Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý

*CHƯƠNG IVPHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ*PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ PP TIẾP CẬN HỆ THỐNG ĐI TỪ PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG ĐẾN MÔ HÌNH HÓAPHÂN TÍCH HỆ THỐNG CÓ CẤU TRÚC ĐẢM BẢO ĐỘ TIN CẬY TRONG THIẾT KẾ THIẾT KẾ THEO CHU TRÌNH *PP TIẾP CẬN HỆ THỐNG Yêu cầu :xem xét hệ thống thông tin trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như các mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài .Khi phân tích : xem xét một cách toàn diện các vấn đề kinh tế , kỹ thuật và tổ chức của hệ thống quản lý .Ứng dụng pp tiếp cận hệ thống :phải xem xét doanh nghiệp như là một hệ thống thống nhất về mặt kinh tế, tổ chức, kỹ thuật; Sau đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực. Trong mỗi lĩnh vực lại phân chia thành các vấn đề cụ thể ngày càng chi tiết hơn . Đây chính là pp tiếp cận đi từ tổng quát đến cụ thể, chi tiết*sơ đồ hình cây *ĐI TỪ PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG ĐẾN MÔ HÌNH HÓABước 1 : Phải cómột kế hoạch phân tích tỷ mỹ, chu đáo đến từng khâu công việc ..Bước 2 : Phân tích chức năng của hệ thống thông tin ; phân tích dòng thông tin kinh doanh ; Tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin quản lý bằng các mô hình như BFD (Bussiness Function Diagram- sơ đồ chức năng kinh doanh); DFD ( sơ đồ dòng dữ liệu - Data Flow Diagram )mô hình thông tin ma trận .Bước 3 : Báo cáo chi tiết toàn bộ những kết quả của quá trình phân tích hệ thống thông tin.*PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CÓ CẤU TRÚC :sử sụng các mô hình sau :Sơ đồ chức năng kinh doanh -Bussiness Function Diagram- BFDSơ đồ dòng dữ liệu - Data Flow Diagram - DFDCác mô hình dữ liệu - Data Models - DM Ngôn ngữ có cấu trúc - Structured Language - SL* ĐẢM BẢO ĐỘ TIN CẬY TRONG THIẾT KẾ Hệ thống thông tin quản lý: cung cấp thông tin cho toàn bộ hệ thống; trên cơ sở đó xây dựng và thông qua các quyết định chính xác; trong hệ thống thông tin quản lý còn có các cơ sở dữ liệu có vai trò hệ trọng đối với hoạt động của hệ thống . Do vậy vấn đề đảm bảo độ tin cậy của hệ thống thông tin quản lý có ý nghĩa rất quan trọng.*phải chú ý đến việc bảo mật thông tin trong hệ thống quản lý;Việc truy cập vào hệ thống thông tin phải được sự đồng ý của người có tráchnhiệm; các dữ liệu nhập từ bên ngoài vào phải qua bức tường lửa ( Fire wall ) * THIẾT KẾ THEO CHU TRÌNH phải tuân theo nguyên tắc tuần tự không được bỏ qua bất cứ công đọan nào; sau mỗi giai đoạn, trên cơ sở đánh giá bổ sung phương án được thiết kế , có thể quay lại giai đoạn trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang thiết kế giai đoạn tiếp theo, theo cấu trúc chu trình ( repetition )**1 Kế hoạch phát triển hệ thống2 Phân tích hệ thống3 Thiết kế hệ thống3.1 thiết kế cơ sở dữ liệu3.2 thiết kế phần mềm3.3 thiết kế giao diện4 Cài đặt hệ thống 5 Quản lý hệ thống .*II- PHÂN TÍCH ; THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ A- PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN Mục tiêu cần nắm vững các vấn đề sau :Sử dụng các công cụ thu thập thông tin cho quá trình phân tích.Mô hình hoá hệ thống thông tin như :Sơ đồ chức năngSơ đồ dòng dữ liệuSơ đồ ngữ cảnhMô hình thông tin ma trận .*Một số phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích Yêu cầu chung : Kết quả của việc thu thập thông tin là làm sao có được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác . Thông tin thu thập gồm :Thông tin chung về ngành của tổ chứcThông tin về bản thân của tổ chức đóCác thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp đến vấn đề .