Tăng cường hợp tác giữa cơ sở đào tạo và cơ quan, doanh nghiệp trong đào tạo cử nhân ngành quản trị văn phòng

JOURNAL OF SCIENCE OF HNUE DOI: 10.18173/2354-1075.2015-0022 Educational Sci., 2015, Vol. 60, No. 1, pp. 178-182 This paper is available online at TĂNG CƯỜNG HỢP TÁC GIỮA CƠ SỞ ĐÀO TẠO VÀ CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP TRONG ĐÀO TẠO CỬ NHÂN NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Hoàng Văn Hảo Khoa kinh tế - Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Phương Đông Tóm tắt. Hợp tác giữa cơ sở đào tạo và cơ quan, doanh nghiệp là một trong những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng đào tạo. Vấn đề này càng có ý nghĩa quan trọng đối với việc đào tạo ngành Quản trị văn phòng bởi quá trình này đòi hỏi phải gắn lí thuyết với đời sống kinh tế - xã hội. Bài viết đề cập tới một số nội dung và khuyến nghị nhằm tăng cường hợp tác với cơ quan, doanh nghiệp trong đào tạo cử nhân ngành Quản trị văn phòng. Từ khóa: Hợp tác, đào tạo, quản trị văn phòng, cơ quan, doanh nghiệp. 1. Mở đầu Hiện nay đã có nhiều cơ sở đào tạo ngành Quản trị văn phòng ở Việt Nam trong đó có cả các trường đại học, cao đẳng công lập và ngoài công lập. Số lượng sinh viên tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng ngày một nhiều hơn, có nhiều thuận lợi để tìm được việc làm trong vòng một năm đầu sau khi tốt nghiệp. Song tỉ lệ sinh viên tốt nghiệp làm đúng ngành đào tạo lại không cao. Kể cả sinh viên ra trường làm đúng ngành nghề còn cảm thấy bỡ ngỡ với môi trường làm việc cũng như các tác nghiệp tại cơ quan, đơn vị. Một bộ phận không nhỏ sinh viên tốt nghiệp phải tiếp tục tham gia các khóa đào tạo để tiếp tục bổ sung kiến thức, kĩ năng khi bắt đầu công việc của mình. Nhiều sinh viên chưa thực sự có ý thức nghề nghiệp rõ ràng cũng như chương trình đào tạo của một số cơ sở đào tạo ngành này còn phần nào chưa phù hợp với yêu cầu. Điều này phản ánh một thực trạng công tác đào tạo của các trường đại học, cao đẳng chưa đáp ứng nhu cầu của các nhà sử dụng lao động, nhà trường chưa thực sự gắn với xã hội, đào tạo chưa gắn với sử dụng [5;78]. Vai trò của cơ sở đào tạo đại học là truyền bá tri thức đồng thời phải truyền đạt và hình thành kĩ năng nghề nghiệp cần thiết để sinh viên thích nghi với thị trường lao động [1;62]. Thiết lập quan hệ hợp tác với cơ quan, doanh nghiệp tức là thiết lập quan hệ với môi trường lao động, điều kiện để quá trình đào tạo hiệu quả hơn. Quản trị văn phòng là một lĩnh vực cụ thể của khoa học về quản trị, mang tính ứng dụng cao [6;71]. Tăng cường hợp tác với các cơ quan, doanh nghiệp giúp nhà trường có cơ hội giảm bớt được gánh nặng đầu tư cơ sở vật chất; sinh viên được tiếp cận trang thiết bị đồng bộ, hiện đại - một yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng đào tạo. Nhờ đó, sinh viên có được điều kiện học tập tối ưu, có khả năng đáp ứng được những yêu cầu trong hiện tại và tương lai. Văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp lớn thường được tổ chức khoa học, thực hiện đầy đủ chức năng của mình với các mô hình phù hợp với lĩnh vực, quy mô hoạt động. Nhân lực làm việc trong lĩnh vực này có trình độ chuyên môn cao, giàu thực tiễn. Các cơ quan, doanh nghiệp có thể hỗ trợ về tài chính cho các các trường thông qua nhiều hình thức khác nhau. Vì vậy, hợp tác giữa Ngày nhận bài: 15/9/2014. Ngày nhận đăng: 18/1/2015. Liên hệ: Hoàng Văn Hảo, e-mail: hoanghao0410@yahoo.com 178 Tăng cường hợp tác giữa cơ sở đào tạo và cơ quan, doanh nghiệp trong đào tạo... cơ sở đào tạo ngành Quản trị văn phòng với cơ quan, doanh nghiệp có vai trò trong việc nâng cao chất lượng đào tạo. Là ngành còn mới, số lượng trường đại học, cao đẳng tham gia đào tạo nhân lực Quản trị văn phòng ở nước ta còn ít, đẩy mạnh hợp tác với các cơ quan, doanh nghiệp trong đào tạo ngành này đòi hỏi các cơ sở đào tạo vừa phải có quan điểm đúng đắn vừa phải có những định hướng nội dung hợp tác đảm bảo tính thiết thực và hiệu quả. 2. Nội dung nghiên cứu 2.1. Quan điểm về hợp tác giữa cơ sở đào tạo và cơ quan, doanh nghiệp trong giai đoạn hiện nay Hợp tác giữa cơ sở đào tạo và cơ quan, doanh nghiệp được thực hiện dựa trên nguyên lí kết hợp giữa nhà trường và thực tiễn xã hội. Đào tạo theo nhu cầu xã hội là nhiệm vụ hàng đầu đặt ra đối với giáo dục đại học. Đây là xu hướng phát triển chung trong quá trình đổi mới đào tạo đại học, đòi hỏi sự gắn kết giữa nhà trường với cơ sở thực tế của đời sống xã hội. Các cơ sở đào tạo cần phải có quan điểm đúng đắn trong hợp tác với cơ quan, doanh nghiệp thì quá trình ấy mới thực sự có ý nghĩa, duy trì và phát triển. Nhiều cơ sở đào tạo trong quá trình thiết lập và phát triển mối quan hệ thường chỉ chú trọng tới lợi ích của mình. Các nhà trường cần phải nhìn nhận rằng quan hệ hợp tác nhà trường - cơ quan, doanh nghiệp sẽ được duy trì lâu dài nếu cả hai bên cùng thu được lợi ích hài hòa. Lợi ích của cơ quan, doanh nghiệp trong mối quan hệ này cần được quan tâm cả phương diện vật chất và phi vật chất. Cơ sở giáo dục đại học cũng sẽ phải đầu tư nguồn lực nhất định để hợp tác với cơ quan, doanh nghiệp mang lại hiệu quả. Việc ghi nhận những đóng góp của cơ quan, doanh nghiệp đối với quá trình đào tạo có ý nghĩa thúc đẩy để duy trì quan hệ lâu dài và thiết thực hơn [7;83]. Đồng thời, trong quan hệ hợp tác với cơ quan, doanh nghiệp, nhà trường cần phải thực sự hiểu về nhu cầu và kì vọng hợp tác của họ. Trong bối cảnh hiện nay, mỗi cơ sở đào tạo đều phải vận động, đổi mới và tham gia vào quá trình toàn cầu hóa. Giảng viên, sinh viên ở trường đại học, cao đẳng càng phải nhận thức và nỗ lực để có thể hòa nhập được trong môi trường quốc tế. Sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói riêng cần có nhiều cơ hội trong việc làm việc trong tổ chức có yếu tố nước ngoài. Vì vậy, nhà trường cũng cần đa dạng trong các mối quan hệ hợp tác, chú trọng hợp tác với các cơ quan, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài. Thông thường, nhiều trường chỉ thực hiện hợp tác với cơ quan, doanh nghiệp theo kiểu “truyền thống”, tức là chỉ có một vài nội dung theo lối mòn hoặc mức độ hợp tác còn chưa thực sự sâu, thiếu sự đổi mới. Hợp tác giữa cơ sở đào tạo và cơ quan, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ trên cả ba lĩnh vực là đào tạo, dịch vụ và nghiên cứu, trong đó lấy hợp tác trong đào tạo làm trọng tâm bởi tính phổ quát và dễ thực hiện [4;2]. Thực tế ở một số cơ sở đào tạo ngành Quản trị văn phòng đã chỉ ra rằng nhà trường không chỉ dừng lại ở hợp tác trong đào tạo. Nhiều giảng viên giàu kinh nghiệm, học vị cao và có cả giảng viên trẻ của các trường được mời tham gia công tác bồi dưỡng, đào tạo của nhiều cơ quan ở Trung ương, các tỉnh hay ở các tập đoàn, tổng công ti lớn. Bên cạnh đó, hợp tác trong lĩnh vực nghiên cứu cũng có ý nghĩa thiết thực trong việc nâng cao chất lượng giảng dạy ngành này bởi Quản trị văn phòng tuy không còn là ngành quá mới mẻ nhưng lí luận và nhân lực nghiên cứu ở Việt Nam hiện nay còn hạn chế. 2.2. Nội dung hợp tác giữa cơ sở đào tạo và cơ quan, doanh nghiệp trong đào tạo cử nhân ngành Quản trị văn phòng Như đã nói ở trên, việc hợp tác với cơ quan, doanh nghiệp cần được thực hiện toàn diện trên cả ba lĩnh vực là đào tạo, dịch vụ và nghiên cứu mà quá trình đào tạo cử nhân ngành Quản trị văn phòng không phải là ngoại lệ. Với đặc thù của ngành này, việc gắn lí thuyết với thực tiễn hoạt động 179 Hoàng Văn Hảo của đời sống kinh tế - xã hội là vô cùng quan trọng. Sự đa dạng của công tác văn phòng ở nhiều loại hình cơ quan, tổ chức cùng với mức độ phong phú của các mảng chuyên môn khác nhau đòi hỏi mỗi cơ sở đào tạo phải coi trọng sự tham gia của cơ quan, doanh nghiệp trong quá trình trang bị kiến thức, kĩ năng cho sinh viên. Qua thực tiễn hoạt động đào tạo và tham khảo, trao đổi với các nhà khoa học, giảng viên, nhà quản lí đào tạo, quản lí các cơ quan, doanh nghiệp, nhân sự lĩnh vực quản trị văn phòng, bài viết trình bày một số nội dung về hợp tác trong đào tạo - yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng đào tạo. Cụ thể là: Sự tham gia của các đại diện các cơ quan, doanh nghiệp trong hội đồng khoa học, góp ý cho việc hoàn thiện chương trình đào tạo cử nhân ngành Quản trị văn phòng. Việc tham gia này không chỉ đơn thuần là hình thức thủ tục. Lãnh đạo các cơ sở đào tạo hay khoa, tổ bộ môn cần mời họ tham gia các hoạt động của nhà trường, đặc biệt là việc điều chỉnh chương trình đào tạo cho phù hợp trong mỗi giai đoạn nhất định. Những nhà quản lí văn phòng đã hoặc đang giữ chức vụ trong các loại hình tổ chức sẽ là những đại diện có đóng góp tích cực cho việc hoàn thiện chương trình của cơ sở đào tạo. Nhà trường cần quy tụ được những cá nhân có tâm huyết với ngành, với hoạt động đào tạo. Vì Hội đồng khoa học khá phong phú về thành phần, hoạt động thực tiễn ở những lĩnh vực khác nhau cũng như số lượng hữu hạn nên cơ sở đào tạo nên đồng thời lập ban tư vấn riêng về quản trị văn phòng để đảm bảo được tính chuyên sâu. Mời các nhà quản lí, cán bộ giàu chuyên môn, kinh nghiệm lĩnh vực quản trị văn phòng tham gia giảng dạy các nội dung thuộc các học phần chuyên ngành. Việc mời họ tham gia thỉnh giảng trọn vẹn cả một học phần có thể sẽ gặp khó khăn bởi quỹ thời gian, việc sắp xếp lịch giảng và thực hiện theo đúng lịch trình của cơ sở đào tạo. Khó khăn này sẽ là đặc thù đối với ngành Quản trị văn phòng bởi tính chất thường xuyên, liên tục của công việc. Các cán bộ, nhà quản lí tham gia giảng dạy nội dung là “sở trường” của họ sẽ góp phần nâng cao chất lượng bài giảng. Bên cạnh đó, việc tổ chức tham gia giảng dạy đồng thời cả giảng viên và nhà quản lí, cán bộ vừa tranh thủ được đội ngũ chất xám bên ngoài vừa tạo cơ hội tiếp xúc nhiều hơn cho sinh với đối với người giảng. Vì vậy, cần thu hút và duy trì được những người đảm bảo theo quy chế đào tạo đến từ các cơ quan, doanh nghiệp tham gia làm giảng viên thỉnh giảng của cơ sở đào tạo. Cơ quan, doanh nghiệp hỗ trợ, tiếp nhận sinh viên tham quan, thực tế, thực tập tại đơn vị mình. Thực tập nhận thức đối sinh viên Quản trị văn phòng là vô cùng quan trọng [3,27]. Vì vậy, công việc này nên được thực hiện ngay từ năm thứ hai trong chương trình đào tạo đại học bốn năm học. Trong quá trình tổ chức đào tạo, để hoạt động thực tế của sinh viên có chiều sâu và hiệu quả, nhà trường cần tổ chức đưa sinh viên tìm hiểu thực tế tại cơ sở theo nội dung phù hợp của các học phần chuyên ngành. Chẳng hạn, nội dung quản lí văn bản đi - đến với phần mềm quản lí văn bản có thể hướng dẫn sinh viên tìm hiểu thực tế tại UBND cấp huyện; hay nội dung quản lí trụ sở với tìm hiểu hệ thống quản trị tòa nhà theo tiêu chuẩn của Hiệp hội quản lí cơ sở vật chất quốc tế (International Facility Management Association – IFMA) thì có thể đưa sinh viên tới tham quan, tìm hiểu tại Tòa nhà các Ngân hàng thương mại hay các Tập đoàn, tổng công ti lớn... Để chuẩn bị cho đợt thực tập tốt nghiệp, các cơ sở đào tạo thường áp dụng hai hình thức sinh viên tự liên hệ hoặc nhà trường liên hệ địa điểm thực tập cho sinh viên. Thực tế trong thời gian qua, một bộ phận sinh viên ngành Quản trị văn phòng đã lựa chọn những cơ quan, doanh nghiệp có quy mô, tính chất hoạt động chưa thực sự phù hợp. Những cơ quan, doanh nghiệp tổ chức và thực hiện công tác văn phòng “bài bản” sẽ là những địa điểm thực tập hữu ích đối với sinh viên chuyên ngành. Nhà trường cần hợp tác với họ, chuẩn bị một danh sách các đơn vị có thể tiếp nhận sinh viên thực tập với sự phong phú về loại hình cơ quan, tổ chức nhằm việc lựa chọn được thuận lợi, phù hợp với định hướng nghề nghiệp tương lai của sinh viên. Việc tổ chức tham quan, thực tế, thực tập cần phải có sự giám sát, theo dõi và đánh giá chặt chẽ mới đem lại kết quả. Cơ sở đào tạo đại học mời đại diện cơ quan, doanh nghiệp tham gia chấm Báo cáo chuyên đề, Khóa luận tốt nghiệp. Một khi có sự tham gia của họ thì sẽ có thêm ý kiến đánh giá khá khách 180 Tăng cường hợp tác giữa cơ sở đào tạo và cơ quan, doanh nghiệp trong đào tạo... quan từ bên ngoài. Đây cũng là dịp để tăng cường trao đổi giữa đội ngũ giảng viên cơ hữu và những người đang công tác thực tế lĩnh vực hành chính - văn phòng. Bên cạnh đó, điều này cũng sẽ góp phần làm cho tính khoa học, thực tiễn cũng như chất lượng của các Chuyên đề, Khóa luận sẽ được nâng cao. Cơ quan, doanh nghiệp hỗ trợ trang thiết bị, trao học bổng khuyến khích cho sinh viên. Hiện nay, nhiều đơn vị đã đẩy mạnh việc hỗ trợ cho nhà trường về cơ sở vật chất, thiết bị và trao học bổng cho sinh viên như một sự chung sức, đóng góp cho việc đào tạo nhân lực. Những học bổng mà cơ quan, doanh nghiệp trao tặng sẽ làm tăng động lực trong quá trình học tập của sinh viên, nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường. Việc nhận hỗ trợ từ các doanh nghiệp giúp cho các cơ sở đào tạo ngành Quản trị văn phòng thúc đẩy đổi