Tổng quan về lập kế hoạch

TỔNG QUANVỀ LẬP KẾ HOẠCH Ths.Bs Trịnh Quang Trí Mục tiêu bài học Trình bày được khái niệm lập kế hoạch Phân tích được các loại kế hoạch Mô tả được các bước lập kế hoạch Trình bày được các nguyên tắc trong lập kế hoạch LẬP KẾ HOẠCH? Tin cậy Chính xác ? P – Plan - Lập kế hoạch D – Do - Thực hiện C – Check - Kiểm tra A – Act - Hành động, khắc phục sai lỗi Prof. Edwards Deming (1900 – 1993) CHU TRÌNH DỰ ÁN 80 – 85% chất lượng sản phẩm, dịch vụ có đạt hay không là do ở vấn đề quản lý. KHÁI NIỆM Lập KH là chức năng đầu tiên trong chu trình quản lý nhằm định ra đường đi cho chương trình/dự án Lập KH là đề ra những công việc được thực hiện trong tương lai theo một cách thức, trình tự, tiến độ nhất định nhằm đạt được mục tiêu đã định Lập KH là quá trình tìm ra các bước đi tối ưu nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra dựa trên cơ sở tính toán một cách đầy đủ và khoa học về các điều kiện, các phương tiện, các nguồn lực hiện có hoặc sẽ có trong tương lai (huy động được) KHÁI NIỆM Lập KH là quá trình tìm ra các bước đi tối ưu nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra dựa trên cơ sở tính toán một cách đầy đủ và khoa học về các điều kiện, các phương tiện, các nguồn lực hiện có hoặc sẽ có trong tương lai (huy động được) Vd: - Kế hoạch chiến lược phát triển ngành y tế đến 2020 - KH phòng chống bệnh Đái tháo đường - KH chiến lược phòng chống HIV/AIDS đến năm 2020 Khi lập kế hoạch phải trả lời được Mục tiêu đạt được là gì? Nên làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu một cách thuận lợi nhất? Làm khi nào là tốt nhất? Cần có những điều kiện gì? Ai làm? Làm ở đâu? Vd: Kế hoạch phòng chống Sốt xuất huyết VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH Đối với nhà quản lý, khả năng lập kế hoạch chính là yếu tố quan trọng nhất phản ánh trình độ năng lực, nó quyết định xem người quản lý đó có khả năng thực hiện được vai trò quản lý hay không. Đối với Bác sỹ: Lập kế hoạch giúp tăng khả năng tư duy logic? 2 yếu tố quan trọng trong lập kế hoạch If either of the above are missing, you have a problem ! Chuùng ta ñang ôû ñaây ! 2013 4 5 6 7 8 9 2030 Ngắn hạn (1 năm): Giải quyết mục tiêu cụ thể Trung hạn 5 năm: Mục tiêu lớn, trung gian Dài hạn 10 năm: Mục tiêu chiến lược Ví dụ? Chống quá tải bệnh viện Vd: LẬP KẾ HOẠCH Giảm tỷ lệ SDD thể nhẹ cân ở trẻ em >> Thiếu tính thực tế -->> hiệu quả không cao **Kế hoạch từ dưới lên (bottom-up plan): - Dựa trên tình hình thực tế - Có sự tham gia: lãnh đạo, người làm trực tiếp, cộng đồng giúp chủ động giải quyết vấn đề thực tế & đòi hỏi năng lực LKH của các cán bộ tốt Loại này liên quan đến kinh phí? Kế hoạch trên xuống THU THẬP THÔNG TIN Để đánh giá tình hình? Viết kế hoạch hành động Lựa chọn giải pháp Công nghệ gì? Xây dựng mục tiêu Mục tiêu phải làm gì ? Phân tích vấn đề Tìm nguyên nhân gốc rễ? Xác định vấn đề ưu tiên Vấn đề nào cần ưu tiên? Kế hoạch dưới lên 4 NGUYÊN TẮC KHI LẬP KẾ HOẠCH Tính mục tiêu: Phải xác định rõ mục tiêu và mọi hoạt động hướng theo mục tiêu ĐỂ đảm bảo hiệu quả, tránh lãng phí hoặc sử dụng nguồn lực không phù hợp, làm cơ sở để giám sát, theo dõi, đánh giá. Tính khoa học: cần có căn cứ khoa học để đảm bảo độ tin cậy và chất lượng kế hoạch Tính cân đối: giữa nhu cầu & khả năng, giữa các yếu tố, bộ phận, các hoạt động … trong cùng một đơn vị để đảm bảo tính khả thi & thuận lợi khi thực hiện Tính chấp nhận: của mọi đối tượng để đảm bảo khả thi, phù hợp với tình hình thực tế & hiệu quả LỰA CHỌN GIẢI PHÁP ( PHƯƠNG PHÁP PARETO 20/80) Richard Kock, - Bain & Co và Boston Consulting Group khẳng định rằng: “20% việc chúng ta làm tạo ra 80% kết quả, nhưng 80% công việc còn lại chỉ tạo được 20% kết quả cuối cùng mà thôi. Chúng ta đang phí phạm 80% thời gian của mình vào những việc kém hiệu quả”. Vậy lời khuyên của Koch là, thay vì cật lực theo đuổi tất cả các cơ hội sẵn có, chúng ta hãy bình tĩnh hơn, làm việc ít hơn và tập trung định hướng vào những mục tiêu có giá trị nhất dựa trên cách suy nghĩ của quy luật 20/80” . LÀM ÍT ĐƯỢC NHIỀU 9 CÂU HỎI KHI LẬP KẾ HOẠCH 1. Tình hình hiện tại như thế nào? có những vấn đề gì ? 2. Trong số các vấn đề, những vấn đề nào được chọn là vấn đề ưu tiên giải quyết? 3. Nguyên nhân gây ra vấn đề được lựa chọn đó là gì? 4. Khi giải quyết các vấn đề ưu tiên đó phải đặt ra các mục tiêu gì? 5. Sẽ áp dụng những giải pháp nào? 6. Khi thực hiện các giải pháp đó phải thông qua các hoạt động cụ thể nào? 9 CÂU HỎI KHI LẬP KẾ HOẠCH 7- Để thực hiện các hoạt động đó cần quỹ thời gian bao nhiêu khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc? cần có các nguồn lực nào, bao nhiêu và ở đâu ? 8- Cần chuẩn bị gì để bảo vệ kế hoạch ? 9- Cần chuẩn bị gì để thực hiện kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch trong khi triển khai? LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC 1- Phân tích môi trường 2- Định hướng chiến lược. 3- Phân bổ nguồn lực. 4- Thực hiện và kiểm soát KH chiến lược 1. PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG Ma trận SWOT (Strengths, Weaknesses, Oppotunities, Threats) 2. ĐỊNH HƯỚNG CHIẾN LƯỢC - Xác định tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, nhiệm vụ. - Xác định các lĩnh vực hoạt động. - Phân tích và đánh giá danh mục các hoạt động. - Xây dựng kế hoạch cho từng các lĩnh vực. - Xây dựng lợi thế cạnh tranh thông qua các chiến lược. 3. PHÂN BỔ NGUỒN LỰC - Lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn để phân bổ nguồn lực cho thích hợp. - Quản lý sự thay đổi. - Truyền đạt các trách nhiệm và nhiệm vụ (những gì cần được hoàn thành, và kết quả việc thực hiện nhiệm vụ sẽ được đánh giá như thế nào) cho nhân viên. 4. THỰC HIỆN VÀ KIỂM SOÁT KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC - Lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn. - Tạo lập và quản lý sự thay đổi. - Gắn kết, phân công và phối hợp các nhân viên trong công việc nhằm thực hiện những mục tiêu đã được đặt ra. - Kiểm tra, theo dõi quá trình hoạt động:thiết lập hệ thống thông tin quản trị, các tiêu chuẩn đo lường, đánh giá và thu thập các thông tin nhằm xử lý điều chỉnh các hoạt động sao cho quá trình thực hiện phù hợp với mục tiêu chung. 