Tổng quan về quản trị dự án

Dự án là một tập hợp có tổ chức của các hoạt động và các quy trình đã được tạo ra để thực hiện các mục tiêu riêng biệt trong các giới hạn về nguồn lực, ngân sách và các kỳ hạn đã được xác lập trước.  Một dự án là một nỗ lực tạm thời để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả đặc biệt.

pdf22 trang | Chia sẻ: haohao89 | Lượt xem: 1926 | Lượt tải: 1download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Tổng quan về quản trị dự án, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
11 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN 1. Một số khái niệm cơ bản 2. Quản trị dự án 2 1. Một số khái niệm cơ bản a. Tổng quan b. Tính chất của dự án c. Chu kỳ của dự án d. Các bên liên quan ñến dự án 23 1. Một số khái niệm cơ bản a/ Tổng quan  Dự án là một tập hợp có tổ chức của các hoạt ñộng và các quy trình ñã ñược tạo ra ñể thực hiện các mục tiêu riêng biệt trong các giới hạn về nguồn lực, ngân sách và các kỳ hạn ñã ñược xác lập trước.  Một dự án là một nỗ lực tạm thời ñể tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả ñặc biệt. 4 1. Một số khái niệm cơ bản a/ Tổng quan  Dự án sử dụng một nguồn lực về thời gian, con người, máy móc, thiết bị phải hứa hẹn một lợi ích cụ thể về kinh tế, xã hội.  Quy mô dự án ñược giới hạn căn cứ trên việc xác ñịnh các công việc chỉ thuộc về một dự án. Quy mô của dự án càng nhỏ, khả năng thành công của dự án càng cao. 35 1. Một số khái niệm cơ bản b/ Tính chất của dự án  D án có nhiu mc tiêu: Dự án là họat ñộng có mục ñích hay còn gọi là những mục tiêu mà nhà ñầu tư mong ñợi. ðể ñạt ñược mục ñích cuối cùng, người ta cần chia ra các mục tiêu cho từng giai ñoạn. Các mục tiêu này cần ñược ño lường , khả thi và có thời hạn nhất ñịnh.  Tính tm thi: Dự án ñược xây dựng trong thời gian xác ñịnh, nó chu kỳ sống, có ñiểm xuất phát và ñích ñến cụ thể. 6 1. Một số khái niệm cơ bản b/ Tính chất của dự án  Tính duy nht và ñc thù: Mỗi dự án là duy nhất và có những yếu tố ñặc thù so với những dự án khác. Cho từng dự án phải ñược cân nhắc, thiết kế kỹ thuật cụ thể. ðối với những dự án mang tính tương tự, cần cân nhắc kỹ lưỡng.  Tính r i ro: Các dự án thường có hạn chế về thời gian, nguồn lực... cho nên dự án luôn ñi kèm với nhiều rủi ro, có nhiều yếu tố biến ñộng và chịu nhiều sức ép của môi trường như kinh tế, xã hội, luật pháp… 47 1. Một số khái niệm cơ bản b/ Tính chất của dự án  Tính ña ngành: Dự án phát triển trong nhiều ngành nghề khác nhau.  Tính ph thu c và xung ñ t: Một dự án có mối quan hệ tác ñộng qua lại và mâu thuẫn với các yếu tố bên ngoài và cả bên trong dự án. Dự án có tác ñộng ñến nhiều ñối tượng khác nhau, quyền hạn khác nhau do vậy dự án thường chứa ñựng những xung ñột. 8 1. Một số khái niệm cơ bản c/ Chu kỳ của dự án  Là thời kỳ mà dự án phải trải qua.  Hầu hết các dự án ñều có các thời ñiểm từ khi có ý ñịnh ñầu tư cho ñến khi kết thúc. 59 1. Một số khái niệm cơ bản c/ Chu kỳ của dự án 10 1. Một số khái niệm cơ bản c/ Chu kỳ của dự án  Hình thành d án: – Cần sự nỗ lực lớn lập kế hoạch và xác ñịnh các nguồn lực ban ñầu. – Giai ñoạn này diễn tiến khá chậm do phải thực hiện các công việc thẩm ñịnh, lập dự án, xác ñịnh mục tiêu… 611 1. Một số khái niệm cơ bản c/ Chu kỳ của dự án  Giai ñon phát tri n có tốc ñộ nhanh.  Giai ñon k t thúc ñể hoàn thành những nhiệm vụ cuối cùng. Trong nhiều trường hợp, giai ñoạn này thường bị kéo dài thời gian mà nguyên nhân là do nhiều yếu tố tác ñộng làm dự án không chạy ñúng tiến ñộ. 12 1. Một số khái niệm cơ bản d/ Các bên liên quan ñến dự án  Một dự án có nhiều ñối tượng tham gia thực hiện.  Mỗi ñối tượng có vai trò, quyền hạn, lợi ích khác nhau.  ðể ñảm bảo dự án thành công cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan.  Một số ñối tượng có thể là: 713 1. Một số khái niệm cơ bản d/ Các bên liên quan ñến dự án  Khách hàng: Là nhà ñầu tư. Khách hàng của dự án (là người ñặt hàng xây dựng, thực hiện, quản lý một dự án) khác với khách hàng của sản phẩm dự án (sử dụng sản phẩm do dự án tạo ra). 