Chương 3: Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin quản lý

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3.1.  Xây  dựng  hệ  thống   3.1.1.  Phương  pháp  xây  dựng  hệ  thống   3.1.2.  Công  cụ  sử  dụng  trong  xây  dựng  hệ  thống   3.2.  Quản  lý  hệ  thống   3.2.1.  Quản  lý  dự  án  xây  dựng  hệ  thống   3.2.2.  Quản  trị  hệ  thống   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 1 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3.1.  Xây  dựng  hệ  thống   3.1.1.  Phương  pháp  xây  dựng  hệ  thống   3.1.2.  Công  cụ  sử  dụng  trong  xây  dựng  hệ  thống   3.2.  Quản  lý  hệ  thống   3.2.1.  Quản  lý  dự  án  xây  dựng  hệ  thống   3.2.2.  Quản  trị  hệ  thống   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 2 3.1.1.  Phương  pháp  xây  dựng  hệ  thống   •  Quy  trình  xây  dựng  hệ  thống   •  Động  cơ  xây  dựng  hệ  thống   •  Một  số  hình  thức  tạo  lập  hệ  thống   •  Mô  hình  xây  dựng   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 3 Quy  trình  xây  dựng  HTTT     •  Quy  trình  chung   •  Một  số  nguyên  tắc  trong  xây  dựng  HTTT   •  Phương  pháp  Pếp  cận   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 4 Quy  trình  chung   •  Xây  dựng  HTTT  thực  chất  là  quá  trình  Tin  học   hóa  các  hoạt  động  của  tổ  chức:   – Phương  pháp  Pn  học  hóa  từng  phần   – Phương  pháp  Pn  học  hóa  toàn  bộ   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 5 Tin  học  hóa  từng  phần   •  Tin  học  hóa  từng  chức  năng  quản  lý  theo  một  trình  tự   •  Ưu  điểm   –  Thực  hiện  đơn  giản,   –  Đầu  tư  ban  đầu  không  lớn   –  Hệ  thống  mềm  dẻo   •  Nhược  điểm   –  Không  đảm  bảo  mnh  nhất  quán  cao  trong  toàn  bộ  hệ  thống,   –  không  tránh  khỏi  sự  trùng  lặp  và  dư  thừa  thông  Pn.   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 6 Tin  học  hóa  toàn  bộ   •  Tin  học  hóa  đồng  thời  tất  cả  các  chức  năng  quản  lý   •  Ưu  điểm   –  Hệ  thống  đảm  bảo  mnh  nhất  quán   –  Tránh  được  sự  trùng  lặp,  dư  thừa  thông  Pn   •  Nhược  điểm   –  Thực  hiện  lâu   –  Đầu  tư  ban  đầu  khá  lớn,   –  Hệ  thống  thiếu  mnh  mềm  dẻo   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 7 Quy  trình  chung   •  Lựa  chọn  phương  pháp  thích  hợp   •  Phải  đảm  bảo:   – Mang  lại  hiệu  quả  kinh  tế,     – Dễ  thực  hiện  (không  gây  ra  những  biến  động  lớn   về  cấu  trúc  tổ  chức),   – Phù  hợp  với  khả  năng  của  tổ  chức   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 8 Nguyên  tắc  trong  xây  dựng  HTTT •  Nguyên  tắc  xây  dựng  theo  chu  trình   •  Nguyên  tắc  đảm  bảo  độ  Pn  cậy 5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 9 Nguyên  tắc  xây  dựng  theo  chu  trình •  Quá   trình  xây  dựng  HTTT  gồm  nhiều  công  đoạn   tương  ứng   với  nhiều  nhiệm  vụ,   •  Công  đoạn  sau  dựa  trên  thành  quả  của  công  đoạn  trước  è   Phải  tuân  theo  nguyên  tắc  tuần  tự,  không  bỏ  qua  công  đoạn   nào   •  Sau  mỗi   công  đoạn,   trên   cơ   sở  phân  mch  đánh  giá  bổ   sung   phương  án  được  thiết  kế,  có  thể  quay  lại  công  đoạn  trước  đó   để   hoàn   thiện   thêm   rồi   mới   chuyển   sang   công   đoạn   Pếp   theo,  theo  cấu  trúc  chu  trình  (lặp  lại) 5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 10 Nguyên  tắc  đảm  bảo  độ  Pn  cậy •  Phải  đảm  bảo  độ  Pn  cậy  của  thông  Pn  và   HTTT.   – Các  thông  Pn  phải  được  phân  cấp  theo  vai  trò  và   chức  năng   – Thông  Pn  cho  lãnh  đạo   – Thông  Pn  cho  các  cán  bộ  điều  hành  tác  nghiệp   – Phải  bảo  mật  thông  Pn  trong  hệ  thống 5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 11 Phương  pháp  Pếp  cận  hệ  thống •  Khi  khảo  sát,  phân  @ch  HTTT:   – Xét  doanh  nghiệp  như  là  một  hệ  thống  thống   nhất  về  mặt  kinh  tế,  kỹ  thuật  và  tổ  chức,  sau  đó   mới  đi  vào  các  vấn  đề  cụ  thể  trong  từng  lĩnh  vực   – Mỗi  lĩnh  vực  lại  chia  thành  các  vấn  đề  cụ  thể   =>  Phương  pháp  đi  từ  tổng  quát  tới  chi  Pết  theo   sơ  đồ  cấu  trúc  hình  cây   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 12 3.1.1.  Phương  pháp  xây  dựng  hệ  thống   •  Quy  trình  xây  dựng  hệ  thống   •  Động  cơ  xây  dựng  hệ  thống   •  Một  số  hình  thức  tạo  lập  hệ  thống   •  Mô  hình  xây  dựng   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 13 Động  cơ  xây  dựng  hệ  thống   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 14 Một  số  hình  thức  tạo  lập  hệ  thống   •  Xây  dựng  mới   •  Mua  hệ  phần  mềm  có  sẵn   •  Người  dùng  tự  phát  triển   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 15 Một  số  hình  thức  tạo  lập  hệ  thống   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 16 Một số hình thức tạo lập HT Xây  dựng  mới   •  HTTT  được  xây  dựng  mới  từ  đầu  bởi  các   chuyên  gia  nhằm  thoả  mãn  các  yêu  cầu  nghiệp   vụ  trong  DN   •  Bao  gồm:   – Xây  dựng  nội  bộ:  Được  xây  dựng  bởi  các  chuyên   gia  của  DN,  làm  việc  cho  DN   – Gia  công  bên  ngoài:  Được  xây  dựng  bởi  các   chuyên  gia  IT  bên  ngoài   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 17 Xây  dựng  mới   •  Ưu  điểm:   – Xây  dựng  theo  yêu  cầu  DN   – Tạo  ra  lợi  thế  cạnh  tranh  so  với  các  đối  thủ  (phần   mềm  của  riêng  mình)     •  Nhược  điểm  :   – Tốn  kém  kinh  phí   – Mất  nhiều  thời  gian  để  hoàn  thiện  hệ  thống   – Hệ  thống  nhiều  lỗi   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 18 Mua  hệ  phần  mềm  có  sẵn   •  Lựa  chọn  phần  mềm  đã  có  trên  thị  trường  để   triển  khai  trong  DN   •  Các  phần  mềm  có  sẵn  thường  tương  thích  với   nhiều  loại  phần  cứng  và  phù  hợp  với  nhiều  DN   •  Có  2  loại:   – Tuỳ  biến:  có  thể  thay  đổi  mã  nguồn   – Tiêu  chuẩn:  có  thể  cấu  hình   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 19 Mua  hệ  phần  mềm  có  sẵn   •  Ưu  điểm:   –  Ít  tốn  kém  kinh  phí,  thời  gian  để  hoàn  thiện  hệ   thống   – Chất  lượng:  Ổn  định,  nhiều  mnh  năng   •  Nhược  điểm  :   – Có  thể  thiếu  một  vài  mnh  năng  mà  DN  cần   – Khác  với  quy  trình  thực  tế  của  DN   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 