Bài giảng Quản lý dự án - Nguyễn Anh Hào

Nguyễn Anh Hào Khoa CNTT – HV CNBCVT II 2005 - 2006 Tài liệu tham khảo: A Guide to The Project Management Body Of Knowledge (PMBOK). Website: pmi.org MỘT SỐ KIẾN THỨC CƠ SỞ CHƯƠNG I 1. Dự án Mục tiêu Tiến trình Sự hình thành 2. Quản lý dự án Giải quyết vấn đề Các tiến trình dự án Giai đoạn và chu kỳ sống Tác nhân (stakeholders) Các ảnh hưởng Các kỹ năng quản lý dự án Trạng thái Hiện tại Trạng thái Tương lai 1. Dự án Tổ chức hiện tại Tổ chức tương lai “Không hài lòng” “Mong muốn” Tiến hành Chiến lược phát triển Các dự án yes Các mục tiêu Quản lý dự án Một dự án được sinh ra là để thực hiện các mục tiêu chiến lược Dự án là gì ? Dự án là sự nổ lực tạm thời để làm ra một sản phẩm hoặc dịch vụ đặc thù. Tính chất tạm thời Có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc Tổ chức nhân lực chỉ tồn tại trong một khoảng thời gian nhất định Tính chất tạm thời không áp dụng cho sản phẩm. Tính chất đặc thù Làm ra sản phẩm chưa có trên thị trường, hoặc Các công việc trước đây chưa từng làm Sự tinh chỉnh từng bước Do tính đặc thù, dự án cần thực hiện thận trọng bằng cách tinh chỉnh từng bước để giảm bớt việc làm lại (rework). Là một quá trình hoàn thiện dần kết quả qua từng bước thực hiện để tạo ra sản phẩm ngày càng phù hợp với yêu cầu đối với sản phẩm. Quá trình tinh chỉnh tạo điều kiện cho người làm dự án nhận thức về dự án ngày càng hoàn thiện hơn để giảm bớt rủi ro khi thực hiện dự án Mục tiêu Là những kết quả cụ thể của các hoạt động sản xuất mà người quản lý muốn có. Là sản phẩm thỏa mãn các tiêu chuẩn đã quy định Là các vấn đề (khuyết điểm) phải được giải quyết (khắc phục) Phải khả thi và đo lường được. Khả thi: làm được với khả năng hiện có Đo lường được: kết quả được diễn tả theo đơn vị đo nào đó, ví dụ: theo % khối lượng công việc, kích thước và khối lượng sản phẩm,… Vai trò của mục tiêu Đối với dự án: dùng để tập trung nguồn lực vào hoạt động tạo sản phẩm có hiệu quả, không lãng phí nguồn lực. Đối với tổ chức: dùng để dẫn dắt các hoạt động của tổ chức thực hiện mục đích (lâu dài) của tổ chức đó T3 T2 T1 T Mục đích Các mục tiêu P1 P2 P3 G P4 Tiến trình Là một hoặc một chuổi các hoạt động liên kết nhau để tạo ra sự thay đổi theo như mong muốn Inputs Outputs Resources Đầu vào Đầu ra Thời gian Nguồn lực Ràng buộc Những gì cần cung cấp cho tiến trình để biến đổi thành đầu ra Những gì mà người ta cần tiến trình tạo ra Nguồn lực Nhân lực (human resource): Là kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng và sức lao động của con người. Thực hiện, và tạo ra các nguồn lực khác. Kiểm soát và điều khiển tiến trình (quản lý) Công cụ (tools): Là phương tiện được con người trực tiếp sử dụng để thực hiện công việc (máy, phần mềm,..) Trợ giúp tăng năng suất và chất lượng Phương pháp (methods): Là các quy tắc, quy trình, kỹ thuật, công nghệ được áp dụng vào tiến trình Tối ưu các hoạt động của tiến trình, tăng hiệu quả Giúp cho tiến trình chắc chắn thực hiện đúng Ràng buộc Là các yêu cầu bắt buộc phải tuân thủ đối với tiến trình. Ràng buộc trên kết quả của tiến trình Vd: Tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm Ràng buộc trên hoạt động của tiến trình Vd: Phương pháp, Quy trình làm dự án Ràng buộc trên liên kết, để nó không gây rủi ro cho các tiến trình khác (bị phụ thuộc vào nó) