Mô tả hình thức tài liệu

Môn: Mô tả hình thức tài liệu Phần I: Các vấn đề lý luận chung về mô tả thư mục Ý nghĩa, nhiệm vụ, vai trò của công tác mô tả hình thức tài liệu Vai trò: Mô tả hình thức là một công đoạn quan trọng trong dây chuyền thông tin tư liệu. Đây là giai đoạn tài liệu được xử lý về mặt hình thức nhằm giúp cho người đọc ( người dùng tin) tìm kiếm tài liệu theo các dấu hiệu về mặt hình thức. Vị trí: Mô tả hình thức tài liệu hay là mô tả thư mục là một khâu trong công đoạn xử lý tài liệu nó xuất hiện sau công đoạn bổ sung tài liệu, trước lưu trữ và phổ biến thông tin. Định nghĩa: Mô tả hình thức tài liệu là ghi lại một cách ngắn gọn các yếu tố mô tả đặc trưng nhất của tài liệu lên phích hoặc tờ khai ( worksheep) theo một bộ quy tắc nhất định, để giúp bạn đọc khi chưa tiếp xúc được với tài liệu có thể phần nào đó nắm được cơ bạn một phần nội dung và hình thức tài liệu để xác định chính xác tài liệu mà mình cần. Mục đích – nhiệm vụ Xây dựng hệ thống mục lục ( thủ công hoặc trên máy) Xây dựng ô phích Biên soạn bản thư mục Chức năng: Thực hiện chức năng thông tin và tìm tin thông qua các yếu tố mô tả thư mục được trình bày trên phích hoặc biểu ghi. Mối quan hệ với các công tác khác của thư viện: Mô tả hình thức tài liệu có mối quan hệ chặt chẽ và biện chứng với các khâu công tác khác của thư viện. Vd: Mô tả hình thức tài liệu và hệ thống mục lục. Mô tả hình thức tài liệu là cơ sở để xây dựng hệ thống mục lục và ngược lại hệ thống mục lục là cơ sở để kiểm chứng lại mức độ chính xác trong khâu xử lý tài liệu . Nguyên tắc mô tả hình thức tài liệu Có 4 nguyên tắc: Trực diện, chính xá, đầy đủ - thực tiễn và thống nhất Nguyên tắc trực diện ( devisu) Nguyên tắc này đòi hỏi khi mô tả tài liệu thì phải có tài liệu trước mặt và không được thông qua bất kỳ trung gian nào. Nguyên tắc chính xác và đầy đủ Yêu cầu phải mô tả một cách chính xác các yếu tố của một tài liệu ( chính xác và đầy đủ tương hỗ và bổ sung cho nhau ). Nguyên tắc thực tiễn Phụ thuộc vào quy mô loại hình thư viện, vào trình độ cán bộ thư viện và trình độ của người dùng tin mà người ta quyết định mô tả đơn giản hay thật tỉ mỉ nâng cao về một tư liệu nào đó. Nguyên tắc thống nhất Quy định việc lựa chọn tiêu đề mô tả thống nhất trong mục lục. Có 3 trường hợp phải lựa chọn tiêu đề thống nhất mô tả. Tác giả có nhiều bút danh, biệt hiệu: lựa chọn tên gọi nào nổi tiếng nhất, quen thuộc nhất – chọn tên nào quen thuộc nhất. Tên sách được dịch khác nhau: quy tắc này cũng được áp dụng cho một tài liệu có nhiều tên gọi khác nhau. Tên tác giả nước ngoài được phiên âm khác nhau: chọn tên nào thường xuyên xuất hiện hoặc tên nào quen thuộc nhất Mục đích của nguyên tắc thống nhất là tập chung các tài liệu của một tác giả vào một nơi trong hệ thống mục lục giúp cho bạn đọc tiết kiệm được thời gian và công sức tìm kiếm tài liệu. Kết luận: bốn nguyên tắc này được áp dụng một cách đồng bộ và chúng có mối quan hệ biện chứng với nhau. Tránh áp dụng một cách phiếm diện, cá biệt dẫn đến xử lý thông tin không chính xác. Các loại hình mô tả Do yêu cầu khai thác thông tin khác nhau nên có nhiều