Bài giảng Chương 6: Chức năng kiểm tra trong quản trị

KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC Chương 6 CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ Dẫn đến ĐẠT ĐƯỢC MỤC ĐÍCH ĐỀ RA CỦA TỔ CHỨC Xác lập mục đích, thành lập chiến lược và phát triển kế hoạch cấp nhỏ hơn để điều hành hoạt động Quyết định những gì phải làm, làm như thế nào và ai sẽ làm việc đó Định hướng, động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các mâu thuẫn Theo dõi các hoạt động để chắc chắn rằng chúng được hoàn thành như trong kế hoạch Lập kế hoạch Tổ chức Điều khiển Kiểm tra KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC NỘI DUNG TRÌNH BÀY Khái niệm và phân loại Mục đích và vai trò Quy trình kiểm tra (Phương pháp) Tính hiệu quả trong chức năng kiểm soát Mô hình kiểm soát hiệu chỉnh KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN  Định nghĩa Chức năng Kiểm soát bao hàm việc giám sát tiến trình thực hiện các kế hoạch đã vạch ra và tiến hành những điều chỉnh cần thiết nhằm đạt được kết quả như dự kiến Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với các mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực của tổ chức Là một quá trình hệ thống quá đó các nhà quản lý điều chỉnh các hoạt động tổ chức để cho các hoạt động này nhất quán với những mong đợi được đề ra trong kế hoạch và để giúp các hoạt động này đạt đuợc những tiêu chuẩn định trước trong iệc thực hiện. KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN  Mục đích:  Giúp các nhà quản trị nhận thấy những khuyết điểm trong hệ thống tổ chức, trên cơ sở đó có thể tiến hành những quyết định điều chỉnh kịp thời Bảo đảm sự tồn tại và duy trì tính hiệu quả của mỗi cá nhân, mỗi nhóm, mỗi bộ phận và tổ chức  Kiểm tra các người thừa hành  Kiểm tra người quản lý  Vai trò của chức năng Kiểm Soát  Là như cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý  Kiểm tra nhằm đôn đốc việc thực hiện kế hoạch có hiệu quả cao  Đảm bảo quyền thực thi quyền lực của nhà tổ chức  Giúp tổ chức theo sát và đối phó với những thay đổi của môi trường  Kiểm tra tạo điều kiện cho quá trình hoàn thiện và đổi mới KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC LẬP KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT Tiến trình đưa ra các quyết định về mục tiêu, chiến lược, chiến thuật và phân bố các nguồn lực của tổ chức Đo lường nhằm đảm bảo rằng các hoạt động và kết quả phù hợp với các kế hoạch, mục tiêu và tiêu chuẩn đã được vạch ra Vạch ra những hoạt động và kết quả dự kiến Giúp duy trì, rà soát các hoạt động và kết quả thực tế Vạch ra mục tiêu và mục đích Cung cấp thông tin cần thiết, đúng thời điểm KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CÁC LOẠI KIỂM SOÁT 1. Kiểm soát phòng ngừa  Nhằm làm giảm các sai lầm  có tác dụng làm giảm nhu cầu đối với các hoạt động hiệu chỉnh  Nội dung: Định hướng và giới hạn đối với hành vi của nhân viên và nhà quản trị bằng cách ban hành các quy định nguyên tắc, các tiêu chuẩn, các thủ tục tuyển mộ và tuyển chọn nhân sự, các chương trình huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực 2. Kiểm soát hiệu chỉnh  Nhằm thay đổi những hành vi không mong muốn và đem lại hiệu quả phù hợp với những tiêu chuẩn hay nguyên tắc đã được vạch ra. Ví dụ: như quản lý không lưu 3. Kiểm soát phản hồi  Kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra  cung cấp thông tin hữu hiệu để lập kế hoạch và cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên  Vd: kiểm tra kiểm toán KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CÁC