mới, đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt động đào tạo. Tăng cường quan hệ, hợp tác với các doanh nghiệp cung cấp thiết bị văn phòng, phần mềm quản lí hay hoạt động liên quan tới lĩnh vực văn phòng sẽ tạo ra cơ hội cho nhà trường nhận được sự ủng hộ về sản phẩm, dịch vụ của chính họ. Ví dụ, nếu hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ hội nghị truyền hình thì nhà trường có nhiều thuận lợi trong việc tiếp cận, tổ chức vận hành hệ thống thiết bị trong khi ứng dụng hội nghị truyền hình là một xu hướng tất yếu và việc đầu tư cho ứng dụng không hề nhỏ [2,32]. Tăng cường tổ chức hội thảo, trao đổi và chia sẻ thông tin. Các cơ quan, doanh nghiệp và cả trường đại học đều coi trọng nghiên cứu và phát triển. Tổ chức các cuộc họp, xê-mi-na về những vấn đề, đặc biệt là những vấn đề mới thuộc lĩnh vực quản trị văn phòng đem lại ý nghĩa cho tất cả các bên tham gia. Các cơ quan, doanh nghiệp cần thiết đưa ra ý kiến của họ về lĩnh vực này với tư cách là chuyên gia thực tế. Họ cũng cần khảo sát, có đánh giá về năng lực đào tạo của nhà trường. Những buổi hội thảo, trao đổi sẽ làm tiền đề cho các hoạt động nghiên cứu tiếp theo về lĩnh vực quản trị văn phòng. Đề xuất việc tuyển dụng sinh viên khi tốt nghiệp. Tổ chức tuyển dụng sinh viên của các trường có mối quan hệ hợp tác tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, doanh nghiệp trong việc tìm hiểu, tiếp xúc ứng viên cũng như quá trình thực hiện. Nhà trường đã tạo thêm cơ hội cho sinh viên trong khi đó nhà tuyển dụng có thể tuyển được nhân lực có chất lượng thuộc lĩnh vực này. Các nhận xét, ý kiến đánh giá của nhà trường đối với các ứng viên nếu có phải là ý kiến khách quan, chính xác. Để mặt công tác này duy trì có hiệu quả, cơ sở đào tạo ngành Quản trị văn phòng nên thiết lập mạng lưới hợp tác với người sử dụng lao động. 2.3. Khuyến nghị nhằm đẩy mạnh hợp tác với cơ quan, doanh nghiệp trong đào tạo cử nhân ngành Quản trị văn phòng Để tăng cường hợp tác với các cơ quan, doanh nghiệp với nhiều nội dung, hoạt động thiết thực trong đào tạo cử nhân ngành Quản trị văn phòng, các cơ sở đào tạo nên có cơ chế, chính sách hợp tác phù hợp. Nhà trường cần tổ chức bộ phận chuyên trách công tác quan hệ doanh nghiệp và hỗ trợ sinh viên. Như đã nói ở trên, các cơ sở đào tạo cũng phải đầu tư nguồn lực để mang lại hiệu quả cao hơn trong việc xây dựng, phát triển các mối quan hệ hợp tác với nhiều loại hình văn phòng khác nhau. Quá trình hợp tác giữa hai bên phải đảm bảo lợi ích hài hòa cho cả cơ quan, doanh nghiệp. Những nội dung hợp tác giữa các bên cần minh bạch, phải được xác định cụ thể, phù hợp trong từng giai đoạn, điều kiện cụ thể. Có như vậy, quan hệ hợp tác mới được thực hiện đảm bảo chính thống và lâu dài. Hiện nay, số lượng cử nhân ngành Quản trị văn phòng tốt nghiệp ngày càng nhiều hơn. Cần thiết việc thành lập và duy trì hoạt động của Hội cựu sinh viên ngành này. Đây chính là cầu nối quan trọng giữa nhà trường với các cơ quan, doanh nghiệp. Mức độ phong phú về nơi làm việc của cựu sinh viên sẽ tạo nhiều thuận lợi cho các trường có thể lựa chọn thiết lập quan hệ hợp tác với các đơn vị này. Bên cạnh đó, các cơ sở đào tạo cử nhân ngành Quản trị văn phòng cần liên kết 181 