Kỹ năng tổ chức và điều hành hội họp

KỸ NĂNG TỔ CHỨCVÀ ĐIỀU HÀNH HỘI HỌPTS. BÙI QUANG XUÂNBỘ TƯ PHÁP VIỆT NAM Lớp bồi dưỡng ngạch Chuyên viên chính tổ chức tại Thành phố Hồ Chí Minh KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỘI HỌPCuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc để cùng giải quyết một vấn đề gì đó. Muốn cuộc họp thành công thì người điều hành cuộc họp phải có những kỹ năng cơ bản để điều hành tốt cuộc họp của mình NOÄI DUNG CHÍNHI. HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP CỦA TỔ CHỨC NHÀ NƯỚCKhái niệmVai trò\các loại hình và tính chấtII. CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP CỦA TỔ CHỨC NHÀ NƯỚCKhái niệmNội dungIII. ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌPTổng quanNội dungXử lý tình huốngI. HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP CỦA TỔ CHỨC NHÀ NƯỚCKhái niệmVai tròcác loại hình và tính chấtVAI TRÒ HỘI HỌP ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC NHÀ NƯỚCLà phương thức hoạt động của tổ chức Nhà nướcHội họp đối với việc xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lýHội họp đối với việc vận hành tổ chức Nhà nướcCUỘC HỌP ĐÓNG VAI TRÒ RẤT QUAN TRỌNGLà nơi mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức được duy trì, Là một trong những cách thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viênII. CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP CỦA TỔ CHỨC NHÀ NƯỚCKhái niệmNội dungCÁC LOẠI HÌNH VÀ TÍNH CHẤT CỦA HỘI HỌP1. ĐẠI HỘI 2. HỘI NGHỊ3. HỘI THẢO4. GIAO BANLOẠI HÌNH HỘI HỌP5. CÁC HÌNH THỨC KHÁCCÁC LOẠI HÌNH VÀ TÍNH CHẤT CỦA HỘI HỌPHoäi nghòHoäi ñoàngUûy banThöôøng xuyeânÑieàu ñình, thoûa thuaänÑoäng vieânRa quyeát ñònhHaøng ngaøyHaøng tuaàn hoaëc haøng thaùngBaát thöôøng, khoâng thöôøng xuyeân hoaëc keá hoaïch ñaëc bieätNOÄI DUNG CHÍNHTaïi sao phaûi ñieàu haønh moät cuoäc hoïp?Caùc chöùc naêng cuûa moät cuoäc hoïpCaùc kieåu hoïpChuaån bò cho moät cuoäc hoïpÑònh nghóa muïc tieâuCon ngöôøiBaøi thuyeát trìnhChuû toïaÑieàu haønh cuoäc hoïpThôøi gian trình baøyKeát thuùc cuoäc hoïpII. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP CỦA TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC Nhằm thực hiện hóa một hoạt động hội họp cụ thể, đảm bảo cho hoạt động hội họp để được tổ chức theo kế hoạch và đạt tới mục tiêu xác địnhYÊU CẦU VỀ CÁC THỨC TỔ CHỨCMục đích công vụCông khai, minh bạchQuy trình tổ chứcTuân thủ quy trình chung về nghi thức và thủ tục tiến hànhVề tính hiệu quảĐẢM BẢOĐỂ TỔ CHỨC MỘT CUỘC HỌP HIỆU QUẢXác định mục tiêu cụ thể cho cuộc họpChuẩn bị chu đáo chương trình cuộc họpGửi tiến trình cuộc họp cho những người tham giaChọn địa điểm và thời gian phù hợpPhát huy vai trò của người chủ trìNỘI DUNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌPXác định trách nhiệm tổ chức & điều hành Nội dung khai mạcNội dung chínhNội dung bế mạcNỘI DUNG HỘI HỌPXÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH HỘI HỌPNỘI DUNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌPChỉ liên quan đến những vấn đề cá nhânKhông có thời gian chuẩn bịCó cách khác hiệu quả hơnVấn đề đã được giải quyếtNội dung không hữu íchXÁC ĐỊNH NHU CẦU HỘI HỌPCần thiết ?Còn cách nào khácKHÔNG NÊN TỔ CHỨC CUỘC HỌP NẾU:NỘI DUNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌPCó thẩm quyền & trách niệmCó năng lực để đóng góp ý kiếnChịu ảnh hưởng bởi các quyết địnhNhững người cần thông tin được trình bàyCác đối tượng khác mà múc đích tổ chức họp hộiXÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH HỘI HỌPCỤ THỂ, RÕ RÀNGTHÀNH PHẦNVAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP CẦN CHUẨN BỊ17 Người tổ chức cần sắp xếp về + Mục tiêu ?+ Thời gian và địa điểm ?+ Thành phần ?+ Nội dung ?+ Tiến độ ?Người điều hành cần+Thực hiện chương trình+ Quản lý sự kiện diễn biến+ Kỹ thuật và phương pháp được sử dụng TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌPXác định nhu cầu cuộc họpXác định mục đíchXác định thành phầnThời gian & địa điểmTổ nội dungXây dựng chương trìnhChẩn bị tài liệuGiấy mờiChuẩn bị nguồn lực phục vụĐiều kiện vật chấtNGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP19Nhiệm vụ chínhkhi điều hànhTuyên bố lý do - Giới thiệuKhai mạcCung cấp chương trinh,yêu cầu và phương pháp làm việcĐiều hành cuộc họp - Bám sát CT (tránh lan man) - Duy trì kỷ luật - Hướng dẫn thảo luận (chung/nhóm)5. Đánh giá kết quả cuộc họp6. Tổng kết và bế mạcCHUAÅN BÒ CHO MOÄT CUOÄC HOÏPLỊCH TRÌNH CUỘC HỌPPHÂN CÔNG NGƯỜI GHI CHÉPNỘI DUNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌPNội dung cơ bảnNội dung chính thứcNội dung dự kiếnNội dung phụ trợNỘI DUNG HỘI HỌPCHUẨN BỊ CHƯƠNG TRÌNH HỘI HỌPTrình tự Hoạt độngThời gian thực hiệnTừ đến Người Thực hiệnNội dung Hoạt độngKết quảMong đợi12TRONG KHI THỰC HIỆN HỘI NGHỊKiểm tra quá trình chuẩn bịVận hành bộ máy tổ chức để thực hiện các nhiệm vụKiểm tra, xác định theo danh sách tham gia Theo dõi tiến trình hội họpTRONG HỘI NGHỊDẪN DẮT CUỘC HỌP DUY TRÌ TRỌNG TÂM VÀ TIẾN TRIỂN CỦA CUỘC HỌPDẪN DẮT CUỘC HỌPDUY TRÌ TRỌNG TÂM VÀ TIẾN TRIỂN CỦA CUỘC HỌP CHỦ TỌAĐIỀU HÀNH CUỘC HỌPCON NGÖÔØIToái öu hoùa soá ngöôøi tham döï cuoäc hoïp.Keá hoaïch sô boä cuûa cuoäc hoïp vaø thaûo luaän vôùi caùc thaønh vieân chuû choát tröôùc cuoäc hoïp.KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁCKỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁCNGƯỜI HƯỚNG NGOẠISức mạnh đến từ bên ngoàiThích làm việc và tiếp xúc với mọi ngườiHay nói và dẽ tiếp cậnDễ kết bạnThường nói thẳngHay nói ý nghĩ ra ngoàiDễ nói về bản thânKỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁCNGƯỜI HƯỚNG NỘISức mạnh nội tạiThỉnh thoảng mới tiếp xúc vói mọi ngườiCần nơi yên tĩnhÍt bạnKín đáo, không dễ nói chuyệnSuy nghĩ trước khi hành độngNghĩ trước khi nóiKỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC29Hướng ngoạiSức mạnh đến từ bên ngoàiHướng nộiSức mạnh nội tạiThích làm việc và tiếp xúc với mọi ngườiHay nói và