Ứng dụng Office 365 để nâng cao hiệu quả dạy và học trong môi trường học tập E-learning

19 ỨNG DỤNG OFFICE 365 ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ DẠY VÀ HỌC TRONG MÔI TRƯỜNG HỌC TẬP E-LEARNING Cao Thị Thu Hương Lê Thi ̣ Hoài Thu Đặng Đình Hải Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Tóm tắt Ngày nay, sự phát triển của khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đã đem lại những ứng dụng quan trọng trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Không gian học tập được mở rộng, công cụ truy cập thông tin và phương pháp tiếp thu kiến thức không ngừng được cải tiến, đem lại cho người học những cơ hội khám phá và học hỏi không ngừng trong một thế giới mà tri thức trở thành nền tảng của sự thành công. E- Learning là một phương thức tích hợp của công nghệ thông tin và giáo dục - đào tạo và được đánh giá là xu thế tất yếu của nền kinh tế tri thức. Bài viết này đề câp̣ đến các ứng dụng của bộ Office 365 trong việc nâng cao hiệu quả giảng dạy, học tập và cộng tác trong môi trường E-Learning taị Trường Đaị hoc̣ Kinh tế Quốc dân. Từ khóa: E-Learning, Office 365, đào tạo trực tuyến 1. Giới thiệu E-Learning Ngày nay, công nghệ thông tin đang ở giai đoạn bùng nổ về ứng dụng cũng như những tiện ích. Là môṭ quốc gia có tốc đô ̣ phát triển công nghê ̣ thông tin khá nhanh trong khu vưc̣ và trên thế giới, taị Viêṭ Nam những năm gần đây, xu hướng đào tạo trực tuyến đa ̃ra đời và phát triển rất maṇh me.̃ Đào tạo trực tuyến hay còn gọi là E-Learning là một thuật ngữ dùng để chỉ việc dạy và học, nghiên cứu, trao đổi, tìm kiếm... dựa vào công nghệ thông tin và truyền thông. E-Learning phát triển taị Viêṭ Nam đa ̃mang laị môṭ phương thức đào taọ mới mẻ và hiêụ quả trong bối cảnh giáo duc̣ đang chiụ nhiều áp lưc̣ thay đổi. Hầu hết các trường đaị hoc̣ hàng đầu đều triển khai phương thức đào taọ này. E-Learning hiện nay được đánh giá cao bởi sức mạnh, tính linh hoạt và sự hiệu quả cho người dùng. E-Learning bổ sung rất tốt cho phương pháp học truyền thống do nó có tính tương tác cao dựa trên truyền thông đa phương tiêṇ, tạo điều kiện cho người học trao đổi thông tin dễ dàng hơn, cũng như đưa ra nội dung học tập phù hợp với khả năng và sở thích của từng người. Việc áp dụng sức mạnh trực tuyến sẽ giúp cộng đồng có cơ hội tiếp cận tối đa với tri thức nhân loaị và thế giới khoa hoc̣ hiêṇ taị. Ngoài ra, nó còn tạo ra nhiều cơ hội để cho mọi người có thể tham gia học tập mọi lúc mọi nơi, theo tiến trình phát triển của công nghệ thông tin. Từ đó có thể thấy, 20 phương thức đào taọ này đang được đánh giá là xu thế tất yếu của nền kinh tế tri thức, và cần thiết phải đươc̣ mở rôṇg và phát triển hiêụ quả hơn nữa. 2. Trường Đaị hoc̣ Kinh tế Quốc dân và muc̣ tiêu ứng duṇg công nghê ̣ thông tin trong nhà trường Trường Đaị hoc̣ Kinh tế Quốc dân (KTQD) là trường đại học hàng đầu về kinh tế, quản lý và quản trị kinh doanh trong hệ thống các trường đại học của Việt Nam. Trong bối cảnh giáo duc̣ quốc gia có nhiều thay đổi, Trường KTQD đa ̃đăṭ ra muc̣ tiêu phấn đấu phát triển thành trường đại học định hướng nghiên cứu, trường đại học đa ngành có uy tín, đạt chất lượng đẳng cấp khu vực và quốc tế trong lĩnh vực kinh tế, quản lý, quản trị kinh doanh