Văn hóa ứng xử với sự kiện và tổ chức sự kiện

TAÏP CHÍ KHOA HOÏC ÑAÏI HOÏC SAØI GOØN Soá 25 - Thaùng 12/2014 85 VĂN HÓA ỨNG XỬ VỚI SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRƯƠNG THỊ BÍCH TIÊN(*) TÓM TẮT Từ trước đến nay, nhiều người vẫn xem hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc thuần túy kinh tế, nhưng thực chất đây lại là một hoạt động mang tính văn hóa rất sâu sắc. Đối với hoạt động tổ chức sự kiện, văn hóa là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại. Trên cơ sở hiểu rõ các nền văn hóa, các vùng - miền văn hóa khác nhau, những nhà tổ chức sự kiện sẽ thiết kế những chương trình phù hợp với tâm lý và truyền thống văn hóa của người tham dự, tạo nên hiệu quả tối ưu cho công việc. Như vậy, nếu chúng ta quan tâm đúng mức đến những khía cạnh văn hóa trong những hoạt động tổ chức sự kiện sẽ giúp chúng ta có cái nhìn đúng đắn hơn về giá trị của sự kiện và tổ chức sự kiện. Từ khóa: văn hóa, tổ chức sự kiện, hoạt động tổ chức sự kiện ABSTRACT The event management is traditionally regarded as a pure business. In fact they are characterized with deeply cultural aspect. Culture is one of the most important. Factors deciding the success or failure of an event management. Basing on the understanding of different culture backgrounds and regional cultures, the event organizers will design plans suitably with psychology and cultural tradition of the participants which will bring about the best effects. Consequently, if a due attention is paid for cultural aspects in event activities, we will have an overall value of such event and event management. Keywords: culture, event management, event activity 1. VAI TRÒ VÀ VỊ TRÍ CỦA HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN (*) Xét trên lĩnh vực kinh tế, vai trò của ngành tổ chức sự kiện đối với sự phát triển của một quốc gia là khá quan trọng. Những sự kiện như tổ chức giới thiệu mô hình đầu tư, tổ chức công bố chính sách của chính phủ đối với các doanh nghiệp và mời gọi các doanh nghiệp nước ngoài vào đầu tư hoặc những sự kiện như thành lập công ty, giới thiệu sản phẩm mới, tổ chức lễ ký kết hợp đồng giữa các đối tác quan trọng hoặc (*)ThS, Trường Đại học KHXH&NV - ĐHQG TP.HCM, Giám đốc Công ty tổ chức sự kiện Serenade. giữa các chính phủ, hay thậm chí là việc khánh thành một tòa nhà mới, giới thiệu một hệ thống dây chuyền sản xuất mới hay những buổi tiệc cuối năm nhằm để khích lệ nhân viên và tôn vinh khách hàng... tất cả cũng đều phải nhờ các công ty tổ chức sự kiện đứng ra bao thầu tổ chức. Thật sự, nếu xã hội càng phát triển, càng năng động thì vai trò của vấn đề tổ chức sự kiện càng quan trọng, từ việc đăng quang của Tổng thống Barak Obama của Mỹ cho đến việc khánh thành nhà máy lọc dầu Dung Quất tại Quảng Ngãi - Việt Nam... tất cả đều chính là những sự kiện đã được chuẩn bị kỷ lưỡng và tổ chức thật chu đáo. Xét về phương diện chính trị thì vai trò ́ ̣ 86 của tổ chức sự kiện trong xã hội lại càng quan trọng. Trong lĩnh vực này, có rất nhiều điều tế nhị và phức tạp. Có những sự kiện được nhà nước tổ chức nhằm để tuyên truyền một chính sách gì đó, nhưng cũng có những sự kiện được tổ chức nhằm để đánh lạc