*1-Nghiên cứu tài liệu về hệ thống Mục đích thu nhận thông tin tổng quát về cấu trúc của tổ chức; cơ chế hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong hệ thống .Thu thập thông tin về môi trường của hệ thống thông tin hiện tại Thu thập thông tin về thành phần của hệ thống thông tin hiện tại và sự hoạt động của nó . *Thu thập thông tin về môi trường của hệ thống thông tin hiện tại Gồm :Môi trường bên ngoài: cạnh tranh; xu hướng công nghệMôi trường tổ chức : lịch sử hình thành doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh sản xuất ,nhân sự, tài chính .Môi trường vật lý : quy trình xử lý dữ liệu, độ tin cậyMôi trường kỹ thuật : phần cứng; phần mềm; trang bị kỹ thuật khác ; cơ sở dữ liệu; đội ngũ cán bộ kỹ thuật tin học .*Thu thập thông tin về thành phần của hệ thống thông tin hiện tại và sự hoạt động của nó Thành phần của hệ thốngDữ liệu đầu vàoThông tin đầu raQuá trình xử lýCơ sở dữ liệuThiết bị ( phần cứng; phần mềm )**Đề án BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN Tên người thực hiện:Chủ đề nghiên cứu:Thời gian ; ngày tháng năm địa điểm Mục tiêu :Nội dung nghiên cứu :Hoạt động của hệ thốngDữ liệu vào của hệ thốngThông tin ra của hệ thốngQuá trình xử lýCơ sở dữ liệu của hệ thốngTóm tắt chung :Đánh giá tổng quát : Người thực hiện *2) Phương pháp quan sát hệ thống Mục tiêu nhằm thấy được một bức tranh khái quát về tổ chức và cách quản lý các hệ thống của tổ chức . Đồng thời cũng phải quan sát chi tiết để tìm ra những giải pháp tối ưu về kỹ thuật , tài chính , thời gian .*Kết quả quan sát hệ thống làbáo cáo về yêu cầu của người sử dụng; xác định các dòng thông tin ;đánh giá, lựa chọn các giải pháp và cho lời khuyên đối với người sử dụng về hệ thống hiện tại và thực hiện những công việc trong tương lai .*Kết quả quan sát hệ thống phải lập báo cáo về các vấn đề sau : Thông tin đầu ra Dữ liệu đầu vào Tài nguyên Đánh giá hệ thống thông tin quản lý quan sát**Phương pháp phỏng vấn Nhằm thu thập thông tin về doanh nghiệp ; nhu cầu thông tin ; các tài nguyên cần thiết cho dự án tương lai ; khi phỏng vấn cần lưu ý các vấn đề sau :Chú ý lắng ngeThiết lập quan hệ tốt khi phỏng vấnChuẩn bị, soạn thảo các câu hỏi liên quan đến công việc cần phỏng vấn ; Các câu hỏi luôn tạo nhiều khả năng trả lời cho người được hỏi; tránh gây hiểu lầm Không nên phỏng đoán khi các dữ kiện không được xác nhận, hay không có câu trả lời .**4) Phương pháp sử dụng phiếu điều tra Thường áp dụng phương pháp điều tra chọn mẫu; chọn các các đại diện điều tra thuộc nhiều lĩnh vực như : Cán bộ lãnh đạo; chuyên gia quản ly; nhân viên trong bộ máy quản lý ; người sử dụng thông tin trong hệ thống ; các cán bộ tin học trong hệ thống Nội dung điều tra thường xoay quanh những vấn đề sau :Cơ cấu tổ chức của cơ quan ; Quy trình xử lý thông tinViệc sử dụng thông tin và hệ thống thông tin trong hệ thống .*2 - phân tích chức năng Mục đích nhằm xác định một cách chính xác và cụ thể các chưc năng chính của hệ thống thông tinPhương pháp xây dựng sơ đồ chức năng (BFD - Bussiness Function Diagram )Xây dựng sơ đồ chức năng thực thất là quá trình phân rã; từ một chức năng lớn ( ở cấp cao ) được phân chia thành những phần thích hợp nhỏ hơn (ở cấpthấp hơn ) theo cấu trúc hình cây .một chức năng đầy đủ gồm các thành phần sau tên chức năng ; mô tả chức năng ; đầu vào của chức năng ( dữ liệu); đầu ra của chức năng ( thông tin )*sơ đồ chức năng quản lý tài chính *Sơ đồ chức năng và các hồ sơ kèm theo xác định giới hạn của các chức năng; sau này nếu phát hiện thêm chức năng mới thì phân tích viên bổ sung thêm vào sơ đồ chức năng.