Tổ chức và thông tin trong tổ chức

Bài 1 Tổ chức và thông tin trong tổ chức 1 Nội Dung  Vài nét về xã hội thông tin hiện nay.  Tổ chức và thông tin.  Thông tin và Ra quyết định  Quản lý 2 1. Vài nét về xã hội thông tin hiện nay Môi trường kinh tế hiện nay  Kinh tế toàn cầu là một nền kinh tế cho phép khách hàng, doanh nghiệp, và các nhà cung cấp, các nhà phân phối, và các nhà sản xuất có thể cùng hợp tác với nhau không bị hạn chế bởi không gian địa lý. • Sự phát triển các doanh nghiệp xuyên quốc gia • Sự hội nhập của các công ty nhỏ và vừa • Môi trường cạnh tranh mang tính toàn cầu • Hệ thống phân phối toàn cầu  Sự chuyển biến từ nền kinh tế chung toàn cầu từ kinh tế công nghiệp  kinh tế dịch vụ  Nền kinh tế số (digital economy, e-conomy) • Sự xuất hiện của các doanh nghiệp kinh doanh điện tử • Quá trình kinh doanh cơ bản được thực hiện dưới sự điều khiển của một mạng lưới số hóa • Mối quan hệ với các nhà cung cấp, khách hàng, và các đối tác dần được thực hiện dưới tác động của CNTT 3 1. Vài nét về xã hội thông tin hiện nay Thời đại thông tin • Internet đã tác động lên mọi mặt của nền kinh tế và các hoạt động của doanh nghiệp • Thương mại điện tử (TMĐT) • Giao tiếp trực tiếp: là việc sử dụng các công nghệ truyền thông (như mạng Internet) để làm việc ở các vị trí khác nhau. • Môi trường làm việc ảo: là môi trường làm việc có sự hỗ trợ của công nghệ. Không nhất thiết được thực hiện ở một vị trí thời gian và không gian xác định. Có thể cho phép liên lạc với bất cứ ai, bất cứ đâu vào bất cứ thời điểm nào. • Nền kinh tế dựa trên mong muốn của người tiêu dùng: • Thiết kế nội thất phù hợp với nhà • Giầy thể thao đếm bước đi 4 1. Vài nét về xã hội thông tin hiện nay Đặc điểm của thời đại thông tin • Xuất hiện dựa trên sự xuất hiện của các hoạt động xã hội dựa trên nền tảng thông tin • Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ thông tin được sử dụng để thực hiện công việc kinh doanh • Năng suất lao động của quá trình sản xuất tăng lên một cách nhanh chóng • Hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành công trong thời đại thông tin • Công nghệ thông tin có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ 5 2. Tổ chức  Tổ chức là một tập hợp hình thức bao gồm con người & các tài nguyên khác được hình thành để đạt được 1 tập các mục tiêu.  Nguồn lực TC: con người, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, tiền bạc, dữ liệu, thông tin & các quyết định. 6 2. Tổ chức Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động. Heä Thoáng Quaûn Lyù Ñoái töôïng Quaûn Lyù Thoâng tin töø moâi tröôøng Thoâng tin ra moâi tröôøng Thoâng tin taùc nghieäp Thoâng tin quyeát ñònh 7 2. Tổ chức •Tổ chức bao gồm nhiều HT con thực hiện các tiến trình để chuyển đổi các đầu vào thành hàng hóa hay dịch vụ  gia tăng giá trị •Chuỗi các tiến trình gia tăng giá trị gồm: hậu cần, kho vận, sản xuất, tiếp thị & bán hàng, giao nhận hàng & dịch vụ khách hàng •Giá trị gia tăng của mỗi tiến trình được nhận thức bởi KH: giá cả rẻ hơn, dịch vụ tốt hơn, chất lượng cao hơn, hay sự độc đáo của SP. •Giá trị gia tăng đến từ: kỹ năng, tri thức, thời gian, năng lượng và vốn 8 2. Toå chöùc Chuỗi giá trị Hệ thống các quá trình liên quan đến việc tạo ra giá trị trong một doanh nghiệp. Bao gồm: 9 2. Toå chöùc Keá hoaïch nhaän haøng Heä thoáng nhaän haøng Kho haøng HT kieåm soaùt kho haøng Saûn xuaát HT kieåm soaùt tieán trình SX Baùn haøng, tieáp thò HT maùy tính hoùa vieäc ñaët haøng Keá hoaïch giao haøng Heä thoáng giao haøng Phuïc vuï khaùch haøng HT phuïc vuï khaùch haøng Chuoãi caùc hoaït ñoäng quan trong cuûa moät coâng ty saûn xuaát ñieån hình. 10 2. Tổ chức Cơ cấu tổ chức  Cơ cấu tổ chức: các bộ phận trong tổ chức & cách mà chúng quan hệ đối với tổ chức tổng thể.  