hướng dư luận, khiến cho dư luận không còn quan tâm đến những thực tế đang diễn ra trên đất nước họ. Bậc thầy trong việc tổ chức những sự kiện xảo trá nhằm để che đậy sự thất bại và động viên quần chúng chính là Hitle. Ông ta đã từng tổ chức nhiều sự kiện rầm rộ trên đường phố nhằm để lôi kéo nhân dân Đức. Khi tin từ khắp các mặt trận dồn dập đưa về báo rõ sự thất bại toàn diện và sự tan rã không thể tránh khỏi của đế chế Quốc xã, Hitle lại càng tăng cường tổ chức nhiều sự kiện ăn mừng chiến thắng hơn nữa. Hitle đã viết về những việc này như sau: “Những cuộc biểu tình khổng lồ của quần chúng, những cuộc diễu hành tập trung hàng trăm ngàn người khiến cho cá nhân đơn độc nhỏ bé hãnh diện tin tưởng rằng: mặc dầu họ chỉ là thân sâu bọ, nhưng họ vẫn là thành phần của một con rồng lớn, và con rồng này một ngày kia sẽ phun lửa đốt cháy thành tro bụi cái thế giới đáng ghét và lúc đó chế độ độc tài của ta sẽ ca bài ca chiến thắng cuối cùng” [Brown Robert 1970: 241-242]. Trong tác phẩm Events design and experience (Tổ chức sự kiện và kinh nghiệm), Graham Berridge (2006) đã cho rằng “tổ chức sự kiện là quá trình mà qua đó một sự kiện được lên kế hoạch, được chuẩn bị và tạo ra Công việc của nhà tổ chức sự kiện là quan sát và sắp xếp mỗi khía cạnh của sự kiện, bao gồm nghiên cứu, lên kế hoạch tổ chức, thực hiện, kiểm soát và đánh giá những hoạt động của sự kiện” [Graham Berridge 2006: 10]. Có thể nói, tổ chức sự kiện chính là một ngành nghề kết hợp giữa sự chính xác cao độ của khoa học và tính lãng mạn của nghệ thuật. Chính vì thế, tổ chức sự kiện luôn hấp dẫn đối với những nhà doanh nghiệp, những chính trị gia, những nhà văn hóa, các nhà khoa học và thậm chí là ngay cả đối với những tu sĩ. Thực tế lịch sử đã chứng minh, đằng sau các cuộc lễ đăng quang được tổ chức trọng thể của các Giáo hoàng vào thời Trung cổ là những cuộc mặc cả đầy mờ ám, và nếu tìm hiểu lịch sử Phật giáo Tây Tạng thì người ta cũng đã nhân danh những điều thiêng liêng để tổ chức ám sát các vị Lạt Ma tối cao không tuân thủ theo sự sai bảo của các thế lực quân phiệt. Như là một điều tất yếu, tổ chức sự kiện gần như đã can dự vào mọi mặt của đời sống xã hội. Khi xã hội càng văn minh thì vai trò của tổ chức sự kiện càng được quan tâm và đánh giá cao. Tuy là một ngành nghề mang tính học thuật và nghệ thuật nhưng đôi khi ngành tổ chức sự kiện không tránh khỏi tình trạng trở thành một công cụ để phục vụ cho những mục đích và những thế lực xấu xa. Trong những trường hợp như vậy, tổ chức sự kiện đã đánh mất đi tính văn hóa của nó. Khi đó, văn hóa tổ chức của ngành tổ chức sự kiện không còn tồn tại và thay vào đó là những mưu mô được hoạch định và toan tính một cách kỷ lưỡng. Xét trên phương diện giá trị thì đây chính là những việc làm phản tiến bộ và phản văn hóa. Những việc này có thể tạo ra được những sự kiện to lớn, có thể có ảnh hưởng lâu dài trên một quốc gia hoặc một vùng lãnh thổ, nhưng xét trên khía cạnh của văn hóa, thì những việc làm ấy là phi giá trị. Nhìn chung, có những sự kiện có văn hóa và những sự kiện phi văn hóa cùng nhau đan xen tồn tại và chúng đều có những tác động nhất định đến xã hội theo 87 cách riêng của chúng. Như