Giải pháp quản lý khách sạn/resort - SMILE

CÔNG TY TIN HỌC VÀ THƯƠNG MẠI ANH MINH 54 TRẦN NHÂN TÔNG, HAI BÀ TRƯNG, HÀ NỘI TEL. (84-4) 9454321 FAX. (84-4) 9454320 WEB. E-MAIL. info@anhminh.com GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHÁCH SẠN/RESORT SMILE ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution Page 1 Tổng quan về SMILE • Giải pháp tổng thể, chuyên nghiệp về quản lý khách sạn • Giải pháp quản lý tập trung cho chuỗi khách sạn • Phù hợp với các khách sạn/Resorts 3 đến 5 sao • Cấp độ 30 đến 3,000 phòng • Môi trường Windows XP, Dữ liệu Microsoft SQL Server • Ứng dụng công nghệ mới nhất, Giao diện đồ hoạ thân thiện • Tham khảo từ các phần mềm quốc tế nổi tiếng nhất • Giải pháp hiệu quả, Giá hợp lý, Hỗ trợ tận tình, Bảo trì dài hạn Tổng quan về công ty Anh Minh • Đội ngũ chủ chốt: Những chuyên gia kinh nghiệm nhất Việt Nam trong lĩnh vực Khách sạn • Đội ngũ phát triển: Những tài năng trẻ Đại học Bách khoa về Công nghệ Thông tin • Mục tiêu: Giải pháp tổng thể cho quản lý Khách sạn/Resort, Nhà hàng, Bar, POS • Trụ sở: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Huế, Hạ Long, Hội An • Kế hoạch: Sớm mở chi nhánh tại Đà Nẵng, Phan Thiết để hỗ trợ khách hàng và bán hàng Đề xuất của chúng tôi Công ty tin học Anh Minh là một công ty chuyên cung cấp các giải pháp cho quản lý khách sạn, nhà hàng, tài chính với một đội ngũ nhiệt tình và nhiều kinh nghiệm. SMILE được phát triển trên cơ sở kinh nghiệm nhiều năm của đội ngũ thiết kế trong lĩnh vực khách sạn, nhà hàng, tham khảo những ưu điểm của các phần mềm quản lý khách sạn nổi tiếng thế giới và áp dụng thành công những công nghệ mới nhất trong lĩnh vực tin học. Nụ cười đối với khách sạn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Nụ cười mang đến cho khách cảm giác thân thiện và gần gũi. Hãy để SMILE mang nụ cười đến tràn đầy khách sạn của bạn! SMILE không đơn thần chỉ là một phần mềm mà đây là GIẢI PHÁP TỔNG THỂ. SMILE bao gồm các phân hệ quản lý để quản lý tổng thể một khách sạn như đặt phòng, tiếp thị, lễ tân, buồng phòng, nhà hàng, điện thoại, các dịch vụ khác, kế toán, công nợ, kho, tài sản cố định... SMILE liên kết với tất cả các hệ thống điều khiển khác như điện thoại, khoá từ,... Chúng tôi cung cấp cho khách sạn phần mềm, cấu hình, cài đặt, đào tạo, bảo trì và nâng cấp thường xuyên. Giải pháp tổng thể này được triển khai bởi một đội ngũ có tinh thần trách nhiệm cao, trình độ chuyên môn sâu rộng và có nhiều kinh nghiệm - đội ngũ ANH MINH. ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution Page 2 SMILE - GIẢI PHÁP TỔNG THỂ SMILE mang đến một giải pháp tổng thể cho quản lý khách sạn, chuỗi khách sạn theo mô hình hiện đại tiêu chuẩn 5 sao quốc tế, bao gồm: • Tư vấn mô hình, quy trình quản lý, tuyển chọn nhân sự Đến với SMILE bạn sẽ được đội ngũ tư vấn của chúng tôi, những chuyên gia trong các lĩnh vực khác nhau của ngành công nghiệp khách sạn, có kinh nghiệm lâu năm tại các khách sạn 5 sao tư vấn về mô hình quản lý, quy trình quản lý theo các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý khách sạn. Chúng tôi cũng có thể giúp bạn tham khảo các quy trình tiêu chuẩn của các tập đoàn quản lý khách sạn quốc tế lớn. Hơn thế nữa, đội ngũ chuyên gia của chúng tôi có thể tư vấn cho bạn đưa ra một quy trình phù hợp nhất với khách sạn của bạn. • Tư vấn hệ thống công nghệ thông tin Đội ngũ chuyên gia mạng của chúng tôi với nhiều năm kinh nghiệm trong thiết lập, quản lý mạng cho các khách sạn 5 