ĐIỂM KIỂM SOÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT ĐẦU VÀO (Inputs) ĐẦU VÀO (Inputs) QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI (Tranformation Process) QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI (Tranfor ationm Process) ĐẦU RA (Outputs) ĐẦU RA (Outputs) Kiểm tra phòng ngừa Kiểm tra phòng ngừa Kiểm tra hiệu chỉnh Kiểm tra hiệu chỉnh Kiểm soát phản hồi Kiểm soát phản hồi KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CÁC NGUỒN KIỂM SOÁT  Kiểm soát của các nhóm có quyền lợi trong doanh nghiệp  Từ các áp lực bên ngoài của doanh nghiệp như khách hàng, cổ đông của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, định chế tài chính  Kiểm soát của doanh nghiệp  Xuất phát từ các chiến lược và cơ chế chính thức nhằm theo đuổi các mục tiêu của nó. Thể hiện qua các quy chế, nguyên tắc, tiêu chuẩn, ngân sách và các hoạt kiểm tra nội bộ  Kiểm soát nhóm  Chuẩn mực và giá trị của thành viên trong nhóm chia xẻ và duy trì thông qua những phần thưởng và hình phạt nội bộ.  Kiểm soát của cá nhân  Có ý thức  Không có ý thức KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC Bắt đầu Bắt đầu Đo lường việc thực hiệnĐo lường việc thực hiện So sánh việc thực hiện với tiêu chuẩnSo sánh việc thực hiện với tiêu chuẩn Phản hồi lại với các sai lệchPhản hồi lại với các sai lệch Xây dựng các tiêu chuẩn thực hiệnXây dựng các tiêu chuẩn thực hiện Nếu chấp nhận Tiếp tục Nếu có lệch lạc TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH 1. Xây dựng tiêu chuẩn Là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện hay là các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch. Ví dụ như: kế hoạch tiến độ sản xuất, chất lượng sản phẩm, các chỉ tiêu tài chính Một doanh nghiệp có thể có nhiều hệ thống tiêu chuẩn Yêu cầu: Tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý Có khả năng thực hiện trên thực tế KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH 2. Đo lường việc thực hiện (tiến hành KTra) và so sánh việc thực hiện với các tiêu chuẩn Nếu các tiêu chuẩn được đưa ra một cách hợp lý và có các phương tiện xác định một cách chuẩn xác thì việc đo lường thự hiện thực tế sẽ dễ dàng Nếu không xác định được tiêu chuẩn rõ ràng thì sử dụng các tiêu chuẩn mờ như sự tín nhiệm của khách hàng, sự tôn trọng các bạn hàng kinh doanh KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH 3. Phản hồi và điều chỉnh các sai lệch Phân tích nguyên nhân gây ra sai lệch Khắc phục bằng cách điều chỉnh sai lệch bằng cách tổ chức lại bộ máy trong xí nghiệp, phân công kại các bộ phận, đào tạo nhân viên, tuyển thêm lao động, điều chỉnh mục tiêu KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KT PHẢN HỒI KẾT QUẢ THỰC TẾ ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ THỰC TẾ SO SÁNH THỰC TẾ VỚI TIÊU CHUẨN XÁC ĐỊNH CÁC SAI LỆCH KẾT QUẢ MONG MUỐN THỰC HIỆN CÁC ĐIỀU CHỈNH CHƯƠNG TRÌNH ĐIỀU CHỈNH PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT  Tiêu chuẩn của kiểm soát hữu hiệu Kiểm soát gắn liền với kết quả mong muốn Kiểm soát phải căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra. Tính khách quan Nếu như thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho đuợc những nhận xét và kết quả đúng mức về đối tượng được kiểm tra, kết quả có thể bị sai lệch. Tính toàn diện Phải lựa chọn và xác định được phạm vi kiểm tra hợp lý và toàn diện, phải xác định đuợc trọng điểm có tính đại diện tốt cho đối tượng cần kiểm tra. Tính thời điểm Tính có thể chấp nhận được KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC THÔNG TIN TRONG THỜI GIAN KIỂM TRA  Thông tin theo thời gian thực và kiểm tra  Để có thể thực hiện được quá trình kiểm tra, người ta cần phải thu thập các thông tin liên quan đến việc thực hiện kế hoạch.  