Giáo trình Quản lý dự án công nghệ thông tin - Nghề: Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính

1 CƠ QUAN CHỦ QUẢN BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI CƠ QUAN BAN HÀNH TỔNG CỤC DẠY NGHỀ GIÁO TRÌNH Môn học: Quản lý dự án công nghệ thông tin NGHỀ: KỸ THUẬT LẮP RÁP VÀ SỬA CHỮA MÁY TÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG ( Ban hành kèm theo Quyết định số: /2011/QĐ-của (font chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, Italic) 2 MỤC LỤC Nội dung Trang MỤC LỤC ........................................................................................................................................ 2 LỜI GIỚI THIỆU ............................................................................................................................. 6 BÀI MỞ ĐẦU: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ......................................... 9 MỤC TIÊU: ...................................................................................................................................... 9 NỘI DUNG ...................................................................................................................................... 9 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN:........................................................................................................ 9 1.1.Dự án là gì?................................................................................................................................. 9 1.2.Các thuộc tính của dự án ........................................................................................................... 10 1.3. Dự án CNTT. ........................................................................................................................... 11 1.4.Quản lý Dự án là gì? ................................................................................................................. 11 1.5.Mục tiêu của quản lý dự án ....................................................................................................... 11 1.6 Tác dụng của quản lý dự án ....................................................................................................... 12 2. CÁC GIAI ĐOẠN CỦA MỘT DỰ AN, VÒNG ĐỜI DỰ ÁN : .................................................. 12 3. CÁC BÊN THAM GIA TRONG MỘT DỰ ÁN .......................................................................... 17 4. ẢNH HƯỞNG CỦA MÔI TRƯỜNG ĐẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ DỰ ÁN ..... 18 5. CÁC KIẾN THỨC, KỸ NĂNG CẦN THIẾT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN ............................... 20 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG ................................................................................................... 21 CHƯƠNG 1: TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH ....................................................................................... 22 1. TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH DỰ ÁN ........................................................................................... 23 1.1. Giới thiệu ................................................................................................................................. 23 1.2. Cấu trúc phân việc.................................................................................................................... 25 1.3.Các yếu tố của kế hoạch dự án toàn diện: .................................................................................. 32 2. THỰC THI KẾ HOẠCH............................................................................................................. 35 2.1.Giám sát và duy trì .................................................................................................................... 36 2.2. Giám sát dự án một cách đều đặn ............................................................................................. 37 3. KIỂM SOÁT CÁC THAY ĐỔI TỔNG THỂ .............................................................................. 39 3.1. Nguyên tắc quản lý thay đổi ..................................................................................................... 39 3.2. Vị trí quy trình kiểm soát trong các quy trình dự án .................................................................. 42 3.3. Kỹ thuật kiểm soát ................................................................................................................... 43 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG ................................................................................................... 43 CHƯƠNG 2. QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN .................................................................................. 47 1. KHỞI THẢO .............................................................................................................................. 47 1.1.Ràng buộc tam giác ................................................................................................................... 47 1.2.Tam giác thép ........................................................................................................................... 48 1.3.Ma trận trách nhiệm: ................................................................................................................. 50 1.4.Tính tăng trưởng dự án .............................................................................................................. 51 1.5.Kế hoạch dự án tích hợp ............................................................................................................ 52 1.6.Các yếu tố của quy định phạm vi ............................................................................................... 52 2.LẬP KẾ HOẠCH ........................................................................................................................ 52 2.1. Thảo quy định phạm vi dự án ................................................................................................... 53 2.2. Thảo tôn chỉ dự án ................................................................................................................... 56 2.3. Thảo bảng kê công việc (Statement Of Work - SOW) (viết tắt là BKCV) ................................. 57 3. QUY ĐỊNH VÀ KIỂM SOÁT PHẠM VI ................................................................................... 61 3.1. Các yếu tố quy định phạm vi .................................................................................................... 61 3.2. Mở rộng phạm vi...................................................................................................................... 62 3.3. Kiểm soát thay đổi ................................................................................................................... 