thế hiển nhiên chúng đều có vai trò và chức năng của riêng mình. Tuy nhiên, nếu xét theo cái nhìn văn hóa thì chỉ có những sự kiện có tính giá trị, tính lịch sử, tính tổ chức và tính nhân sinh thì mới thực sự có những đóng góp cho xã hội. Ngược lại, những sự kiện phản văn hóa, dù có được hoạch định và tổ chức quy mô đến mức độ nào đi chăng nữa thì chúng cũng không có một giá trị thực sự nào cho việc phát triển văn hóa và trên các phương diện khác của loài người. Như vậy, nếu được sử dụng đúng vào những mục đích tích cực như phát triển kinh tế, giao lưu văn hóa, hợp tác chính trị thì tổ chức sự kiện đóng vai trò như là chất xúc tác để tạo nên sự tiến bộ cho xã hội và đối với những xã hội càng phát triển thì vai trò và vị trí của tổ chức sự kiện càng trở nên quan trọng. Những sự kiện được tổ chức nhằm nhiều mục đích khác nhau, nhưng xét về cơ bản thì hầu hết các sự kiện đều được tổ chức trong môi trường tự nhiên và môi trường xã hội. Vì vậy, văn hoá ứng xử với vấn đề sự kiện và tổ chức sự kiện trong môi trường tự nhiên và xã hội là một vấn đề đáng được lưu tâm. 2. VĂN HÓA ỨNG XỬ VỚI SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG QUAN HỆ VỚI MÔI TRƯỜNG TỰ NHIÊN Môi trường tự nhiên có vị trí và vai trò quan trọng đối với đời sống xã hội, đó là một trong những nguồn lực cần thiết tạo nên sự phát triển xã hội. Hơn thế nữa, tự nhiên chính là cái nôi, là nguồn cung cấp năng lượng cho con người, vì vậy con người phải có lối ứng xử khôn ngoan và phù hợp với môi trường tự nhiên. Văn hoá ứng xử với sự kiện và tổ chức sự kiện trong môi trường tự nhiên bao gồm hai phần: văn hoá tận dụng môi trường tự nhiên và văn hoá đối phó với môi trường tự nhiên [Trần Ngọc Thêm 2006: 29]. Ví dụ điển hình cho vấn đề tận dụng môi trường tự nhiên trong văn hoá tổ chức sự kiện là việc tổ chức thi bóng chuyền nữ trên bãi biển. Cách đây hơn chục năm, vì quan niệm xã hội còn khắt khe đối với cách ăn mặc của phụ nữ nên những nhà tổ chức các sự kiện thể thao bóng chuyền nữ thường rất băn khoăn về cách ăn mặc của các vận động viên. Nếu các vận động viên ăn mặc “kín” quá, thì họ khó có thể chơi bóng chuyền một cách thoải mái, hơn nữa cũng khó mà thể hiện hết nét đẹp nữ tính, nhưng nếu ăn mặc thoải mái thì nhiều khả năng sẽ bị quy kết là gợi dục. Cuối cùng, các nhà tổ chức sự kiện nghĩ đến bãi biển. Tuy thi đấu trên bãi biển, vận động viên sẽ gặp một vài khó khăn như tốc độ di chuyển không được tốt và ánh mặt trời nhiều khi quá chói chang, nhưng bù lại, môi trường này cho phép các nữ vận động viên được mặc bikini trong quá trình thi đấu. Điều này hoàn toàn phù hợp với những quy định ngặt nghèo của ngành văn hoá, và các cán bộ quản lý của ngành này không còn có lý do gì để cấm phụ nữ mặc bikini trên bãi biển. Nhờ có sự thông minh và sáng tạo, những nhà tổ chức sự kiện đã tạo ra được một sự kiện có thể xem là gần như không thể thành hiện thực được ở Việt Nam vào những năm cuối thế kỷ hai mươi. Đối với ngành tổ chức sự kiện thì văn hóa ứng xử với môi trường tự nhiên trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra là một vấn đề đáng được lưu tâm nghiên cứu. Về văn hóa ứng xử đối với môi trường tự nhiên khi tổ chức sự