Bài giảng Các chức năng của quản trị

CHƯƠNG 2CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊPhần 1. Hoạch định1. Hoạch địnha. Khái niệm: Là một quá trình liên quan đến tư duy và ý chí của con người, bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và định rõ chiến lược, chính sách, thủ tục, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu.b. Phân biệtDự báoNhận định, đánh giá sự việc, hiện tượng trong tương lai.Dự báo không có hệ thống mục tiêu hay giải pháp thực hiệnKế hoạch- Sự cam kết - Tiến hành một số hoạt động chuyên biệt để đạt mục tiêu- Mang tính liên tục b. Phân biệtChính sáchLà những đường lối căn bản để hướng dẫn một đơn vị thực hiện mục tiêu chung.Chính sách chung-riêngThủ tụcLề lối, cách thức làm việc.Tuân theo tiêu chuẩn nhất định do cấp thẩm quyền quy địnhb. Chủ trương-Chương trìnhChủ trươngPhương hướng chỉ đạo hành độngRanh giới cho hành độngChương trìnhLoại tác nghiệp sắp xếp theo thời gianThực hiện nhiệm vụ nào đóHoàn thiện chủ trươngc. Các giai đoạn của việc hoạch định:*Kế hoạch chiến lượcChương trìnhHành độngKế hoạch Ngân sách123www.themegallery.comCompany Logo2. Phân loại 2.1 Hoạch định chiến lược Là một quá trình nhận xét, phân tích, đánh giá và lựa chọn các phương án khả thi nhất nhằm đạt được mục tiêu lâu dài một cách hiệu quả nhất mà doanh nghiệp đã đề ra.www.themegallery.comCompany Logo2.2 Hoạch định tác nghiệp Là triển khai các chiến lược trong những tình huống cụ thể-trong khoảng thời gian ngắn (quí, năm) và sử dụng nguồn lực hiệu quả để hoàn thành nhiệm vụ đề ra.2. Phân loại www.themegallery.comCompany Logo3. Tiến trình hoạch định chiến lượcNhận thức cơ hội-đe dọa-điểm mạnh-điểm yếu Thiết lập các mục tiêuPhát triển các tiền đề để hoạch định Xác định các phương ánSo sánh và đánh giá các phương ánLựa chọn phương ánHoạch định các kế hoạch phụ trợLượng hóa bằng hoạch định ngân quỹThực hiện chiến lược 4. Các yếu tố tác động đến việc thay đổi chiến lượcSự thay đổi cấp quản trị hay chủ sở hữuThay đổi của MTvi mô – hiệu quảThay đổi của môi trường vĩ môCác kế hoạch phụ trợTỔNG KẾT- kết quảThay đổi chiến lượcphù hợpHoạch định chiến lượcHoạch định tác nghiệpThực hiện chiến lược5.Những nguyên tắc khi hoạch địnhCơ sở cho thiết lập chiến lượcMọi thành viên thống nhấtRõ ràng, chặt chẽ khi triển khaiGắn với các hệ thống kiểm traQuản trị viên tham gia trực tiếp Xác định quyền hạn-trách nhiệmPhần 2.TỔ CHỨC1. Khái niệm tổ chức Tổ chức là một trong những chức năng quan trọng của quản trị. Nó liên quan đến việc thành lập các bộ phận trong tổ chức bao gồm các khâu (bộ phận chức năng) và các cấp (cao, trung, cơ sở) nhằm xác lập quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận để đảm bảo hoạt động trong một tổ chức.2 Nguyên tắc của tổ chức quản trịNguyên tắc:Thống nhất chỉ huyHiệu quảCân đốiLinh hoạt3 Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức 1. Mục tiêu và Chiến lược của DN2. Nguồn lực của DN3. Qui trình, bí quyết công nghệ của DN 4. Môi trường vĩ mô & vi mô của DN 5. Mức độ qui mô của DN6. Vị trí địa lý của DN7. Quan điểm và thái độ của ban lãnh đạo8. Thái độ của đội ngũ công nhân, viên chức4. Các vấn đề trong công tác tổ chức4.1 Tầm hạn quản trịLà tầm hạn kiểm soát có hiệu quả của nhà quản trị đối với nhân viên hoặc công việc. Mức độ của tầm hạn quản trị được thể hiện qua số tầng nấc trung gian mà nhà quản trị trực tiếp kiểm soát.4.2 Quyền hành trong quản trị Quyền hành là năng lực cho phép nhà quản trị yêu cầu nhân viên cấp dưới phải hành động theo chỉ đạo của mình.5. Các mô hình bộ máy tổ chức5.1 Cấu trúc đơn giản2 hay 3 cấpQuyền hạn tập trung vào một ngườiSX-KD nhỏ, lẻDN mới thành lậpChi phí thấpGọn nhẹ, nhanh chóng*GiámĐốcNV1NV2NV3NV45. Các mô hình bộ máy tổ chức5.2 Theo chức năng:Tập trung từng nhómMục tiêu, nhiệm vụ cụ thểCó riêng từng nhà quản trị chuyên mônDN vừa & nhỏGiámĐốcTàichínhKinhdoanhKỹThuậtMarkSiêuThịCửahàngĐạiLý5. Mô hình theo chức năngƯu điểmSử dụng nguồn lực hiệu quảPhát huy tài năng nhân viênNhược điểmPhân chia sâu các bộ phận chức năngMục tiêu chung DN dễ bị chi phốiKhó phối hợp, quản lý các bộ phậnKém linh hoạtKhó đào tạo quản trị cấp cao5.3 Mô hình tổ chức theo phân ngànhTheo sản phẩmXác định rõ mục tiêuNhanh, nhạyChuyên môn hóa caoSố lượng NV đôngQuản trị viên phân tán, khó phối hợpCác bộ phận dễ xảy ra mâu thuẫnGiámĐốcTàichínhSFASFBSFCKDMark5.3 Mô hình tổ chức theo phân ngànhTheo thị trườngDễ thực hiện chương trình hành độngĐào tạo nhân viên tại địa phươngDễ phối hợp các bộ phậnKhó thống nhấtYêu cầu nhiều nhà quản trị giỏiKhó ra quyết định & kiểm traGiámĐốcTàichínhHàNộiTPHCMCầnThơKDMark5.3 Mô hình tổ chức theo phân ngànhTheo khách hàngHiểu rõ khách hàngChuyên môn caoDễ mâu thuẫnKhó phối hợp các bộ phậnKhó khen thưởng, kỷ luậtGiámĐốcTàichínhGiaoNhậnBánhàngCảngVụKDMark5.4 Tổ chức hỗn hợp (phân ngành & chức năng)TTBHC-NSTTAKinhDoanhTàichínhMarkTổng giám đốcChức năng: Tài chính, kinh doanh, Mark.Phần 3. Điều khiển 1. Khái niệmLãnh đạo hay điều khiển là chức năng chung của quản trị liên quan tới các hoạt động hướng dẫn, đào tạo, đôn đốc, động viên và thúc đẩy những thành viên trong tổ chức làm việc với hiệu quả cao để đạt được mục tiêu đã được đề ra của tổ chức đó.2. Một số nguyên tắc chính về lãnh đạoMỐI QUAN HỆ GIỮA ĐỘNG CƠ THÚC ĐẨY VÀ HÀNH ĐỘNGNhững nhu cầuNhững mong muốnNhữngtrạng thái căng thẳngHành độngSự thỏa mãn2. Một số nguyên tắc chính về lãnh đạo Ủy quyền: là việc trao cho người khác quyền hạn và trách nhiệm để thực hiện một hoạt động nhất định. Quá trình ủy quyền: Xác định các kết quả mong muốnGiao nhiệm vụGiao trách nhiệm và quyền hạnKiểm tratheo dõi2. Một số nguyên tắc chính về lãnh đạoLưu ý khi ủy quyềnTôn trọng người được ủy quyềnTạo sự yên tâm Sẵn sàng giao quyền ra quyết địnhThể hiện sự tin cậySẵn sàng chấp nhận thất bạiKiểm tra tế nhị, khéo léo3. Lãnh đạo và Phong cách lãnh đạo3.1 Nhà lãnh đạo Là một thành viên của tổ chức, có trình độ chuyên môn, có kỹ năng quản lý, sử dụng tốt các