dẽ tiếp cậnDễ kết bạnThường nói thẳngHay nói ý nghĩ ra ngoàiDễ nói về bản thân-Thỉnh thoảng mới tiếp xúc vói mọi ngừoi-Cần nơi yên tĩnh-Ít bạn-Kín đáo, không dễ nói chuyện-Suy nghĩ trước khi hành động-Nghĩ trước khi nóiKỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁCCON NGÖÔØIToái öu hoùa soá ngöôøi tham döï cuoäc hoïp.Keá hoaïch sô boä cuûa cuoäc hoïp vaø thaûo luaän vôùi caùc thaønh vieân chuû choát tröôùc cuoäc hoïp.KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁCKỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁCNGƯỜI HƯỚNG NGOẠISức mạnh đến từ bên ngoàiThích làm việc và tiếp xúc với mọi ngườiHay nói và dẽ tiếp cậnDễ kết bạnThường nói thẳngHay nói ý nghĩ ra ngoàiDễ nói về bản thânKỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁCNGƯỜI HƯỚNG NỘISức mạnh nội tạiThỉnh thoảng mới tiếp xúc vói mọi ngườiCần nơi yên tĩnhÍt bạnKín đáo, không dễ nói chuyệnSuy nghĩ trước khi hành độngNghĩ trước khi nóiKỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC35Hướng ngoạiSức mạnh đến từ bên ngoàiHướng nộiSức mạnh nội tạiThích làm việc và tiếp xúc với mọi ngườiHay nói và dẽ tiếp cậnDễ kết bạnThường nói thẳngHay nói ý nghĩ ra ngoàiDễ nói về bản thân-Thỉnh thoảng mới tiếp xúc vói mọi ngừoi-Cần nơi yên tĩnh-Ít bạn-Kín đáo, không dễ nói chuyện-Suy nghĩ trước khi hành động-Nghĩ trước khi nóiHOẠT ĐỘNG 36KếhoạchLinhđộngThích sắp đạt công việc trướcBảo đảm thời gian đúng KHLàm việc chăm chỉ và đáng tin cậyLập KH và tổ chức nề nếpThoải mái khi đã ra QĐHay vội vã-Thích để mở và dễ dàng -Có thể thay đổi những sắp đặt-Dễ trì hoãn việc ra QĐ-Làm việc chăm chỉ nhưng theo ngẫu hứng-Ghét bị trói buộc, thích nghi tốt-Thường ung dungSỰ KHÁC NHAU CỦA CÁC CÁ NHÂN37Lấy sực mạnh từ đâu ?Tiếp nhận thôngtin như thế nào ?Xử lý thông tinnhư thế nào ?Tổ chức công việcnhư thế nào ?Hướng nội25%Hướng ngoại75%Cụ thể75%Khái quát25%Lý trí50%Tình cảm50%Kế hoạch50%Linh hoạt50%HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ CAO SỰ KHÁC BIỆTMỗi người có thiên hướng, cá tính và nhận thức khác nhau Vai trò của người tổ chức và điều hành không phải chấn chỉnh và sửa chữa, mà thừa nhận và sử dụng sự khác nhau của các thành viênSự khác biệt của các cá nhân tạo nên sự cộng hưởng của tập thể, của nhóm => Hãy phát huy mặt mạnh của từng thành viên và tôn trọng cá tính của mỗi người NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP39Trách nhiệm và cách làm+ Có trách nhiệm làm cho moi người hiểu rõ mục tiêu cuộc họp;+ Không nên dùng uy tín cá nhân để gây ảnh hưởng các thành viên khác+ Nên có hội ý và thông nhất trong điều hành, không giải quyết vấn đề phát sinh một mìnhNGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP40Trách nhiệm và cách làm+ Tạo môi trường mọi người cùng tham gia -> có nhiều ý tưởng hay+ Làm đúng chức năng phần việc theo kế hoạch đã thống nhất+ Không cho phép chỉ trích hoặc có phân biệt đối xử với những thành viên khác nhau ..