kiện thì nhà tổ chức sự kiện có vai trò quyết định rất quan trọng. Nếu những người làm công tác tổ chức sự kiện hiểu biết và tôn trọng môi trường tự nhiên ́ ̣ 88 thì họ sẽ có những động thái cụ thể để bảo vệ nó, ngược lại, đối với những nhà tổ chức sự kiện mà văn hóa ứng xử với môi trường tự nhiên quá kém cỏi thì họ sẽ là những người góp phần tàn phá môi trường tự nhiên một cách nhanh chóng nhất. Môi trường tự nhiên nơi sự kiện diễn ra thường bao hàm nhiều đặc thù khác nhau của từng vùng miền. Môi trường tự nhiên có thể là không gian bãi biển, hay đồi núi hoặc là đường phố, công viên...Vì tính chất đa dạng và phức tạp của việc tổ chức sự kiện nên môi trường tự nhiên nơi sự kiện diễn ra cũng đa dạng và phong phú không kém. Văn hóa ứng xử với môi trường tự nhiên của người tổ chức sự kiện được thể hiện qua nhiều hành động cụ thể, ví dụ như tôn trọng bảo vệ và làm sạch vệ sinh môi trường sau khi sự kiện kết thúc. Đặc biệt, đối với những sự kiện dã ngoại được tổ chức ở những nơi thiên nhiên hoang dã thì những người làm công tác tổ chức sự kiện thường lưu tâm đến việc giữ nguyên hiện trạng của môi trường tự nhiên, không tàn phá bừa bãi môi trường tự nhiên để phục vụ cho công việc của mình. Trong các sự kiện dã ngoại của các tổ chức hướng đạo quốc tế, các huynh trưởng, tức là các nhà tổ chức sự kiện thường xuyên nhắc nhở các trại sinh phải bảo vệ môi trường và cảnh quan thiên nhiên. Hơn thế nữa, nếu bất đắc dĩ phải đốn cây để dựng trại qua đêm thì thông thường trước khi sự kiện kết thúc, các hướng đạo sinh thường ý thức trồng lại các cây con trước khi nhổ trại ra về. Việc ứng xử với môi trường tự nhiên của những người tham gia sự kiện và tổ chức sự kiện thể hiện được trình độ văn hóa và nhận thức của họ. Việc quan tâm bảo vệ môi trường tự nhiên được xem như là một dấu hiệu tốt, ngược lại việc ứng xử tồi tệ với môi trường tự nhiên thường bị xem là những hành động phi văn hóa và đi ngược lại những giá trị phổ quát của loài người. Những sự kiện cắm trại trên biển, những cuộc thi bóng chuyền mini trên bãi biển thường xuyên được tổ chức ở nhiều thành phố biển tại Việt Nam. Tuy nhiên, văn hóa ứng xử với môi trường tự nhiên của người tham gia sự kiện và ngay cả những người tổ chức sự kiện là điều đáng được quan tâm hơn hết. Nếu có mặt sau những sự kiện thi đấu bóng chuyền trên bãi biển Vũng Tàu thì ta mới thấy được văn hóa ứng xử với môi trường tự nhiên của người tham dự và tổ chức sự kiện thấp kém đến mức nào. Các nhà tổ chức sự kiện biết khéo léo tận dụng môi trường tự nhiên của bãi biển để tăng thêm tính nghệ thuật và hấp dẫn cho bộ môn thể thao này là một việc làm đáng khen ngợi, nhưng việc ứng phó với môi trường tự nhiên nơi đây thì thật đáng buồn. Nếu chúng ta thử một lần so sánh bộ mặt của bãi biển trước và sau khi sự kiện diễn ra, thì ta mới thấy được sự tàn phá ghê gớm môi trường tự nhiên do sự thờ ơ và vô tâm của con người. Những người tham dự sự kiện thi đấu bóng chuyền trên bãi biển thật đáng trách nhưng những người tổ chức sự kiện còn đáng trách hơn nhiều. Vấn đề thực tế là sau khi sự kiện diễn ra, bộ mặt của bãi biển tả tơi vì rác, thế nhưng, những nhà tổ chức sự kiện lại phớt lờ vì họ nghĩ rằng chẳng hơi đâu phải bận tâm đến những vấn đề vặt vãnh đó. Việc thâu lượm rác thải nhằm trả lại mỹ quan cho bãi biển đối với họ là hết sức vô ích vì họ nghĩ rằng sóng sẽ thay họ làm tốt khâu vệ sinh cuối cùng cho bãi biển. Chính những cách ứng xử kém cỏi như vậy của những người tham gia và tổ chức sự kiện đã khiến cho môi trường tự 89 nhiên bị tàn phá một cách thảm thương. Những điều đáng buồn trong văn hoá ứng xử với môi trường tự nhiên của những nhà tổ chức và những người tham gia tổ chức sự kiện đã gần như là một thông lệ tại Việt Nam. Khó ai có thể quên được những hình ảnh bẩn thỉu và nhếch nhác của cảnh quan thiên nhiên và phố phường khi lễ hội kết thúc. Những người tham dự sự kiện lễ hội thoải mái hái hoa bẻ cành và ung dung ra về, còn những nhà tổ chức sự kiện cũng nhanh chóng rút khỏi địa điểm tổ chức mà không hề cảm thấy mình cần phải có một mảy may trách nhiệm nào với việc trả lại mỹ quan cho môi trường đô thị vốn có trước kia. Có lẽ do một phần tại ý thức văn hoá của người tổ chức và tham dự sự kiện quá kém cỏi, cộng thêm với việc thiếu chặt chẽ và nghiêm minh của pháp luật đã nảy sinh ra nhiều chuyện thật khó có thể chấp nhận được. Lễ hội đền Hùng là sự kiện được nhân dân cả nước quan tâm và đã thu hút một lượng khách tham dự khổng lồ cho ngày Quốc tổ. Đây chính là lễ hội thiêng liêng của tổ quốc, thế nhưng, nếu có tham dự sự kiện lễ hội này từ khi bắt đầu đến khi kết thúc mới thấy hết được sự nguy hiểm của việc ứng xử thiếu tôn trọng với môi trường tự nhiên ở nơi chốn thiêng liêng này. Những ngày sự kiện lễ hội diễn ra, rất nhiều người Việt với đủ mọi thành phần, đủ mọi lứa tuổi, đủ mọi miền đất nước đều về tham dự lễ hội. Đây là một sự kiện lớn với hàng chục ngàn người tham gia. Vì vậy, các nhà tổ chức và những người có trách nhiệm cần phải dự trù trước mọi tình huống có thể xảy ra để có những biện pháp đối phó kịp thời và thích ứng. Ví dụ như việc dẫm đạp cây cỏ, việc hái hoa bẻ cành hay việc phóng uế bừa bãi ở môi trường tự nhiên quanh khu vực diễn ra lễ hội, tất cả cần phải được nghiêm cấm. Tuy nhiên, tại lễ hội to lớn và thiêng liêng này đã xảy ra tình trạng rất đáng buồn là lệnh cấm thì cứ cấm, nhưng người ta vẫn cứ vô tư “đi vệ sinh” một cách tự nhiên ở những nơi không dành cho việc này. Đó là vì số lượng nhà vệ sinh quá thiếu thốn so với nhu cầu của cả một biển người. Vì vậy mới nảy sinh ra nhiều tình trạng vì nhu cầu quá bức bách, nhiều người tham dự lễ hội đành phải chấp nhận xử sự kém văn hoá và phá huỷ sự trong sạch của môi trường tự nhiên. Rõ ràng, trong lễ hội đền Hùng, ban tổ chức sự kiện này đã thiếu sót trong tổ chức và phạm phải sai lầm khi quá xem nhẹ văn hoá ứng xử với môi trường tự nhiên nên người tham dự cứ xả rác vô tội vạ trong suốt kỳ diễn ra lễ hội. Như vậy, văn hoá ứng xử của những người tổ chức và tham gia sự kiện trong việc ứng xử với môi trường tự nhiên là hết sức quan trọng. Chính văn hoá ứng xử trong môi trường tự nhiên của những người này khi tham gia tổ chức sự kiện sẽ là nguyên nhân và là yếu tố cơ bản quyết định tính nhân văn của một sự kiện. Một sự kiện dù cho có được tổ chức hoành tráng thế nào đi nữa nhưng nếu phần ứng xử với môi trường tự nhiên kém cỏi thì không sớm thì muộn, sự kiện ấy cũng sẽ bị lên án, thậm chí sẽ gặp phải tẩy chay của tất cả cộng đồng, nếu như cộng đồng ấy có ý thức tương đối về những giá trị căn bản của văn hoá ứng xử. 3. VĂN HÓA ỨNG XỬ VỚI SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG QUAN HỆ VỚI KHÁCH HÀNG VÀ CƯ DÂN ĐỊA PHƯƠNG Văn hoá ứng xử với sự kiện và tổ chức sự kiện trong môi trường xã hội có thể chia làm hai phần là văn hóa ứng xử với sự kiện và tổ chức sự kiện trong quan hệ với khách ́ ̣ 90 hàng và cư dân địa phương, và văn hóa ứng xử với sự kiện và tổ chức sự kiện trong quan hệ với chính quyền địa phương. Để tổ chức một thành công một sự kiện, nhà tổ chức cần phải hiểu rõ về tâm lý, tình cảm cũng như quan niệm văn hoá và lối sống của cư dân địa phương. Sự hiểu biết về nhu cầu và tình cảm của cư dân địa phương sẽ giúp cho các nhà tổ chức sự kiện dễ dàng thiết lập được mối quan hệ tình cảm với cộng đồng cư dân nơi sự kiện diễn ra, tạo tiền đề cho sự thành công của sự kiện. Đối với những người làm công việc tổ chức sự kiện, câu nói “Nhập gia tùy tục” là rất quan trọng. Nếu như những nhà tổ chức sự kiện không hiểu hoặc cố tình không hiểu những điều căn bản đó thì chắc chắn là họ sẽ gặp rất nhiều rắc rối và khó khăn do cộng đồng cư dân địa phương mang lại. Ví dụ như khi các nhà tổ chức sự kiện muốn trình diễn một chương trình thời trang cho quí bà ở các quốc gia Hồi giáo thì các nhà tổ chức phải tìm hiểu rất kỹ lưỡng về phong tục tập quán, tâm tư tình cảm, quan niệm về cái dâm, cái đẹp của những người Hồi giáo địa phương. Nếu không tìm hiểu kỹ lưỡng về vấn đề này thì rất dễ xảy ra những xung đột và thậm chí đôi khi còn xảy ra nhiều chuyện đáng tiếc hơn như khủng bố và giết người vì sự kiện. Trong trường hợp Việt Nam, việc hiểu rõ về phong tục tập quán của cư dân từng miền, vùng khác nhau cũng rất quan trọng. Ở Việt Nam, chỉ cần đi từ tỉnh này sang tỉnh khác, vùng này sang vùng khác đã có những sự khác biệt nhất định trong suy nghĩ, văn hóa, phong cách sống, tập quán...và sự khác biệt ấy càng rõ nét hơn ở hai miền Nam, Bắc. Điều này đòi hỏi người làm công tác tổ chức sự kiện phải am hiểu và có cách hành xử phù hợp với đối tượng khách hàng của cả hai miền. Đối với những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ở cả hai miền Nam, Bắc, hầu như họ đều nhận biết rõ những điểm khác biệt này và hiểu làm thế nào để tổ chức một sự kiện phù hợp với văn hóa, tập quán, sở thích của từng vùng chứ không đơn thuần là bê y nguyên một mô hình từ miền này áp vào miền kia. Không ít công ty, cá nhân tổ chức sự kiện ở thành phố Hồ Chí Minh đã gặp phải rắc rối khi lần đầu tiên tổ chức sự kiện ở miền Bắc và ngược lại. Tuy nhiên, sau một vài lần đúc kết được kinh nghiệm, tất cả đều thấy rằng chìa khóa cốt lõi nằm ở chỗ họ phải khám phá được những điểm khác nhau về văn hóa để thực hiện cho phù hợp. Ngay cả từ khâu chuẩn bị, tổ chức đã có những điểm khác biệt đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải nắm rõ để quá trình thực hiện của mình thuận lợi hơn. Đối với việc tổ chức sự kiện, yếu tố “thiên thời, địa lợi, nhân hòa” là rất quan trọng, một sự kiện được tổ chức tốt không chỉ phụ thuộc