống đối hệ thống không? 6. Quy trình tác nghiệp trong DN có thể được cải thiện tốt hơn nữa không? 7. Bạn có nghĩ quy mô DN của mình phát triển quá nhanh, vượt khỏi khả năng đáp ứng của hệ thống hiện tại không? 8. Liệu DN có sẵn sàng đầu tư các nguồn lực cần thiết (thời gian, nhân lực, tiền…) để có một hệ thống mới không? Nếu câu trả lời cho tất cả các câu hỏi trên đều là “Có”, điều đó có nghĩa đã đến lúc DN cần một hệ thống mới để thay thế cho hệ thống hiện tại. Tuy nhiên, chỉ cần ít nhất một câu trả lời “Không” thì DN hoàn toàn có cơ hội cải thiện hiệu năng hoạt động của hệ thống hiện tại với một kế hoạch hợp lý căn cứ trên “4 bước tối ưu hóa hệ thống ERP (xem bảng). Khi thực hiện 4 bước này, DN sẽ nhận thấy có những tính năng của hệ thống chưa được khai thác triệt để, những lợi ích chưa được tận dụng hết. Và DN hoàn toàn có thể tối ưu hóa hệ thống hiện tại với mức chi phí (thời gian, tiền, nhân lực…) ít hơn nhiều so với quyết định thay thế một hệ thống hoàn toàn mới. Kết luận ERP là một quá trình tiếp diễn liên tục, nó không hoàn toàn kết thúc sau bước go-live hệ thống. DN cần kiểm soát chặt chẽ và so sánh hiệu năng hoạt động của hệ thống mới so với các tiêu chuẩn chung của hệ thống hoạt động trong cùng ngành, cũng lĩnh vực. Làm tốt những bước này, DN có thể xác định được hệ thống của mình đang hoạt động ra sao? hiệu quả thế nào?... Câu hỏi đặt ra: sau nhiều năm vận hành, thời điểm hợp lý để nâng cấp hoặc triển khai một hệ thống mới thay thế? Hãy kiểm soát chặt và phân tích chi tiết về nghiệp vụ cũng như kỹ thuật sẽ giúp DN xác định được đã tối ưu hóa các lợi ích thu được hay chưa. Một kế hoạch hiệu quả giúp triển khai dự án ERP đúng trong khoảng ngân sách và thời gian dự kiến đồng thời giúp DN thu được tối đa các lợi ích từ hệ thống đã triển khai. 4 BƯỚC GIÚP TỐI ƯU HÓA HỆ THỐNG ERP 1. Xác định và sắp xếp mức độ ưu tiên giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống hiện tại, cả về mặt kỹ thuật cũng như nghiệp vụ. DN cần rà soát tình hình hoạt động của hệ thống hiện tại thông qua thu thập ý kiến từ đội ngũ nhân viên tác nghiệp sử dụng hệ thống hàng ngày, cũng như đội ngũ IT vận hành hệ thống. Các vấn đề thường gặp phải như xáo trộn một số quy trình nghiệp vụ, nhân viên chưa thực sự nắm vững cách sử dụng hệ thống, chưa sử dụng hết các chức năng của hệ thống, lỗi báo cáo… 2. Đánh giá mức độ hợp lý của các quy trình nghiệp vụ hiện tại, khoanh vùng những quy trình có thể cần được cải thiện tốt hơn nữa. Vấn đề thường hay gặp phải là trong quá trình triển khai, khi thiết kế các quy trình tác nghiệp (tobe-processes) cho DN, đơn vị triển khai không nắm rõ ý tưởng, yêu cầu của DN dẫn đến quy trình không hợp lý. Hay có thể quy trình đã hợp lý ở thời điểm đó nhưng thời gian về sau, vì lý do nào đó, DN thay đổi quy trình tác nghiệp, hoặc do phát triển, DN phát sinh thêm các quy trình mới mà chưa được cập nhật trong hệ thống…Điều này sẽ gây khó khăn cho nhân viên tác nghiệp, tồi tệ hơn có thể làm xáo trộn các hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. 3. Tìm nguyên nhân và giải pháp cho các vấn đề đã được xác định ở trên. Sau bước 1 và 2, Ban quản lý ERP của DN cần xác định các nguyên nhân chính cũng như cách giải quyết các vấn đề theo mức độ ưu tiên. Ví dụ, với các vấn đề liên quan đến quy trình tác nghiệp, sau khi khoanh vùng được các quy trình lỗi, DN cần tiến hành thay đổi, tái cấu trúc lại. Bước này cần tham khảo lại tài liệu quy trình tác nghiệp mà DN và đơn vị triển khai đã thống nhất thiết kế, đồng thời lấy ý kiến các nhân viên tác nghiệp có liên quan đến các quy trình đó nhằm mục đích xác định được quy trình mới tối ưu nhất. Ngoài ra, DN cần kiểm soát chặt quá trình tùy chỉnh, thay đổi các quy trình này trên hệ thống. 4. Triển khai kế hoạch hiện thực hóa lợi ích từ ERP Kế hoạch này bao gồm tổng hợp các phương án giải quyết cho từng vấn đề đã được Ban quản lý ERP của DN thống nhất trong bước 3. Cần lưu ý, hãy coi mức độ quan trọng của kế hoạch này như khi DN triển khai dự án ERP trước kia. Cần làm rõ mục tiêu, các công việc cần thực hiện, người chịu trách nhiệm, các mốc thời gian…như bất kỳ dự án nào khác.