loại hình biên mục trong thư viện. Mô tả chính: Đây là loại mô tả bắt buộc cho các loại tài liệu có trong thư viện. Đây là hình thức mô tả đầy đủ nhất tất cả các yếu tố của tài liệu lên phích hoặc tờ khai, tuân theo một quy tắc biên mục hiện hành Mô tả bổ sung: Đây là loại mô tả hỗ trợ cho mô tả chính để giới thiệu thêm trong hệ thống mục lục các dấu hiệu tìm tin ( các điểm truy cập) các yếu tố thư mục mà mô tả chính chưa được giới thiệu như: tên sách, tên tác giả thứ 2,3 Mô tả phần trích: Là loại mô tả trích ra từ báo, tạp chí hoặc các đoạn, các chương, phần trong các toàn tập, tuyển tập để giới thiệu cho bạn đọc các dấu hiệu tìm tin khác. Mô tả tùng thư: Tùng thư là loạt sách được ra đời do ý định của nhà xuất bản, tùng thư thường do nhiều tác giả viết, thường các tác phẩm có cùng một chuyên đề, một chủ đề, một loại đối tượng chungđược nhà xuất ban tự ý gom chung vào trong một bộ tùng thư. Phương pháp này tiến hành mô tả theo tên của bộ tùng thư. Phần II: Bộ quy tắc mô tả theo ISBD và AACR2 Mục tiêu, mục đích của bộ quy tắc ISBD và AACR2 Khắc phục những trở ngại về ngôn ngữ Tiến hành trao đổi thông tin thư mục giữa các quốc gia trên thế giới và tiến đến kiểm soát thư mục toàn cầu ( CBU) Áp dụng cơ khí hóa và tự động hóa trong công tác thư viện. Nội dung quy tắc mô tả ISBD và AACR2 Vùng mô tả và các yếu tố mô tả Vùng mô tả V.0: Tiêu đề mô tả tác giả V.1: Tên sách và tên tác giả V.2: Lần xuất bản V.3: Địa chỉ xuất bản V.4: Đặc trưng về số liệu ( mô tả vật lý) V.5: Tùng thư V.6: Phụ chú V.7: ISBN Các yếu tố mô tả V.0: Tác giả ( tác giả cá nhân – tác giả tập thể) V.1: Tên sách và tác giả Tên sách ( nhan đề) = Tên sách song song : Yếu tố bổ sung / Tác giả V.2: Lần xuất bản .- Lần xuất bản / Tác giả lần xuất bản V.3: Địa chỉ xuất bản .- Nơi xuất bản : Nhà xuất bản , Năm xuất bản ( Nơi in: Năm in) V.4: Đặc điểm số liệu .- Số trang : Minh họa ; Khổ sách + Tài liệu kèm theo V.5: Tùng thư ( Tùng thư chinh. Tùng thư phụ) .- Nhan đề tùng thư = Nhan đề tùng thư song song : Yếu tố bổ sung tùng thư / Tác giả tùng thư ; Số tùng thư V.6: Phụ chú V.7: ISBN : Giá tiền , Số lượng Hệ thống dấu hiệu sử dụng trong quy tắc mô tả Gồm 12 dấu Dấu [] để mô tả những thông tin nằm ngoài vùng quy định và những thông tin do cán bộ thư viện tự them vào Dấu () được sử dụng ở nơi in, nhà in, tùng thư và một số nơi khác như dấu chính tả thông thường Dấu được sử dụng khi lược bỏ bớt các yếu tố mô tả Dấu .- ngăn cách giữa các vùng mô tả ( khi xuống dòng mô tả không sử dụng dấu .-) Dấu / xuất hiện trước tác giả Dấu = đặt trước tên song song ( tên sách song song, tùng thư song song, tùng thư phụ ) Dấu . ngăn cách giữa tác giả tập thể cấp trên, tác giả tập thể cấp dưới. Giữa tùng thư chính và tùng thư phụ, ngăn cách giữa các tên sách khác nhau trong tuyển tập không có tên sách chung của nhiều tác giả Dấu ; được sử dụng để ngăn cách tên sách khác nhau trong tuyển tập không có tên sách chung của một tác giả. Ngăn cách giữa các nhóm tác giả khác nhau. Ngăn cách giữa hai nơi xuất bản và hai nhà xuất bản khác nhau. Đặt trước khổ sách, trước số tùng thư chính và số tùng thư