sao sẽ tư vấn để chọn ra một giải pháp hoàn hảo nhất phù hợp với khách sạn của bạn. • Cung cấp phần mềm quản lý Đến với SMILE bạn có cơ hội sử dụng một hệ thống hiện đại, tính năng phong phú, đầy đủ, hoạt động ổn định đảm bảo đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe nhất của những khách sạn 5 sao. SMILE hiện đang được rất nhiều khách sạn 5 sao, 4 sao trên toàn lãnh thổ Việt Nam tin dùng. Tất cả các khách hàng sử dụng SMILE đều hài lòng với chất lượng của phần mềm cũng như của dịch vụ. • Đào tạo sử dụng phần mềm theo quy trình Đội ngũ đào tạo viên cao cấp của SMILE đảm bảo rằng giải pháp được chuyển giao hoàn toàn cho khách sạn và nhân viên khách sạn có thể khai thác tối đa tất cả các tính năng của phần mềm phục vụ đắc lực cho công tác quản lý. • Bảo hành, bảo trì hệ thống Phương châm của chúng tôi là: SMILE luôn mang nụ cười đến với khách hàng. Để thực hiện phương châm này, chúng tôi luôn cung cấp cho tất cả khách hàng của mình dịch vụ sau bán hàng tận tình, chu đáo nhất. Và trên thực tế chúng tôi đang làm được điều này. Chúng tôi hiểu rằng nhận xét tốt từ khách hàng có hiệu quả gấp nhiều lần những lời quảng cáo. ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution Page 3 SMILE FO – Front Office CÔNG CỤ QUẢN LÝ ĐẶT PHÒNG THUẬN TIỆN, CHI TIẾT Thông tin về khách, về đặt phòng được SMILE quản lý khoa học, chi tiết và thuận tiện. SMILE quản lý đặt phòng khách lẻ, đặt phòng đoàn, Seri- Booking, Allotment và quản lý tình trạng của từng đặt phòng. Đặt phòng đoàn, một công việc nặng nhọc của nhân viên đặt phòng, trở nên nhẹ nhàng với sự bố trí khoa học của SMILE. Rooming List được nhập dưới dạng bảng hoặc có thể cắt dán trực tiếp từ Excel làm cho việc nhập danh sách đoàn hàng trăm phòng nhanh và dễ như một trò chơi. CÔNG CỤ TÌM KIẾM HIỆU QUẢ, CHÍNH XÁC Trong hoạt động hàng ngày, tìm kiếm khách là một công việc được sử dụng thường xuyên. SMILE làm cho công việc này dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng nhờ vào công cụ tìm kiếm đa năng. Ô Guest Info nhận bất cứ thông tin nào người dùng có được về khách như Số Account, Số Confirm, Số Phòng hay một phần bất kỳ trong họ hay tên khách. Chỉ với một trong số những thông tin trên, SMILE sẽ nhanh chóng đưa ra khách bạn cần tìm. Giao diện nhập thông tin về khách cần tìm ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution Page 4 QUẢN LÝ TÀI KHOẢN KHÁCH CHẶT CHẼ, CHỐNG THẤT THOÁT Các khoản dịch vụ khách sử dụng, các khoản thanh toán được ghi nhận và quản lý theo từng tài khoản khách. Các khoản dịch vụ khi đã được nhập vào hệ thống sẽ không cho phép nhân viên lễ tân xoá đi. Để điều chỉnh, dùng các giao dịch ngược dấu để cân bằng. Bất cứ lúc nào, kế toán doanh thu có thể in ra chi tiết các giao dịch để kiểm tra, kiểm soát. Khi Check-Out, các thông tin về dịch vụ khách sử dụng được tập hợp sẵn sàng, đầy đủ giúp cho việc check-out nhanh chóng, loại trừ hoàn toàn các sai sót, nhầm lẫn. Khi check-out, hệ thống sẽ luôn kiểm tra số dư trong tài khoản của từng khách để nhắc nhở nhân viên thu ngân nếu khách chưa thanh toán hết. IN HOÁ ĐƠN VỚI NHIỀU LỰA CHỌN, NHIỀU LOẠI TIỀN SMILE cho phép nhiều lựa chọn khi in hoá đơn cho khách. • In chi tiết • In theo ngày • In theo loại giao dịch • In theo loại giao dịch, theo ngày • In tổng hợp Các khoản dịch vụ có thể được tách ra thành các hoá đơn rất dễ dàng, nhanh chóng để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của khách như công ty thanh toán, khách tự thanh toán... Các