14 1. Một số khái niệm cơ bản d/ Các bên liên quan ñến dự án  Khách hàng có thể là một cá nhân, tổ chức tư nhân, tổ chức thuộc chính phủ, phi chính phủ. Yêu cầu và sự giám sát của khách hàng có ảnh hưởng tới quy cách và chất lượng sản phẩm. 815 1. Một số khái niệm cơ bản d/ Các bên liên quan ñến dự án  Ng i ñ c y quyn (người tiếp nhận dự án) là người tiếp nhận dự án ñể thực hiện dự án nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Trong suốt quá trình quản trị dự án từ giai ñọan bắt ñầu, lập kế hoạch, thực hiện ñến khi kết thúc, người ủy quyền luôn giữ vai trò chủ ñạo  lựa chọn người ñược ủy quyền là việc quan trong và mang tính quyết ñịnh ñến thành công của dự án. 16 1. Một số khái niệm cơ bản d/ Các bên liên quan ñến dự án  Bên cung ng: Có trách nhiệm cung ứng các loại vật tư, thiết bị, máy móc hoặc nhà cung cấp trong các hợp ñồng thầu chính, thầu phụ của dự án. Bên cung ứng phải ñảm bảo việc cung ứng ñúng tiến ñộ, số lượng, chủng loại. 917 1. Một số khái niệm cơ bản d/ Các bên liên quan ñến dự án  T chc tài tr vn: Bao gồm ngân hàng, quỹ tín dụng, quỹ ñầu tư, quỹ xã hội,…  Cơ quan qun lý nhà n c: ðể thống nhất và ñảm bảo dự án ñi ñúng mục ñích và ñạt ñược mục tiêu thì cần có cơ quan quản lý ñể giám sát một cách toàn diện, có khoa học theo hệ thống chính sách, pháp luật. 18 2. Quản trị dự án a/ Tổng quan b/ Các mục tiêu của QTDA c/ Vai trò của quản trị dự án d/ Các quá trình của quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA f/ Các giai ñoạn của QTDA 10 19 2. Quản trị dự án a/ Tổng quan  Là việc ứng dụng các kiến thức, kỹ năng vào các họat ñộng dự án ñể ñảm bảo các mục tiêu ñặt ra.  Quản trị dự án bao gồm các công việc lập kế hoạch, ñiều phối và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm ñảm bảo dự án hoàn thành ñúng thời hạn với các yêu cầu về kỹ thuật và chất lượng ñã ñược ñặt ra. 20 2. Quản trị dự án b/ Các mục tiêu của QTDA 11 21 2. Quản trị dự án c/ Vai trò của quản trị dự án  Giúp tổ chức cơ cấu quản trị, tăng cường các hoạt ñộng lập kế hoạch, ñiều hành, kiểm soát và ra quyết ñịnh kịp thời.  Liên kết các họat ñộng và công việc của dự án, tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên tham gia dự án..  Sớm phát hiện những khó khăn vướng mắc nảy sinh và ñiều chỉnh kịp thời. 22 2. Quản trị dự án d/ Các quá trình của quản trị dự án  Bao gồm ba giai ñoạn là (i) lập kế hoạch (ii) ñiều phối (iii) giám sát dự án.  Nội dung chủ yếu là quản trị tiến ñộ thời gian, chi phí thực hiện dự án. 12 23 2. Quản trị dự án d/ Các quá trình của quản trị dự án 24 2. Quản trị dự án d/ Các quá trình của quản trị dự án  Lp k hoch: Là quá trình xây dựng mục tiêu, xác ñịnh những công việc cần làm, nguồn lực cần thiết ñể thực hiện.  ðiu phi thc hin: Là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm vốn, lao ñộng, thiết bị và quản trị tiến ñộ thời gian. 13 25 2. Quản trị dự án d/ Các quá trình của quản trị dự án  Giám sát: là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành dự án và giải quyết những vấn ñề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng.. 26 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA  Qun lý vĩ mô ñi vi d án – Quản lý vĩ mô (quản lý Nhà nước) ñối với dự án gồm các biện pháp vĩ mô tác ñộng ñến các yếu tố của quá trình hình thành, hoạt ñộng và kết thúc dự án. – Trong quá trình thực hiện cần theo dõi chặt chẽ, ñịnh hướng và chi phối hoạt ñộng của dự án nhằm ñảm bảo dự án ñóng vai trò tích cực vào sự phát triển kinh tế, xã hội. 14 27 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA  Qun lý vĩ mô ñi vi d án – Những công cụ quản lý vĩ mô bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách về tài chính tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách ñầu tư, ưu ñãi ñầu tư, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, bảo hiểm,… 28 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA  Qun l ý vi mô – Là quá trình quản lý các hoạt ñộng cụ thể của dự án như lập kế hoạch, ñiều phối, kiểm soát các hoạt ñộng dự án. – Trong từng giai ñoạn, quản trị dự án ñều gắn ba mục tiêu là: thời gian, chi phí, kết quả hoàn thành. 