Bài giảng Chương I: Tổng quan về quản trị các tổ chức

Chương I TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ CÁC TỔ CHỨC Giáo trình Quản trị học, 2006, Trường ĐH Kinh tế quốc dân, Nxb Giao thông vận tải I. TỔ CHỨC VÀ CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC 1. Khái niệm Tổ chức là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung 2. Đặc trưng cơ bản của tổ chức – Gồm nhiều người có quan hệ với nhau, có những chức năng nhất định trong những hình thái cơ cấu nhất định – Đều có mục đích nhất định – Đều hoạt động theo những cách thức nhất định – các kế hoạch – Cần nguồn lực để đạt được mục đích (nhân lực, tài chính, vật chất, thông tin) – Cần có nhà quản trị I. TỔ CHỨC VÀ CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC 3. Các hoạt động cơ bản của tổ chức – Tìm hiểu và dự báo những xu thế biến động của môi trường – Tìm kiếm huy động các nguồn vốn cho hoạt động của tổ chức – Tìm kiếm các yếu tố đầu vào cho quá trình tạo ra các sản phẩm và dịch vụ – Tạo ra các sản phẩm và dịch vụ - hoạt động sản xuất – Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng – Thu lợi ích và phân phối lại lợi ích – Hoàn thiện, đổi mới các sản phẩm, dịch vụ, các quy trình hoạt động – Đảm bảo chất lượng các hoạt động và các sản phẩm, dịch vụ I. TỔ CHỨC VÀ CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC 4. Các quan điểm về tổ chức a) Sự ngự trị của máy móc - tổ chức được xem như một cỗ máy - Có cấu trúc hình tháp – là kết quả của việc chuyên môn hoá các hoạt động của con người - Các nhà tiên phong: thuộc trường phái quản trị cổ điển - Federick Taylor (1856-1915) - Henry Fayol (1814-1925) - V.v. I. TỔ CHỨC VÀ CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC 4. Các quan điểm về tổ chức a) Sự ngự trị của máy móc - tổ chức được xem như một cỗ máy - Đặc điểm - Tổ chức được xem như một cỗ máy, con người là các bộ phận, chi tiết; nhiệm vụ , quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng; phân công chuyên môn hoá chặt chẽ; mối quan hệ giữa con người mang tính chính thức; mỗi người, mỗi vị trí, hành động đều được chuẩn hoá - Tổ chức là một cỗ máy, có mục tiêu cố định và hiệu quả sản xuất phải cao; kế hoạch đặt ra phải chuẩn xác; kiểm tra, thực hiện cũng rõ ràng I. TỔ CHỨC VÀ CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC 4. Các quan điểm về tổ chức a) Sự ngự trị của máy móc - tổ chức được xem như một cỗ máy - Ưu điểm: - Chuyên môn hoá cao độ trong tổ chức, hiệu quả cao - Mỗi người trong tổ chức đều ý thức được vị trí của mình và của những người khác - Mục tiêu, kế hoạch, công tác kiểm tra được đặt ra rõ ràng - Thay thế con người trong tổ chức hết sức dễ dàng, thuận tiện cho việc đưa người giỏi vào tổ chức - Nhược điểm: - Yếu tố con người không được coi trọng, tính sáng tạo không được đề cao - Khó thích nghi với biến động của môi trường I. TỔ CHỨC VÀ CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC 4. Các quan điểm về tổ chức b) Sự can thiệp của giới tự nhiên - tổ chức được coi là một cơ thể sống • Các nhà tiên phong: thuộc trường phái tâm lý xã hội • Elton Mayo • Chris Argyris • Frederick Herzberg • Douglas McGregor I. TỔ CHỨC VÀ CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC 4. Các quan điểm về tổ chức b) Sự can thiệp của giới tự nhiên - tổ chức được coi là một cơ thể sống • Đặc điểm • Tổ chức là một hệ sống tồn tại trong môi trường rộng lớn hơn nhằm thực hiện những mục đích khác nhau • Là một hệ thống mở; là các quá trình liên tục hơn là một tập hợp các bộ phận • Tổ chức là một cơ thể sống nên phải được đáp ứng những nhu cầu để tồn tại và phát triển • Có môi trường sống và có khả năng thích nghi • Gồm rất nhiều loại khác