Mẫu Thủ tục kiểm soát tài liệu của UBND tỉnh

Uỷ ban nhân dân Tỉnh X Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU 1. Mục đích: Thủ tục kiểm soát tài liệu nhằm: - Đảm bảo các tài liệu được phê duyệt trước khi ban hành. - Nhằm để rà soát, cập nhật và phê duyệt lại khi cần thiết. - Đảm bảo nhận biết được sự thay đổi và tình trạng thay đổi hiện hành của tài liệu. - Đảm bảo các tài liệu thích hợp có sẵn ở nơi cần sử dụng. - Đảm bảo các tài liệu bên ngoài được nhận biết và kiểm soát được phân phối của chúng. 2. Phạm vi áp dụng: Thủ tục kiểm soát tài liệu được áp dụng đối với Sổ tay chất lượng, các thủ tục, hướng dẫn công việc liên quan hỗ trợ quản lý chất lượng ISO 9001:2000, tài liệu bên ngoài. 3. Tài liệu tham khảo: ISO 9001:2000 4. Định nghĩa: A- Tài liệu nội bộ: - Là tài liệu do Uỷ ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân Tỉnh soạn thảo áp dụng trong hệ thống quản lý chất lượng. - Ban lãnh đạo Văn phòng phê duyệt Sổ tay chất lượng, sơ đồ tổ chức, TN & QH, các thủ tục và tài liệu hỗ trợ. - Phó phòng Hành chính - tổ chức chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ các tài liệu nội bộ trong hệ thống quản lý chất lượng. B. Tài liệu bên ngoài: Là các văn bản của TƯ và HĐND cùng cấp ban hành được đưa vào áp dụng tại cơ quan. 5. Thủ tục chi tiết: STT TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN TRÁCH NHIỆM Ban hành tài liệu mới/ thay đổi tài liệu hiện hành A-Kiểm soát tài liệu nội bộ: 1 Khi có nhu cầu ban hành tài liệu mới hoặc thay đổi tài liệu hiện hành, trước tiên phải lập phiếu đề xuất ban hành hoặc thay đổi tài liệu hiện hành, sau đó trao đổi xin ý kiến của Chánh Văn phòng HĐND&UBND Tỉnh về nhu cầu ban hành tài liệu mới hoặc thay đổi tài liệu hiện hành. Người có yêu cầu 2 Nếu được chấp nhận thì phân công cho cán bộ phụ trách lĩnh vực đó soạn thảo văn bản (tài liệu). Lãnh đạo văn phòng 3 Tiến trình soạn thảo văn bản (tài liệu), ký vào vị trí người soạn thảo, sau đó trình lãnh đạo Văn phòng xem xét phê duyệt, trình ký. Người soạn thảo tài liệu 4 Lãnh đạo Văn phòng ký ban hành tài liệu Lãnh đạo Văn phòng 5 Nhận tài liệu và cập nhật vào danh mục nội bộ. Bản chính sẽ được ký nháy và không có đóng dấu, tính toán photo đủ số lượng phát hành. Nhân viên văn thư 6 Kiểm tra việc phát hành văn bản (tài liệu) đến nơi nhận hoặc người nhận. Đề nghị người nhận ký vào sổ giao nhận tài liệu để kiểm tra khi cần. Nhân viên văn thư 7 Khi thay đổi tài liệu hiện hành, thực hiện các bước sau: a. Thu hồi tài liệu hết hiệu lực và huỷ bỏ đối với tài liệu ban hành trong nội bộ Văn phòng. b. Nếu giữ tài liệu hết hiệu lực này để tham khảo, phải đóng dấu “hết hiệu lực”. - Ghi nhận bản chất sự thay đổi vào phiếu thông báo thay đổi tài liệu. - Tổ chức phát hành lại tài liệu mới theo bước 6. Nhân viên văn thư B-Kiểm soát tài liệu bên ngoài: 8 Tiếp nhận các tài liệu văn bản của TƯ: Chính phủ, các Bộ, ngành TƯ. Nhân viên văn thư 9 Vào sổ nhận công văn đến (đã có chương trình quản lý bằng mạng tin học diện rộng). Nhân viên văn thư 10 Phân loại, trình lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến xử lý (bút phê). Nhân viên văn thư 11 Chuyển đến nơi thực hiện theo bút phê chỉ đạo Chuyên viên các tổ NCTH 12 +Hoặc sao y gửi các ngành chức năng có liên quan biết để thực hiện Nhân viên văn thư 13 Hoặc có văn bản chỉ đạo cụ thể để các ngành chức năng có liên quan chuẩn bị nội dung, tham mưu đề xuất để Uỷ ban nhân dân triển khai, thực hiện Nhân viên văn thư 14 Tổ chức phát hành và ghi nhận vào sổ công văn đi Nhân viên văn thư 15 Trường hợp những văn bản nào đã lỗi thời, không còn áp dụng thì văn bản mới sẽ có điều khoản phủ định hoặc thay thế văn bản cũ, lúc đó văn bản cũng đương nhiên hết hiệu lực thi hành. 6. Phụ lục kèm theo: 1. Danh mục tài liệu nội bộ. 2. Sổ ký nhận tài liệu. 3. Sổ công văn đi. 4. Phiếu thông báo thay đổi tài liệu. 5. Phiếu đề nghị ban hành tài liệu. Người phê duyệt Người soạn thảo