Bài giảng Chương 3: Phân tích công việc

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC NỘI DUNG 3.1. Mục tiêu của phân tích công việc 3.2. Khái niệm và ý nghĩa của phân tích công việc 3.3. Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc 3.4. Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc 3.5. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc 3.6.Nội dung chính của bản mô tả và tiêu chuẩn công việc 3.7. Xu hướng phân tích công việc trong quản trị hiện đại. 3.8. Mẫu mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân viên 2TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 33.1.MỤC TIÊU PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC MỤC TIÊU 2 4 3 1 Hiểu rõ nội dung, vai trò, ý nghĩa của phân tích công việc Xây dựng được bản mô tả công việc và tiêu chuẩn nghiệp vụ nhân viên Biết được xu hướng của phân tích công việc trong quản trị nhân sự hiện đại Xác định được chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ của các phòng ban, bộ phận trong bộ máy quản lý TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 3.2.KHÁI NIỆM Là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm 1. Xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn 2. Xác định: phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần có cho công việc Mô tả công việc Tiêu chuẩn công việc • Là văn bản liệt kê: • Chức năng • Nhiệm vụ • Mối quan hệ trong công việc • Điều kiện làm việc • Yêu cầu kiểm tra, giám sát • Và các tiêu chuẩn cần đạt được trong công việc. • Là văn bản liệt kê yêu cầu về năng lực cá nhân: • Trình độ học vấn • Kinh nghiệm công tác; • Khả năng giải quyết vấn đề • Các kỹ năng • Đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc Mục đích: để hiểu được • Nội dung, • Yêu cầu công việc • Quyền hạn • Trách nhiệm khi thực hiện công việc Nhằm mục đích • Để doanh nghiệp hiểu được dạng nhân viên nào cần để thực hiện công việc tốt nhất TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 4 TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 5 Cung cấp thông tin về: 1. Yêu cầu, đặc điểm của công việc cần được tiến hành thực hiện và thực hiện như thế nào. 2. Các loại máy móc thiết bị cần cho công việc. 3. Các mối quan hệ với cấp trên và đồng nghiệp khi thực hiện công việc. Nếu không biết sẽ: 1. Không tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong DN. 2. Không thể đánh giá chính xác yêu cầu của công việc. 3. Không tuyển được nhân viên cho đúng việc. 4. Không đánh giá được đúng năng lực thực hiện công việc của nhân viên. 5. Không thể trả lương, khuyến khích kịp thời, chính xác. Ý NGHĨA Là công cụ hữu ích cho doanh nghiệp: 1. Mới thành lập 2. Cần cải tổ 3. Cần thay đổi cơ cấu tổ chức. 4. Cần tinh giản biên chế để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. LỢI ÍCH CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Tuyển dụng, chọn lựa Đào tạo, huấn luyện BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC Đánh giá nhân viên Xác định giá trị công việc Trả công, khen thưởng TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 6 73.3.NHỮNG THÔNG TIN CẦN THU THẬP TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC THÔNG TIN 2 3 4 1 5 Điều kiện làm việc: Tổ chức h.dộng của doanh nghiệp; lương bổng; khen thưởng; tầm quan trọng của công việc; điều kiện vệ sinh lao động, những rủi ro khó tránh.. Hoạt động thực tế của nhân viên: Phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức thu thập xử lý số liệu, cách thức phối hợp với nhân viên khác Phẩm chất nhân viên cần có: Học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, kỳ vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc Máy móc, thiết bị làm việc Số lượng, chủng loại, qui trình kỹ thuật và tính năng tác dụng, cách sử dụng, bảo quản.. Tiêu chuẩn mẫu công việc Bao gồm các qui định tiêu chuẩn về hành vi, tiêu chuẩn kết quả công việc TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 3. 