ĐỂ TỔ CHỨC MỘT CUỘC HỌP HIỆU QUẢCử thư ký cuộc họpKhuyến khích các thành viên đóng góp ý kiến Lắng nghe và tổng hợp ý kiếnTóm tắt và tổng hợp cuộc họpKỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NGƯỜI ĐIỀU HÀNH42 Kỹ năng hiểu người khác Kỹ năng trình bày Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng truyền đạt thông tin Kỹ năng lắng nghe Kỹ năng đặt câu hỏi Kỹ năng thuyết phục Kỹ năng tổng hợp Kỹ năng nhận phản hồi và cho phảnhồi 43DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG CUỘC HỌP20 CÁCH Sử dụng giọng nói có hiệu quảKể các câu chuyện, giai thoại Di chuyển trong khi nóiThay đổi cách thuyết trìnhHình thức tài liệuDUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG CUỘC HỌPKét hợp BCV tham gia các chủ đềSử dụng các công cụ trực quanĐặt câu hỏiTổ chức hoạt động theo nhóm nhỏCá nhân hoá việc thuyết trình (có sự tương tác)20 CÁCHDUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG CUỘC HỌP11. Nêu những ý nghĩ hài hước12. Sử dụng các giao tiếp không lời13. Sử dụng hỗn hợp các kỹ năng 14. Sử dụng cách tiếp cận theo nhóm15. Khuyến khich sự cạnh tranh20 CÁCHDUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG CUỘC HỌP16. Vận dụng cách tiếp cận mới17. Nêu bật vấn đề trong chủ đề18. Giải quyết tình huống19. Nghỉ giải lao -> hội ý20. Hãy nhiệt tình 20 CÁCHSỬ DỤNG THÔNG TIN47CỤ THỂĐánh giá thực tế KQKHÁI QUÁT Nhìn tổng thể-Thực tế và khôn ngoanTuân thủ quy định, công việc chính xác và tỉ mỉThích thể hiện công việc Hay bị lôi cuốn bởi các hữu ích Hay sử dụng nhiều phương phápcó sắn .Có đầu óc tưởng tượng và tư duyKhông quan tâm nhiều quy định, thấy cái chung của sự vật hơn là chi tiết-Cho tương lai là quan trọng-Thích suy gẫm-Dễ bị lôi cuốn bởi tính sáng tạo-Ý tưởng và khả năng lý thú hơn RA QUYẾT ĐỊNH48Lý tríTình cảm-Các quyết định KQ-Suy nghĩ hợp lý và KH-Có kỹ năng phân tích, yêu thích nguyên tắc-Ít khi thể hiện tình cảm-Thường có chứng kiến rõ ràng ..-QĐ do trái tim điều khiển-Tình cảm là quan trọng-Sự cảm thông hoà hợp là quan trọng-Hay biểu lộ tình cảm-Dễ bị thuyết phục bởi các nhu cầucá nhân-làm việc nhiệt tình cho TT và bạn bèBẮT ĐẦU CUỘC HỌP Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc họp. Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà bạn mong muốn. Đặt ra những nguyên tắc cõ bản (Tiêu chuẩn): Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc. Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào. Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào. Mong đợi những gì ở mỗi thành viên. Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ. Hãy thể hiện rằng bạn thực sự đánh giá cao các ư kiến, nhận định và chất vấn của mọi người. LOAFS VÔÙI CAÙC LÔØI PHEÂ BÌNHÑieàu ñoù giaûi thích taïi sao chuùng ta coù hai tai, hai maét vaø chæ coù moät mieängLaéng nghe noù (Listen to)Quan saùt (Observe)Chaáp nhaän (Accept)Chòu ñöïng noù (Feel)Ngaäm mieäng (Shut-Up)KEÁT THUÙC CUOÄC HOÏPGiúp đỡ tập thể quyết định những bước tiếp theo. Xem xét lại những bước đi tiếp theo đã được ấn định, đảm