Bài giảng Chương 6 : Chức năng tổ chức (tiết 1)

Chương 6 : CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Những nội dung cơ bản : • Vai trò và vị trí của chức năng tổ chức trong quản trị • Hiểu biết các nguyên tắc cơ bản của tổ chức • Hiểu và ứng dụng được các mô hình cơ cấu tổ chức • Hiểu và nắm vững những vấn đề trong phân chia quyền lực và uỷ quyền trong hoạt động quản trị I. Khái niệm và vai trò của chức năng tổ chức 1. Khái niệm 1. Tổ chức là một trong những chức năng chung của quản trị liên quan đến các hoạt động thành lập nên các bộ phận trong tổ chức 2. Công việc tổ chức thường được xem xét trên 3 mặt  Tổ chức bộ máy  Tổ chức công việc  Tổ chức nhân sự Đặc điểm chung của công việc tổ chức Kết hợp các nỗ lực của các thành viên Phân công lao động Hệ thống thứ bậc quyền lực 2. Vai trò của chức năng tổ chức Bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực tế Thực thi các nhiệm vụ quản trị sẽ có hiệu quả và từ đó mục tiêu chung của tổ chức sẽ được thực hiện Sử dụng các nguồn lực một cách có hiệu qua nhất. Gỉam thiểu những sai sót và những lãng phí trong hoạt động quản trị 3. Những vấn đề khoa học trong công tác tổ chức • Khi thực hiện chức năng tổ chức các nhà quản trị phải dựa vào các vấn đề mang tính khoa học 3.1.Tầm hạn quản trị ( tầm hạn kiểm soát )  Về mặt tổ chức, tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng các tầng nấc trung gian trong một xí nghiệp  Bộ máy tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian sẽ làm chậm trễ và lệch lạc sự thông đạt cũng như tiến trình giải quyết công việc trong DN.  Tầm hạn quản trị rộng khi: cấp dưới có trình độ làm việc khá, khi công việc của cấp dưới ổn định, có kế hoạch, ít thay đổi, và cấp dưới đã được nhà quản trị cấp trên uỷ quyền hành động khá nhiều 3.2. Quyền hành trong quản trị : • Mọi nhà quản trị đều phải điều khiển người khác, cho nên mọi nhà quản trị đều phải có quyền hành thì mới quản trị được nếu không nhà quản trị sẽ chấm dứt vai trò của mình 1. Có người cho rằng : quyền hành quản trị xuất phát từ chức vụ, thuyết này đúng nhưng chưa đủ vì có trường hợp nhân viên không thừa nhận quyền hành của giám đốc 2. Max Weber cho rằng : quyền hành của nhà quản trị chỉ đầy đủ nếu có đủ 3 yếu tố :  Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ  Cấp dưới thừa nhận nquyền hành đó là chính đáng  Nhà quản trị có khả năng và đức tính khiến cấp dưới tin tưởng Thuyết quyền hành trong quản trị 3.3. Phân cấp quản trị Sự phân chia hay uỷ thác bớt quyền hành của nhà quản trị cấp trên cho các nhà quản trị cấp duới Về mặt khoa học, người ta cũng gọi là phân quyền hay phi tập trung hoá trong quản trị. Sự phân cấp nhằm giải phóng bớt khối lượng công việc cho các nhà quản trị cấp cao II. Xây dựng cơ cấu tổ chức 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức: Một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau được chuyên môn hoá,và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc nhau và được bố trí theo cấp quản trị nhằm thực hiện các chức năng quản trị và mục tiêu chung cuả tổ chức Cơ cấu tổ chức càng hoàn thiện thì công việc quản trị càng có hiệu quả giúp cho doanh nghiệp thực hiện tốt mục tiêu đề ra Những cơ sở chủ yếu để xây dựng bộ máy tổ chức Tổ chức đã xác định được mục tiêu và chiến lược hoạt động Phải dựa vào qui mô và đặc điểm(lĩnh vực) hoạt động của doanh nghiệp Những tác động của môi trường vi mô và vĩ mô của doanh nghiệp Phù hợp với SP hay dịch vụ chính của DN Các nguồn lực của doanh nghiêp Tuân thủ tiến trình của chức năng tổ chức : phân tích công viêc, phân chia công việc một cách hợp lý, thiết lập một cơ chế phối hợp giữa các bộ phận khác