thông tin về hoá đơn như seri, số hoá đơn được tập hợp ngay khi in để phục vụ báo cáo thuế hàng tháng theo yêu cầu của cơ quan thuế Việt Nam. Mẫu hoá đơn sẽ được thiết kế phù hợp với yêu cầu của từng khách sạn, SMILE đảm bảo để các thông tin được in vào đúng mẫu do khách sạn quy định. MÃ PHÂN TÍCH MỞ HỖ TRỢ S&M Hệ thống mã phân tích của SMILE với 13 hệ mã mở là một công cụ đắc lực giúp cho việc phân tích dữ liệu về khách. Các hệ mã này có thể được định nghĩa theo yêu cầu phân tích của từng khách sạn, có thể hoạt động độc lập hoặc liên kết với nhau theo phương thức hệ mã này điều khiển hệ mã khác với quy tắc do người dùng đặt ra. QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG ĐỒNG NHẤT, TOÀN DIỆN Hệ thống quản lý khách hàng của SMILE giúp khách sạn luôn có đầy đủ thông tin về từng khách hàng, từ doanh số, lượng phòng sử dụng đến công nợ... ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution Page 5 SƠ ĐỒ PHÒNG TRỰC QUAN, DỄ SỬ DỤNG SMILE cung cấp sơ đồ phòng dưới dạng đồ hoạ cho phép truy cập trực quan từng phòng trong khách sạn. Mỗi phòng thể hiện được tất cả các thông tin cần thiết như trạng thái sạch/bẩn, tình trạng có khách/không khách, Số lượng khách trong phòng, các tin nhắn cho khách... Sơ đồ phòng trực quan Từ sơ đồ phòng có thể di chuyển khách từ phòng này sang phòng khác đơn giản bằng động tác kéo-thả. Sơ đồ thể hiệntình trạng phòng cho ngày hiện tại và có thể thể hiện cả cho ngày trong tương lai. BIỂU ĐỒ CHIẾM DỤNG PHÒNG TRỰC QUAN ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution Page 6 Biểu đồ dạng đồ hoạ giúp nhân viên đặt phòng có ngay cái nhìn tổng quan về tình trạng chiếm dụng phòng của khách sạn trong một ngày bất kỳ. Những đặt phòng có độ chắc chắn cao được bố trí ở dưới. Những đặt phòng có độ chắc chắn thấp hơn được đặt cao dần và trên cùng là những đặt phòng ít chắc chắn nhất. Lượng phòng khách sạn có được thể hiện bằng vạch màu đỏ. Những đặt phòng nằm trên vạch đỏ thể hiện phòng bị đặt quá. Nhìn vào màu của những đặt phòng nằm trên vạch giới hạn có thể biết ngay tình trạng nguy hiểm hay không. Nếu phần này chỉ gồm những đặt phòng có độ chắc chắn thấp hay những đặt phòng chờ khẳng định thì coi như là chưa có vấn đề về quá tải. BIỂU ĐỒ SỬ DỤNG PHÒNG CHI TIẾT Trên biểu đồ thể hiện tình trạng chi tiết của từng phòng theo ngày gồm khách đang ở trong khách sạn, khách đặt phòng sẽ đễn. Để thay đổi ngày đến, ngày đi của một đặt phòng chỉ cần kéo co dãn dải màu tương ứng với đặt phòng đó. Có thể thêm, huỷ đặt phòng ngay trên biểu đồ. Biểu đồ chi tiết chiếm dụng phòng Dải màu xanh lá mạ tượng trưng khách đang ở trong khách sạn Dải màu xanh nước biển tượng trưng cho khách đặt phòng (chưa đến) Dải màu nâu tượng trưng cho phòng hỏng, khong bán được. Biểu đồ này rất thuận tịên cho việc bố trí, sắp xếp phòng cho khách trong những ngày kín phòng. Và còn rất nhiều tính năng vượt trội khác... ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution Page 7 SMILE POS – Point Of Sales QUẢN LÝ CÁC NHÀ HÀNG, BAR, MASSAGE, KIOSK Phân hệ SMILE POS quản lý đồng thời nhiều nhà hàng, quầy Bar, các trung tâm chăm sóc sức khoẻ, các cửa hàng lưu niệm... nói chung là các điểm bán hàng của khách sạn. Giao diện hiển thị sơ đồ bàn SMILE POS được thiết kế hoạt động trên các máy bán hàng chuyên dụng với màn hình cảm ứng. Người dùng không cần đến bàn phím, chuột trong lúc thao tác, chỉ cần dùng ngón tay nhấn trực tiếp lên màn hình, giúp cho công việc nhanh chóng, rút ngắn thời gian khách phải chờ, làm cho các nhà hàng có dáng vẻ chuyên nghiệp. SMILE POS cũng có thể sử dụng trên những máy tính thông thường với chuột và bàn phím nhằm tiết kiệm chi phí. SMILE POS có thể quản lý đặt bàn trước. Khách đặt bàn sẽ được đăng ký vào hệ thống và thể hiện ra khi đến giờ. SMILE POS quản lý đồng thời nhiều loại tiền tệ, nhiều phương thức thanh toán, nhiều phương thức giảm giá, nhiều loại thuế suất. ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution Page 8 Khách sử dụng hàng hoá, dịch vụ của khách sạn có thể thanh toán bằng tiền mặt, thẻ, hoặc đưa vào tài khoản phòng để thanh toán khi check-out. Giao diện gọi món ăn theo bàn Sau khi gọi món xong có thể cất đi, khi nào khách gọi thêm hay thanh toán thì lại mở lên. Các món ăn sau khi gọi được in ngay ra máy in tại bếp giúp cho việc phục vụ món nhanh chóng, chính xác, dễ kiểm soát. SMILE POS cho phép kết nối trực tiếp đến dữ liệu hàng tồn kho hoặc thông qua định mức suất ăn. Từ đó có thể đưa ra các báo cáo so sánh về tiêu hao định mức với tiêu hao thực tế giúp cho công tác quản lý hiệu quả hơn, chính xác hơn và chặt chẽ hơn. SMILE POS quản lý thẻ hội viên. Hội viên được cấp thẻ có thể được giảm giá tự động theo các thông tin ghi sẵn trên thẻ. Có thể thống kê các chỉ tiêu về doanh số theo thẻ. Có thể phát hành thẻ trả tiền trước, khi hội viên sử dụng dịch vụ sẽ trừ dần vào thẻ. SMILE POS liên kết trực tiếp với SMILE FO, SMILE BO tạo nên giải pháp tổng thể. ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution Page 9 SMILE IPS – Kết nối Hệ thống SMILE IPS kết nối hai chiều với tất cả các hệ thống điện tử trong khách sạn như tổng đài điện thoại, hệ thống khoá từ, hệ thống điều khiển toà nhà thông minh, hệ thống điều khiển điều hoà... TÍNH CƯỚC SMILE PBX tiếp nhận thông tin cước từ TẤT CẢ các loại tổng đài, xử lý cước và ghi nhận trực tiếp vào tài khoản khách. Thông tin về cước do vậy được cập nhật tức thời trong SMILE FO. SMILE PBX hỗ trợ nhiều phương thức tính cước khác nhau. Bảng cước có thể thay đổi dễ dàng, thuận tiện. KẾT NỐI HAI CHIỀU VỚI TỔNG ĐÀI SMILE PBX tiếp nhận các thông tin khác từ tổng đài như các thông tin về tình trạng phòng, minibar... và cập nhật SMILE FO. Nhân viên buồng sau khi dọn phòng có thể sử dụng điện thoại trong phòng để xác lập trạng thái phòng, trạng thái này được cập nhật tức thời trên SMILE FO. SMILE PBX tiếp nhận các thông tin từ SMILE FO và điều khiển tổng đài. Khi một phòng được check-in tại lễ tân bằng SMILE FO, tổng đài tự động mở đường điện thoại để khách gọi ra ngoài và khi check-out – đóng lại. ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution Page 10 SMILE BO – Back Office SMILE BO là một hệ thống quản lý tài chính – kế toán được thiết kế theo đặc thù của quản lý khách sạn. SMILE BO có đầy đủ các tính năng của một hệ quản lý tài chính theo tiêu chuẩn, bên cạnh đó được trang bị thêm nhiều tính năng đặc thù của khách sạn. SMILE BO cho phép hạch toán vừa tuân theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, vừa đảm bảo tính quản trị theo tiêu chuẩn quản lý khách sạn 5 sao quốc tế. TUÂN THỦ TUYỆT ĐỐI CHUẨN MỰC KẾ TOÁN VIỆT NAM Là hệ thống thiết kế cho các khách sạn hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam, SMILE BO tuân thủ chặt chẽ các chuẩn mực kế toán Việt Nam. Chính sách hỗ trợ của SMILE luôn đảm bảo hệ thống được cập nhật với những thay đổi mới nhất trong chính sách. ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution Page 11 KẾT HỢP PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TÀI CHÍNH QUỐC TẾ SMILE hỗ trợ hạch toán phù hợp với các tiêu chuẩn quản trị khách sạn quốc tế. SMILE hoạt động trên sự kết hợp giữa Hệ thống tài khoản, hệ thống mã phòng ban và 4 hệ thống mã phân tích. Tất cả hệ thống đều mở mang lại sự thích hợp của hệ thống đối với mọi đối tượng khách sạn, mọi mô hình quản lý. Tình hình hoạt động của khách sạn được phân tích tổng hợp, theo từng bộ phận, theo loại hình kinh doanh... Hệ thống báo cáo động cho phép dễ dàng thiết lập các báo cáo theo yêu cầu đặc thù của từng khách sạn mà không ảnh hưởng đến chương trình CÁC TÍNH NĂNG ĐẶC THÙ KHÁCH SẠN SMILE tích hợp nhiều tính năng đặc thù của khác sạn giúp cho công việc kế toán nhẹ nhàng, dễ dàng, ít sai sót hơn. SMILE BO liên kết trực tiếp với SMILE FO, SMILE POS tạo thành một giải pháp tổng thể. SMILE BO có các giải pháp chuyên dụng cho quản lý hàng tồn kho, giá vốn, định lượng... đáp ứng hoạt động khách sạn. ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution Page 12 TÍNH NĂNG ĐẦY ĐỦ, LIÊN KẾT HỮU CƠ SMILE BO có đầy đủ các tính năng quản lý tài chính – kế toán: • Tổng hợp • Phải thu • Phải trả • Mua hàng • Hàng tồn kho • Tài sản cố định, Tài sản lưu động • Phân bổ chi phí Các tính tăng này được liên kết chặt chẽ với nhau tạo nên hệ thống hoàn chỉnh. Dữ liệu trong hệ thống chỉ cần nhập một lần và được luân chuyển sử dụng lại ở các khâu sau. HẠCH TOÁN DOANH THU THEO PHƯƠNG PHÁP ĐẶC BIỆT Phương pháp hạch toán doanh thu kết hợp giữa phương pháp truyền thống của kế toán Việt Nam và phương pháp ghi nhận doanh thu theo tiêu chuẩn quốc tế về quản lý khách sạn cao cấp cho phép: • Vừa dễ dàng xác định được doanh thu chịu thuế và số thuế phải nộp trong từng kỳ (Doanh thu thể hiện trên hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra). Việc này hết sức quan trọng đối với cơ quan thuế nhất là tại các địa phương. ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution Page 13 • Vừa xác định được chính xác doanh thu thực sự của khác sạn phát sinh trong tháng. Việc này hết sức quan trọng trong việc tính ra lỗ, lãi của khách sạn trong từng tháng từ đó có các chính sách thích hợp về quản lý chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động ĐỊNH KHOẢN TỰ ĐỘNG HẠN CHẾ SAI SÓT SMILE BO hỗ trợ tối đa phương thức hạch toán tự động nhằm giúp tự động hoá cao công việc kế toán, tăng cường độ làm việc, giảm sai sót. Công việc định khoản được thực hiện một lần trong quá trình cài đặt phù hợp với quy trình của từng khách sạn, sau đó khi hạch toán không cần định khoản nữa. Định khoản tự động hiện diện ở các chức năng: • Hạch toán doanh thu • Hàng tồn kho • Phải thu • Phải trả • Tài sản cố định, Tài sản lưu động • Phân bổ chi phí GIAO TIẾP DỄ DÀNG VỚI EXCEL Các chức năng của SMILE đều có lệnh chuyển dữ liệu ra Excel. 100% báo cáo SMILE có khả năng xuất dữ liệu ra Excel. Tính năng này vô cùng tiện lợi cho người làm kế toán IN CHỨNG TỪ NGAY KHI HẠCH TOÁN Các loại chứng từ được in ra ngay khi hạch toán làm chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất... Mẫu chứng từ đa dạng va có thể sửa đổi theo ý muốn của từng đơn vị nhờ khả năng báo cáo động của SMILE. ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution Page 14 BÁO CÁO ĐỘNG Hệ thống báo các động của SMILE giúp cho người dùng tự do thêm, bớt, copy, sửa bất kỳ báo cáo nào trong toàn bộ hệ thống báo cáo. Chức năng Import, Export giúp phân phát báo cáo dễ dàng, nhanh chóng.