Thông tin theo thời gian thực là thông tin về cái xảy ra trong khi nó đang xảy ra. Các thông tin ngày nay có thể thu thập và xử lý nhờ việc sử dụng máy tính điện tử. Một số người coi thông tin theo thời gian thực như là một phương tiện để tiến hành sự kiểm tra theo thời gian thực trong các vấn đề quan trọng với nhà quản lý. Nhưng theo sơ đồ mô tả quá trình kiểm tra, ta thấy rằng việc phân tích các nguyên nhân gây ra sai lệch, xác định chương trình điều chỉnh và thực hiện các chương trình điều chỉnh là những công việc đòi hỏi nhiều thời gian.  Trong trường hợp kiểm tra chất lượng sản phẩm, phải mất nhiều thời gian để phát hiện nguyên nhân gây ra phế phẩm và cần nhiều thời gian để làm ra các biện pháp điều chỉnh có hiệu lực. Công việc càng phức tạp thì thời gian cần thiết cho việc điều chỉnh các sai lệch càng dài. Vì vậy đối với hầu hết các quá trình kiểm tra, thời gian trễ là điều khó tránh khỏi. KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC  Các kỹ thuật kiểm tra có thể chia thành hai nhóm lớn: các kỹ thuật kiểm tra ngân quỹ và các kỹ thuật kiểm tra phi ngân quỹ truyền thống.  Các kỹ thuật kiểm tra ngân quỹ.  Quan niệm về ngân quỹ.  Ngân quỹ là cách phát biểu các kế hoạch cho một thời kỳ tương lai đã định theo các quan hệ bằng con số. Như vậy, các ngân quỹ là các điều khoản về các kết quả định trước theo quan hệ tài chính (như ngân quỹ thu-chi, ngân quỹ về vốn) hoặc theo các quan hệ phi tài chính (như ngân quỹ về số giờ lao dộng trực tiếp, các vật liệu, sản phẩm sản xuất ra).  Các ngân quỹ phải dựa trên các kế hoạch vì chỉ bằng cách có những mục tiêu rõ ràng, có phương án hành động để hoàn thành chúng thì người quản lý mới có thể biết rõ bao nhiêu tiền là cần thiết để thực hiện việc mong muốn.  Bằng cách phát biểu các kế hoạch dưới dạng các quan hệ con số và tách chúng ra thành các bộ phận của doanh nghiệp, các ngân quỹ sẽ tương quan với việc lập kế hoạch và cho phép sự giao phó quyền hạn mà vẫn không thiếu sự kiểm tra.  Các dạng ngân quỹ.  Ngân quỹ thu và chi. • Phần nhiều các ngân quỹ giải thích rõ các kế hoạch về các nguồn thu và khoản chi cho hoạt động dưới dạng tiền tệ. Cơ bản nhất trong số này là ngân quỹ bán – một cách thể hiện chính thức và chi tiết về sản lượng bán hàng dự kiến. Các khoản thu từ bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ là thu nhập chính để bù đắp các chi phí hoạt động và tạo ra lợi nhuận. • Các ngân quỹ chi cho hoạt động của một doanh nghiệp có thể có nhiều như các phân loại chi phí trong sơ đồ hạch toán của doanh nghiệp. Các ngân quỹ này có thể liên quan đến khoản mục chi phí như: nhân công, nguyên vật liệu, năng lượng, văn phòng, tiêu thụ,... Người ta thường lập ngân quỹ về các khoản mục chính và gộp các khoản mục khác với nhau trong một bảng tổng kết kiểm tra.  Ngân quỹ về thời gian, không gian, vật liệu, sản phẩm. • Một số ngân quỹ nếu thể hiện dưới dạng vật lý thì tốt hơn dưới dạng tiền tệ. Mặc dù những ngân quỹ đó cũng thường được đổi sang dạng tiền tệ nhưng chúng sẽ có ý nghĩa nhiều hơn vào một giai đoạn nhất định trong khi lập kế hoạch và kiểm tra nếu chúng được biểu thị dưới dạng số lượng vật lý. • Hầu hết các doanh nghiệp đều lập ra ngân quỹ về sản lượng và dưới đó các bộ phận sản xuất lại lập ra ngân quỹ về phần sản lượng theo thành phần của sản phẩm cuối cùng. Ngoài ra, việc lập ngân quỹ về lao động theo số giờ lao động hoặc số ngày lao động với loại hình lao động cần thiết cũng khá phổ biến. Các ngân quỹ này không thể biểu thị tốt dưới dạng tiền tệ do chi phí bằng tiền có thể không đo lường chính xác các nguồn lực được dùng hoặc các kết quả dự định.  