nhau thành một thể thống nhất . Những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức  Mục tiêu và chiến lược phát triển  Qui mô hoạt động của doanh nghiệp  Đặc điểm hoạt động  Môi trường hoạt động của DN  Khả năng về nguồn lực của DN Nguyên tắc với mục tiêu: mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của DN hay “mục tiêu nào thì cơ cấu đó” Nguyên tắc thống nhất chỉ huy : nhận mệnh lệnh và chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp Nguyên tắc hiệu quả kinh tế:chi phí duy trì và vận hành bộ máy phải thấp nhất trong tương quan hoạt động đạt kết quả cao nhất Nguyên tắc cân đối : cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm Nguyên tắc linh hoạt : có quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức Nguyên tắc an toàn và tin cậy : chịu được những tác động bên trong và bên ngoài trong nửhng giới hạn nhất định 2. Các nguyên tắc cơ bản của tổ chức quản trị 3. Các yêu cầu khi thiết kế cơ cấu tổ chức  Xác định số lượng bộ phận phân hệ và cấp bậc phải phù hợp với thực tế và nhu cầu hoạt động bảo đảm khả năng thích nghi nhanh chóng với những thay đổi  Xác định phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận  Không để xảy ra trường hợp một nhiệm vụ do nhiều bộ phận giải quyết  Phối hợp nhịp nhàng và cân đối trong hoạt động giữa các bộ phận và phân hệ trong toàn bộ tổ chức 4. Quan điểm thiết kế cơ cấu tổ chức Quan điểm cổ điển nhấn mạnh đến tính chính thức và hệ thống quyền lực phân biệt rõ ràng Quan điểm hiện đại nhấn mạnh đến tính hợp tác và giải quyết theo tình huống Phân chia theo tầm hạn quản trị : tốt nhất là từ 3 – 10 nhân viên thuộc cấp (có thể tăng 12-15 nếu nhân viên chỉ làm những việc đơn giản, và 2-3 nếu nhân viên cấp dưới phải làm những công việc phức tạp Phân chia theo thời gian Phân chia theo chức năng Phân chia theo lãnh thổ địa lý (ưu điểm nhất) Phân chia theo sản phẩm Phân chia theo khách hàng Phân chia theo qui trình CN và thiết bị KT Các phân chia cơ bản 5. Các giai đoạn hình thành cơ cấu tổ chức Phải thực hiện 3 giai đoạn là : 1. Phân tích 2. Thiết kế 3. Xây dựng 5.1. Giai đoạn phân tích Giai đoạn này tập trung vào phân tích và tổng hợp các mối liên hệ giữa mục tiêu và mô hình đáp ứng. Nếu cơ cấu xây dựng trên nền của các cơ cấu hoạt động có sẵn thì bước này sẽ phân tích những hạn chế và thiếu sót của cơ cấu cũ để đề ra cách thức cải tiến cho phù hợp 5.2. Giai đoạn thiết kế Xây dựng những qui chế, những nguyên tắc hoạt động và thiết lâp những qui tắc ứng xử cho các bộ phận Giai đoạn thiết kế tập trung tính toán số lượng các bộ phận và phân hệ, số lượng các nhân viên (định biên), trình độ chuyên môn, khối lượng công việc 5.3. Giai đoạn xây dựng  Tiến hành phân chia công việc và giao nhiệm vụ cho các cá nhân các bộ phận  Giai đoạn này gắn liền với những sửa đổi và điều chỉnh cơ cấu cho phù hợp với thực tế 6. Các mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản 6.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến • Nguyên lý 1. Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp 2. Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc 3. Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến Cơ cấu tổ chức trực tuyến NGƯỜI LÃNH ĐẠO Nhóm BNhóm A • Ưu điểm : • - Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng • - Tạo ra sự thống nhất, tập trung cao độ • - Chế độ trách nhiệm rõ ràng • Nhược điểm • - Không chuyên môn hoá • - Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ • - Dễ dẫn đến cách quản lý gia truởng • Phù hợp với những xí ngiệp có qui mô nhỏ, sản phẩm không phức tạp và sản xuất liên tục 6.2. Cơ cấu tổ chức chức năng • Hình thành các bộ phận được chuyên môn hoá gọi là chức năng ( phòng ban ). Dựa trên nguyên lý : 1. Có sự tồn tại các đơn vị chức năng 2. Không theo tuyến 3. Các chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tiếp.(cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình ) Cơ cấu tổ chức chức năng NGƯỜI LÃNH ĐẠO Chức năng 1 Chức năng 2 A B C D Ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức chức năng • Ưu điểm : Cơ cấu này sử dụng được của chuyên gia giỏi Không đòi hỏi ngừơi quản trị phải có kiến thức toàn diện Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị •Nhược điểm Vi phạm chế độ 1 thủ trưởng Chế độ trách nhiệm không rõ ràng Sự phối hợp giữ lãnh đạo và các phòng ban chức năng gặp nhiều khó khăn Khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau 6.3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng • Đặc điểm cơ bản : 1. Vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên mô, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. Các đơn vị chức năng làm nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho nhà quản trị cấp cao . 2. Những lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách. Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng NGƯỜI LÃNH ĐẠO Nhóm A Nhóm B Chức năng 1 Chức năng 2 Ưu nhược điểm • Ưu điểm : • Có những ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng • Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ . Phát huy khả năng nhân sự trong tổ chức Nhược điểm : Nhiều tranh luận xảy ra Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng . Do vây dể xảy ra xung đột dọc giữa các chức năng và bộ phận trực tuyến 6.4. Cơ cấu tổ chức theo ma trận : Cơ cấu ma trận cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau Cơ cấu này người lãnh đạo trực truyến và theo chức năng còn được sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề án Mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định Cơ cấu tổ chức ma trận Người lãnh đạo C1 C2 C3 C4 X Y Ưu nhược điểm • Ưu điểm Đây là hình thức tổ chức linh động Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động Việc hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng Nhược điểm: Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định 6.5.Cơ cấu tổ chức theo vùng địa lý Tổng giám đốc Gíam đốc chi nhánh Miền Nam Gíam đốc chi nhánh Miền Bắc Gíam đốc chi nhánh Miền Trung Ưu nhược điểm • Ưu điểm  Giao trách nhiệm cho cấp thấp hơn  Chú ý các thị trường và vấn đề về địa phương  Tăng cuờng sự kết hợp theo vùng  Tận dụng được tính hiệu quả các hoạt động tại địa phương  Có sự thông tin trực tiếp tốt hơn với những đại diện cho lợi ích địa phương • Nhươc điểm  Cần nhiều người có thể làm công việc tổng quản lý  Có khuynh hướng làm cho việc duy trì các dịch vụ trung tâm về kinh tế khó khăn hơn và có thể còn cần đến những dịch vụ như là nhân sư hoặc mua sắm ở cấp vùng  Vấn đề kiểm soát của cấp quản lý cao nhất khó khăn hơn .Phải có cơ chế kiểm soát phức tạp 6.6. Cơ cấu tổ chưc theo sản phẩm • Loại cơ cấu này lấy cơ sở là các dãy sản phẩm hay lĩnh vực hoạt động để thành lập các bộ phận hoạt động Tổng giám đốc Dãy sản phẩm A Dãy sản phẩm A Dãy sản phẩm A Ưu nhược điểm • Ưu điểm :  Phát triển tốt sản phẩm, có tầm nhình tổng quát về thị truờng của 1 dãy sản phẩm nhất định  Có khả năng tập trung nguồn lực(vốn, kỹ thuật)để cạnh tranh, dễ tạo tính cạnh tranh về chi phí  Dễ xác định được ưu thế cạnh tranh • Khuyết điểm :  Đòi hỏi trình độ quản lý khác nhau ở các dãy sản phẩm, do vậy chi phí quản lý cao . Việc đào tạo và phát triển nhân sự trong tổ chức cũng hạn chế  Dễ dẫn đến tính cục bộ giữa các bộ phận, ít quan tâm đến sự phát triễn toàn diện của tổ chức, khả năng hợp