4. THỰC HIỆN VÀ KIỂM SOÁT KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC - Lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn. - Tạo lập và quản lý sự thay đổi. - Gắn kết, phân công và phối hợp các nhân viên trong công việc nhằm thực hiện những mục tiêu đã được đặt ra. - Kiểm tra, theo dõi quá trình hoạt động:thiết lập hệ thống thông tin quản trị, các tiêu chuẩn đo lường, đánh giá và thu thập các thông tin nhằm xử lý điều chỉnh các hoạt động sao cho quá trình thực hiện phù hợp với mục tiêu chung. KHÓ KHĂN KHI THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC - Khi độ phức tạp của vấn đề cần quyết định vượt quá khả năng bao quát của người ra quyết định. - Nguồn lực cần thiết vượt quá khả năng đáp ứng. - Phải đối mặt với quá nhiều sự bất ổn. - Đối thủ cạnh tranh làm vô hiệu các chiến lược. PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC 5WH2C5M Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why) Xác định nội dung công việc 1W (what) Xác định 3W: where, when, who Xác định cách thức thực hiện 1H (how) Xác định phương pháp kiểm soát - 1C (control) Xác định phương pháp kiểm tra -1C (check) Xác định nguồn lực thực hiện 5M Man = nguồn nhân lực. Money = Tiền bạc. Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng. Machine = máy móc/công nghệ. Method = phương pháp làm việc. PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC 5M Specific - cụ thể, dễ hiểu Measurable - đo lường được Achievable - vừa sức, có thể đạt được Realistics - thực tế Timebound - có thời hạn. Xác định mục tiêu Dự án lớn  ± yếu tố thách thức C (Challenge) * 1.Specific - cụ thể, dễ hiểu Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai. Đừng nói mục tiêu là Nâng tỷ lệ tiêm ngừa Viêm gan B/24 giờ lên 90% trong năm 2012 trong khi tỷ lệ sinh tại cơ sở y tế chỉ là 70%. Hãy đặt mục tiêu là tăng tỷ lệ tiêm ngừa Viêm gan B/24 giờ lên 50% và biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa. * 2.Measurable - đo lường được Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không? Đừng ghi: “Chúng tôi sẽ triển khai các biện pháp phòng chống dịch ngay khi có thể”. Triển khai ngay các biện pháp phòng chống dịch trong vòng 24 giờ. * 3.Achievable - vừa sức. Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi. Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao. Phun hoá chất chủ động phòng SXH cho 50% xã phường của tỉnh, trong tháng 7. * 4.Realistics – Thực tế Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so với nguồn lực của cơ quan (thời gian, nhân sự, kinh phí,....). Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg/tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg/tháng, như vậy là không thực tế. Không đặt chỉ tiêu giảm 70% số mắc TCM trong tháng 8/2012 - khi số mắc tháng 7 không giảm so với tháng 6 * 5.Timebound – có thời hạn. Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn. Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác. + Vd. Phát động chiến dịch rửa tay bằng xà phòng ở tất cả các xã trong tháng 6/2012 để phòng chống Tay chân miệng + Bao nhiêu % rửa tay bằng xà phòng? S M R A T Tæ leä chuûng ngöøa VGB 24h Taêng 15% trong 1 naêm ? Theå hieän hieäu quaû döï aùn giaûm maéc Vieâm gan B 2013 Ví dụ 1 MT: Naâng tæ leä chuûng ngöøa Vieâm gan B 24h töø 50% leân 65% vaøo cuoái naêm 2013 Naâng ñeán 100%, vaøo naêm 2013, tæ leä ngöôøi söû duïng ma tuùy, hoaëc haønh ngheà maïi daâm taïi TP. BMT coù thöïc haønh tình duïc an toaøn S M R A T A Ví dụ 2 * Ví dụ 3 Ví dụ về mục tiêu SMART: 1.Xác định tỷ lệ tăng huyết áp ở người dân trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk trong năm 2012 2. Xác định tỷ lệ mắc mới ung thư cổ tử cung của người dân trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk trong năm 2012 * Ví dụ 4 1. Xác định tỷ lệ tiêm VAT đầy đủ của các bà mẹ dân tộc thiểu số, ở tỉnh Đắk Lắk trong năm 2012. 2. Xác định tỷ lệ đẻ sạch của các bà mẹ dân tộc thiểu số (sinh con ở cơ sở y tế, và đẻ ở nhà do cán bộ y tế đỡ), ở tỉnh Đắk Lắk trong năm 2012. * Tỷ lệ tiêm chủng trẻ em trên 95% Tỷ lệ đẻ tại cơ sở y tế, do CBYT đỡ trên 90% Tỷ lệ tiêm UV2+ đạt tỷ lệ cao trên 95% Lý Thuyết Thực tế Kiểm tra Sẹo BCG Tỷ lệ tiêm phòng viêm gan B trong 24 giờ đầu Tỷ lệ tiêm UV2+ ở các vùng đồng bào DTTS thấp * Kế hoạch thực hiện mục tiêu (gantt) Phân Tích Vấn Đề Tæ leä tieâu chaûy naëng ôû treû em cao Khoâng cho uoáng ORS Khoâng coù ORS ORS ñaét ORS khoù tìm ORS khoù uoáng Pha ORS khoâng ñuùng Khoâng bieát ORS Hoïc vaán meï keùm GDSK chöa toát Treû SDD Ngheøo Meï baän roän Ñoäng vieân giaùm saùt keùm Thieáu CTV Khoâng bieát caùch pha ORS Can thiệp vào nguyên nhân nào ? Cây Vấn Đề Tæ leä TC naëng ôû treû em cao Khoâng cho uoáng ORS Khoâng coù ORS ORS ñaét ORS khoù tìm ORS khoù uoáng Pha ORS sai Khoâng bieát ORS Hoïc vaán meï keùm GDSK chöa toát Treû SDD Ngheøo Meï baän roän Ñoäng vieân giaùm saùt keùm Thieáu CTV Khoâng bieát caùch pha ORS Cây Vấn Đề Tæ leä TC naëng ôû treû em cao Khoâng cho uoáng ORS Khoâng coù ORS ORS ñaét ORS khoù tìm ORS khoù uoáng Pha ORS sai Khoâng bieát ORS Hoïc vaán meï keùm GDSK chöa toát Treû SDD Ngheøo Meï baän roän Ñoäng vieân giaùm saùt keùm Thieáu CTV Khoâng bieát caùch pha ORS Cây Vấn Đề Can Thiệp Cây Vấn Đề Can Thiệp Tæ leä TC naëng ôû treû em cao Khoâng cho uoáng ORS Pha ORS sai Khoâng bieát ORS GDSK chöa toát Ñoäng vieân giaùm saùt keùm Thieáu CTV Khoâng bieát caùch pha ORS Bieát caùch pha ORS Cho uoáng ORS Bieát ORS Pha ñuùng Ñuû CTV Ñoäng vieân giaùm saùt toát GDSK toát hôn Tæ leä TC naëng ôû treû em giaûm Thành Tựu Mong Đợi * Trong công việc, người lãnh đạo cao nhất là người duy nhất có thể sữa chữa lại những vấn đề trong công tác tổ chức quản lý. Prof. Edwards Deming (1900 – 1993) * Xin chân thành cám ơn Email: quangtri71@gmail.com Tel: 0935 29 87 88