63 3.4. Thay đổi kế hoạch .................................................................................................................... 63 3.5. Giảm thiểu mở rộng phạm vi .................................................................................................... 63 3 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG ................................................................................................... 64 CHƯƠNG 3. LẬP LỊCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN ............................................................................ 68 1.XÁC ĐỊNH CÁC HÀNH ĐỘNG ................................................................................................ 68 1.1.Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn ........................................................................................ 69 1.2. Xác lập các mốc quan trọng ..................................................................................................... 69 1.3.Các dự án theo lịch trình so với các dự án theo nguồn lực. ........................................................ 70 1.4.Thành lập các nguyên tắc ước lượng thời gian ........................................................................... 72 2.XÂY DỰNG ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN ................................................................................... 73 2.1.Các kỹ thuật ước lượng thời gian............................................................................................... 73 2.2.Một số hướng dẫn trợ giúp ước lượng thời gian cho dự án CNTT .............................................. 76 2.3.Một số phương pháp ước lượng khác ........................................................................................ 77 3. TRIỂN KHAI LỊCH TRÌNH ....................................................................................................... 79 3.1. Các thành phần của giá trị thu được .......................................................................................... 79 3.2.Chi phí cơ bản ........................................................................................................................... 80 3.3.Biểu đồ theo dõi Gantt .............................................................................................................. 81 3.4. Tính toán giá trị thu được ......................................................................................................... 81 4. KIỂM SOÁT LỊCH TRÌNH ........................................................................................................ 82 4.1.Sử dụng thông tin cập nhật về lịch trình dự án ........................................................................... 82 4.2. Cập nhật lịch trình .................................................................................................................... 83 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG ................................................................................................... 83 CHƯƠNG 4.QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN ..................................................................................... 87 1. LẬP KẾ HOẠCH VỀ NGUỒN TÀI NGUYÊN .......................................................................... 87 1.1. Nguyên tắc ước lượngchi phí ................................................................................................... 88 1.2. Chi phí nguyên vật liệu ............................................................................................................ 89 1.3. Chi phí cơ sở vật chất ............................................................................................................... 89 2. ƯỚC TÍNH CHI PHÍ .................................................................................................................. 89 2.1.Ước lượng chính quy ................................................................................................................ 90 2.2.Ước tính sử dụng kết quả chào thầu ........................................................................................... 90 2.3.Thông tin lịch sử hay cơ sở dữ liệu dự án .................................................................................. 91 2.4.Ước lượng theo giai đoạn .......................................................................................................... 91 2.5.Ước lượng theo tham số ............................................................................................................ 93 2.6.Ước lượng dưới lên ................................................................................................................... 95 2.7. Ước lượng trên xuống .............................................................................................................. 95 2.8. Độ tin cậy trong ước lượng ....................................................................................................... 97 3. DỰ TOÁN NGÂN SÁCH CHO CÁC CHI PHÍ .......................................................................... 98 4. KIỂM SOÁT CHI PHÍ .............................................................................................................. 100 4.1.Theo dõi kinh phí qua các chỉ tiêu ........................................................................................... 100 4.2. Kiểm soát - điều chỉnh phí...................................................................................................... 100 4.3. Tiến hành cập nhật kinh phí ................................................................................................... 101 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG ................................................................................................. 102 CHƯƠNG 5. QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN ....................................................................... 106 1. XÁC ĐỊNH CHẤT LƯỢNG CỦA DỰ ÁN .............................................................................. 108 1.1.Kế hoạch quản lý chất lượng ................................................................................................... 108 1.2.Các bước xây dựng một bản kế hoạch quản lý chất lượng........................................................ 108 2. ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG ..................................................................................................... 110 2.1. Biến động về chất lượng ......................................................................................................... 110 2.2.Tầm quan trọng của biến động ................................................................................................ 112 2.3.Phân tích nguyên nhân sâu xa .................................................................................................. 