Ngân quỹ chi tiêu cơ bản. • Các ngân quỹ chi tiêu cơ bản vạch ra những khoản chi tiêu cơ bản đặc trưng cho việc đầu tư: thuê, mua nhà xưởng, thiết bị máy móc, kho tàng,... cho dù là dài hạn hay ngắn hạn, các ngân quỹ này đòi hỏi phải thận trọng trong việc đưa ra kế hoạch chi tiêu vốn của doanh nghiệp. • Do tiền vốn là một trong những yếu tố hạn chế nhất của mọi doanh nghiệp và phải mất một thời gian dài doanh nghiệp mới có thể thu hồi được các khoản đầu tư vào thiết bị máy móc thông qua khấu hao nên tính bất biến và rủi ro ở đây là cao. Vì vậy, các ngân quỹ chi tiêu cơ bản thường gắn chặt với việc lập kế hoạch theo quy mô thời gian khá dài. KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC  Ngân quỹ tiền mặt.  Quỹ tiền mặt là số dự đoán về các khoản thu và chi tiền mặt mà nhờ đó đo được lượng tiền mặt thực tế có được. Cho dù có được gọi là một ngân quỹ hay không thì quỹ tiền mặt cũng là một cách kiểm tra quan trọng của doanh nghiệp. Khả năng có tiền mặt để đáp ứng các khoản nợ đến kỳ thanh toán là yêu cầu đầu tiên cho sự tồn tại của doanh nghiệp. Lợi nhuận cũng sẽ thấp khi lượng tiền mặt đọng trong dự trữ, lưu thông, máy móc hoặc các tài sản không phải là tiền mặt khác. Việc lập ngân quỹ tiền mặt cũng cho thấy khả năng thừa tiền mặt, từ đó lập kế hoạch đầu tư sinh lãi với các khoản tiền dôi ra.  Ngân quỹ biến đổi.  Có lẽ cứng nhắc là mối nguy hại lớn nhất khi sử dụng các phương pháp ngân quỹ. Ngay khi việc lập ngân quỹ không được dùng để thay thế cho việc quản lý thì việc quy các kế hoạch về các giá trị con số cũng có thể đem lại những sai lầm. Ví dụ, các sự kiện thực tế cho thấy phải sử dụng loại nguyên liệu này nhiều hơn loại khác, hoặc khi lượng bán ra thực tế quá khác biệt so với mức dự báo. Lúc đó các ngân quỹ trở nên lạc hậu và nếu các nhà quản lý vẫn bị các ngân quỹ ràng buộc thì lợi ích của ngân quỹ sẽ suy giảm hoặc triệt tiêu ngân quỹ không còn phù hợp. Điều này đặc biệt đúng ở những nơi mà ngân quỹ được thiết lập trước cho những thời kỳ dài.  Do sự nguy hiểm của tính cứng nhắc trong các ngân quỹ và do tính linh hoạt tối đa phù hợp với tính hiệu quả trong lập kế hoạch nên người ta ngày càng chú ý đến các ngân quỹ biến đổi (ngân quỹ linh hoạt).  Ngân quỹ biến đổi được thiết kế để có thể thay đổi được khi khối lượng bán hoặc các thông số liên quan đến sản lượng thay đổi. Vì vậy, phần lớn chúng được giới hạn trong việc áp dụng cho các ngân quỹ chi tiêu.  Ngân quỹ biến đổi dựa trên sự phân tích các khoản mục chi tiêu để xem xét các chi phí riêng lẻ thay đổi như thế nào theo khối lượng sản xuất.  Một số chi phí không thay đổi theo khối lượng, đặc biệt trong thời kỳ ngắn hạn. Chúng là các chi phí cố định như hao mòn, thuế tài sản, bảo hiểm, chi phí bảo dưỡng thiết bị, chi phí duy trì doanh nghiệp,...  Một số chi phí khác biến đổi theo sản lượng như nguyên vật liệu, lao động trực tiếp, chi phí bán hàng,...  Làm cho việc kiểm tra ngân quỹ hoạt động.  Muốn cho việc kiểm tra ngân quỹ hoạt động tốt, người quản lý phải lưu ý rằng các ngân quỹ chỉ được thiết kế như một công cụ và không thể thay thế được cho việc quản lý.  