tác giữa các bộ phận kém III. Sự phân chia quyền lực 1. Khái niệm • Quyền lực trong tổ chức là mức độ độc lập trong hoạt động dành cho một người thông qua việc trao cho họ quyền ra các quyết định hay đưa ra các mệnh lệnh Phân quyền là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong cơ cấu tổ chức Mức độ phân quyền càng lớn khi  Số lượng các quyết định được đề ra ở các cấp tổ chức thấp hơn càng ngày càng nhiều  Các quyết định được đề ra ở các cấp thấp trong tổ chức càng quan trọng  Càng có nhiều chức năng chịu tác động bởi các quyết định được ra ở các cấp thấp hơn trong tổ chức  Một nhà quản trị càng ít phải kiểm tra một quyết định cùng với những người khác Quyền hạn bao hàm trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm Trách nhiệm là nghĩa vụ phải hoàn thành những nhiệm vụ được giao Nhân viên nhận trách nhiệm về công việc mà mình được phân công Nhà quản trị phải thiết lập nhữngnguyên tắc chỉ đạo mà người nâhn viên phải tuân theo khi tiến hành công việc 2. Uỷ quyền 2.1.Khái niệm Uỷ quyền là việc tạo cho người khác quyền hành và trách nhiệm để thực hiện một hoạt động nhất định Một khi vượt quá giới hạn này, quyền lực sẽ phải được giao phó cho cấp duới thay thế các nhà quản trị cấp trên, ra các quyết định trong phạm vi lĩnh vực trách nhiệm họ được giao phó 2.2. Quá trình uỷ quyền 1. Xác định các kết quả mong muốn 2. Giao nhiệm vụ 3. Giao quyền hạn để hoàn thành các nhiệm vụ đó và yêu cầu người được uỷ quyền phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ 4. Kiểm tra theo dõi Việc uỷ quyền bằn văn bản cụ thể là đặc biệt có ích đối với cả người quản trị được uỷ quyền lẫn người uỷ quyền 2.3. Những nguyên tắc uỷ quyền • Khi chúng không được thực hiện chu đáo, việc uỷ quyền có thể sẽ kém hiệu quả , việc tổ chức có thể sẽ thất bại, va có thể dẫn đến việc quản lý tồi Các nguyên tắc uỷ quyền 1. Người đuợc uỷ quyền phải lq người cấp dưới trực tiếp làm những công việc đó 2. Sự uỷ quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người uỷ quyền 3. Quyền lợi, nghĩa vụ của người uỷ quyền và người được uỷ quyền phải bảo đảm và gắn bó với nhau 4. Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được uỷ quyền phải đuợc xác định rõ ràng . 5. Uỷ quyền phải tự gíac không được áp đặt 6. Người được uỷ quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi bắt tay vào việc 7. Luôn luôn phải có sự kiểm tra trogn quá trình thực hiện sự uỷ quyền 2.4. Nghệ thuật uỷ quyền • Uỷ quyền là một loại hoạt động quản trị cơ bản. Ngoài việc tuân thủ nữhng nguyên tắc và những qui trình nhất định (tức là khía cạnh khoa học) thì nó cũng thể hiện tính nghệ thuật trong quản trị Để uỷ quyền thành công cần lưu ý  Sự hợp tác :sẵn lòng tạo cho những người khác một dịp để suy nghĩ.  Sự sẵn sàng chia sẻ : sẵn sàng giao quyền ra quyết định cho người được uỷ quyền.  Chấp nhận thất bại của người khác :một cấp dưới phải được phép mắc phải sai lầm  Sẵn sàng tin cậy cấp dưới : thái độ tin cậy của cả hai bên, mà đặc biệt là nhà quản trị cấp trên phải có lòng tin là cấp dưới  Sẵn sàng lập ra và sử dụng sự kiểm tra rộng rãi :là một nghệ thuật quản trị phức tạp nhất 2.5. Những trở ngại và những biện pháp khắc phục trở ngại đối với uỷ quyền  Tâm lý lo sợ cấp dưới không hoàn thành nhiệm vụ  Tâm lý sợ cấp dưới thực hiện công việc theo cách riêng của họ hoặc thực hiện tốt hơn mình sẽ vượt mình trong thăng tiến  Trở ngại về mặt tổ chức bao gồm sự xác định không rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn Giải pháp khắc phục Phải trao cho cấp dưới quyền tự do hành động để hoàn thành nhiệm vụ được giao Thực hiện sự truyền thông cởi mở giữa các nhà quản trị và cấp dưới