Để phân tích hệ thống thông tin một cách hiệu quả nhất cần phải phân cấp trong sơ đồ chức năng . Bản chất của việc phân cấp là một chức năng được phân tích thành nhiều chức năng ngày càng chi tiết hơn theo cấu trúc hình cây - *Nhận xét :Sơ đồ chức năng là công cụ mô hình đầu tiên sử dụng trong tiến trình phân tích, nó xác định ranh giới hệ thống và cung cấp các thành phần để lập các mô hình ở các tiến trình sau .Cần đạt sự nhất trí cao với người chủ và các người sử dụng hệ thống thông tin để hạn chế tính chủ quan của nhà phân tích .Sau khi mô hình được tạo lập việc chi tiết hoá và điều chỉnh các chức năng là điều có thể thực hiện được.*3- Sơ đồ dòng dữ liệu ( DFD) ( Data Flow Diagram )Sơ đồ dòng dữ liệu chỉ ra cách thông tin chuyển vận từ một quá trình / chức năng này trong hệ thống sang một quá trình /chức năng khác ; điều quan trọng là nó chỉ ra những thông tin nào cần phải có trước khi cho thực hiện một hàm hay một quá trình.Chú ý : DFD là sơ đồ tỉnh cho nên nó không chỉ ra thời gian thông tin chuyển vận từ quá trình/ chức năng này sang quá trình / chức năng khác; nó cũng không chỉ ra được khối lượng; quy mô; lượng tối đa, tối thiểu đối với dữ liệu ; thứ tự thực hiện các chức năng .*Ví dụ minh họa Phương pháp tạo ra DFD Sử dụng BFD để xác định các tiến trình theo từng mức cho DFDBFD thực hiện theo phân rả ; do đó nó sẽ chỉ ra các mức mà tiến trình sẽ xuất hiện trong DFD *****Ghi chú : 1- Cập nhật phiếu nhập - xuất A1 nhà cung cấp giao hàng hoặc khách hàng mua hàngA2 Lưu phiq\ếu nhập - xuấtA3 Yêu cầu cập nhật danh mục hàng hoá ( nếu là hàng hoá mới )A4 Cập nhật danh mục khác hàng ( nếu là khách hàng mới )A5 Lưu thông tin hàng hoá mới*2- Điều chỉnh phiếu nhập - xuấtB1 Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu nhập - xuất ( do nhập sai sót )B2 Lấy phiếu nhập xuất cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yêu cầu và lưu lại3- Báo cáo tồn kho E1 Ban quản lý yêu cầu báo cáo tồn khoE2 Lấy số tồn từ danh mục hàng hoá và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu phiếu nhập xuất để xác định tồn kho cuối kỳE3 Gửi ban quản lý báo cáo tồn kho .*4- Cập nhật phiếu thu chi C1 Ban quản lý yêu cầu chi trả nợ cho nhà cung cấp ( yêu cầu lập phiếu chi )C2 Khách hàng trả nợ ( yêu cầu lập phiếu thu )C3 Lưu phiếu thu chi đã lậpC4 Yêu cầu cập nhật khách hàng (nếu là khách hàng mới )5- Điều chỉnh phiếu thu chi D1 Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu thu chiD2 Lấy phiếu thu chi cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yêu cầu và lưu lại*6- Báo cáo công nợF1 Ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợF2 Lấy số nợ đầu kỳ từ danh mục khách hàng và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu phiếu nhập - xuất ; tình hình thu chi từ kho dữ liệu phiếu thu chi để xác định tăng giảm nợ trong kỳ và nợ cuối kỳ.F3 Gửi ban quản lý báo cáo công nợ.*4- Sơ đồ dòng dữ liệu bằng sơ đồ ngữ cảnh được dùng để tạo ra biên giới của hệ thống; là một vòng tròn quá trình trung tâm biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu được nối với mọi tác nhân**5- sơ đồ logic(sô ñoà giaûi thuaät)Để chỉ ra những điều khiển của quá trình ra quyết định phức tạp; thay vì sử dụng bảng quyết định với nhiều rối rắm, người ta thường sử dụng sơ đồ logic để giải quyết vấn đề trên .**6- Mô hình hoá thực thể Nhằm xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống - thực thể- định rõ mối quan hệ bên trong hoặc các tham trỏ chéo với nhau giữa chúng ;Trong từng trường hợp mọi thành phần dữ liệu của thực thể sẽ chỉ lưu trữ 1 lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập được từ bất kỳ chương trình nào.**Trong mô hình này giữa các bộ phận trong hệ thống có mối quan hệ chằng chịt nhau chắc chắn sẽ trùng lắp và dư thừa thông tin . Để cải thiện tình hình cần xây dựng một cơ sở dữ liệu chung cho toàn bộ hệ thống , các bộ phận trong hệ thống không quan hệ trực tiếp nhau mà thông qua cơ sở dữ liệu chung .**Chú ý : Dữ liệu lưu trữ trong hệ thống thể hịên dưới dạng bảng .mỗi bảng thể hiện một cơ sở dữ liệu ( Database) . Xây dựng mô hình thực thể sẽ xác định có bao nhiêu bảng dùng trong hệ thống và các mối quan hệ giữa chúng.*Mô hình thực thể còn gọi là mô hình dữ liệuLôgic được xây dựng dựa trên các yếu tố :thực thểKiểu thực thể thuộc tính quan hệ *1- thực thể :(records,maãu tin)Là một đối tượng; một sự kiện đối với tổ chức kể cả những thông tin mà nó lưu trữ,thí dụ : mỗi khách hàng là một thực thể và nó thể hiện một dòng thông tin trong bảng .*2-Kiểu thực thể ( tập thực thể - tập tin bảng tính ; .)(taäp tin, files)Là một tập hợp các thực thể có cùng tính chất ; mô tả cho một loại thông tin ( chú ý bản thân nó không phải là thông tin ) thí dụ bảng khách hàng ( tập khách hàng ) là một kiểu thực thể, tập thực thể và nó mô tả ; chứa đựng từng thực thể khách hàng.Trong thực tế tập thực thể là một bảng - hình chữ nhật có nhiều cột ( trường, fields) và nhiều dòng ( thực thể; records).**Có 3 Tập thực thể sau :Liên quan đến một giao dịch chủ yếu . ví dụ : đơn đặt hàng .Liên quan đến thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống . ví dụ : nhà cung cấp; khách hàng ..Liên quan đến việc lập kế hoạch hoặc kiểm soát ( thông tin dạng thống kê - bảng ) ví dụ : bảng lương ; lịch điều xe *Thuộc tính (fields,tröôøng,coäât)Thuộc tính là đặc trưng của mỗi thực thể ; biểu thị bằng các trường ( cột, fields) của bảng thực thể ( tập thực thể ) trong đó chứa đựng thông tin của thực thể .Ví dụ : mỗi thực thể khách hàng ở bảng trên có các thuộc tính sau : "Mã KH "; " tên KH " ; " Công ty"; " số phone"; địa chỉ ".*Có 3 loại thuộc tính : Thuộc tính khoá : Gồm một hay nhiều thuộc tính trong một tập thực thể được dùng để gán cho một thực thể một tham khảo ( tham trỏ ) duy nhất . Thuộc tính mô tả : thông thường các thuộc tính trong tập thực thể đều là thuộc tính mô tả ; tập hợp lại sẽ làm tăng hiểu biết đầy đủ về thực thể . Thuộc tính kết nối :chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể của bảng này với một thực thể ở bảng khác . **4) Mối quan hệ Mục đích nhằm tìm; tra cứu; truy cập .liên quan đến một thực thể . Có 3 kiểu mối quan hệ : một - một (1-1) ; một - nhiều ( 1-n); nhiều - nhiều ( n-n)*Quan hệ 1-1 : là mối quan hệ mà một thực thể của bảng này tương ứng với duy nhất một thực thể của bàng thực thể khác và ngược lại .thí dụ : một thực thể sản phẩm chỉ có duy nhất một thực thể chi tiết sản phẩm mô tả nó . trên mô hình biểu diễn mối quan hệ này là mủi tên có 2 đầu ( )**Quan hệ 1-n : là mối quan hệ giữa một thực thể bên bảng A với nhiều thực thể bên bảng B ; thí dụ : một khách hàng có thể có nhiều đơn đặt hàng do đó một thực thể khách hàng trong tập khách hàng có quan hệ với nhiều thực thể đơn hàng trong tập đơn hàng . Trên mô hình được biểu diễn bằng mủi tên 1 đầu hướng từ bên nhiều tới bên một(N 1)**Quan hệ n - n : là quan hệ mà một thực thể bên bảng A có quan hệ với nhiều thực thể bên bảng B và ngược lại . thí dụ : một thực thể nhà cung cấp trong tập nhà cung cấp có cung cấp nhiều thực thể mặt hàng trong tập mặt hàng và ngược lại ( nghĩa là một mặt hàng có thể có nhiều nhà cung cấp ). trên mô hình được biểu diễn bằng một đường thẳng .