Nhập môn Tự động hoá thư viện

Nhập môn Tự động hoá thư việnBài 2. Các yếu tố cần xem xét khi xây dựng kế hoạch và triển khai ứng dụng CNTT – TT trong thư viện.1UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2Đặt vấn đề Tự động hóa thư viện có nhiều lợi ích cả cho người dùng và nhân viên. Để có thể áp dụng công nghệ thông tin và truyền thông (CNTT – TT) một cách chính xác và giảm tối thiểu các sai sót trong việc thực hiện, điều quan trọng là phải xây dựng kế hoạch cho công tác tự động hóa một cách cẩn thận.2UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2Phạm viCác yếu tố nào cần phải xem xét khi xây dựng kế hoạch và triển khai ứng dụng CNTT-TT trong thư viện? Những ưu điểm của việc xây dựng kế hoạch?Thế nào là Hồ sơ mời thầu?Những khó khăn trong việc triển khai một hệ thống thư viện tích hợp?Có nên xem xét việc sử dụng một hệ thống nguồn mở? 3UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2Mục tiêuKết thúc bài học, học viên có khả năng: Đánh giá được tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch. Xác định các yếu tố cần phải xem xét khi xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện tự động hóa thư viện? Hiểu được tầm quan trọng của Hồ sơ mời thầu. Đánh giá ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng hệ thống nguồn mở.4UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2Tự động hóa thư viện ngày nay Người dùng ngày nay mong muốn hệ thống thư viện tự động hóa cung cấp việc truy cập tới các phân hệ biên mục, lưu thông, mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC) và bổ sung của thư viện; Thông qua hệ thống cung cấp sự truy cập tới thông tin ở các thư viện khác, các cơ sở dữ liệu trên CD-ROM ở mạng cục bộ (LAN) và trên Internet.5UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2M¸y chñ LANBiªn môcBæ sung§¸nh chØ sèvµ lµm tãm t¾tCho m­înTra cøuT¹p chÝOPACM¸y chñ WebWeb OPAC Cña th­ viÖnMét hÖ thèng th­ viÖn tÝch hîp cã truy cËp trªn WebC¸c CSDL vµ th­ viÖn kh¸cCSDL trªn CD-ROM 6UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2Tại sao cần phải xây dựng kế hoạch?Thư viện cần phải xây dựng kế hoạch cho việc tự động hóa thư viện vì :Phải xác định những ưu tiên dựa trên nhu cầu.Phải xác định hiểu biết về CNTT-TT và đào tạo cần thiết cho nhân viên. Phải hoạt động được trong khả năng ngân sáchPhải chọn được phần mềm phù hợp.Phải đáp ứng được sự phát triển và nhu cầu trong tương lai.7UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2Những bước cơ bản trong xây dựng kế hoạch là gì? (1)1. Giai đoạn phân tích hệ thốngThu thập thông tin thống kê cơ bản về thư viện (Số đầu tên tài liệu, số người dùng, số biểu ghi mục lục, số tài liệu bổ sung hàng năm, số tài liệu cho mượn hàng năm, các thông tin khác).Biết được hiện trạng của thông tin (Tất cả ở trên phiếu hay không? Một số có ở dạng in ấn không? Việc chuyển đổi dữ liệu sang dạng số có cần thiết không?).8UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2Những bước cơ bản trong xây dựng kế hoạch là gì?