20 Người  dùng  tự  phát  triển   •  Do  các  nhân  viên  xây  dựng   •  Thường  sử  dụng  cho  cá  nhân  hoặc  phòng  ban   •  Thiên  về  xử  lý  dữ  liệu  hoặc  lập  báo  cáo   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 21 Người  dùng  tự  phát  triển   •  Ưu  điểm:   – Phù  hợp  với  nhu  cầu  thực  tế  của  người  dùng   – Viết  nhanh   •  Nhược  điểm  :   – Sử  dụng  các  công  cụ  không  thích  hợp   – Nhiều  lỗi  do  không  được  thiết  kế  cẩn  thận,  ít  kiểm   tra,  không  có  tài  liệu   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 22 3.1.1.  Phương  pháp  xây  dựng  hệ  thống   •  Quy  trình  xây  dựng  hệ  thống   •  Động  cơ  xây  dựng  hệ  thống   •  Một  số  hình  thức  tạo  lập  hệ  thống   •  Mô  hình  xây  dựng   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 23 Mô  hình  xây  dựng   •  Mô  hình  thác  nước   •  Mô  hình  phát  triển  ứng  dụng  nhanh  (RAD)   •  Mô  hình  Bản  mẫu  (Prototype)   •  Mô  hình  xoắn  ốc   •  Mô  hình  thực  tế  tại  DN   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 24 Mô  hình  thác  nước   •  Bước  trước  cần  được  xem  xét  lại  trước  khi   chuyển  sang  bước  Pếp  theo   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 25 Mô  hình  thác  nước   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 26 RAD   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 27 Mô  hình  Bản  mẫu   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 28 Mô  hình  Bản  mẫu   •  Bản  nháp  của  một  phần  hệ  thống  được  đưa   cho  người  sử  dụng  xem  xét  và  phản  hồi  ý  kiến   đề  xuất  chỉnh  sửa   •  Phiên  bản  sau  với  các  cải  Pến  theo  yêu  cầu   của  khách  hàng   •  Được  lặp  lại  liên  tục  cho  đến  khi  hoàn  chỉnh   •  Có  sự  tham  gia  trực  Pếp  của  user  trong  quá   trình  phát  triển   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 29 Mô  hình  xoắn  ốc   •  Cho  phép  các  giai  đoạn  như  phân  mch,  thiết   kế,  thực  thi,  bảo  trì  được  lặp  lại  khi  mnh  năng   mới  của  HT  được  triển  khai   •  Các  bước  chính:   – Lập  kế  hoạch   – Phân  mch  rủi  ro   – Xây  dựng   – Đánh  giá  từ  phía  khách  hàng   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 30 Mô  hình  thực  tế  tại  DN   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 31 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3.1.  Xây  dựng  hệ  thống   3.1.1.  Phương  pháp  xây  dựng  hệ  thống   3.1.2.  Công  cụ  sử  dụng  trong  xây  dựng  hệ  thống   3.2.  Quản  lý  hệ  thống   3.2.1.  Quản  lý  dự  án  xây  dựng  hệ  thống   3.2.2.  Quản  trị  hệ  thống   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 32 3.1.2.  Công  cụ  sử  dụng  trong  xây  dựng  hệ  thống   •  Các  bước  Uến  hành  xây  dựng  HT   •  Công  cụ  dùng  để  phân  mch,  thiết  kế   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 33 Các  bước  Pến  hành  xây  dựng  HT   •  Khảo  sát   •  Phân  @ch   •  Thiết  kế   •  Cài  đặt     5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 34 Khảo  sát   •  Hệ  thống  hiện  tại  đang  làm  gì?   •  Đưa  ra  đánh  giá  về  hiện  trạng   •  Xác  định  nhu  cầu  của  tổ  chức,  yêu  cầu  về  sản   phẩm   •  Xác  định  những  gì  sẽ  thực  hiện  và  khẳng  định   những  lợi  ích  kèm  theo   •  Tìm  giải  pháp  tối  ưu  trong  các  giới  hạn  về  kỹ   thuật,  tài  chính,  thời  gian  và  những  ràng  buộc   khác.   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 35 Phân  mch   •  Phân  mch  hệ  thống  về  xử  lý:  xây  dựng  được   các   biểu  đồ  mô   tả   chức   năng   xử   lý   của   hệ   thống   •  Phân  mch  hệ  thống  về  dữ  liệu:     •  mô  tả  dữ  liệu,   •  xây  dựng  lược  đồ  cơ  sở  dữ  liệu   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 36 Thiết  kế   •  Nhiệm  vụ:  Chuyển  các  biểu  đồ,  lược  đồ  mức   logic  sang  mức  vật  lý   •  Công  việc  cần  thực  hiện   •  Thiết  kế  tổng  thể:   •  Thiết  kế  giao  diện:   •  Thiết  kế  các  kiểm  soát:   •  Thiết  kế  các  tập  Pn  dữ  liệu:   •  Thiết  kế  chương  trình:   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 37 Cài  đặt   •  Thay  thế  hệ  thống  thông  Pn  cũ  bằng  hệ  thống   thông  Pn  mới.   •  Công  việc  cần  thực  hiện:   •  Lập  kế  hoạch  cài  đặt:   •  Biến  đổi  dữ  liệu   •  Huấn  luyện   •  Biên  soạn  tài  liệu  về  hệ  thống   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 38 3.1.2.  Công  cụ  sử  dụng  trong  xây  dựng  hệ  thống   •  Các  bước  Pến  hành  xây  dựng  HT   •  Công  cụ  dùng  để  phân  @ch,  thiết  kế   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 39 Công  cụ  dùng  để  phân  mch,  thiết  kế   •  Phân  @ch  hệ  thống  về  mặt  chức  năng   •  Phân  mch  hệ  thống  về  mặt  dữ  liệu   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 40 Phân  mch  hệ  thống  về  chức  năng •  Mục  đích   •  Phương  pháp  chung  để  phân  mch   •  Công  cụ  diễn  tả  các  xử  lý 5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 41 Mục  đích •  Xác  định  các  chức  năng  chính  của  HTTT   •  Xác  định  hệ  thống  phải  thực  hiện  những  gì?   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 42 Phương  pháp  chung  để  phân  mch •  Phân  rã  những  chức  năng  lớn,  phổ  quát  thành  những  chức   năng  nhỏ  hơn  để  đi  vào  chi  Pết     •  Chuyển  từ  mô  tả  vật  lý  sang  mô  tả  logic  (trừu  tượng  hóa)   •  Chuyển  từ  hệ  thống  cũ  sang  hệ  thống  mới  ở  mức  logic   •  Phân  mch  theo  cách  từ  trên  xuống  (từ  tổng  quát  đến  chi  8ết)   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 43 Công  cụ  diễn  tả  các  xử  lý •  Biểu  đồ  phân  cấp  chức  năng  (BPC) •  Biểu  đồ  luồng  dữ  liệu  (DFD,  BLD) 5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 44 Biểu  đồ  phân  cấp  chức  năng •  Khái  niệm   •  Phân  cấp   •  Quy  tắc  xây  dựng 5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 45 Khái  niệm  BPC •  Là  việc  phân  rã  có  thứ  bậc  các  chức  năng  của  hệ  thống.   