phụ. Dấu , được sử dụng để ngăn cách giữa các tác giả trong cùng một nhóm. Đặt trước năm xuất bản. Dấu + đặt trước tài liệu kèm theo Dấu : đặt trước yếu tố bổ sung tên sách. Đặt trước nhà xuất bản, nhà in, minh họa, yếu tố bổ sung tùng thư chính, yếu tố bổ sung tùng thư phụ, giá tiền. Dấu // ngăn cách giữa bài trích và nguồn trích. Dấu này chỉ có trong ISBD còn trong AACR2 thì được thay thế bởi từ “ Trong” (In) Sơ đồ mô tả và quy tắc mô tả tác phẩm chuyên khảo Sơ đồ mô tả Mô tả chính theo tên tác giả ( ISBD) Tiêu đề mô tả tác giả Nhan đề chính= Nhan đề song song: Thông tin bổ sung/ Thông tin trách nhiệm.- Thông tin về lần xuất bản.- Nơi xuất bản: Nhà xuất bản, Năm xuất bản ( Nơi in:Nhà in).- Số trang ( hay tổng số tập của bộ sách): Minh họa; Khổ sách+ Tài liệu kèm theo.- (Nhan đề tùng thư = Nhan đề tùng thư song song: Thông tin bổ sung cho nhan đề tùng thư/ Thông tin về trách nhiệm tùng thư; Số tập. Nhan đề tùng thư cấp dưới/ Thông tin về tùng thư cấp dưới; Số tập tùng thư cấp dưới) Phụ chú ISBN kiểu đóng: giá tiền Đối với bộ quy tắc AACR2 thì chỉ khác ở chỗ số trang thì phải xuống dòng viết hết hàng thì phải lùi ra vạch dọc thứ 1 Mô tả theo tên sách Quy tắc ( ISBD) Nhan đề chính= Nhan đề song song: Thông tin bổ sung/ Thông tin trách nhiệm.- Thông tin về lần xuất bản.- Nơi xuất bản: Nhà xuất bản, Năm xuất bản ( Nơi in:Nhà in).- Số trang ( hay tổng số tập của bộ sách): Minh họa; Khổ sách+ Tài liệu kèm theo.- (Nhan đề tùng thư = Nhan đề tùng thư song song: Thông tin bổ sung cho nhan đề tùng thư/ Thông tin về trách nhiệm tùng thư; Số tập. Nhan đề tùng thư cấp dưới/ Thông tin về tùng thư cấp dưới; Số tập tùng thư cấp dưới) Phụ chú ISBN kiểu đóng: giá tiền Quy tắc AACR2 ( Mô hình dòng treo) Nhan đề chính= Nhan đề song song: Thông Tin bổ sung/ Thông tin trách nhiệm.- Thông tin về lần xuất bản.- Nơi xuất bản: Nhà xuất bản, Năm xuất bản ( Nơi in:Nhà in). Số trang ( hay tổng số tập của bộ sách): Minh họa; Khổ sách+ Tài liệu kèm theo.- (Nhan đềtùng thư = Nhan đề tùng thư song song: Thông tin bổ sung cho nhan đề tùng thư/ Thông tin về trách nhiệm tùng thư; Số tập. Nhan đề tùng thư cấp dưới/ Thông tin về tùng thư cấp dưới; Số tập tùng thư cấp dưới) Phụ chú ISBN kiểu đóng: giá tiền Lưu ý: khi mô tả với ISBD thì số trang được viết liền với vùng mô tả số 2 bởi dấu “.-“. Đới với AACR2 thì phải xuống hàng Tiêu đề mô tả trong ISBD thì chúng ta phải viết bằng chữ in hoa ví dụ như : NGÔ NGUYỄN CẢNH. Còn đối với AACR2 thì viết hoa chữ cái đầu tiên. Trong ISBD thì nơi xuất bản được phép viết tắt ví dụ như “H” – Hà Nội. Đối với AACR2 thì phải viết đầy đủ tên địa danh Quy tắc mô tả sách Có 3 quy tắc mô tả sách cần nhớ: Sách có từ 1 đến 3 tác giả cá nhân thì mô tả chính theo tên tác giả thứ nhất, mô tả chính theo tên tác giả ( theo mô hình ở mục 1) Sách có từ 4 tác giả trở lên thì mô tả chính theo tên sách.