Bài giảng Một số nghiệp vụ hành chính văn phòng

MỘT SỐ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGMỤC TIÊUA. KIẾN THỨCPhân loại văn bản pháp quy và văn bản hành chính.Nguyên tắc soạn thảo một văn bản.Hiểu quy trình soạn thảo một văn bản và nguyên tắc giải quyết văn bản.B. KỶ NĂNGSoạn thảo được các loại văn bản hành chính thông dụng.Biết lập kế hoạch tổ chức hội nghị và thực hành tổ chức một hội nghị.Mô tả được nhiệm vụ của nhân viên văn phòng khi lãnh đạo đi công tác.MỤC TIÊUC. THÁI ĐỘNhận thức được tầm quan trọng của việc giao tiếp, Nhận biết các tình huống và cách thức giải quyết tình huống phàn nàn khác nhau của khách khác nhauNỘI DUNGNghiệp vụ soạn thảo văn bảnNghiệp vụ quản lý văn bảnNghiệp vụ tổ chức cuộc họpNghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạoNghiệp vụ lễ tânNGHIỆP VỤ SOẠN THẢO VĂN BẢNPHÂN LOẠI VĂN BẢN Văn bản quy phạm quy phạm pháp luật dưới luật (văn bản lập quy): gồm các văn bản được ban hành trên cơ sở Luật, để thực hiện luật- Chính phủ: Nghị quyết, nghị định;- Thủ tướng Chính phủ: Quyết định, Chỉ thị;- Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ: Quyết định, Chỉ thị, Thông tư;- HĐND: Nghị quyết- UBND: Quyết định, Chỉ thịHỆ THỐNG VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT QUỐC HỘIHiến pháp, Luật, Nghị quyếtUBTV QUỐC HỘIPháp lệnh, Nghị quyếtCHỦ TỊCH NƯỚCLệnh, Quyết địnhHỘI ĐỒNG THẨM PHÁN TANDTCNghị quyếtCHÍNH PHỦ Nghị quyết, Nghị định VT VKSNDTCCA TANDTCQĐ, Chỉ thị, TTưTHỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ Quyết định, Chỉ thịBỘ TRƯỞNG, THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN NGANG BỘQuyết định, Chỉ thị, Thông tưHĐND: Nghị quyếtUBND: Quyết định, Chỉ thị VĂN BẢN ÁP DỤNG PHÁP LUẬT(VB hành chính) Là loại văn bản của cơ quan Nhà nước hoặc các tổ chức có thẩm quyền, căn cứ vào văn bản QPPL để ban hành, được áp dụng một lần để giải quyết những vụ việc cụ thểCông vănThông cáoThông báoChương trìnhKế hoạch công tácĐề ánPhương ánBáo cáoVăn bản hành chính thông thường. Văn bản hành chính thông thường.9. Tờ trình10. Biên bản11. Công điện12. Giấy chứng nhận13. Giấy ủy nhiệm14. Giấy giới thiệu15. Giấy nghỉ phép Văn bản hành chính thông thường.16. Giấy đi đường17. Giấy mời18. Phiếu gửi19. Đề nghị20. Giấy biên nhận hồ sơ21. Phiếu chuyển22. Hợp đồng Văn bản chuyên môn – kỹ thuật.Văn bản chuyên môn: tài chính, Thống kê; Kế hoạch; Văn bản kỹ thuật được ban hành trong các lĩnh vực như: Kiến trúc; Xây dựng; Cơ khí; Bản đồ Phân biệt giữa văn bản áp dụng pháp luật và văn bản QPPLVĂN BẢN QPPLVề nội dung:Đặt ra những quy phạm pháp luật, được áp dụng nhiều lầnVề tính chất:Mang tính cưỡng chế.Về thẩm quyền:Do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành VĂN BẢN HCKhông đặt ra những QPPL, mà căn cứ vào VB QPPL để giải quyết những vụ việc cụ thể, được áp dụng 1 lầnKhông hẳn mang tính cưỡng chếCơ quan nào cũng có quyền ban hànhQuốc hiệu Tên cơ quan cấp trênTên cơ quan ban hành VBSố, ký hiệu VBĐịa danh, ngày, tháng, nămTên loại VB20-2515 -2030 - 35Trang Mặt trước20-2520-2530-3515 -20Trang Mặt sau20-25THỰC HÀNH1. Soạn một báo cáo về tình hình học tập và hoạt động phong trào của lớp2. Hãy soạn thảo một văn bản hành chính mà bạn biếtQUỐC HIỆUCỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúcTên cơ quan, tổ chức ban hànhYêu cầu thể thức:Tên cơ quan trực tiếp ban hành văn bảnTên cơ quan chủ quản (Quản lý trực tiếp)BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ NỘI VỤ TỔNG CÔNG TY ỦY BAN NHÂN DÂN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM TỈNH THÁI NGUYÊNTên cơ quan, tổ chức ban hành2. Kỹ thuật trình bày:Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12,13, kiểu