Hoạch định là một quá trình ấn định những
mục tiêu và xác định giải pháp, hình thành
các chương trình hành động (kế họach hành
động) để thực hiện có hiệu quả những mục
tiêu đã vạch ra.
Hoạch định vạch rõ con đường để đi tới mục
tiêu.
Vấn đề : hoạch định và kế hoạch
35 trang |
Chia sẻ: nyanko | Lượt xem: 1685 | Lượt tải: 2
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài giảng Chương 5: Chức năng hoạch định (tiếp theo), để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
CHƯƠNG 5
CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH
I. KHÁI NIỆM
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU VÀ MBO
III. QUI TRÌNH HOẠCH ĐỊNH
I. KHÁI NIỆM
I.1 Khái niệm
Hoạch định là một quá trình ấn định những
mục tiêu và xác định giải pháp, hình thành
các chương trình hành động (kế họach hành
động) để thực hiện có hiệu quả những mục
tiêu đã vạch ra.
Hoạch định vạch rõ con đường để đi tới mục
tiêu.
Vấn đề : hoạch định và kế hoạch
I. KHÁI NIỆM
I.2 Tác dụng của hoạch định
Tư duy cĩ hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.
Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.
Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp
với các quản lý viên khác.
Sẵn sàng ứng phĩ và đối phĩ với những thay đổi của mơi
trường bên ngồi
Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.
I. KHÁI NIỆM
•I.3 Các loại hoạch định
Hoạch định chiến lược : Xác định mục tiêu
phát triển, đường lối và các biện pháp lớn có tính
cơ bản để đạt đến mục tiêu trên cơ sở các nguồn
lực hiện có cũng như những nguồn lực có khả
năng huy động.
Hoạch định tác nghiệp : là xây dựng các kế
họach hành động nhằm nâng cao hiệu quả ở các
bộ phận, đơn vị cụ thể.
cao
giöõa
thaáp
Họach
định
chiến
lược
Họach
định
tác
nghiệp
KẾ HOẠCH
CHIẾN LƯỢC
KẾ HOẠCH
TÁC NGHIỆP
KẾ HOẠCH
ĐƠN DỤNG
KẾ HOẠCH
ĐA DỤNG
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
1. Khái niệm
2. Điều kiện của mục tiêu
3. Các phương pháp triển khai.
4. Các bước triển khai
5. Quản trị theo MBO
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
•II.1 Khái niệm
•Mục tiêu là những trạng thái mong đợi (hay
kết quả kỳ vọng) mà một đối tượng cần đạt
được trong tương lai .
•Mục tiêu thường là những mốc cụ thể, linh
hoạt, phát triển từng bước hướng đến mục
đích lâu dài của tổ chức.
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
II.2. Điều kiện của mục tiêu:
phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART
• Specific - cụ thể, dễ hiểu
• Measurable – đo lường được
• Achievable – vừa sức.
• Realistics – thực tế.
• Timebound – cĩ thời hạn.
Hiện nay, một số quan điểm phát triển nguyên tắc SMART
thành SMARTER. Trong đĩ, E là engagement - liên kết và
Ralevant là thích đáng.
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
2. Điều kiện của mục tiêu
Specific - cụ thể, dễ hiểu
• Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các
hoạt động trong tương lai.
• Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị
trường.
• Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị
phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt
bao nhiêu % nữa.
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
2. Điều kiện của mục tiêu
Measurable – đo lường được
• Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì
không biết có đạt được hay không?
• Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng
ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời
thư ngay trong ngày nhận được.
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
2. Điều kiện của mục tiêu
Achievable – vừa sức.
• Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng,
nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể
đạt nổi.
• Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng
đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao.
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
2. Điều kiện của mục tiêu
Realistics – thực tế.
• Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả
năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh
nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..).
• Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng
để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng
một tháng, như vậy là không thực tế.
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
2. Điều kiện của mục tiêu
Timebound – có thời hạn.
• Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành,
nếu không nó sẽ bị trì hoãn.
• Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục
tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
2. Điều kiện của mục tiêu
Engagement – liên kết
• Công ty phải liên kết được lợi ích của công ty
và lợi ích của các chủ thể khác.
• Khi các bộ phận, nhân viên tham gia thực hiện
mục tiêu, họ sẽ được kích thích như thế nào.
Nếu công ty không có chế độ này, việc thực
hiện mục tiêu sẽ không có hiệu quả.
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
2. Điều kiện của mục tiêu
Ralevant - là thích đáng
• Chỉ tiêu có hữu ích đối với một bộ phận nhưng
bộ phận khác lại thờ ơ.
• Ví dụ mức tồn kho, bộ phận bán hàng luôn
muốn mức tồn kho cao trong khi bộ phận tài
chính lại muốn mức tồn kho thấp.
=> Như vậy, mục tiêu phải thích đáng, công
bằng với tất cả các bộ phận.
II.3. Các phương pháp triển khai.
• PP1: Triển khai từ cấp công ty cấp bộ phận.