(2)Phân tích hệ thống (tiếp tục) Biết được hiện trạng của kho tài liệu. (Tất cả tài liệu đã biên mục vẫn còn sử dụng được và đang được sử dụng? Có cần phải kiểm kê không?).Biết được hiểu biết về CNTT-TT của nhân viên. Biết được các hệ thống đang sử dụng ở cơ quan. (Ban có thể cần tích hợp với hệ thống đang tồn tại).Hạn chế ngân sách. 9UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2Những bước cơ bản trong xây dựng kế hoạch là gì? (3)2. Giai đoạn Thiết kế hệ thốngXác định các ưu tiên thực hiện (Chức năng nào bạn sẽ tự động hóa đầu tiên?).Xây dựng một kế hoạch phát triển chiến lược cho thư viện (không chỉ cho vấn đề tự động hóa) với sự giúp đỡ của nhân viên.Xây dựng kế hoạch công nghệ dưa trên cơ sở các mục tiêu tổng quát của thư viện.10UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2Xác định chi phí Chi phí cho xây dựng kế hoạch và tư vấn. Chi phí mua hệ thống. Chi phí viễn thông. Chi phí chuyển đổi. Chi phí vận hành và duy trì. Nâng cấp hệ thống. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên.11UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2Những bước cơ bản trong triển khai kế hoạch là gì? (3)Soạn tài liệu Hồ sơ mời thầu (RFP - Request for Proposal) cho nhà cung cấp phần mềm hoặc cho nhân viên bộ phận CNTT-TT (nếu sự dụng các hệ nguồn mở).Đánh giá đề xuất của người bán/ hệ thống nguồn mở so với Mô tả yêu cầu.Chọn/mua/phát triển hệ thống.Cài đặt.Xây dựng cơ sở dữ liệu.Đào tạo nhân viên và người dùng.12UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2Hồ sơ mời thầuHướng dẫn cho nhà cung cấp về nộp hồ sơ thầu. Thông tin cơ bản về thư viện.Tiêu chí đánh giá đề xuất/ mở thầu.Mô tả những đặc trưng kỹ thuật và chức năng cần thiết. Mô tả những tính năng cần thiết.Các câu hỏi về những chương trình và dịch vụ bảo trì hệ thống, các yêu cầu về địa điểm, các phương pháp cài đặt và phân phối, bảo hành hoạt động của hệ thống, tài liệu và đào tạo của nhà cung cấp hệ thống, và định giá chi tiết và các chiến lược chi phí.13UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2Cân nhắc hệ thống nguồn mởSự sẵn sàng của nhân viên.Kiến thức và kỹ năng của nhân viên.Nhóm phát triển.Có truy cập Internet.14UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2Sự sẵn sàng của nhân viên/ người dùng tinSự sẵn sàng chấp nhận thay đổi.Nhu cầu đào tạo.Chương trình đào tạo.Sự tham gia vào xây dựng kế hoạch. 15UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2Xây dựng cơ sở dữ liệuKiểm kê và thanh lý.So sánh thực tế tài liệu trong kho với biểu ghi.Chuyển đổi thủ công và điện tử.Bảo trì mục lục.Xem xét các tiêu chuẩn cho nối mạng và trao đổi biểu ghi trong tương lai.16UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2Chuẩn bị địa điểmNhu cầu công nghệ Phần cứng Phần mềm MạngĐào tạo nhân viên và người dùng17UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2Quảng cáo và tiếp thịNgười dùng tiềm năngChiến lược Thông báo Định hướng Hội thảo Trình diễn và giới thiệu18UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2Những vấn đề tiềm tàng khi triển khai tự động hóa thư việnThiếu sự sẵn sàng của nhân viên.Thiếu sự sẵn sàng của người dùng tin.Chi phí vận hành và bảo trì.Chuyển đổi dữ liệu.Phần cứng không được cung cấp đúng thời gian.Các phương tiện viễn thông không có.19UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2Kết luậnTự động hóa thư viện là điều được mong muốn. Tuy nhiên, đây là có một dự án phức tạp và phải được lập kế hoạch cẩn thận. Việc lập kế hoach đảm bảo sự thành công và phát triển tiếp theo.Tự động hóa là phương tiện để đạt được mục đích chứ không phải là sự kết thúc. Kế hoach tự động hóa phải là một phần của kê hoạch phát triển chiến lược của thư viện. Triển khai một Hệ thống thư viện tích hợp không bao giờ là một quá trình kết thúc. Trong tương lai có nhiều phát triển mới, đòi hỏi phải được đáp ứng.20UNESCO EIPICT MODULE 2. Bài 2