bảo rằng mỗi người đều biết rõ nhiệm vụ của mình. Hãy chắc chắn rằng mọi người đang chuyển từ “bàn bạc” sang “hành động”. Ở phần kết luận, hãy tổng kết lại những gì tập thể đã làm được. Lịch sự cảm õn sự tham gia và đóng góp của mọi người trong cuộc họp KEÁT THUÙC CUOÄC HOÏPNoäi dung toái thieåu cô baûn cuûa bieân baûn cuoäc hoïp:Thôøi gian, ngaøy, nôi hoïp vaø chuû toaï cuoäc hoïpTeân cuûa taát caû thaønh vieân döï hoïp vaø thaønh vieân vaéng maët (cuøng vôùi lyù do vaéng maët).Toaøn boä caùc noäi dung thaûo luaän, ra quyeát ñònh, traùch nhieäm caù nhaân cho caùc nhieäm vuï ñöôïc phaân coâng.Thôøi ñieåm keát thuùc hoïpThôøi gian, ngaøy, nôi choán cho laàn hoïp keá.Taøi nguyeân toát nhaát cuaû tö lieäu vaø kyù öùc cuûa moät cuoäc hoïp laø bieân baûn cuoäc hoïp, vì theá haõy duøng moät ít thôøi gian cuûa baïn ñeå ñaûm baûo raèng chuùng ñaõ ñöôïc soaïn thaûo thích hôïp.SAU HỘI NGHỊHoàn thiện các văn bảnSao gửi tài liệu của hội nghịThanh toán các chi phíRút kinh nghiệmTriển khai, theo dõi thực hiệnTiến hành thu thập các dữ liệu chuẩn bị chọ kỳ họp sau nếu cóSAU HỘI NGHỊHãy chuyển biên bản họp cho các thành viên họp và những người liên quan.Ghi nhận lại những kế hoạch hoặc quan điểm đã thống nhất làm cơ sở để thực hiện.SAU HỘI NGHỊCó một đánh giá khá vui trong giới công sở là họ hay nói “sau mỗi buổi họp lại phát sinh nhiều buổi họp và sau những buổi họp tiếp theo lại phát sinh những vấn đề tiếp theo”, Điều này sẽ đúng nếu bạn không tuân thủ nguyên tắc họp hành. SAU HỘI NGHỊHãy xem cuộc họp là công cụ điều hành, đừng biến nó thành cỗ máy nuốt thờigian của nhân viên.NHỮNG HÀNH ĐỘNG TIẾP THEO Đánh giá về cuộc họp: Những gì đã làm được? Những gì chưa làm được? Những gì cần cải thiện trong những lần tiếp theo? Chuẩn bị những việc “hậu- bàn bạc” sau khi cuộc họp kết thúc. III. ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌPTổng quanNội dungXử lý tình huốngIII. ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌPCông việc được tiến hành để mở đầu, điều phối, kết thúc một hoạt động hội họp, đảm bảo cho hoạt động hội họp diễn ra theo chương trình & đạt tới mục tiêu đã địnhYÊU CẦU ĐỐI VỚI ĐIỀU HÀNHBám sát mục tiêu tổ chức hội họpĐảm bảo hiệu quả của hoạt động hội họpĐảm bảo tính khoa họcĐảm bảo tính nghệ thuậtNỘI DUNG ĐIỀU HÀNHTìm hiểu kế hoạch & chương trình nghị sựLiên hệ & phối hợpLập phương án điều hànhTRƯỚC KHI ĐIỀU HÀNH HỘI HỌPĐIỀU HÀNH HỘI HỌPĐúng giờMục đích và mục tiêuTừ đơn giản đến phức tạpCơ hội cho mọi người phát biểuThái độ tích cực & động viênCan thiệp nếu có ý kiến phánLắng ngheYêu cầu mọi người đóng góp ý kiếnĐừng vội vàng quyết địnhKết thúc khi đạt mục tiêuTóm tắt những vấn để thảo luậnCủng cố tầm quan trọngCám ơn3. XỬ LÝ TÌNH HUỐNGÝ kiến trái chiềuBị kéo dài thời gianTrầm lắngNgười dự bất bình với điều hànhKẾT THÚC CUỘC HỌPXác định lại những vấn đề đã xem xétNêu lại những quyết định trong buổi họpKhông quên hỏi thư ký đã ghi nhận đấy đủ hay chưa.Kết thúc cuộc họp và cảm ơn