nhau, được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau I. TỔ CHỨC VÀ CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC 4. Các quan điểm về tổ chức b) Sự can thiệp của giới tự nhiên - tổ chức được coi là một cơ thể sống • Ưu điểm • Quan tâm đến vấn đề con người nên đảm bảo được tính thích nghi của tổ chức với môi trường • Thận trọng khi lựa chọn hình thái cơ cấu tổ chức, biết chấp nhận đe doạ và rủi ro đến từ môi trường • Chăm lo đến công tác phát triển tổ chức • Nhược điểm: • Nhìn nhận tổ chức và môi trường một cách quá cụ thể • Bỏ qua khả năng của tổ chức và các thành viên của nó trong việc tự phát triển và tác động ngược trở lại môi trường I. TỔ CHỨC VÀ CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC 4. Các quan điểm về tổ chức c) Hướng tới khả năng tự tổ chức - tổ chức được xem như một bộ não • Những người đi tiên phong • Herbert Simon • William Ouchi • V.v • Đặc điểm • Tổ chức là một hệ xử lý thông tin và ra quyết định • Chính hệ thống thông tin cấu thành nên tổ chức • Có khả năng tự điều chỉnh, thích nghi và duy trì trạng thái ổn định I. TỔ CHỨC VÀ CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC 4. Các quan điểm về tổ chức c) Hướng tới khả năng tự tổ chức - tổ chức được xem như một bộ não • Ưu điểm • Là cơ sở để hình thành các ngành khoa học mới như điều khiển học và lý thuyết thông tin • Mở ra khả năng sử dụng tin học để hình thành các dạng tổ chức mới • Nhược điểm • Bằng lòng với các quyết định “thoả đáng” dựa trên các phương pháp có tính kinh nghiệm giản đơn và trên một lượng thông tin hạn chế • Xung khắc giữa đòi hỏi học tập và tự tổ chức với các thực tế quyền hành và kiểm tra I. TỔ CHỨC VÀ CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC 4. Các quan điểm về tổ chức d) Tạo dựng hiện thực xã hội - tổ chức được nhìn nhận như một nền văn hoá • Đặc điểm • Tổ chức bản thân nó là một hiện tượng văn hoá với hệ thống nhận thức, những giá trị, những chuẩn mực, những lễ nghi hàng ngày, những điều cấm kỵ • Văn hoá tổ chức là kết quả của sự kế thừa các giá trị quá khứ, là sự sáng tạo trong hiện tại và trong tương lai • Văn hoá có những điểm khác nhau giữa các xã hội, các tổ chức I. TỔ CHỨC VÀ CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC 4. Các quan điểm về tổ chức d) Tạo dựng hiện thực xã hội - tổ chức được nhìn nhận như một nền văn hoá • Ưu điểm • Lấy văn hoá làm nền tảng tinh thần của tổ chức • Nhược điểm • Có thể đưa một số nhà quản lý tới quan niệm cho rằng mình là người cha tinh thần của tổ chức, có vai trò xây dựng nên các giá trị mới, chuẩn mực mới cho tổ chức • Văn hoá khó bóc tách và người lãnh đạo tổ chức chỉ có thể ảnh hưởng đến diễn biến của văn hoá chứ không thể khống chế được văn hoá I. TỔ CHỨC VÀ CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC 4. Các quan điểm về tổ chức e) Lợi ích, xung đột và quyền lực - tổ chức được coi như một hệ thống chính trị • Đặc điểm • Tổ chức là một tập hợp những con người có chung lợi ích • Con người phải có quyền lực và muốn có quyền lực • Mqh về lợi ích và quyền lực tác động lên cấu trúc và trật tự của tổ chức, có tác dụng cấu trúc lại các quan hệ trong tổ chức, giữa các tổ chức và xã hội I. TỔ CHỨC VÀ CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC 4. Các quan điểm về tổ chức e) Lợi ích, xung đột và quyền lực - tổ chức được coi như một hệ thống chính trị • Ưu điểm • Chấp nhận chính trị là một yếu tố tất yếu trong đời sống tổ chức • Cởi bỏ huyền thoại về tính hợp lý và tính thống nhất của các tổ chức, thừa nhận vai trò của các nhà quản lý trong giải quyết xung đột • Khẳng định mối quan hệ biện chứng giữa kinh tế và chính trị • Nhược điểm • Lợi dụng quan điểm này để phục vụ lợi