Mỗi  một  chức  năng  có  thể  gồm  nhiều  chức  năng  con  và   thể  hiện  trong  một  khung  của  sơ  đồ   •  BPC  có  cấu  trúc  hình  cây   •  BPC  cho  biết  hệ  thống  cần  phải  làm  gì,  chứ  không  chỉ  ra   là  phải  làm  như  thế  nào 5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 46 5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 47 Sự  phân  cấp  của  biểu  đồ •  HTTT  là  thực  thể  khá  phức  tạp   •  Gồm  nhiều  thành  phần,  nhiều  chức  năng,  nhiều  cấp  hệ   =>  Phải  phân  cấp  biểu  đồ  chức  năng  của  HTTT  theo  cấu  trúc  hình   cây 5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 48 Ví  dụ:  Các  mức  phân  cấp 5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 49 QUẢN LÝ HÀNG HÓA Quy tắc xây dựng BPC •  Đầu  vào:   – Các  chức  năng  đã  được  thiết  lập  trong  phần  khảo   sát  dự  án.     •  Phương  pháp:     – Phân  nhóm  các  chức  năng  có  liên  quan,  đánh  số   thứ  tự  và  theo  nhóm   •  Đầu  ra:  Biểu  đồ  BPC  (mức  logic)   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 50 Quy tắc xây dựng BPC  (2) •  Xác  định  mức  nào  là  mức  thấp  nhất   •  Chức  năng  cấp  thấp  nhất  chỉ  nên  có  một  nhiệm  vụ  hoặc  một   nhóm  các  nhiệm  vụ  nhỏ  do  cá  nhân  đảm  nhiệm   •  BPC  có  thể  trình  bày  trong  nhiều  trang   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 51 BPC  của  hoạt  động  Quản  lý  doanh  nghiệp 5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 52 Biểu  đồ  luồng  dữ  liệu  -­‐  DFD •  Khái niệm   •  Ví  dụ •  Các  ký  pháp  của  biểu  đồ  DFD          (Data  Flow  Diagram)   •  Xây  dựng  DFD 5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 53 Khái  niệm  DFD •  DFD  là  một  công  cụ  dùng  để  trợ  giúp  bốn  hoạt   động  chính  của  các  phân  mch  viên  hệ  thống  :   – Phân  mch   – Thiết  kế   – Biểu  đạt   – Tài  liệu 5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 54 Các  ký  pháp  sử  dụng  trong  DFD – Quá  trình  hoặc  chức  năng   – Luồng  dữ  liệu   – Kho  dữ  liệu   – Tác  nhân  bên  ngoài   – Tác  nhân  bên  trong   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 55 Quá  trình  hoặc  chức  năng  xử  lý   •  Khái  niệm:  Là  chức  năng  biểu  đạt  các  thao  tác,  nhiệm  vụ   hay  Pến  trình  xử  lý  nào  đó   •  Biểu  diễn:   •  Tên  chức  năng:  phải  được  dùng  là  một  “Động  từ”  cộng   với  “bổ  ngữ”.   5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 56 Tên chức năng Quá  trình  hoặc  chức  năng  xử  lý •  Ví  dụ: 5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 57 Nhận hóa đơn Bán hàn g Luồng  dữ  liệu •  Khái niệm: Là luồng thông tin vào hay ra của một chức năng xử lý •  Biểu diễn:                    Mũi tên để chỉ hướng của luồng dữ  liệu  (vào/ra).   •  Tên luồng dữ liệu: là “danh từ “ cộng với “tính từ” nếu   cần thiết. 5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 58 Tên luồng dữ liệu Luồng  dữ  liệu •  Ví  dụ 5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 59 Kho  dữ  liệu •  Khái  niệm:  Là  các  thông  Pn  cần  lưu  giữ  lại  trong  một  khoảng   thời  gian,  để  sau  đó  một  hay  một  vài  chức  năng  xử  lý,  hoặc   tác  nhân  trong  sử  dụng.     •  Biểu  diễn:   •  Tên  kho  dữ  liệu:  danh  từ  kèm  theo  mnh  từ  (nếu  cần),  nói  lên   nội  dung  thông  Pn  cần  lưu 5/7/14 Xây dựng và Quản lý hệ thống thông tin quản lý 60 Tên kho dữ liệu Kho  dữ