( theo mô hình ở mục 1) Sách không có tác giả thì mô tả chính theo tên sách. Phương pháp mô tả bổ sung Phương pháp mô tả bổ sung chỉ được áp dụng cho mục lục chữ cái và mục lục trên máy. Phương pháp mô tả bổ sung là phương pháp mô tả hỗ trợ cho phương pháp mô tả chính, để giới thiệu thêm những dấu hiệu tìm tin mà phương pháp mô tả chính chưa giải quyết được như tên tác giả thứ 2, 3, tên sách, tên tác giả dịch và phương pháp này được tiến hành trên cơ sở phích chính ( mô tả chính) hoặc biểu ghi. Có 2 cách mô tả bổ sung + Mô tả bổ sung thủ công + Mô tả bổ sung trên máy Quy tắc bổ sung Sách có 2,3 tác giả thì lập phích bổ sung cho tác giả thứ 2,3. Sách có từ 4 tác giả trở lên thì lập phích bổ sung cho tác giả thứ 1 và tác giả khác nếu thấy cần thiết. Nếu có 1, 2 tác giả phụ ( dịch, giới thiệu, hiệu đính, minh họa) lập phích bổ sung cho cả 2; nếu có 3 tác giả trở lên thì lập phích bổ sung cho tác giả thứ nhất (ngoại trừ sách nước ngoài, hoặc ngôn ngữ khác) Sách có nội dung viết về cuộc đời, tiểu sử, sự nghiệp, than thế của một nhân vật kèm theo chữ “ nói về” Khi có sự khác nhau giữa tên sách ở bìa và ở trang tên sách chúng ta lập một phích bổ sung cho tên sách ngoài bìa. Tài liệu mô tả chính cho tác giả thì lập phích bổ sung cho tên tài liệu để thành lập mục lục chữ cái. Sách mô tả chính theo tên tác giả tập thể thì lập lại phích bổ sung cho tên tài liệu và ngược lại Sách có nội dung viết về 1 địa phương thì lập phích cho tên địa phương Mô hình mô tả bổ sung Bổ sung trên máy Được hình thành trên máy khi cần bổ sung cho yếu tố nào thì chúng ta đưa yếu tố đó lên làm tiêu đề mô tả, sau đó nhắc lại toàn bộ các thông tin ( yếu tố mô tả ) của phích chính. Mô hình 1 ( bổ sung theo tên tác giả) Tác giả bổ sung Tiêu đề tác giả Tên sách: Bổ sung đơn giản.- Lần xuất bản.- Nơi xuất bản. Năm xuất bản.- Số trang. Mô hình 2 ( bổ sung theo tên sách Tên sách xuất hiện ở bìa Tên sách: Bổ sung đơn giản.- Lần xuất bản.- Nơi xuất bản. Năm xuất bản.- Số trang. Bổ sung thủ công Là hình thức bổ sung trên phích theo hướng truyền thống. Mô hình 1 ( bổ sung theo tên sách) Tên sách: Bổ sung đơn giản.- Lần xuất bản.- Nơi xuất bản. Năm xuất bản.- Số trang. Tiêu đề tác giả ( phích chính) Mô hình 2 ( bổ sung theo tên tác giả) Tác giả bổ sung Tên sách: Bổ sung đơn giản.- Lần xuất bản.- Nơi xuất bản. Năm xuất bản.- Số trang. Phần III: Hệ thống chuẩn biên mục trên máy Marc 21 Khái niệm Khái niệm Marc 21 ( Machine readable cataloging): là tiêu chuẩn định dạng cho phép máy tính trình bày, lưu trữ, truy xuất và trao đổi thông tin thư mục, kể cả những thông tin liên quan dưới dạng máy tính có thể đọc. Được cán bộ biên mục sử dụng làm khổ mẫu ( format) làm việc: nhập, xóa, cập nhật, trao đổi dữ liệu, thống kê, in phích mục lục, biên soan mục lục. Thành phần của biểu ghi thư mục Marc 21 Việt Nam Biểu ghi của MARC 21 Việt Nam bao gồm 3 thành phần quan trọng: - Cấu trúc biểu ghi - Mã xác định nội dung - Nội dung dữ liệu Cấu trúc biểu ghi MARC 21 Việt Nam (Record Structure) là một phát triển ứng dụng dựa trên cơ sở tiêu chuẩn quốc tế ISO 2709 về Khổ mẫu trao đổi thông tin (Format for information exchange ISO 2709). Mã xác định nội dung (Content Designators) là các mã và những quy định được thiết lập để xác định một cách rõ ràng các yếu tố dữ liệu có trong biểu ghi và hỗ trợ việc xử lý những dữ liệu này. Mã xác định nội dung là nhãn