và một số lĩnh vực mũi nhọn khác. Để đaṭ đươc̣ muc̣ tiêu dài haṇ này, Đaị hoc̣ KTQD đã đầu tư rất nhiều ngân sách nhà trường để nâng cao chất lươṇg daỵ hoc̣, nghiên cứu taị trường trong đó có nâng cấp hê ̣ thống công nghê ̣thông tin trong trường ngày càng hiêṇ đaị và hoàn thiêṇ, hỗ trơ ̣ tối đa cho các hoaṭ đôṇg của Trường. Trong năm hoc̣ 2017 - 2018, môṭ trong các nhiêṃ vu ̣troṇg tâm đươc̣ lañh đaọ nhà trường quyết tâm thưc̣ hiêṇ là duy trì đầu tư, tăng cường phát triển các ứng duṇg công nghê ̣thông tin trong hoaṭ đôṇg đào taọ, nghiên cứu và quản tri ̣của Trường. Rất nhiều các giải pháp công nghê ̣ thông tin đã đươc̣ ứng duṇg và phát huy hiêụ quả trong công tác đào taọ và quản tri ̣ hoaṭ đôṇg taị Trường. Gần đây nhất, hê ̣ thống Office 365 đa ̃đươc̣ Nhà trường triển khai trong hoaṭ đôṇg quản tri ̣taị Trường. Tuy nhiên, các tińh năng cốt lõi của hê ̣ thống Office 365 không chỉ đươc̣ ứng duṇg trong quản lí tổ chức mà có thể hỗ trơ ̣ rất hiêụ quả trong hoaṭ đông giảng daỵ taị Trường, đăc̣ biêṭ trong liñh vưc̣ đào taọ trưc̣ tuyến, đang đươc̣ các Trường đẩy maṇh. Bài viết này tâp̣ trung đề câp̣ đến khía caṇh tính năng chuyên sâu của hê ̣thống Office 365 trong viêc̣ ứng duṇg đào taọ E-Learning. 3. Ứng dụng bộ Office 365 để nâng cao hiệu quả dạy và học trên hê ̣thống NEU EDUTOP Microsoft Office 365 là một dịch vụ điện toán đám mây của Microsoft, cung cấp một bộ sản phẩm các ứng dụng như Exchange Online, SharePoint Online, Skype for Business. Microsoft Office 365 ngoài ra còn cung cấp các sản phẩm Microsoft Office như Word, Excel, PowerShell, OneNote mà người dùng có thể sử dụng trực tiếp trên trình duyệt mà không cần cài đặt Microsoft Office trên máy tính cá nhân. Với mỗi tài khoản đang sử dụng, sẽ được sử dụng bộ Office mới nhất của Microsoft bản quyền, và cài đặt được trên nhiều thiết bị cùng lúc, tối đa năm thiết bị bao gồm máy tính, điện thoại, máy tính bảng. 21 Khai thác được các các tính năng hữu ích của Office 365 sẽ giúp các giảng viên và học viên nâng cao hiệu quả trong giảng dạy và học tập trong môi trường E- Learning. Dưới đây là danh sách các ứng dụng thuộc Office 365. a. OneDrive for Business OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây có thể hoạt động trên nhiều hệ điều hành. OneDrive for Business cung cấp cho người dùng một thiết bị lưu trữ dữ liệu, hỗ trợ lưu toàn bộ hình ảnh, video và các tài liệu quan trọng tại một không gian, đồng thời có thể truy cập dữ liệu từ nhiều thiết bị như máy tính, tablet, điện thoại chạy hệ điều hành Windows, Mac, Windows Phone, iOS, Android và Xbox. Người sử dụng OneDrive có thể cộng tác trực tuyến với nhiều người cùng lúc thông qua tính năng Office Online để dễ dàng chia sẻ và làm việc cùng nhau trên Word, Excel, PowerPoint và thậm chí là OneNote Online. b. OneNote Class Notebook OneNote Class Notebook là một công cụ cho phép giáo viên dễ dàng thu thập bài tập về nhà, đưa ra các câu hỏi và các bài kiểm tra. Nó tạo ra một nơi mà sinh viên có thể nhận được phản hồi từ giáo viên, trao đổi công việc và cộng tác với các sinh viên khác. Phản hồi có thể ở dạng chữ viết (inking), văn bản, âm thanh và video. Điều này cho phép giáo viên cung cấp loại phản hồi tốt nhất cho mỗi học sinh. Nếu giáo viên chọn ghi