Các mô hình quản lý một tổ chức: Mô hình truyền thống (traditional), Dự án (project), Đội nhóm (team), hoặc mô hình quản lý đa chiều (multidimensional) → Mỗi mô hình có phương thức quản lý riêng và do đó có những yêu cầu thông tin khác nhau. Loại HTTT nào được dùng & dùng như thế nào 11 2. Tổ chức Cơ cấu tổ chức:Traditional organizational structure. Giaùm ñoác Boä phaän Keá toaùn Boä phaän Saûn xuaát Boä phaän Tieáp thò Boä phaän HHTT Boä phaän nhaân söï Quaûn ñoác1 Quaûn ñoác2 CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC KINH DOANH TRUYEÀN THOÁNG •Phaân chia theo chöùc naêng, laõnh ñaïo phoøng baùo caùo vôùi GÑ •Caáu truùc phaân caáp, caáp cao hôn coù quyeàn löïc nhieàu hôn 12 2. Tổ chức Cơ cấu tổ chức: Project organizational structure Cty SX SP treû em Bp thöùc aên TE BP quaàn aùo TE BP ñoà chôi TE Taøi chaùnh Saûn xuaát Tieáp thò Taøi chaùnh Saûn xuaát Tieáp thò Taøi chaùnh Saûn xuaát Tieáp thò CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO MÔ HÌNH DỰ ÁN Tập trung vào SP hay dịch vụ, các chức năng truyền thống thuộc từng bộ phận13 2. Tổ chức Cơ cấu tổ chức: Team organizational structure CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO NHÓM •Tập trung vào nhóm làm việc •Nhóm có thể nhỏ hay lớn •Mỗi nhóm có trưởng nhóm báo cáo với quản lý ở cấp trên trong tổ chức •Phụ thuộc vào công việc thực hiện, nhóm có thể là tạm thời hay thường xuyên 14 2. Tổ chức Cấu trúc tổ chức: Multidimensional organizational structure CT SX SP treû em BP thöùc aên TE BP quaàn aùo TE BP ñoà chôi TE Saûn xuaát Nhoùm SX Nhoùm SX Nhoùm SX Tieáp thò Nhoùm T.thò Nhoùm T.thò Nhoùm T.thò Taøi chaùnh Nhoùm TC Nhoùm TC Nhoùm TC CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO MÔ HÌNH ĐA CHIỀU •Kết hợp các cấu trúc khác, giống như cấu trúc ma trận •Ưu: kết hợp ưu điểm của các cấu trúc khác nhau •Nhược: có nhiều lãnh đạo  xảy ra mâu thuẩn  định quyền ưu tiên nếu có mâu thuẩn 15 2. Tổ chức Văn hóa trong tổ chức •Văn hóa là tập hợp các hiểu biết & giả dịnh chia sẽ bởi 1 nhóm •Văn hóa tổ chức bao gồm các hiểu biết chính yếu & giả định cho 1 tổ chức •Hiểu biết có thể gồm các niềm tin chung, các giá trị & các cách tiếp cận để ra quyết định. Thường là không được phát biểu hay ghi ra trong phát biểu mục tiêu công ty hay các chính sách hình thức •Văn hóa tổ chức có ảnh hưởng đáng kể đến việc phát triển & điều hành HTTT. 1 qui trình liên quan với 1 HTTT được thiết kế mới có thể mâu thuẩn với các luật phi hình thức của văn hoá tổ chức. •Văn hóa tổ chức cũng ảnh hưởng nhận thức của người ra quyết định về các yếu tố & độ ưu tiên cần phải xem xét trong việc xác định mục tiêu của 1 quyết định 16 2. Tổ chức Thay dổi trong tổ chức •Thay dổi trong tổ chức liên quan đến tổ chức hoạch định, thực hiện & kiểm soát thay đổi như thế nào •Thay đổi có thể do các yếu tố bên trong hay bên ngoài. •yếu tố bên trong: các hoạt động được thực hiện ở tất cả các cấp •yếu tố bên ngoài: các hoạt động của đối thủ cạnh tranh, các cổ đông, luật lệ, công nghệ, các điều kiện kinh tế •organizational learning: tổ chức phải thích nghi với các điều kiện mới  NV & nhà QL phải học cách tốt hơn để làm KD & kết hợp các cách tiếp cận này vào trong hoạt động hằng ngày của họ. 17 2. Tổ chức Thay dổi trong tổ chức •Reengineering bao gồm việc tái thiết kế các tiến trình KD, cấu trúc tổ chức, HTTT, & văn hóa của tổ chức để đạt được kết quả KD đột phá. •Reengineering có thể giảm thời gian phân phối, tăng chất lượng SP/ dịch vụ, nâng cao sự thỏa mãn KH, tăng doanh thu & lợi nhuận. 18 2. Tổ chức Thay dổi trong tổ chức Thay ñoåi tieán trình kinh doanh Thay ñoåi vaên hoùa toå chöùc Thay ñoåi heä thoáng thoâng tin Thay ñoåi cô caáu toå chöùc 19 3. Thông tin và Ra quyết định  Mục đích của thông tin là giúp nhà quản lý / lãnh đạo RQĐ.  RQĐ là một hành động (hay sự thực hiện) nhằm thay đổi trạng thái hiện tại tới 1 trạng thái mong muốn.  Các loại quyết định: QĐ có cấu trúc, QĐ bán cấu trúc, QĐ không có cấu trúc  Cơ sở phân loại: • Tiêu chuẩn RQĐ / độ đo hiệu quả • Dữ liệu& quá trình xử lý dữ liệu để có độ đo hiệu quả 20 4. Quản lý  Quản lý như một quá trình biến đổi thông tin đưa đến hành động, là một quá trình tương đương việc RQĐ.  Quản lý bao gồm việc điều hòa các nguồn tài nguyên (nhân lực và vật chất) để đạt tới mục đích.  Quản lý có 4 yếu tố cơ bản: • Hướng tới mục tiêu • Thông qua con người • Sử dụng các kỹ thuật • Bên trong một tổ chức 21 Hoaïch ñònh Toå chöùc thöïc hieän Chæ ñaïo thöïc hieän Kieåm soaùt Chu trình của 4 hoạt động quản lý 4. Quản lý 22 •Hoạch định (Planning): thiết lập các mục tiêu & các chiến lược / chiến thuật cần để đạt được các mục tiêu. •Tổ chức thực hiện (Organizing): xác định & mang các nguồn lực cần thiết lại với nhau để đạt được các kế hoạch. Thiết lập cấu trúc quản lý của tổ chức như các phòng ban & các quan hệ báo cáo. •Chỉ đạo thực hiện (Leading): hướng dẫn & phân quyền cho những người khác để thực hiện các công việc cần thiết. •Kiểm soát (Controlling): đo lường đánh giá kết quả thực hiện & nếu cần thì thực hiện các hành động điều chỉnh. 4. Quản lý 23 5. Các quyết định theo cấp quản lý  Có 4 mức độ hoạt động trong tổ chức: • Chiến lược, Sách lược, Tác nghiệp và Thừa hành  HTTTQL xử lý các dữ liệu ở mức thừa hành và cung cấp thông tin cho việc làm quyết định ở các mức chiến lược, sách lược và tác nghiệp. 24 5. Các quyết định theo cấp quản lý Möùc keá hoaïch chieán löôïc Möùc kieåm soaùt quaûn lyù Möùc tri thöùc Möùc ñieàu haønh Saûn xuaát Tieáp thò Taøi chaùnh Keá toaùn Nhaân söï 25 5. Các quyết định theo cấp quản lý  Đặc tính các loại thông tin cần cung cấp cho các cấp Chieán löôïc Chieán thuaät quaûn lyù Taùc nghieäp Daøi haïn Toùm taét Ngoaøi Khoâng chaéc Baát thöôøng Hieän taïi Chi tieát Trong Chaéc chaén Thöôøng xuyeân Thoâng tin Thôøi gian Möùcchi tieát Nguoàn Chaéc chaén Taàn soá 26 5. Các quyết định theo cấp quản lý  Đặc tính các loại thông tin cung cấp cho các cấp •Chiến lược Các QĐ mang tính chất chiến lược lâu dài ảnh hưởng đến sự tồn tại/sống còn lâu dài của công ty. Đặc tính của các QĐ là không cấu trúc/ bán cấu trúc •Sách lược •Đặc tính của các QĐ là bán cấu trúc/có cấu trúc •Tác nghiệp •Đặc tính của các QĐ là có cấu trúc 27