Hoàng Văn Hảo với nhau để để thúc đẩy hợp tác với các cơ quan, doanh nghiệp. Việc chia sẻ thông tin, trao đổi giữa các trường không mang tính cạnh tranh mà nó thể hiện sự hỗ trợ lẫn nhau, thống nhất cao để quá trình hợp tác có được hiệu quả. Điều quan trọng là các trường cùng phải thu hút được họ tham gia vào quá trình đào tạo lĩnh vực Quản trị văn phòng. Vì vậy, việc xúc tiến thành lập tổ chức hội ngành nghề với sự tham gia của các cơ quan, tổ chức hữu quan là rất cần thiết. 3. Kết luận Các trường đại học, cao đẳng đào tạo ngành Quản trị văn phòng cũng đang gặp phải khó khăn trong việc thu hút số lượng thí sinh có năng lực đăng kí chọn lựa ngành này, việc đa dạng các môn học chuyên ngành, áp lực đổi mới phương tiện, cơ sở vật chất, nhu cầu đòi hỏi chất lượng đào tạo từ người sử dụng lao động. Để giải quyết những vấn đề này, nhà trường cần tăng cường hơn nữa hợp tác với cơ quan, doanh nghiệp trong thời gian tới đây. Nội dung bài viết đã chỉ ra những nội dung gắn kết cơ sở đào tạo ngành Quản trị văn phòng với cơ quan, doanh nghiệp, tập trung vào việc hợp tác trong lĩnh vực đào tạo. Các cơ sở đào tạo ngành này có thể tham khảo những khuyến nghị ở trên để quá trình hợp tác được thúc đẩy và thực hiện có hiệu quả nhằm đào tạo cử nhân Quản trị văn phòng đáp ứng được yêu cầu của xã hội. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Armand Amsallem, 2009. Một số biện pháp tăng cường mối quan hệ giữa trường đại học và doanh nghiệp. Tạp chí Khoa học Thương mại, Số 30, tr 61-65. [2] Hoàng Văn Đức và Hoàng Văn Hảo, 2014. Phát triển dịch vụ hội nghị truyền hình ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay. Tạp chí Khoa học Trường Đại học Hải Phòng, Số 04, tr 32-39. [3] Hoàng Văn Hảo, 2010. Tổ chức thực hành, thực tập trong đào tạo cử nhân ngành Quản trị văn phòng. Kỉ yếu Hội thảo khoa học Tổ chức thực hành - thực tập cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương, tr 25-28. [4] Phùng Xuân Nhạ, 2009.Mô hình đào tạo gắn với nhu cầu của doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. Tạp chí Khoa học Đại học Quốc gia Hà Nội, Số 25, tr 1-8. [5] Trần Anh Tài, 2009. Gắn đào tạo với sử dụng, nhà trường với doanh nghiệp. Tạp chí Khoa học Đại học Quốc gia Hà Nội, Số 25, tr 77-81. [6] Vũ Thị Phụng, 2005. Từ Quản trị học đến Quản trị văn phòng - Một số vấn đề lí luận. Kỉ yếu Hội nghị khoa học Quản trị văn phòng - Lí luận và thực tiễn, Đại học Quốc gia Hà Nội, tr 61 - 71. [7] Nguyen Xuan Huong, 2013. Dissertation “Strengthening the partnership of university and enterprises in Hanoi, Vietnam: The sase of ULSA”. ABSTRACT Tightening the link between training agencies and organizations and enterprises in office administration training Increasing cooperation between training agencies and organizations and enterprises is one way to improve training quality. This issue is of great importance in office administration training because of the need for a link between theory and socioeconomic life. In this article we encourage a partnership between training agencies and organizations and enterprises in training administrative personnel. Keywords: Partnership, training, office administration, organizations, enterprises. 182