4. N ội d u n g, t rì n h tự th ự c h iệ n Bước 1 • Xác định mục đích: để xác định hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất Bước 2 • Thu thập t.tin cơ bản sẵn có trên cơ sở các sơ đồ tổ chức, văn bản về mục đích, yêu cầu , chức năng, quyền hạn của DN và các bộ phận, hoặc bản mô tả công việc sẵn có. Bước 3 • Chọn lựa phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích nhằm tiết kiệm cho các công việc tương tự nhau. Bước 4 • Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin. Tùy theo yêu cầu công việc, mức độ chính xác của thông tin và khả năng tài chính của doanh nghiệp có thể kết hợp các phương pháp: phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát. Bước 5 • Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin. Xác định thông qua chính các nhân viên hoặc vị lãnh đạo giám sát công việc. Bước 6 • Xây dựng bản mô tả và tiêu chuẩn công việc. TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 8 TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 9 Phỏng vấn Thực hiện trực tiếp với từng nhân viên hoặc một nhóm n.viên. Sử dụng hữu hiệu để xây dựng: chuẩn mẫu đánh giá, xác định nhu cầu đào tạo và giá trị công việc. Phát hiện ra nhiều t.tin mà p.pháp khác không có. Nhược điểm: người bị p.vấn có thể cung cấp t.tin sai lệch hoặc không trả lời đầy đủ. Tốn nhiều thời gian. Chú ý: 1. Nghiên cứu để đưa ra đúng câu hỏi cần thiết. 2. Chọn người thực hiện c.việc giỏi nhất và người có khả năng mô tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực hiện c.việc tốt nhất. 3. Thiết lập mối q.hệ tốt với người bị p.vấn. và g.thích mục đích p.vấn. 4. Đặt câu hỏi rõ ràng để dễ trả lời. 5. Cơ cấu thông tin thu thập phải hợp lý. 6. K.tra lại tính chính xác của t.tin với người bị phỏng vấn. Bản câu hỏi Là p.pháp hữu hiệu để thu thập t.tin. Tìm được thông tin cơ bản, đặc trưng về công việc trong DN. T.Tin cung cấp nhanh hơn và dễ thực hiện hơn p.vấn. Chú ý: 1. Cấu trúc câu hỏi ngắn gọn, xoay quanh trọng tâm. 2. Cách thức đặt câu hỏi. Đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và có thể trả lời ngắn gọn. 3. Nơi thực hiện. Nên để tại nơi làm việc, thực hiện trong giờ làm việc để có tính chính xác và không gây khó chịu. 3.5.CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG ViỆC Quan sát nơi làm việc Cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ khi tiến hành các công việc khác nhau, các thông tin về đ.kiện làm việc, máy móc, dụng cụ sử dụng trong quá trình làm việc. Hữu hiệu với những công việc có thể đo lường được, dễ quan sát thấy. Có thể cung cấp t.tin thiếu chính xác vì hội chứng Hawthone (biết có q,sát nhân viên làm việc khác bình thường). Nên áp dụng: 1. Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật như: quay phim, chụp ảnh, bấm giờ để ghi lại các hao phí thời gian trong công việc. 2. Quan sát theo chu kỳ công việc (thời gian hoàn thành trọn vẹn một công việc). 3. Nói chuyện trực tiếp với nhân viên để bổ sung những điều bỏ sót.. TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 10 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Do đặc thù khác nhau của DN nên không có biểu mẫu thống nhất cho mô tả công việc, Nhưng thường có các nội dung: 1. Nhận diện công việc: tên công việc, mã số công việc, người thực hiện, cán bộ lãnh đạo, người giám sát và phê duyệt bản mô tả công việc. 2. Tóm tắt công việc: tóm tắt thực chất là công việc gì. 3. Các mối quan hệ trong thực hiện các công việc: là các mối quan hệ của người thực hiện công việc với những người khác ở trong và ngoài doanh nghiệp. 4. Chức năng, trách nhiệm trong công việc: nên ghi rõ từng chức năng, nhiệm vụ chính và giải thích cụ thể công việc cần thực hiện. 5. Quyền hành của người thực hiện công việc: nên xác định rõ phạm vi quyền hành trong các quyết định về tài chính và nhân sự. 6. Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc: chỉ rõ công việc thực hiện cần đạt các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng sản phẩm trong đon vị thời gian, ví dụ như: doanh số bán hàng, chi phí tiêu hao nguyên vật liệu.. 7. Điều kiện làm việc: ghi rõ những điều kiện làm việc đặc biệt như ca ba, thêm giờ, ô nhiễm, may rủi trong công việc 3.6.NỘI DUNG CHÍNH CỦA BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC Đó là những yêu cầu đối với nhân viên thực hiện công việc. Công việc đa dạng nên yêu cầu cũng rất đa dạng, nhưng thường thường là: 1. Trình độ văn hóa, chuyên môn, ngoại ngữ, và các kỹ năng liên quan đến công việc. 2. Kinh nghiệm công tác. 3. Tuổi đời. 4. Sức khỏe. 5. Hoàn