lại một tin nhắn âm thanh để sử dụng làm phản hồi, học sinh sẽ có thể nghe được ngữ điệu của giáo viên. Ứng dụng OneNote Class Notebook được tổ chức thành ba lĩnh vực: - Sổ tay sinh viên (Student Notebook): cung cấp một không gian cá nhân cho từng sinh viên làm việc. Notebook riêng được chia sẻ giữa giảng viên và từng sinh viên. Giảng viên có thể xem và chỉnh sửa notebook của mỗi sinh viên, nhưng sinh viên chỉ thấy được phần của riêng mình. - Thư viện nội dung (Content Library): cho phép giảng viên chỉnh sửa nội dung, nhưng sinh viên chỉ có thể xem hoặc sao chép nội dung. Vùng này có thể dùng cho việc giao các bài kiểm tra, bàn giao công việc, hoặc tài liệu bài giảng khác cho sinh viên. - Không gian hợp tác (Collaboration Space): Một không gian cho bất kỳ ai trong lớp chia sẻ, tổ chức và cộng tác; cho phép cả giảng viên và sinh viên chỉnh sửa nội dung. Điều này rất tốt đối với những nhóm chia sẻ thông tin hoặc làm bài tập nhóm. Những sinh viên sử dụng tài khoản Office365 của trường sẽ tự động được thông báo khi OneNote Class Notebook được chia sẻ với họ. Giảng viên có thể thêm một nhóm section chỉ dành cho giảng viên trong notebook, là một không gian riêng mà chỉ có giảng viên thấy được hoặc tại bất kỳ thời điểm nào giảng viên có thể ngăn không cho sinh viên chỉnh sửa nội dung trong Collaboration Space. 22 c. Forms Microsoft Forms là một phần của Office 365 gồm có hai thành phần chính là Form và Quiz. Với Microsoft Forms, bạn sẽ có thể tạo ra một bài kiểm tra trực tuyến, trả lời hoặc khảo sát ngay lập tức. Chúng cho phép người dùng nhanh chóng và dễ dàng tạo ra một bài kiểm tra trực tuyến, câu hỏi hoặc khảo sát ngay lập tức. Khi người dùng tạo một bài kiểm tra hoặc biểu mẫu thì có thể mời người khác để trả lời bằng cách dùng bất kỳ trình duyệt web, thậm chí trên thiết bị di động. Khi kết quả được gửi đi, người dùng có thể dùng phân tích dữ liệu để đánh giá phản hồi. Biểu mẫu dữ liệu, chẳng hạn như kết quả bài kiểm tra, có thể dễ dàng xuất sang Excel để phân tích bổ sung hoặc phân loại. d. Teams Teams là một ứng dụng của Office 365 cho phép giảng viên, sinh viên tương tác qua tin nhắn nhanh (chat), chia sẻ file; hỗ trợ cộng tác và làm việc nhóm. e. Stream Stream là giải pháp video business của Microsoft. Nó giống như hệ thống Youtube nổi tiếng của Google. Tại giao diện Browse, người dùng có thể xem các video của mình cũng như các đồng nghiệp đã tải lên. Mỗi video cũng cho phép người dùng tương tác qua việc thích, bình luận. Người dùng có thể tìm kiếm bất kỳ video dựa theo tên video hay tên người tải lên cũng như lọc để xem được những video phù hợp mới nhu cầu khám phá. Người dùng có thể tải lên video mới, tạo kênh và nhóm. Với những thao tác cực kỳ đơn giản, nhưng nó vẫn đáp ứng được nhu cầu sử dụng hệ thống chia sẻ video trong nội bộ trường. Bạn có thể mời bạn bè, đồng nghiệp cùng sử dụng qua thao tác invite your coworked trên thanh công cụ góc phải màn hình. f. Sway Sway là một ứng dụng Office 365 giúp bạn và đồng nghiệp của bạn thể hiện ý tưởng bằng cách sử dụng một bức vẽ mang tính tương tác trên nền web. Sway là một ứng dụng Office 365 giúp người dùng dễ dàng tạo và chia sẻ báo cáo, tài liệu trình bày tương tác và nhiều nội dung khác. Nó giống