Việc ghi chép được duy trì bởi Giảng viên/Người tư vấn

Việc ghi chép được duy trì bởi Giảng viên/Người tư vấn Ghi chép về thành tích của sinh viên Một bản ghi chép đầy đủ kết quả kiểm tra của sinh viên có thể được xem là một công cụ có hiệu quả vì qua đó chúng ta có thể đánh giá được thành tích của một cá nhân so với: a) Kết quả của những người khác trong lớp của anh ta; b) Kết quả mà anh ta đã đạt được trong quá khứ. Nhờ điều này chúng ta có thể chẩn đoán được điểm yếu và điểm mạnh của anh ta. Cũng có thể đánh giá sự tiến bộ của mỗi sinh viên, xác định được nhu cầu bồi dưỡng sinh viên kém và qua đó cải thiện được sự tiến bộ chung của toàn thể sinh viên. Ví dụ, nếu một bài kiểm tra Toán được thiết kế tốt sẽ cho những thông tin như đâu là điểm yếu của sinh viên trong những phép tính toán cơ bản. Ghi chép những thông tin về tính cách Năng lực và những mối quan tâm của mỗi người là các yếu tố quan trọng ngang nhau trong số những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành đạt của người đó trong nghề nghiệp, trong cuộc sống, trong đời sống xã hội và trong trường học. Cách duy nhất để đánh giá tính cách của một người là quan sát xem người đó cư xử như thế nào trong các hoàn cảnh khác nhau. Những quan sát như vậy có thể tiến hành trong lớp học, ngoài sân chơi, trong hội họp xã hội, v.v. Khi đó mỗi cá nhân bộc lộ đúng bản thân mình. Việc ghi lại tính cách phải bao gồm các nhận xét sau đây về các sinh viên: a) Quan tâm đến người khác, khó gần, lãnh đạm, đáng tin cậy, ít khi quan tâm xã hội hoặc quan tâm sâu sắc. b) Có trách nhiệm, không đáng tin cậy, có thể tin cậy vài điểm, thường xuyên đáng tin cậy, chu đáo, tỏ ra rất có trách nhiệm. c) Kiên định, quá xúc cảm, dễ bị kích động, thường xuyên giữ cân bằng tốt, vô cùng bình tĩnh. Hồ sơ sức khoẻ Dù giảng viên đại học không thể có được hồ sơ này nhưng nhất thiết người tư vấn trong trường học phải có một bản ghi chép về sức khoẻ của sinh viên. Việc này phải được cập nhật, đồng thời chỉ rõ loại bệnh tật mà sinh viên đã mắc phải, thời gian ốm và khi nào trong năm. Ngoài ra còn bao gồm các kết luận y học về tai, mắt, răng, các triệu chứng thần kinh hoặc các tật nói. Một bản ghi chép cập nhật tích luỹ về sức khoẻ sẽ giúp người tư vấn học đường giới thiệu từng sinh viên đến các chuyên gia y tế để điều trị vào những thời điểm khác nhau. Điều đó cũng giúp quyết định loại công việc mà sinh viên có thể được phân công. Một nhà nghiên cứu về vấn đề kỷ luật trong nhà trường đã cho rằng sự vi phạm nội quy không quyết định hình thức kỷ luật mà thay vào đó, sự trừng phạt cần tuỳ thuộc vào sức khoẻ của cá nhân người vi phạm. Từ đó rút ra rằng, việc ghi chép cập nhật và chi tiết về tình hình sức khoẻ sẽ giúp nhắc nhở người tư vấn và lãnh đạo nhà trường về sự cần thiết có cách xử lí phù hợp trong đối xử với các em. Hồ sơ gia đình Gia đình là một trong những nhân tố chính có ảnh hưởng đến việc giáo dục sinh viên. Một gia đình không ổn định sẽ gây ra sự mất cân bằng về tình cảm của sinh viên. Hồ sơ gia đình bao gồm tên và địa chỉ của cha mẹ, quốc tịch và nghề nghiệp của họ và tình trạng kinh tế – xã hội. Nếu hồ sơ gia đình được người cố vấn lưu giữ và bảo quản cập nhật thì có thể tìm ra đầu mối của những khó khăn của sinh viên nhằm mục đích giúp họ giảm bớt sự đau khổ của mình. Hiểu rõ về hồ sơ gia đình của sinh viên sẽ tạo thuận lợi cho mối liên hệ tam giác giữa giảng viên, phụ huynh và sinh viên. Hồ sơ lũy tích Người cố vấn cần xem xét hồ sơ luỹ tích của mỗi sinh viên để: a) Giúp người cố vấn làm quen với sinh viên mới nhanh hơn ở học kì đầu của năm học. b) Giúp những sinh viên không đạt yêu cầu của lớp học có thể đương đầu với những vấn đề của họ. Những sinh viên không đạt yêu cầu và những sinh viên cần học lại đều là những đối tượng cần được giúp đỡ. c) Phát hiện ra những sinh viên có năng khiếu và những sinh viên có khả năng đặc biệt và giúp đỡ họ bằng cách tìm cho họ những công việc mang tính thử thách và thích hợp. d) Tìm ra những sinh viên đi học không đều và động viên để họ đi học đều. e) Nghiên cứu đặc điểm tính cách của những sinh viên có cách cư xử không đúng đắn và gợi ý cho họ học cách cư xử thích hợp. f) Giúp người cố vấn tìm hiểu những sinh viên cần được sự trợ giúp đặc biệt, chẳng hạn cần được cấp học bổng. g) Có được hiểu biết cơ bản về những sinh viên trước khi giúp họ lựa chọn ngành học. h) Nắm được một số thông tin về sinh viên trước khi trao đổi với cha mẹ của sinh viên. i) Phát hiện những sinh viên có tài năng trong các lĩnh vực đặc biệt như nghệ thuật, âm nhạc, điền kinh hoặc viết văn. - Bạn đã có những hồ sơ nào của các sinh viên trong lớp bạn? - Bằng cách nào mà bạn có những hồ sơ đó? - Những hồ sơ đó có ích thế nào đối với bạn? - Những hồ sơ nào bạn muốn có nhưng bạn vẫn chưa có? - Tại sao bạn muốn có những hồ sơ đó? Hãy nhớ lại thời sinh viên của bạn. Có thầy giáo nào của bạn đã từng cho bạn một lời khuyên, một góp ý hay chỉ dẫn nào không? Nếu “có” thì đó là về vấn đề gì? Tại sao ông ta phải làm như vậy? Phản ứng của bạn khi đó như thế nào? - Thử tìm xem có sinh viên nào muốn trao đổi với bạn về cuộc sống, học hành, nghề nghiệp hoặc kế hoạch tương lai của họ nhưng lại e ngại hoặc miễn cưỡng không? Có bao nhiêu sinh viên? Tại sao họ lại e ngại hoặc miễn cưỡng? Bạn dự định làm gì sau việc đó? - Sau bài kiểm tra ở lớp, bạn có trao đổi với sinh viên về bài làm của họ không?