Để có kết quả tốt nhất, việc lập và quản lý ngân quỹ cần phải có được sự hỗ trợ toàn tâm toàn ý của các nhà quản lý cấp cao. Việc lập ra một cơ quan quản trị bằng một chỉ thị sau đó lãng quên đi sẽ dẫn đến việc lập ngân quỹ một cách không chắc chắn và dồn trách nhiệm cho nhà quản lý cấp dưới. Họ sẽ phải thực hiện một thủ tục khác hoặc soạn thảo ra hàng loạt hồ sơ, giấy tờ. Ngược lại, nếu ban quản lý cấp cao thực sự hỗ trợ cho việc lập ngân quỹ và đặt nền tảng chắc chắn cho ngân quỹ dưạ trên kế hoạch, yêu cầu các bộ phận, các chi nhánh thiết lập và bảo vệ ngân quỹ của họ thì lúc đó ngân quỹ sẽ thu hút được sự quản lý năng động trong toàn doanh nghiệp.  Các ngân quỹ cung cấp phương tiện giao phó quyền hạn mà vẫn kiểm tra được nhưng nếu nó quá chi tiết và cứng nhắc thì thực tế chỉ một ít quyền hạn được giao phó.  Việc kiểm tra ngân quỹ là để hoạt động, do đó người quản lý cần có những thông tin về việc thực hiện trên thực tế. Thông tin này không có sẵn mà phải được thu thập sao cho người quản lý thấy được họ đang làm việc đến mức độ nào, tránh được những sai lệch về ngân quỹ. KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC C¸c kü thuËt kiÓm tra  Các biện pháp kiểm tra phi ngân quỹ  Có nhiều biện pháp kiểm tra phi ngân quỹ truyền thống, trong đó quan trọng nhất là: căn cứ và số liệu thống kê, các báo cáo và phân tích chuyên môn, kiểm tra tác nghiệp và quan sát cá nhân.  Các số liệu thống kê. • Các số liệu thống kê về nhiều khía cạnh của một hoạt động và cách thể hiện rõ ràng các số liệu thống kê rất quan trọng cho việc kiểm tra. • Các nhà quản lý hiểu được các số liệu thống kê tốt nhất dưới dạng biểu đồ vì người ta có thể thấy được mối liên hệ và các xu thế biến đổi của các số liệu. Ngoài ra, nếu muốn các số liệu có ý nghĩa thì cần so sánh chúng với một số tiêu chuẩn đã có. Ví dụ, việc tăng/giảm 1% lượng tiêu thụ hoặc chi phí có ý nghĩa gì? Tiêu chuẩn so sánh? Sự thay đổi đó nghiêm trọng tới mức nào?...  Các báo cáo và phân tích chuyên môn. • Các báo cáo và phân tích chuyên môn giúp cho kiểm tra trong phạm vi các vấn đề riêng lẻ. Mặc dù báo cáo thống kê và kế toán thường cung cấp cho ta những thông tin rất tốt nhưng vẫn có những phạm vi mà ở đó chúng không đủ và không phù hợp.  Kiểm tra tác nghiệp. • Kiểm tra tác nghiệp là công cụ hữu hiệu để kiểm tra quản lý. Theo nghĩa rộng kiểm tra tác nghiệp là sự đánh giá thường xuyên và độc lập được thực hiện bởi ban kiểm tra nội bộ về kế toán, tài chính và các hoạt động khác của doanh nghiệp. Mặc dù thường được hạn định trong việc kiểm tra sổ sách kế toán nhưng công tác kiểm tra tác nghiệp bao gồm việc đánh giá các hoạt động nói chung, cân nhắc so sánh các kết quả thực tế và kết quả dự định. • Như vậy, ngoài việc đảm bảo rằng các sổ sách kế toán phản ánh đúng các sự việc, các nhà kiểm tra tác nghiệp còn đánh giá về các chính sách, các thủ tục, việc sử dụng quyền hành, chất lượng quản lý,...  Quan sát cá nhân. • Không nên coi nhẹ tầm quan trọng của việc kiểm tra thông qua sự quan sát cá nhân. Các ngân quỹ, các biểu đồ thống kê đều rất quan trọng, nhưng nếu người quản lý chỉ dựa hoàn toàn vào các biện pháp này mà ngồi trong phòng kín thì khó có thể thực hiện được việc kiểm tra, đo lường, điều chỉnh. • Nhà quản lý có nhiệm vụ làm cho các mục tiêu được hoàn thành bởi những con người cụ thể. Cho dù có nhiều biện pháp khoa học hỗ trợ cho việc đảm bảo rằng mọi người đang thực hiện những công việc đã định theo kế hoạch nhưng quan sát cá nhân vẫn là biện pháp kiểm tra cần thiết. • Có rất nhiều thông tin mà nhà quản lý có thể thu nhận được nhờ việc quan sát cá nhân, ngay cả khi đi dạo ngẫu nhiên qua một phân xưởng hay một phòng.