nguồn lực hiện có nhắm hướng tổ chức đến mục tiêu đã đề ra, góp phần đem lại hiệu quả kinh tế cao cho tổ chức.3. Lãnh đạo và phong cách lãnh đạo3.2 Phân loại phong cách lãnh đạo Phong cách lãnh đạo quyền lực (độc đoán) Phong cách dân chủ Phong cách tự do4. Lý thuyết động viên tinh thần làm việc Lý thuyết 2 bản chất của D. Mc. Gregor:Thuyết XThuyết Y Là những người lười biếng không thích làm việc, ít tham vọng. Luôn tìm cách trốn, lảng tránh công việc.Cần giám sát chặt chẽ Coi làm việc như bản năng vui chơi giải trí. Sáng tạo khéo léo Muốn tự điều khiển và kiểm soát bản thânCon người sẽ gắn bó với tổ chức nếu được khen ngợi và động viên kịp thời. Phần 4. Kiểm tra1.Khái niệm: Kiểm tra quản trị là một nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập những tiêu chuẩn, những hệ thống phản hồi thông tin nhằm so sánh những thành tựu thực hiện với định mức đã đề ra, để đảm bảo rằng những nguồn lực đã và đang được sử dụng có hiệu quả nhất, đạt được mục tiêu của tổ chức.2. Mục đích của kiểm tra quản trị Các nguồn lực được sử dụng hữu hiệu.Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn theo thứ tự ưu tiên.Phát hiện kịp thời và nhanh chóng sửa sai..Cải tiến công việc, tiết kiệm thời gian & công sức3. Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm traBao gồm:Nội dung kiểm tra phù hợp mục đích của DN.Thừa nhận kết quả tích cực của đối tượng KTXây dựng mối quan hệ tích cực giữa 2 bênPhải đảm bảo tính khách quanPhù hợp với đặc điểm của tổ chứcKiểm tra phải tiết kiệm, hiệu quảPhải đưa ra giải pháp, hướng đến hành động4. Tiến trình kiểm tra4.1 Đối tượng kiểm tra: chiến lược, quản lý, tác nghiệp4.2 Các tiêu chuẩn kiểm tra Là cơ sở để đo lường kết quả thực hiện bằng những chỉ tiêu mang tính định lượng: Số giờ côngSố lượng hàng phế phẩmChi phí Doanh thu 4.3 Định lượng kết quả đạt đượcChỉ tiêu MarketingDoanh số bán hàngThị phầnHành vi-thái độ khách hàngKinh phí MarketingHiệu quả chiêu thị4. Tiến trình kiểm tra3. Tiến trình kiểm tra4.3 Định lượng kết quả đạt đượcChỉ tiêu nguồn nhân lựcTổng sản lượng, năng suất lao độngThời gian làm việc, đi trễ, về sớm, nghỉQuan điểm, nhận thứcTrình độ chuyên mônKết quả thực hiện công việc4. Tiến trình kiểm tra4.3 Định lượng kết quả đạt đượcChỉ tiêu sản xuấtYếu tố đầu vàoSản phẩm đầu ra: chất lượng & số lượngHiệu quả sản xuất: tiến độ sản xuất, sản phẩm hư hỏng4. Tiến trình kiểm tra4.4 Đo lường kết quả thực hiện So sánh kết quả thực hiện với những tiêu chuẩn ban đầu để kịp thời có những biện pháp sữa chữa.4. Tiến trình kiểm tra4.5 Điều chỉnh sai lệch4. Tiến trình kiểm traHoạt độngPhát hiện sai lầmSửa chữaHoạt độngSửa chữaThông tinPhản hồi4.6 Biện pháp khắc phục Sửa đổi tiêu chuẩn kiểm tra Sửa đổi mục tiêu hoạt động DN Hệ thống các nguồn lực Các chương trình hành động Các hoạt động dự phòng 4. Tiến trình kiểm tra4.7 Đánh giá & rút kinh nghiệmQuá trình kiểm traƯu & nhược của đối tượng kiểm traPhân tích những sai lầmBiện pháp khắc phục4. Tiến trình kiểm tra