như một công cụ thu gọn của PowerPoint và sử dụng online. Đây là một cách mới cho giảng viên và sinh viên cộng tác, tạo, xuất bản và trình bày một cách diễn đạt trực quan trên web dựa trên các ý tưởng ngay từ điện thoại hoặc trình duyệt. Công cụ thiết kế của Sway giúp người dùng nhanh chóng và dễ dàng tạo ra các thiết kế chuyên nghiệp, theo định dạng trực tuyến mang tính tương tác và đẹp mắt từ hình ảnh, văn bản, tài liệu, video, g. Planner Planner là một ứng dụng của Microsoft cho phép tạo các kế hoạch, nhiệm vụ và gán tới người thực hiện. 23 Cộng tác hiệu quả trên các dự án bằng cách sử dụng Microsoft Planner, ứng dụng này sẽ đem tới một cách thức sắp xếp công việc nhóm mang tính trực quan cao và đơn giản cho mọi người. Với Planner được cài đặt trên PC, máy Mac hoặc thiết bị di động, nhóm thành viên có thể: Tạo kế hoạch mới, sắp xếp và giao các nhiệm vụ, chia sẻ tệp, trò chuyện về những việc nhóm đang làm, duy trì theo dõi tiến độ của nhóm và luôn được cập nhật về công việc - từ mọi nơi, trên mọi thiết bị. h. Yammer Yammer là một mạng xã hội được cung cấp bởi Microsoft dành riêng cho các doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức (Sau khi đăng nhập vào Yammer, tất cả thành viên trong tổ chức mặc định sẽ được mặc định trong nhóm chung là All Company). Yammer cho phép cán bộ, nhân viên giao tiếp, tương tác, chia sẻ thông tin tới cán bộ, nhân viên khác trong doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức. Tính năng Message giúp cho cán bộ, giảng viên và sinh viên trong nhà trường có thể gửi tin nhắn, tương tác trao đổi thông tin trực tiếp với nhau hoặc với một group. Tính năng khen ngợi (Praise) tạo một sự kiện khen thưởng, tuyên dương những cán bộ, nhân viên, sinh viên có thành tích và đóng góp xuất xắc. 4. Kết luận Đào tạo trực truyến đã xuất hiêṇ từ khá lâu, tuy nhiên, trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0 hiêṇ nay, hình thức này càng có cơ hôị để phát huy những lơị thế của mình. Môi trường hoc̣ tâp̣ E-Learning với nhiều ưu điểm vượt trội trong đào tạo đã làm thay đổi mạnh mẽ quá trình tự học do khả năng cá nhân hóa cũng như đáp ứng hiệu quả các hoạt động học tập của người học. Bên caṇh đó, cùng với sự phát triển của các thiết bi ̣ công nghê,̣ việc xây dựng môi trường học tập trực tuyến hiện đại, các nội dung giảng dạy trực tuyến sẽ được thiết kế và phát triển theo hướng ngày càng tiếp cận gần hơn với người học. Người học có thể khai thác nội dung học tập trực tuyến từ thiết bị di động, hay học tập trong mô hình trường đại học ảo Đó là xu hướng tất yếu mà các trường đaị hoc̣ đều phải chú ý tới. Trong bối cảnh đó, viêc̣ hiểu biết thêm về các công cu ̣hỗ trơ ̣cho quá trình giảng daỵ và hoc̣ tâp̣ trưc̣ tuyến (như Office 365) không chỉ mang laị lơị ích cho những người tham gia trưc̣ tiếp vào quá trình giảng daỵ, như là giảng viên và sinh viên, mà còn là nhiêṃ vu ̣ của những nhà quản lí trường đaị hoc̣ cũng như các chuyên gia hoac̣h điṇh chiến lươc̣ trong giáo duc̣. 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Lê Trung Thành (2015), Giáo trình Nhập môn Internet và E-Learning, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân. 2. Website: https://www.neu.edu.vn 3. Website: https://www.microsoft.com