ích riêng của mình • Quá nhấn mạnh quyền lực và vai trò cá nhân mà xem thường tính năng động của cả một tổ chức I. TỔ CHỨC VÀ CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC 4. Các quan điểm về tổ chức g) Trình bày lôgic của sự thay đổi - tổ chức được nhìn nhận như một dòng chảy và như sự biến hoá • Đặc điểm: • Tổ chức là một thể thống nhất không thể chia cắt và không ổn định • Tổ chức mang tính tự lập - một hệ đóng, tính tuần hoàn – không có bắt đầu, không có kết thúc, và tính tự quy chiếu – coi mình là tâm điểm. Điều đó cho phép nó tự hình thành và tự đổi mới • Môi trường của tổ chức thực ra là một phần của chính tổ chức I. TỔ CHỨC VÀ CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC 4. Các quan điểm về tổ chức g) Trình bày lôgic của sự thay đổi - tổ chức được nhìn nhận như một dòng chảy và như sự biến hoá • Ưu điểm: làm sáng tỏ quá trình phát sinh, phát triển, ổn định và thoái hoá liên tục của tổ chức để từ đó tìm ra phương thức hoạt động phù hợp với từng giai đoạn trong tiến trình phát triển của mình • Nhược điểm • Không cho thấy vai trò quan trọng của môi trường đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức • Nảy sinh tư tưởng hoài nghi sự vững bền tương đối của tổ chức II. QUẢN TRỊ TỔ CHỨC 1. Quản trị và các dạng quản trị Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường Ba dạng chính của quản trị : – Quản trị giới vô sinh – Quản trị giới sinh vật – Quản trị xã hội loài người II. QUẢN TRỊ TỔ CHỨC 1. Quản trị và các dạng quản trị Đặc điểm chung: – Cần một hệ quản trị gồm hai phân hệ: chủ thể quản trị và đối tượng quản trị – Phải có mục đích thống nhất cho cả chủ thể và đối tượng – Luôn liên quan đến việc trao đổi thông tin nhiều chiều. Quản trị là một quá trình thông tin – Quản trị bao giờ cũng có khả năng thích nghi – Quản trị là một tiến trình năng động II. QUẢN TRỊ TỔ CHỨC 2. Quản trị tổ chức a. Khái niệm: quản trị tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với kết quả và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động. b. Những phương diện cơ bản của quản trị tổ chức • Phương diện tổ chức - kỹ thuật: - Quản trị bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra - Đối tượng chủ yếu và trực tiếp của quản trị là những mối quan hệ con người bên trong và bên ngoài tổ chức. Xét về thực chất, quản trị tổ chức là quản trị con người. - Quản trị là những quá trình được thực hiện liên tục theo thời gian II. QUẢN TRỊ TỔ CHỨC 2. Quản trị tổ chức b. Những phương diện cơ bản của quản trị tổ chức • Phương diện tổ chức - kỹ thuật: - Mục đích của quản trị tổ chức là tạo ra giá trị gia tăng cho tổ chức và các thành viên của nó. Nhà quản trị cần xác định được những mục tiêu đúng (effectiveness) và thực hiện mục tiêu với hiệu quả cao (efficiency) - Phương diện tổ chức – kỹ thuật của quản trị cho thấy có nhiều điểm tương đồng trong hoạt động quản trị ở mọi tổ chức và đối với mọi nhà quản trị. Vì vậy mà quản trị tổ chức là lĩnh vực mang tính khoa học cao và có thể học tập để trở thành nhà quản trị. II. QUẢN TRỊ TỔ CHỨC 2. Quản trị tổ chức b. Những phương diện cơ bản của quản trị tổ chức • Phương diện kinh tế - xã hội: - Tổ chức được thành lập và hoạt động nhằm những thực hiện những mục đích khác nhau - Ai nắm quyền sở hữu người đó nắm quyền lãnh đạo tổ chức và quyết định những người nắm quyền điều hành tổ chức - Đối tượng quản trị là những người và nguồn lực được thu hút vào hoạt động của tổ chức - Giá trị gia tăng tạo ra được phân phối tuỳ thuộc vào mục đích của tổ chức - Phương diện kinh tế - xã hội thể hiện đặc trưng của quản trị trong từng tổ chức. Nó chứng tỏ tổ chức vừa mang tính phổ biến vừa mang tính đặc thù. Quản trị là một nghệ thuật. II. QUẢN TRỊ TỔ CHỨC 3. Các chức năng quản trị a. Khái niệm: các chức năng quản trị là những loại công việc quản trị khác nhau, mang tính độc lập tương đối, được hình thành trong quá trình chuyên môn hoá hoạt động quản trị. b. Phân theo quá trình quản trị : có những chức năng cơ bản sau • Lập kế hoạch • Tổ chức • Lãnh đạo • Kiểm tra c. Phân theo hoạt động của tổ chức • Quản trị lĩnh vực marketing • Quản trị lĩnh vực nghiên cứu và phát triển • Quản trị sản xuất • Quản trị tài chính • Quản trị nguồn nhân lực • Quản trị chất lượng • Quản trị các dịch vụ hỗ trợ cho tổ chức: thông tin, pháp lý, đối ngoại, v.v d. Tính thống nhất của các hoạt động quản trị – ma trận các chức năng quản trị II. QUẢN TRỊ TỔ CHỨC 4. Vai trò của quản trị tổ chức • Quản trị giúp các tổ chức và các thành viên của nó thấy rõ mục tiêu và hướng đi của mình • Quản trị phối hợp các nguồn lực của tổ chức thành một chỉnh thể, tạo nên tính trồi để thực hiện mục đích của tổ chức với hiệu quả cao • Quản trị giúp các tổ chức thích nghi được với môi trường, nắm bắt tốt hơn các cơ hội, giảm bớt ảnh hưởng tiêu cực của các nguy cơ liên quan đến điều kiện môi trường 5. Quản trị là một khoa học, một nghệ thuật, một nghề III. LÝ THUYẾT HỆ THỐNG 1. Hệ thống và lý thuyết hệ thống 1. Hệ thống 2. Quan điểm toàn thể 3. Lý thuyết hệ thống 2. Các thành phần cơ bản của hệ thống 1. Phần tử 2. Môi trường 3. Đầu vào, đầu ra 4. Hành vi 5. Trạng thái 6. Quỹ đạo 7. Nhiễu 8. Mục tiêu 9. Chức năng 10. Cơ cấu 11. Cơ chế điều khiển III. LÝ THUYẾT HỆ THỐNG 2. Các thành phần cơ bản của hệ thống • Phần tử : Là tế bào nhỏ nhất của HT, mang tính độc tập tương đối, thực hiện chức năng nhất định và không thể phân chia thêm được nữa dưới giác độ hoạt động của HT. • Môi trường : Là tập hợp các yếu tố không thuộc HT nhưng lại có quan hệ tương tác với hệ thống. (Môi trường bên trong và bên ngoài) • Đầu vào của HT: Là các loại tác động có thể có từ môi trường lên HT. • Đầu ra của HT: Là các phản ứng trở lại của HT đối với môi trường • Mục tiêu của HT : Là trạng thái mong đợi, cần có và có thể của hệ thống sau 1 T. gian nhất định. III. LÝ THUYẾT HỆ THỐNG • Các thành phần cơ bản của hệ thống • Chức năng của HT : Là những nhiệm vụ mà hệ thống phải thực hiện, là khả năng của HT trong việc biến đầu vào thành đầu ra. • Nguồn lực của HT : Là tập hợp các yếu tố mà HT sử dụng được để thực hiện mục tiêu của mình. • Cơ cấu của HT : Là 1 trong những phạm trù có ý nghĩa quan trọng bậc nhất của HT. • Hành vi của HT : Là tập hợp các đầu ra có thể có của HT trong 1 khoảng thời gian nhất định. • Trạng thái của HT : Là khả năng kết hợp giữa các đầu vào và đầu ra của HT xét ở 1 T. điểm nhất định. • Quỹ dạo, động lực, cơ chế của HT ... III. LÝ THUYẾT HỆ THỐNG 3. Nghiên cứu hệ thống 1. Quan điểm nghiên cứu 2. Phương pháp nghiên cứu 4. Điều khiển và điều chỉnh hệ thống 1. Điều khiển và hệ điều khiển • Hệ điều khiển • Điều khiển hệ thống: khái niệm và các bước của quá trình điều khiển 2. Điều chỉnh và các phương pháp điều chỉnh IV. ĐỐI TƯỢNG, NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU IV. ĐỐI TƯỢNG, NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU • 1. Đối tượng NC : Là 1 KH, QTH, có đối tượng NC là các quan hệ phát sinh trong quá trình hoạt động của các TC. • 2. QTH là 1 khoa học liên ngành: Vì sử dụng tri thức của nhiều khoa học. • 3. Phương pháp NC của QTH: Sử dụng nhiều ngành KH như duy vật biện chứng, lịch sử, thống kê, tâm lý và XHH... nhưng lấy PPPT hệ thống làm PPNC chủ yếu. • 4. Nội dung của môn QT : • 4.1 Cơ sở lý luận và PP luận của KH QT • 4.2. Quá trình ra QĐQT và đảm bảo t.tin cho các QĐ. • 4.3. Các chức năng của QT. • 4.4. Đối mới các HĐQT.