Chương 1: Giới thiệu về Access

ACCESS CAO ĐẲNG SƯ PHẠM ĐIỆN BIÊN THÁNG 11/2008 NỘI DUNG  Chương 1: Giới thiệu về Access  Chương 2: Table và Relationship  Chương 3: Một số thao tác trên CSDL  Chương 4: Query  Chương 5: Form  Chương 6: Report  Chương 7: Macro  Chương 8: Menu CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ACCESS I. Giới thiệu Access  Microsoft Access là một hệ quản trị CSDL quan hệ chạy trên Windows.  Microsoft Access bắt đầu được phát hành trong bộ Office năm 1992 và cho đến nay nó là một trong những chương trình cơ sở dữ liệu văn phòng phổ biến nhất thế giới.  Access dùng để xây dựng hệ CSDL đồng thời xử lý và quản lí chúng theo những yêu cầu đặt ra, xây dựng trọn gói các phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ. II. Chế độ làm việc của Access Acces có hai chế độ làm việc, đó là:  Chế độ sử dụng công cụ có sẵn: giúp người sử dụng không chuyên có thể xây dựng chương trình quản lí  Chế độ lập trình: Dùng ngôn ngữ VBA (Visual Basic for Application), người sử dụng chuyên nghiệp có thể phát triển ứng dụng, kiểm soát chặt chẽ dữ liệu, phân quyền truy nhập. III. Khởi động Access Ta có thể khởi động Access bằng một trong các cách sau:  Cách 1  Kích nút Start trên Taskbar của Windows  Di chuyển trỏ chuột đến All Program, một menu con xuất hiện  Di chuyển trỏ chuột đến Microsoft Office Tools, một menu con nữa xuất hiện  Kích chọn Microsoft Access có biểu tượng Khởi động Access (tiếp)  Cách 2:  Nháy chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn của Microsoft Office nếu máy cài Microsoft Office Shortcut Bar (thanh bảng chọn ở phía trên, góc phải của màn hình) Khởi động Access (tiếp)  Cách 3:  Có thể tạo biểu tượng tắt (ShortCut) cho chương trình trên màn hình làm việc (Desktop) và khi muốn khởi động thì nháy đúp vào biểu tượng này . IV. Cửa sổ làm việc của Access  Sau khi khởi động Access, ta sẽ thấy môi trường làm việc của Access xuất hiện với các thành phần sau: Thanh tiêu đề Thanh menu chính Thanh công cụ Standard Vùng làm việc Cửa sổ làm việc của Access (tiếp)  Thanh tiêu đề: Bao gồm tên của phần cửa sổ (Microsoft Access) và ba nút điều khiển cửa sổ (thu nhỏ, phóng to, đóng).  Thanh Menu chính:  Các thanh công cụ: Trong Access có rất nhiều thanh công cụ, nhưng ngầm định hiển thị sẵn thanh công cụ chuẩn vì chúng thường xuyên được sử dụng. Trong quá trình làm việc, khi cần hiển thị thanh công cụ nào thì kích vào View/Toolbars/Customize ... và chọn tên thanh công cụ cần hiển thị.  Vùng làm việc: Chứa tất cả các cửa sổ của các đối tượng dữ liệu khi ta mở ra để thao tác trên đó. V. Tạo cơ sở dữ liệu mới-Database  B1: Trên menu File, chọn New, xuất hiện thanh tác vụ New File  B2: Kích chọn Blank Database, xuất hiện hộp thoại File New Database Tạo cơ sở dữ liệu mới-Database (tiếp)  B3: Đặt tên cho Database vào mục File name  B4: Kích chọn Creat VI. Làm việc với cơ sở dữ liệu đã có 1. Nếu thanh tác vụ đã được mở:  B1: Kích chọn tên CSDL cần mở trong mục Open a file hoặc kích vào More file… , trên màn hình xuất hiện hộp thoại Open  B2: Chọn tên CSDL cần mở trong danh sách hoặc gõ tên CSDL cần mở vào ô File name.  B3: Kích Open Làm việc với cơ sở dữ liệu đã có (tiếp) 2. Nếu thanh tác vụ chưa mở:  B1: Trên menu File, kích Open , xuất hiện hộp thoại Open  B2: Chọn tên CSDL cần mở (Giống như ở mục 1.) VII. Các đối tượng chính của Access  Bảng (tables): Là thành phần căn bản nhất của CSDL. Bảng là nơi trực tiếp chứa dữ liệu. Ta có thể nhập khẩu, kết nối các bảng từ các ứng dụng cơ sở dữ liệu khác như Paradox, Excel, FoxPro, dBase, …  Truy vấn (Queries): Thực hiện chức năng tìm kiếm, Tạo nguồn dữ liệu cho các giao diện nhập liệu (Form), các báo cáo (Report), …  Biểu mẫu (Form): Hiển thị dữ liệu có trong các bảng hay truy vấn và cho phép bổ sung các dữ liệu mới, đồng thời hiệu chỉnh hay xóa dữ liệu hiện có. Có thể kết hợp ảnh và đồ thị vào biểu mẫu, thậm chí cả âm thanh. Các đối tượng chính của Access(tiếp)  Báo cáo (Report): In dữ liệu từ các bảng hoặc các truy vấn. Access cho phép bổ sung đồ họa vào báo cáo.  Macro: là một hình thức lập trình đơn giản. Nó được dùng để gắn kết các đối tượng chính trong chương trình như liên hệ giữa các form, tạo menu.  Module: Là chương trình viết bằng VBA. IIX. Thoát khỏi Access  Muốn thoát khỏi Access, ta có thể thực hiện 1 trong 3 cách sau:  Cách 1: Từ thanh menu, chọn File/Exit  Cách 2: Kích vào nút Close trên thanh tiêu đề  Cách 3: Gõ tổ hợp phím Alt+F4 IX. Công cụ Wizard và Builder 1. Wizard  Wizard: cung cấp các dịch vụ đơn giản hóa việc tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu mới. Wizard dẫn ta qua một loạt các bước định sẵn xác định các đặc tính đối tượng mà ta muốn tạo ra.  Wizard có thể sử dụng ở nhiều nơi khác nhau: + Tạo lập toàn bộ một CSDL (Database Wizard). + Trên Bảng, Truy vấn, Form, Report. + Trên các điều khiển. + Tạo trang Web. Công cụ Wizard và Builder (tiếp) 2. Expresion Builder  Là bộ công cụ thuận tiện nhất để tạo các biểu thức, đặc biệt là các biểu thức có chứa điều khiển liên quan tới biểu mẫu hoặc báo cáo.