Bài giảng Giao tiếp trong công tác quản lý lãnh đạo

BÀI 4 GIAO TIẾP TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LÃNH ĐẠO 1. KHÁI NIỆM VỀ GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ Định nghĩa: Góc độ thông tin: GT = quá trình trao đổi , truyền đạt thông tin Góc độ TLH: GT = Sự tiếp xúc tâm lý giữa người - người trong xã hội, nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết... tạo nên những ảnh hưởng tác động qua lại lẫn nhau. Là sự tiếp xúc tâm lý giữa người lãnh đạo với nhân viên nhằm trao đổi thông tin, nhiệm vụ, yêu cầu của tổ chức, qua đó gây ảnh hưởng tới người cấp dưới thực hiện nhiệm vụ. 2. Đặc điểm của giao tiếp trong quản lý Mang tính chính thức, công việc. Mục đích, nhiệm vụ giao tiếp được xác định từ trước. Chủ thể giao tiếp có vị thế khác nhau, mang tính chất thứ bậc. Ngôn ngữ, uy tín, phong cách lãnh đạo đóng vai trò quyết định đến kết quả giao tiếp. 3. Vai trò của giao tiếp trong quản lý. Là phương tiện truyền đạt các mệnh lệnh, nhiệm vụ...tới cấp dưới. Là điều kiện quan trọng để thống nhất nhiệm vụ cho nhóm, cá nhân. Là phương tiện gây ảnh hưởng mạnh mẽ đến thái độ, tình cảm của cấp dưới đối với công việc và tổ chức. Là phương tiện tạo ra những giá trị văn hoá ứng xử, định hướng hoạt động của các thành viên. 4. Các phương tiện giao tiếp Phương tiện vật chất Vật phẩm, quà tặng… Phương tiện ký hiệu, tín hiệu Giao tiếp qua nét mặt Sắc mặt Ánh mắt Nụ cười Giao tiếp qua tư thế Đứng Ngồi Phương tiện ngôn ngữ Ngôn ngữ nói Độc thoại Ngắn gọn, súc tích, thực tế Đối thoại Giản dị, dễ hiểu, Hành vi cử chỉ phù hợp Âm điệu, cường độ Ngôn ngữ viết Cách trình bày, kiểu chữ, các điểm nhấn… 5. Các nguyên tắc trong giao tiếp Hài hoà các lợi ích . Tôn trọng các quy tắc, quy định tổ chức, pháp luật Tôn trọng đối tác, cấp dưới. Hiểu được tâm lý và mong muốn của đối tác. Có chuẩn mực, có văn hoá. 6. Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong quản lý Các yếu tố khách quan ảnh hưởng tới quá trình giao tiếp Trình độ Địa điểm Giao tiếp Đặc thù Công việc Văn hóa Phương ngữ Quá trình giao tiếp Yếu tố khách quan Mối quan hệ Quyền hạn 7. Mạng giao tiếp trong tổ chức Mạng bánh lái 7. Mạng giao tiếp trong tổ chức Mạng chữ y 7. Mạng giao tiếp trong tổ chức Mạng mạng xảy ra đồng thời 7. Mạng giao tiếp trong tổ chức Mạng xích 7. Mạng giao tiếp trong tổ chức Mạng tròn Ưu, nhược điểm của các mạng giao tiếp: Mạng trung tâm (y, bánh lái): Thông tin thông qua 1 cá nhân => độ chính xác cao, tốc độ chuyền chậm, cá nhân cảm thấy mình kém quan trọng, gây ức chế…; phù hợp phong cách độc đoán Mạng phân truyền (xích, tròn, đồng thời): Các thành viên được giao tiếp, không có vai trò trung tâm Thông tin được lưu truyền nhanh chóng, hiệu quả công việc tăng lên. 8. Một số nguyên tắc giao tiếp trong quản lý Nguyên tắc trọn vẹn: Có đầy đủ tất cả các thông tin mà ta muốn truyền đạt. Nguyên tắc xúc tích: Thông tin truyền đạt cần ngắn gọn, rõ ràng, nêu bật được ý quan trọng. Nguyên tắc thận trọng: Thông tin cần chú ý cách xưng hô và nhấn mạnh đến những sự kiện vui vẽ tích cực. Nguyên tắc cụ thể: Giao tiếp cụ thể là phải rõ ràng, dứt khoát, sinh động. Nguyên tắc rõ ràng: Thông tin giao tiếp cần sử dụng từ ngữ ngắn gọn phổ biến, thông dụng để người nhận hiểu được điều ta muốn truyền đạt. Nguyên tắc lịch sự: Thông điệp lịch sự giúp củng cố thêm mối quan hệ trong kinh doanh, cũng như có thêm những người bạn mới. Nó xuất phát từ thái độ chân tình. Nguyên tắc chính xác: Thông tin cần được kiểm tra kĩ các con số, dữ kiện và từ ngữ ngắn gọn. 9. Các kỹ năng giao tiếp của người lãnh đạo 1. Khái niệm: Là khả năng nhận biết, phán đóan, sử dụng các phương tiện giao tiếp để định hướng giao tiếp Các nhóm kỹ năng giao tiếp: Nhóm kỹ năng định hướng: (hình thức, động tác, ngôn ngữ, lời nòi, cử chỉ, điệu bộ, sắc thái tình cảm…) Nhóm kỹ năng định vị: A=B (thông tin ngang nhau) cởi mở thóai mái A>B (A thông tin nhiều hơn B). Kẻ cả, bề trên A nguời bộc trực. Mặt trái xoan->Người lý tưởng Mặt tròn-> người hồn nhiên Mặt đầy góc cạnh-> có tài hơn người. Âm thanh Chất giọng Âm lượng Khoảng cách giao tiếp Hành vi phi ngôn ngữ và ý nghĩa *Vươn người về phía trước *Ngả người về phía sau *Nghiêng cổ *Gấp hai tay ra sau cổ * Để một tay ra sau cổ * Vuốt cằm, chống cằm * Hai tay chống cằm * Cười mỉm Mỉm cười và gất gật đầu Cau mày, nhăn mặt *Tập trung muốn nhấn mạnh *Suy ngẫm, muốn mở rộng vấn đề, chờ đợi quyết định hay kết luận. *Quan tâm, lắng nghe * Quá tự tin, thư giãn * Không đồng ý, bực mình, muốn thể hiện quan điểm khác Rất quan tâm, rất tập trung Lắng nghe rất chăm chú Tán thành, ủng hộ Hoàn toàn ủng hộ Bực bội, chán nản, phán đối Ngáp Nhìn qua kính; nheo mắt Đổi chỗ liên tục, tránh nhìn thẳng vào người trình bày Liếc nhìn đồng hồ Nhìn quanh phòng Gõ gõ ngón tay lên mặt bàn, búng ngón tay, dập bàn chân Buốn chán, mệt mỏi, không quan tâm Không tin tưởng, không hành chính ứng thú, chờ dịp khác để thách thức. Không thấy thoái mái, không đồng ý, muốn kết thúc Buồn chán, mong muốn sớm kết thúc Tìm sự ủng hộ của m5i người, không hứng thú Không còn kiên nhẫn, nóng ruột muốn nhanh chóng kết thúc