112 2.4.Thủ tục quản lý chất lượng dự án ............................................................................................ 112 2.5.Kiểm định chất lượng .............................................................................................................. 114 2.6.Kế hoạch kiếm thử (Testing Plan): .......................................................................................... 115 4 3. KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN ..................................................................................... 116 3.1.Biểu đồ ................................................................................................................................... 116 3.2.Phân tích Pareto (Pareto Analysis) .......................................................................................... 117 3.3. Quản lý cấu hình .................................................................................................................... 118 3.4.Định luật Parkinson ................................................................................................................. 120 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG ................................................................................................. 120 CHƯƠNG 6: QUẢN LÝ NHÂN SỰ DỰ ÁN ............................................................................... 124 1. XÁC ĐỊNH CƠ CẤU TỔ CHỨC ............................................................................................. 124 1.1.Các dạng tổ chức ..................................................................................................................... 124 1.2.Chức năng cơ bản theo các cấu trúc tổ chức ............................................................................ 125 1.3.Biểu đồ tổ chức ....................................................................................................................... 126 1.4.Các đối tượng liêu quan dự án ................................................................................................. 127 2. TỔ CHỨC ĐỘI DỰ ÁN ........................................................................................................... 129 2.1.Lãnh đạo tổ chức ..................................................................................................................... 129 2.2.Các kỹ năng cần thiết .............................................................................................................. 131 2.3.Các chi tiết xây dựng đội dự án ............................................................................................... 132 2.4. Hậu cần cho đội dự án ............................................................................................................ 132 2.5. Xây dựng và hỗ trợ đội dự án. ................................................................................................ 133 3. TRIỂN KHAI ĐỘI HÌNH ......................................................................................................... 134 3.1. Giai đoạn hình thành- Các thành viên đội dự án làm quen với nhau và thống nhất một số quy tắc chung cho đội. .............................................................................................................................. 134 3.2.Giai đoạn nảy sinh mâu thuẫn- không kiểm soát được xung đột giữa các thành viên dự án. .... 135 3.3.Giai đoạn hòa giải - tập trung vào các vấn đề về quy trình và năng xuất làm việc. ................... 135 3.4.Giai đoạn thực hiện – đội dự án làm việc với năng xuất cao .................................................... 136 3.5.Một vài kinh nghiệm phát triển đội dự án ................................................................................ 136 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG ................................................................................................. 138 CHƯƠNG 7. QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN .................................................................. 142 1. XÁC ĐỊNH THÔNG TIN – THIẾT KẾ KẾ HOẠCH TRAO ĐỔI THÔNG TIN ...................... 142 1.1.Yêu cầu trao đổi thông tin ....................................................................................................... 143 1.2.Lập kế hoạch truyền thông ...................................................................................................... 145 2. PHÂN PHỐI THÔNG TIN - XÁC ĐỊNH CÁC KÊNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN ........ 147 2.1.Kênh trao đổi thông tin (Communication chanel): ................................................................. 147 2.2.Các phương pháp trao đổi thông tin ......................................................................................... 147 3. BÁO CÁO HIỆU QUẢ DỰ ÁN................................................................................................ 150 3.1.Báo cáo trạng thái ................................................................................................................... 151 3.2.Báo cáo tiến trình .................................................................................................................... 151 3.3.Dự báoDự đoán/Dự tính hoạt động của các dự án trong tương lai. ........................................... 151 4. TỔNG HỢP THÔNG TIN QUẢN LÝ ...................................................................................... 151 4.1.Báo cáo kết thúc dự án ............................................................................................................ 151 4.2.Nghiệm thu chính thức kết quả dự án ...................................................................................... 152 4.3.Rút ra các bài học kinh nghiệm ............................................................................................... 152 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG ................................................................................................. 154 CHƯƠNG 8. QUẢN LÝ RỦI RO CỦA DỰ ÁN........................................................................... 157 1. XÁC ĐỊNH RỦI RO ................................................................................................................. 158 1.1.Nhận biết rủi ro ....................................................................................................................... 158 1.2.Chiến lược quản lý rủi ro ......................................................................................................... 159 1.3.Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro ............................................................................................ 162 2. ĐỊNH LƯỢNG RỦI RO ........................................................................................................... 163 2.1.Bản chất của rủi ro ..........................................................