15 29 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA  Lp k hoch tng quan Tổ chức dự án theo một trình tự logic, chi tiết hóa các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và hoạch ñịnh chương trình ñể thực hiện các công việc ñó. 30 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA  Qun tr phm vi Là việc xác ñịnh, giám sát thực hiện mục tiêu dự án. Xác ñịnh công việc nào thuộc phạm vi dự án và cần phải thực hiện, công viện nào nằm ngoài dự án. 16 31 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA  Qun tr thi gian: Thời gian là yếu tố thường làm cho dự án bị thay ñổi. Quản trị thời gian ñể hạn chế sự thay ñổi của yếu tố này so với mục tiêu ñặt ra. – Lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến ñộ thời gian nhằm ñảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. – Cần chỉ ra mỗi công việc kéo dài trong bao lâu, khi nào bắt ñầu, khi nào kết thúc. 32 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA  Qun tr chi phí Dự toán chi phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến ñộ cho từng công việc và cho toàn dự án. Phân tích số liệu và báo cáo chi phí. 17 33 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA  Qun tr cht l ng Là quá trình triển khai giám sát tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, ñảm bảo chất lượng ñúng so với yêu cầu ñặt ra. 34 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA  Qun tr nhân s – Nhân sự ñóng vai trò quan trọng trong mọi dự án do vậy cần lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp và phân công trách nhiệm rõ ràng trong thực hiện mỗi dự án. – Quản trị nhân sự là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào dự án. 18 35 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA  Qun tr thông tin Phân phối thông tin ñúng ñối tượng. ðảm bảo dòng thông tin thông suốt, nhanh và chính xác… 36 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA  Qun tr r i ro: – Dự án có ñộ bất ñịnh cao trong công tác lập kế hoạch, dự toán so với thực tế trong sự thay ñổi về công nghệ, thay ñổi cơ cấu tổ chức,… do vậy thường chú ý ñến vấn ñề rủi ro một các thường xuyên. – Quản trị rủi ro nhằm lượng hóa mức ñộ rủi ro và có kế hoạch ñối phó cũng như quản trị cho từng loại rủi ro… 19 37 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA  Qun tr hp ñng và hot ñ ng mua bán: Là quá trình lựa chọn, thương lượng, quản trị các hợp ñồng và ñiều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ theo ñúng quy tắc của dự án. 38 2. Quản trị dự án f/ Các giai ñoạn của QTDA Giai ñoạn khởi ñầu Giai ñoạn hoạch ñịnh Giai ñoạn thực hiện Giai ñoạn kết thúc 20 39 2. Quản trị dự án f/ Các giai ñoạn của QTDA  Giai ñon khi ñu – Ý tưởng dự án bắt ñầu ñược ñịnh hình và phát triển. – Cần vẽ ra bức tranh tổng thể. – Giai ñoạn này cần tập hợp số liệu, xác ñịnh nhu cầu, dự toán nguồn lực, so sánh và lựa chọn dự án, ñánh giá rủi ro... 40 2. Quản trị dự án f/ Các giai ñoạn của QTDA  Giai ñon hoch ñnh – Cần xem xét một cách một cách chi tiết việc thực hiện dự án. – Lập kế hoạch, lập nhóm dự án, cấu trúc tổ chức dự án, chi phí và dự báo dòng tiền ñể thực hiện dự án,... – Giai ñoạn này chứa nhiều yếu tố phức tạp và có ảnh hưởng lớn vì sự thành công của dự án phụ thuộc nhiều vào việc thiết kế và công tác chuẩn bị. 21 41 2. Quản trị dự án f/ Các giai ñoạn của QTDA  Giai ñon thc hin: – Là giai ñoạn quản trị thực hiện dự án bao gồm các công việc xây dựng nhà xưởng, lựa chọn công cụ, mua sắm thiết bị,... – Giai ñọan này cần nhiều thời gian và nguồn lực. – Những vấn ñề cần xem xét: yêu cầu kỹ thuật cụ thể, so sánh ñánh giá lựa chọn công cụ, thiết bị, kỹ thuật lắp ráp,... 42 2. Quản trị dự án f/ Các giai ñoạn của QTDA  Giai ñon k t thúc Thực hiện những công việc còn lại, hoàn chỉnh hồ sơ, bàn giao công trình, những tài liệu có liên quan, thanh quyết toán, ñánh giá dự án, giải phóng nguồn lực,... 22 43