Phương pháp này nhanh về mặt thời gian
nhưng lại không khuyến khích các bộ phận
tham gia vào hoạch định mục tiêu công ty.
• PP2: Triển khai từ dưới lên. Phương pháp này
khuyến khích được các bộ phận nhưng lại
chậm và có khi kết quả tổng hợp lại không phù
hợp với mong muốn của BGĐ.
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
II.4 Các bước triển khai MBO
1. Dự thảo mục tiêu cấp cao.
2. Xác định mục tiêu cấp dưới
3. Thực hiện mục tiêu
4. Tiến hành kiểm tra và hiệu chỉnh.
5. Tổng kết và đánh giá.
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
II. XAÂY DÖÏNG MUÏ C TIEÂU
5. Các bước triển khai MBO
Bước 1: Dự thảo mục tiêu cấp cao.
• Xác định các mục tiêu chung của toàn công ty.
(Nhà quản trị cấp cao đề ra những mục tiêu và chiến
lược chính cho công ty)
• Xác định vai trò của các đơn vị cấp dưới tham gia vào
việc thực hiện mục tiêu.
• Đây là các mục tiêu dự kiến, nó có thể được xem xét
và điều chỉnh với các mục tiêu của cấp dưới.
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
5. Các bước triển khai MBO
Bước 2. Xác định mục tiêu cấp dưới
• Cấp trên thông báo cho cấp dưới về các mục tiêu,
chiến lược của công ty.
• Cấp trên cùng với cấp dưới bàn bạc thảo luận về
những mục tiêu mà cấp dưới có thể thực hiện.
• Cấp dưới đề ra mục tiêu và cam kết với cấp trên,
được cấp trên duyệt và thông qua.
• Cấp trên đóng vai trò là cố vấn kiên nhẫn, khuyến
khích cấp dưới đề ra mục tiêu.
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
5. Các bước triển khai MBO
Bước 2. Xác định mục tiêu cấp dưới (tt)
• Mục tiêu được đề ra phải do sự chủ động của
cấp dưới.
• Mục tiêu đưa ra phải hỗ trợ tốt cho mục tiêu
cao hơn và hỗ trợ tốt cho các mục tiêu của các
bộ phận khác.
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
5. Các bước triển khai MBO
Bước 3. Thực hiện mục tiêu
• Cấp trên cung cấp các điều kiện và phương tiện cần
thiết cho cấp dưới.
• Cấp dưới chủ động sáng tạo xây dựng và thực hiện kế
hoạch.
• Cấp trên nên trao quyền hạn tối đa cho cấp dưới trong
việc thực hiện nhiệm vụ.
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
5. Các bước triển khai MBO
St
t
Nội dung
công việc
Người
thực
hiện
Tổng
t.gian
Tiến độ
1
2
3
4
5
6
Bước 3.1 Kế hoạch thực hiện mục tiêu (gantt)
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
5. Các bước triển khai MBO
Bước 3.2 Huấn luyện về mục tiêu
• Huấn luyện cho nhân viên về ý nghĩa của mục tiêu.
• Giải thích các nội dung trong mục tiêu.
• Giải thích các bước để thực hiện mục tiêu, trách
nhiệm của mỗi thành viên tham gia.
• Giải thích các chính sách và nguồn lực để thực hiện
mục tiêu.
• Đưa ra yêu cầu và mục tiêu của từng nhân viên.
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
5. Các bước triển khai MBO
Bước 4. Tiến hành kiểm tra và hiệu chỉnh.
• Cấp trên định kỳ phải tiến hành kiểm tra việc
thực hiện của cấp dưới nhằm điều chỉnh hoặc
giúp đỡ kịp thời.
• Ngay từ khâu hoạch định, cấp trên nên thiết lập
một số điểm kiểm soát trọng yếu để dễ dàng
theo dõi việc thực hiện mục tiêu.
• Việc kiểm tra ở đây chỉ giúp cấp dưới thực hiện
tốt hơn, không đưa ra sự đánh giá và kết luận.
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
5. Các bước triển khai MBO
Bước 5. Tổng kết và đánh giá.
• Căn cứ mục tiêu đã cam kết và kết quả thực tế,
cấp trên sẽ đánh giá công việc của cấp dưới.
• Thành tích của cấp dưới sẽ căn cứ vào mức độ
hoàn thành mục tiêu đã cam kết.
II. XÂY DỰNG MỤC TIÊU
•II.5. Quản trị bằng mục tiêu (MBO)
•(Management By Objectives)
Hiện nay các nhà quản lý đang tiếp cận quản lý theo hai
hướng chính là:
+ Quản lý theo mục tiêu (management by object – MBO).
+ Quản lý theo quá trình – MBP.
•Vẫn chưa cĩ quan điểm thống nhất về sử dụng phương
pháp quản lý nào hiệu quả hơn, nhưng chúng ta cĩ thể
tiếp cận hai phương pháp này qua bảng so sánh sau đây.