**Quan hệ 1-1 sẽ đưa đến việc nhập chung 2 tập thực thể thành một tập thực thể . Với ví dụ quan hệ 1-1 trên ta có thể nhập chung hai tập thực thể ( tập sản phẩm và tập mô tả chi tiết sản phẩm ) thành một tập thực thể là tập sản phẩm .**Quan hệ 1 - n rất quan trọng luôn thể hiện mối quan hệ giữa các thực thể trong mô hình hoa thực thể ; trong đó thuộc tính khoá của bên 1 sẽ là thuộc tính kết nối của bên nhiều *Thuoäc tính keát noái*Quan hệ n - n : không thể thấy rõ mối quan hệ giữa hai thực thể . thông thường quan hệ này được tách thành hai (02) mối quan hệ 1-n .Ví dụ :Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều vật tư và ngược lại một vật tư có thể do nhiều nhà cung cấp - Đây là mối quan hệ n - n . ta biến đổi sau thêm tập thực thể vật tư mua ( hàng mua ) vào sẽ hình thành hai mối quan hệ 1 - n giữa hai tập thực thể nhà cung cấp và vật tư **Tóm tắt:Tập thực thể thường là một trong ba trường hợp sau:Thông tin liên quan tới một giao dịch chủ yếu của hệ Thông tin liên quan tới thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ Liên quan đến việc lập kế hoạch hoặc kiểm soát*Thuộc tínhMỗi thực thể bao gồm nhiều thông tin, mỗi thông tin đó là thuộc tính của thực thể, chúng thường gọi là những field thể hiện trên từng cột của bảng. Có 3 loại thuộc tính đó là: Thuộc tính khoá Thuộc tính mô tả.Thuộc tính kết nối * Mối quan hệ:***Nhận xét về các mối quan hệ:Quan hệ 1-n: Rất quan trọng thể hiện mối liên hệ giữa các thực thể trong mô hình trong đó thuộc tính khoá của bên một sẽ là thuộc tính kết nối của bên nhiều.Quan hệ 1-1: Sẽ đưa đến việc nhập chung 2 tập thực thể thành một tập thực thể, không cần thiết phải tách thành 2 bảng riêng biệt, tập thực thể mới phải bao gồm các thuộc tính của hai tập thực thể cũ.Quan hệ n-n: Không giúp cho ta thấy rõ mối liên hệ giữa 2 thực thể cũng như không thấy điều gì về nghiệp vụ.Thông thường với mối quan hệ n-n thành 2 quan hệ 1-n.***7) Xây dựng mô hình dữ liệu:a) Xác định tập thực thể:Cách 1:Như phần trên đã nêu, một tập thực thể có thể là một trong ba loại sau:Thông tin liên quan tới một giao dịch chủ yếu của hệ thoángThông tin liên quan tới thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ Thông tin đã khái quát dưới dạng thống kê liên quan đến lập kế hoạch hoặc kiểm soát*Cách 2: Lấy một bản mô tả về Hệ thống hiện tại hoặc cần có và xem xét các thông tin nào cần lưu giữ hay không, dưới dạng một dòng hay một bảng. Trong giai đoạn này cần xác định những tập thực thể rõ ràng, còn một số tập thực thể quan trọng khác có thể được phát hiện trong giai đoạn sau.*Thí dụ: Ta có một mô tả về Vật tư được cung cấp lưu giữ và phân phối từ DFD mua hàng như sau:Vật tư được giao bởi nhà cung cấp theo Đơn hàng MuaKhi nhận sẽ được kiểm tra (giao hàng) có đúng như Đơn hàng mua hay không ?Việc cất giữ sẽ được ghi vào Thẻ khoVật tư sẽ được cung cấp cho phân xưởng theo Lịnh sản xuất.*Theo mô tả này chúng ta có thể xác định các tập thực thể chính là:Vật Tư,Giao Hàng,Nhà Cung Cấp,Đơn Mua Hàng,Thẻ KhoLịnh Sản Xuất, Phân Xưởng SX*b) Xác định các mối quan hệ:Để xác định các liên kết giữa các tập thực thể chính ta lưu ý các điểm sau:Nếu cần phải giữ thông tin trong thực thể này về thực thể kia, thì sẽ có một quan hệ xuất hiện để tạo mối liên kết.Trong quan hệ 1-n, thực thể giữ thông tin kết nối ở đầu nhiều (n)Khi quan hệ của 2 thực thể là quan hệ gián tiếp (A kết nối với B, B kết nối với C, khi đó A và C quan hệ gián tiếp) thì ta không cần xây dựng mối quan hệ này.*Chọn các tập thực thể chí