cảnh gia đình. 6. Các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công việc như tính trung thực, khả năng hòa đồng, sở thích, nguyện vọng và vv. Để đáp ứng các tiêu chuẩn này, thông qua tuyển chọn hoặc phỏng vấn. Tuy nhiên, vấn đề sẽ khó khăn hơn khi tuyển chọn để đào tạo trước khi tuyển, do vậy tuyển chọn nên theo trình tự sau: 1. Dự đoán đặc điểm cá nhân cần thiết để thực hiện tốt công việc như: sự khéo léo, nhạy cảm, thông minh và v.v. 2. Tuyển các ứng viên có tiêu chuẩn tương ứng. 3. Thực hiện các chương trình đào tạo. 4. Đánh giá năng lực sau đào tạo và tuyên nhân viên tốt nhất 5. Phân tích mối quan hệ giữa đặc điểm yêu cầu đề ra với thực tế thực hiện của nhân viên. TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 11 Số lượng công việc giảm bớt 1. Ranh giới giữa các công việc và sự khác biệt giữa các công việc thu hẹp. 2. Nội dung công việc phong phú hơn, thách thức hơn, thú vị hơn. 3. Phân chia chức năng như bán hàng và sản xuất..cũng thu hẹp. Tổ chức công việc theo quá trình tổng hợp và thực hiện bằng các tổ chức nhóm, đội 1. Đào tạo đa kỹ năng, gắn công việc cả đội với kết quả cuố i cùng. 2. Luân phiên thay đổi công việc được áp dụng rộng rãi. 3. Tăng cường trách nhiệm tập thể được chú trọng. 4. Tâm lý “từ chối”: đấy không phải việc của tôi trong nhân viên dần được xóa bỏ. 3.7.XU HƯỚNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG QUẢN TRỊ HIỆN ĐẠI Cơ cấu tổ chức đơn giản, phân công bố trí nhân lực được hoàn thiện 1. Số lượng các cấp bậc trong quản trị giảm đi. 2. DN chỉ còn 3-4 cấp, thay cho 6-7 cấp như hiện nay. 3. Phạm vi quản trị mở rộng, trách nhiệm nhà quản trị tăng lên. 4. Một số nguyên tắc về tổ chức, quản lý được thay thế. Ví dụ, chuyên môn hóa thay thế bằng phối hợp thực hiện. Chức danh: Trưởng phòng tổ chức – Hành chính Mã số công việc: Người thực hiện: 1. Tóm tắt công việc: Tham mưu cho giám đốc và chịu trách nhiệm về toàn bộ các vấn đề thuộc lĩnh vực hành chính, nhân sự nhằm phát triển và sử dụng có hiệu quả cao nguồn nhân lực trong toàn công ty. 2. Các mối quan hệ Bên trong: • Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Định kỳ hàng tháng báo cáo và chịu trách nhiệm với giám đốc về toàn bộ các hoạt động Hành chính_Văn Phòng_Nhân sự trong công ty. • Phụ trách: Bộ phận Tổ chức_Hành chính; điều hành, quản lý và chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của phòng. • Phối hợp với các trưởng phòng khác trong việc thực hiện các hoạt động quản lý nhân lực: tuyển chọn, huấn luyện, bố trí, đánh giá, trả lương, động viên khuyến khích, duy trì quan hệ lao động tốt và kiểm tra, đôn đốc tình hình thực hiện chính sách nhân sự của công ty. • Cố vấn, hỗ trợ cho cán bộ lãnh đạo và nhân viên trong toàn công ty về vấn đề nhân sự, hành chính. Bên ngoài: • Tổ chức cấp trên: các vấn đề về tổ chức, nhân sự. • Các công ty khác: điều phối nhân sự. • Viên chức chính quyền: Thực hiện qui chế luật pháp và các hoạt động cộng đồng. • Sở lao động, Công đoàn, nhà cung ứng LĐ: phối hợp tuyển chọn lao động và giải quyết chế độ chính sách. TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 12 3.8.MẪU MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN NHÂN VIÊN: 3. Quyền hạn của công việc: • Tham gia vào quá trình ra quyết định và điều phối nhân sự thực hiện các hoạt động kinh doanh chung của công ty. • Giữ vai trò chủ chốt về nhân sự trong tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, bố trí công việc, giải quyết chế độ chính sách cho nhân viên. • Được quyền thu chi để thực hiện các hoạt động trong phạm vi chức năng công tác hành chính, nhân sự: qui định tối đa là ..đồng. 4. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: • Tham mưu cho giám đốc về đường lối phát triển và quản lý nguồn nhân lực của công ty có hiệu quả cao, hỗ trợ về mặt tổ chức và tạo điều kiện liên kết giữa các bộ phận. • Cố vấn, hỗ trợ cho cán bộ lãnh đạo và nhân viên trong toàn công ty về vấn đề nhân sự, hành chính. • Thiết lập, phối hợp cùng lãnh đạo trực tiếp thiết lập chiến lược, chính sách, chế độ, qui chế nhân sự và thủ tục hành chính văn phòng. • Nghiên cứu, đề xuất và tham gia cùng với các lãnh đạo công ty hoàn thiện hệ thống quản trị nhân sự, hành chính văn phòng. • Phối hợp, điều hành các hoạt động chương trình nhân sự và hành chính văn phòng. • Chỉ đạo việc kiểm tra tình hình thực hiện nhằm đảm bảo hệ thống chiến lược, chính sách quản trị nhân sự, hành chính văn phòng thực thi có hiệu quả. • Tư vấn, cung cấp thông tin và hướng dẫn cho mọi người về các qui định, chính sách của công ty. • Đại diện cho công ty thực hiện các hoạt động giao tế với chính quyền, các cơ quan chức năng và các tổ chức khác nhằm hỗ trợ kinh doanh và nâng cao uy tín cho công ty. • Phối hợp với các lãnh đạo trực tuyến để xác định nhu cầu và tổ chức thực hiện các chương trình huấn luyện nhân viên. TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 13 • Phối hợp hoạt động với các lãnh đạo trực tuyến trong việc xác định, giải quyết các vấn đề nhân sự và thực hiện các biện phaspkhuyeesn khích động viên nhân viên trong công ty. • Chỉ đạo công tác tuyển chọn, huấn luyện nhân viên, kiến nghị điều chỉnh cơ cấu nhân sự một cách hợp lý. • Điều hành thực hiện các hồ sơ thủ tục pháp lý khi thành lập các đơn vị mới của công ty. • Tham gia các vụ án kinh tế. • Hướng dẫn giải quyết các thắc mắc, tranh chấp lao động. • Chỉ đạo công tác mua săm và quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất tại văn phòng công ty. • Chỉ đạo công tác lưu trữ hồ sơ nhân viên trong công ty. • Chỉ đạo công tác về sinh an toàn lao động và công tác phòng cháy chữa cháy trong toàn công ty. • Chỉ đạo thực hiện và hoàn thiện các qui trình quản trị nhân sự và hành chính theo ISO 9001. 5. Điều kiện làm việc: • Phòng làm việc: tốt, máy lạnh, nhiệt độ, ánh sáng tốt, không bụi, không ồn ào. • Trang bị, dụng cụ, máy móc tại nơi làm việc: máy vi tính, điện thoại, Fax, photocopy. • Thời gian, ca làm việc: giờ hành chính. TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 14 6. Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá thực hiện công việc • Duy trì các biện pháp khuyến khích tăng năng suất lao động, nhằm nâng cao mức sống cho nhân viên, đồng thời gia tăng hiệu quả kinh doanh trong công ty: 1. Doanh số/nhân viên đạt mức; 2. Chi phí về nhân viên/doanh số đạt mức dưới.%; 3. Thu nhập bình quân/người đạt mức:/năm. • Đảm bảo các chế độ chính sách của Nhà nước và của công ty về quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên được thực hiện tốt; không xảy ra tranh chấp, khiếu nại về vi phạm quyền lợi của nhân viên. • Thực hiện các hoạt động chức năng quản lý nguồn nhân lực có hiệu quả. Đảm bảo hiệu quả tuyển dụng và đào tạo cao. 1. Tỷ lệ nhân viên thuyên chuyển và nghỉ việc dưới.%. 2. Tổ chức tốt các khóa đào tạo, bảo đảm các khóa đào tạo được tổ chức tại công ty có chất lượng .% từ khá trở lên; 3. số lượt người tham gia dự đào tạo, nâng cao trình độ:; 4. tối thiểu % nhân viên có kỹ năng thực hành công việc đáp ứng yêu cầu. • Phát triển các giá trị văn hóa tinh thần và không khí làm việc phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. (thông qua các hoạt động cụ thể: Ngày gia đình, Hội thi “Bàn tay vàng”) • Có tinh thần trách nhiệm cao, nghiêm túc, gương mẫu trong công việc. Hành vi, tác phong công việc: tích cực, vui vẻ, hòa nhã với mọi người, tạo được uy tín tốt trong công ty. (Cần xác định trọng số cho các tiêu chí đánh giá) TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 15 7. Tiêu chuẩn nhân viên • Tốt nghiệp đại học trở lên thuộc ngành QTKD, Kinh tế lao động, Hành chính, hoặc Luật kinh doanh. • Đã qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về quản trị hành chính, văn phòng, quản trị nguồn nhân lực. • Có kinh nghiệm công tác và đạt được thành tích tốt trong lĩnh vực này ít nhất .năm. • Nắm vững Luật lao động và các qui định của Nhà nước liên quan đến lợi ích và nghĩa vụ của nhân viên. • Am hiểu đường lối, chiến lược kinh doanh của công ty. • Nắm vững và có kinh nghiệm thực hiện các kỹ năng thực hành quản trị nguồn nhân lực. • Điềm tĩnh, chín chắc trong giải quyết công việc. • Có khả năng làm việc độc lập cao. • Có khả năng giao tiếp tốt và biết thu hút, tập hợp nhân viên. • Trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao. • Làm việc khoa học, có tổ chức và hiệu quả. • Sử dụng thông thạo tiếng anh. • Thông thạo vi tính văn phòng. TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH 16