Phương pháp quản lý MBO
(Management By Objectives)
•MBO là một chiến lược hoạch định và đạt được
kết quả theo hướng quản trị những mong muốn
và nhu cầu thông qua tiếp cận những mục tiêu và
sự thỏa mãn của những người tham gia vào quá
trình.
•Nó là sự kết hợp kế hoạch của cá nhân và mong
muốn của nhà quản trị nhằm hướng tới kết quả to
lớn hơn trong một khoảng thời gian nhất định
Phương pháp quản lý MBO
(Management By Objectives)
•Đặc tính MBO là mỗi thành viên trong tổ chức tự
nguyện ràng buộc và tự cam kết hành động trong suốt
quá trình quản trị theo mục tiêu, từ hoạch định đến kiểm
tra.
•Bốn yếu tố căn bản của MBO
•(1) Sự cam kết của quản trị viên cao cấp (trách nhiệm
lãnh đạo) với hệ thống MBO.
•(2) Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây
dựng mục tiêu chung.
•(3) Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản của họ
để thi hành kế hoạch chung.
•(4) Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch
này.
Phương pháp quản lý MBP
Phương pháp quản lý theo quá trình
(Management By Process) là phương pháp quản
lý dựa trên việc phân loại các hoạt động theo các
quá trình, kiểm soát các hoạt động thông qua các
hệ thống quy định, luật lệ.
Phương pháp quản lý theo mục
tiêu/MBO
Phương pháp quản lý theo quá trình/MBP
* Đặc điểm:
- Quản lý DN theo chiều ngang mang tính
kết nối và cộng tác.
-Quản trị tương lai
-Hướng ngoại: định hướng con người,
khách hàng, kết quả
-Chú trọng vào “mục đích, ý nghĩa
- Chú trọng vào con người, thời gian
- Tập trung vào phân quyền, ủy quyền, báo
cáo.
-Phong cách tham gia
-Làm việc nhóm
* Nhược điểm:
- Nếu không có công cụ kiểm soát tốt thì sẽ
dễ mất “cả chì lẫn chài” - mục tiêu không
đạt được và vẫn lãng phí.
* Đặc điểm:
- Quản lý DN theo chiều dọc mang nặng tính
chỉ huy và điều khiển.
-Quản trị từng ngày
-Hướng nội: Định hướng SX, tổ chức, định
hướng hành động
-Chú trọng vào “cách thức, phương pháp”
- Chú trọng vào máy móc thiết bị, nguyên
vật liệu,tiền
-Tập trung kiểm soát chức năng, hướng dẫn
giám sát
-Phong cách độc đoán
-Làm việc cá nhân
•Nhược điểm:
- Ít quan tâm đến ưu tiên cho sự thay đổi
- Lờ đi yếu tố con người và sự khác biệt cá
nhân
Bảng so sánh MBO – MBP.
Bảng so sánh MBO – MBP.
Tiêu chí so sánh MBO MBP
Kết quả công việc + Đảm bảo theo mục tiêu đề ra.
+ Hiệu quả
+ Làm đúng việc.
+ Kiểm soát được công việc
chi tiết, nhưng chưa chắc đã
đảm bảo mục tiêu.
+ Hiệu năng
+ Làm việc đúng.
Người sử dụng Thường là quản lý cấp cao và
cấp trung
Thường là quản lý cấp trung
và cấp thấp
Phạm vi áp dụng Thuận lợi cho công việc khó
kiểm soát hoặc đo lường.
Thuận lợi cho công việc khó
xác định mục tiêu.
III. QUÁ TRÌNH CƠ BẢN CỦA
HOẠCH ĐỊNH
III.1 Quá trình cơ bản của hoạch định
Bước 1 : Xác định mục tiêu
Bước 2 : Xác định tình thế hiện tại (phân tích
môi trường)
Bước 3 : Xác định các thuận lợi và khó khăn
(phân tích nội bộ)
Bước 4 : Xây dựng kế hoạch
Bước 5 : Thực hiện kế hoạch
Xác định
mục tiêu
Phân tích
Môi trường
Phân tích
Nội bộ
Xây dựng
Kế hoạch
Triển khai
Kế hoạch
III. QUÁ TRÌNH CƠ BẢN CỦA
HOẠCH ĐỊNH
•III. 2 Hoạch định chiến lược
Chiến lược Ổn định
Chiến lược Phát triển
Chiến lược Cắt giảm để tiết kiệm
Chiến lược Phối hợp
III. QUÁ TRÌNH CƠ BẢN CỦA
HOẠCH ĐỊNH
•III.3 Hoạch định tác nghiệp
Các kế hoạch tác nghiệp được chia thành 2 loại :
Kế hoạch đơn dụng : Nhà quản trị làm các kế
hoạch đơn dụng để hoàn thành những mục tiêu cụ
thể và chấm dứt khi mục tiêu đã hoàn thành.
Kế hoạch đa dụng (thường trực) : là những cách
thức hành đôïng đã được tiêu chuẩn hóa để giải
quyết những tình huống thường xảy ra và có thể
lường trước.