chữ đứng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 (phía bên trái, đầu trang giấy).Tên có quan, tổ chức ban hành2. Kỹ thuật trình bày:Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa Cỡ chữ 12,13, kiểu chữ đứng, đậm Phía dưới có đường kẽ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. SỐ VÀ KÝ HIỆU VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬTSố thứ tự của văn bản/ năm ban hành/tên viết tắt của loại văn bản- tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản.Vídụ: Số:32/2004/QĐ-TTg Số:04/2007/NQ-UBTVQH,; Số:32/2007/NQ-TTg SỐ VÀ KÝ HIỆU VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬTYêu cầu về thể thứcSố thứ tự đăng ký ban hành trong một năm và năm ban hành văn bảnSố bằng chữ số Ả rập, bắt đầu là 01 kết thúc 31/12Năm ban hành phải ghi đầy đủ số nămKý hiệu văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bảnSỐ VÀ KÝ HIỆU VĂN BẢN HÀNH CHÍNHVăn bản hành chính có tên loại:Số:/ viết tắt tên loại văn bản- Viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành (-viết tắt đơn vị soạn thảo)Văn bản hành chính không có tên loại (công văn)Số:/viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành (-Viết tắt tên đơn vị soạn thảo)SỐ VÀ KÝ HIỆU VĂN BẢN HÀNH CHÍNHVí dụ:1. Công văn của chính phủ do Vụ Hành Chính Văn phòng Chính Phủ soạn thảo: Số:./VHCVP2. Công văn của sở công nghiệp Tỉnhdo Văn phòng Sở soạn thảo: SỐ VÀ KÝ HIỆU VĂN BẢN HÀNH CHÍNH2. KỸ THUẬT TRÌNH BÀYSố và ký hiệu văn bản được trình bày tại ô số 3 Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Sau từ “số” có dấu hai chấm. Giữa “số”, năm ban hành, ký hiệu văn bản phải có dấu gạch chéo (/); Giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bảng có dấu gạch nối (-)SỐ VÀ KÝ HIỆU VĂN BẢN HÀNH CHÍNHVí dụ: Văn bản quy phạm pháp luật:Số: 34/2005/NĐ-CP; Số: 123/2005/QĐ-UBND.-Văn bản hành chính: Số: 33/TTr-SGD-ĐT; Số: 162/THKTSG-ĐT;.Bảng viết tắt tên loại văn bản và bản saoSttTên loại văn bảnchữ viết tắtVăn bản quy phạm pháp luật1LuậtLt2Pháp lệnhPL3LệnhL4Nghị quyếtNQ5Nghị quyết liên tịchNQLT6Nghị địnhNĐ7Quyết địnhQĐ8Chỉ thịCT9Thông tưTT10Thông tư liên tịchTTLTVăn bản hành chính1Quyết địnhQĐ2Chỉ thịCT3Thông cáoTC4Thông báoTB5Chương trìnhCTr6Kế hoạchKH7Phương ánPA8Đề ánĐASttTên loại văn bảnchữ viết tắtVăn bản hành chính9Báo cáoBC10Biên bảnBB11Tờ trìnhTTr12Hợp đồngHĐ13Công điệnCĐ14Giấy chứng nhậnCN15Giấy uỷ nhiệmUN16Giấy mờiGM17Giấy giới thiệuGT18Giấy nghỉ phépNP19Giấy đi đườngĐĐ20Giấy biên nhận hồ sơBN21Phiếu gửiPG22Phiếu chuyểnPCBản sao văn bản1Bản sao y bản chínhSY2Bản trích saoTS3Bản sao lụcSLĐỊA DANH BAN HÀNHYêu cầu về thể thức Là địa điểm đặt trụ sở chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Mục đích: giúp cho người nhận văn bản theo dõi được địa điểm cơ quan, tổ chức ban hành trong quan hệ hành chính Thông thường nếu cơ quan, tổ chức có phân cấp theo đơn vị hành chính thì ghi địa danh là cấp đơn vị hành chính tương ứng, đối với cơ quan, tổ chức khác thì ghi địa danh đơn vị hành chính cấp tỉnhVí du: Văn bản do công ty TNHH A ban hành có trụ sở đóng trên quận Hải Châu, TP Đà Nẵng: Văn bản do UBND Phường Phước Mỹ, quận Sơn Trà:NGÀY, THÁNG, NĂM BAN HÀNH Yêu cầu thể thức:Ngàyhángnăm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ: ngàythángnămCác số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả rập.Đối với những chữ số có ngày nhỏ hơn 10, tháng nhỏ hơn 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.Không dùng dấu chấm (.), dấu gạch nối (-) hoặc dấu gạch chéo (/), để thay thế cho các từ “ ngày.thángnăm”. NGÀY, THÁNG, NĂM BAN HÀNH 2.Kỹ thuật trình bày Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày tại ô số 4 Bằng chữ in thường Cỡ chữ 13,14, kiểu chữ in nghiên, sau địa danh có dấu phẩy (,). Ví dụ: Đà Nẵng, ngày 12 tháng 01 năm 2007 Quảng Nam, ngày 08 tháng 02 năm 2007 TÊN LOẠI, TRÍCH YẾU NỘI DUNG BAN HÀNHYêu cầu về thể thứcTên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trừ công văn.Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, ??? phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bảnThông thường trích yếu nội dung của văn bản có tên loại được bắt đầu bằng cụm từ “Về việc”Trích yếu nội dung của văn bản không có tên loại (công văn) được bắt đầu bằng cụm từ viết tắt “V/v” (về việc). TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU NỘI DUNG CỦA VBTÊN LOẠI, TRÍCH YẾU NỘI DUNG BAN HÀNH2. Kỹ thuật trình bày:Đối với văn bản có tên loại:Tên và trích yếu của văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5aTên loại văn bản (nghị định, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng)Bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14, 15, kiểu chữ đứng, đậmTÊN LOẠI, TRÍCH YẾU NỘI DUNG BAN HÀNH2. Kỹ thuật trình bày:Đối với văn bản có tên loại:Trích yếu nội dung văn bản được đặt cạnh giữa, ngay dưới tên loại văn bảnBằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chứ đứng, đậmBên dưới trích yếu có đường kẽ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữCuối trích yếu không đặt dấu chấm (.). TÊN LOẠI, TRÍCH YẾU NỘI DUNG BAN HÀNH2. Kỹ thuật trình bày:Đối với văn bản không có có tên loại (công văn) :Trích yếu nội dung văn bản được đặt dưới số và ký hiệu văn bản, ở vị trí 5bBắt đầu bằng V/v bằng chữ in thường, không in đậm, cỡ chữ 12,13, kiểu chữ đứngKhông sử dụng dấu (: ), cuối trích yếu không đặt dấu chấmVÍ DỤViết một thông báo nội dung sau:Do phòng tổ chức của công ty TNHH Thiên Sơn ban hànhVề việc tuyển dụng nhân sựThông báo số 32, do phòng tổ chức soạn thảo và ban hành ngày 6 tháng 8 năm 2008Địa điểm công ty đặt tại TP Đà Nẵng.Yêu cầu: Chỉ soạn thảo VB từ mục 1 đến mục 5 theo mẫu STVBVÍ DỤCÔNG TY TNHH THIÊN SƠN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG TỔ CHỨC Độc lập -Tự do -Hạnh phúc Số: 32/TB-PTC Đà Nẵng, ngày 06 tháng 8 năm 2008 THÔNG BÁO Về việc tuyển dụng nhân sự VÍ DỤViết một công văn hướng dẫn sau:Do phòng văn phòng của công ty TNHH Gia Bảo ban hànhVề việc thi hành quyết định số 32/QĐ-HĐQT của HĐQT công tyCông văn số 2 , do phòng VP soạn thảo và ban hành ngày 6 tháng 8 năm 2008Địa điểm công ty đặt tại TP Đà Nẵng.Yêu cầu: Chỉ soạn thảo VB từ mục 1 đến mục 5 theo mẫu STVBVÍ DỤCÔNG TY TNHH GIA BẢO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG Độc lập -Tự do -Hạnh phúc Số: 02/TNHHGB-VP Đà Nẵng, ngày 06 tháng 8 năm 2008 V/v hướng dẫn thi hành quyết định số 32/ QĐ_HĐQT VÍ DỤViết một quyết định có nội dung sau:Do phòng văn phòng Hội Đồng Nhân Dân Tỉnh Sóc TrăngVề việc ban hành quyết định số 32/QĐ-HĐND về việc bỗ nhiệm cán bộ Ban hành ngày 15 tháng 1 năm 2010Yêu cầu: Chỉ soạn thảo VB từ mục 1 đến mục 5 theo mẫu stvbVÍ DỤHĐND TỈNH SÓC TRĂNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG HĐND Độc lập -Tự do -Hạnh phúc Số: 32/QĐ-HĐND SÓC TRĂNG Sóc Trăng, ngày 15 tháng 1 năm 2010 QUYẾT ĐỊNH Về việc bổ nhiệm cán bộ NỘI DUNG VĂN BẢNNội dung của văn bản phải bảo đảm các yêu cầu sau:Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụngPhù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật.Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác.Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu NỘI DUNG VĂN BẢNDùng từ ngữ phổ thông.Không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;NỘI DUNG VĂN BẢNKhông viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn từ, cụm từ đóNỘI DUNG VĂN BẢNViệc viết hoa được thực hiện theo quy định chính tả tiếng Việt.Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản, số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh)Trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ Thẩm quyền ký bao gồm: Hình thức để ký, chức vụ, chữ ký và họ tên đầy đủ của người có thẩm quyền ký. Đối với cơ quan làm việc theo chế độ một thủ trưởng: Thủ trưởng có thể giao cho cấp phó ký thay. KT. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐCCHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ Đối với cơ quan làm việc theo chế độ tập thể: Thẩm quyền ký được quy định: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TM. HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CHỦ TỊCH CHỦ TỊCHCHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝCấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu, và những văn bản thuộc các lĩnh vực phân công phụ trách Việc ký văn bản về các vấn đề khác được thực hiện như quy định đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng TM. UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCHCHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝKý “thừa uỷ quyền (TUQ)”:Đối với cán bộ phụ trách cấp dưới một cấpKý TUQ phải có quy định bằng văn bản Giới hạn trong một thời gian nhất địnhNgười được thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác TUQ. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANHHoặc TUQ. CHỦ TỊCH UBND QUẬN TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢPCHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝKý “Thừa lệnh (TL)”:Người được TL: Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh một số loại văn bản.Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.TL. CHỦ TỊCH UBND QUẬN HẢI CHÂU CHÁNH VĂN PHÒNGHoặc TL. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNHCHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝKý “ Quyền (Q)”: Áp dụng đối với:Cấp phó được giao nhiệm vụ khi thủ trưởng vắng mặt trong thời gian dài.Cấp phó chưa bổ nhiệm chính thức khi khuyết thủ trưởng. Q. GIÁM ĐỐC TM. UBND THÀNH PHỐ Q. CHỦ TỊCHCHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝYêu cầu:Ký đúng thẩm quyền, một lần duy nhất đối với một loại văn bản. Không dùng bút chì, bút đỏ, mực dễ phai. Không dùng giấy cacbon in thành nhiều bảnThẩm quyền ký luôn là một khối thống nhất, không tách rời hai trang khác nhau, khoảng cách từ yếu tố chức vụ ký đến họ tên của người ký văn bản là 30-40mm. CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝYêu cầu:Đối với văn bản có từ hai thẩm quyền ký trở lên như văn bản liên tịch, biên bản, hợp đồng,thì thẩm quyền ký được dàn đều sang hai bên. Thẩm quyền ký của cơ quan, tổ chức chủ trì, soạn thảo, hoặc của thẩm quyền cao nhất được trình bày trên cùng bên phảiCHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝViệc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức; Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu.CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝViệc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt: TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” ( thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ Kỹ thuật trình bàyQuyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô 7b;Các chữ viết tắt “TM.”; “KT.” “TL.” ; “TUQ.” hoặc “ Q.”, quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13, 14, kiểu chữ đứng, đậm.CHỨC VỤ, HỌ TÊN VÀ CHỮ KÝ Kỹ thuật trình bàyHọ tên của người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu có) được trình bày tại ô 7b; chữ in thường, cỡ chữ 13, 14, kiểu chữ đứng đậm.Chữ ký của người có thầm quyền được trình bày tại ô 7cDẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨCNhân viên văn thư giử con dấuĐược đóng dấu tại cơ quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện các quy định sau: Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; Không được đóng dấu khống chỉ.DẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨCĐóng dấuKhi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Dấu trình bày tại ô số 8.NƠI NHẬNNơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. + Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan; + Căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định. NƠI NHẬNĐối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản;Đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung. NƠI NHẬNĐối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: Phần thứ nhất: bao gồm từ “kính gửi”, sau đó là tên cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc; Phần thứ hai: bao gồm từ “nơi nhận”, phía dưới là từ “như trên”, tiếp theo là tên cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận công văn.NƠI NHẬNKỹ thuật trình bày:Nơi nhận được trình bày tại ô 9a, 9b Phần nơi nhân 9a chỉ áp dụng đối với văn bản hành chínhTừ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng;NƠI NHẬNKỹ thuật trình bày:Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm (:); Nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; Trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm.NƠI NHẬN Phần nơi nhân tại ô 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:Từ “nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiên đậm;Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng dòng cuối cùng có chữ “lưu” sau đó có dấu hai chẩm (:); DẤU CHỈ MỨC ĐỘ KHẨN, MẬT Dấu chỉ mật độ khẩnViệc xác định mức độ khẩn cấp của văn bản được thực hiện như sau: Hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn; Mức độ khẩn do người ký văn bản quyết định. Dấu chỉ mật độ khẩn phải được khắc sẵn theo hướng dẫn tại phần sau của phần này. Mực dùng đóng dấu khẩn phải là màu đỏ tươi.DẤU CHỈ MỨC ĐỘ KHẨN, MẬT Dấu chỉ mức độ mật Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC KHÁCNgoài ra còn có các thành phần thể thức khác:Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ Email, địa chỉ Website, số điện thoại, số telex, số Fax Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành “trả lại sau khi họp (hội nghị)”, “Xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” , “bàn thảo”, bản dự thảo lần”Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo Số trang CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC KHÁC- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được trình bày bằng ô số 11; trong khung dấu hình chữ nhậtChỉ dẫn về dự thảo văn bản được trình bày tại ô số 12Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành được trình bày tại ô số 13Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ Email, địa chỉ Website, số điện thoại, số Telex, số Fax Phụ lục văn bản: Phụ lục kèm theo văn bản được tình bày trên trang giấy riêng.KHÁI NIỆM SOẠN THẢO VBHC Văn bản hành chính là văn bản thể hiện những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành theo một thứ tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ xã hội xác định. SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH KHÁI NIỆM SOẠN THẢO VBHC Văn bản hành chính bao gồm:?? Văn bản hành chính có chức năng thông tin, chức năng pháp lý, chức năng quản lý, chức năng văn hóa- xã hội. 1. Chức năng thông tin Thông tin là cơ sở xuất phát hành động; thông tin diễn tả quy cách hành động và cuối cùng thông tin ghi kết quả hành động. Dưới dạng văn bản, thông tin thường có 03 loại:* Thôn