trường, dấu phân cách trường con, v.v.... Nội dung Dữ liệu (Content data) được xác định bởi các chuẩn bên ngoài khổ mẫu như chuẩn mô tả ISBD, chuẩn mã ngôn ngữ, chuẩn mã nước, từ điển từ chuẩn....Một số mã được xác định bởi chính khổ mẫu MARC 21 Việt Nam rút gọn. Khổ mẫu MARC 21 Việt Nam rút gọn là một tập hợp các mã thông tin và các mã xác định nội dung được quy định để mã hoá biểu ghi thư mục máy tính đọc được phục vụ trao đổi thông tin. Cấu trúc của biểu ghi Marc 21 rút gọn gồm có : Đầu biểu ( LEADER): là một trường dữ liệu đặc biệt có độ dài cố định 24 ký tự chứa thông tin về quá trình xử lý biểu ghi Thư mục – Danh bạ( DIRECTORY): là phần tiếp ngay sau đầu biểu, là một loạt các nhóm dữ liệu chỉ dẫn về các trường dữ liệu có trong biểu ghi. + Nhãn trường + Độ dài của trường + Vị trí bắt đầu của trường Các trường dữ liệu: là những trường của biểu ghi chứa các dữ liệu mô tả. Các trường dữ liệu có thể có độ dài thay đổi ( Variable Fields) hoặc độ dài cố định ( Fixed- Length Field). Cấu trúc của các trường dữ liệu được chia thành các khối sau đây: OXX: Khối trường điều khiển ( số và mã) 1XX: Khối trường tiêu đề chính 2XX: Khối trường nhan đề và thông tin liên quan đến nhan đề 3XX: Khối trường mô tả đặc trưng vật lý 4XX: Khối trường tùng thư 5XX: Khối trường phụ chú 6XX: Khối trường điểm truy cập chủ đề 7XX: Khối trường tiêu đề bổ sung 8XX: Khối trường liên quan đến vốn tài liệu, nơi và vị trí lưu giữ 9XX: Khối trường cục bộ Bên trong vùng các trường dữ liệu, mỗi trường dữ liệu có hai loại mã xác định nội dung là: Chỉ thị: chỉ thị trường là 2 ký tự đầu tiên của mỗi trường dữ liệu và đứng trước một dấu phân cách trường con. Mỗi chỉ thị là một con số và mỗi trường có 2 chỉ thị. Có thể có chỉ thị không được xá định. Khi đó vị trí này sẽ bị bỏ trống. Giá trị của từng chỉ thị có thể là một ký tự ASCII, một con số hoặc khoảng trống. Trường con: Trường con xác định từ yếu tố dữ liệu riêng biệt của trường dữ liệu. Mỗi trường đều có ít nhất 1 trường con. Ký hiệu phân cách Trường con gồm hai ký tự: dấu phân cách và mã trường con. Mã trường con có thể là bất kỳ một ký tự ASCII hay con số. MARC 21 Việt Nam rút gọn quy định dấu phân cách trong biểu ghi trao đổi là $. Mã trường con có thể là ký tự chữ cái hoặc số. Thí dụ: a, Khi đó Ký hiệu phân cách trường con là $a. Dữ liệu của trường con nào thì sẽ được gán ngay sau mã trường con đó. Dữ liệu của các trường: Dữ liệu của các trường không thuộc quy định của khổ mẫu mà tuân thủ các chuẩn mô tả bên ngoài khổ mẫu (thí dụ chuẩn mô tả ISBD hay AACR2). Ðây là dữ liệu thực tế của của biểu ghi để trao đổi theo khổ mẫu MARC 21 Việt Nam rút gọn. Mã kết thúc trường: Mã kết thúc trường là kỹ tự cuối cùng của trường thông báo trường đã kết thúc. Thí dụ mã kết thúc trường có thể là $. Mã kết thúc biểu ghi Khi hết một biểu ghi theo khổ mẫu MARC 21 Việt Nam rút gọn có một mã thông báo kết thúc biểu ghi. Mã này phải không trùng với dữ liệu thực tế của biểu ghi. Thí dụ mã kết thúc biểu ghi có thể là dấu gạch chéo ngược (\). Hết phim Sáu Dừa chúc các bạn thật nhiều niềm vui và đạt kết quả cao trong kỳ thi sắp tới nha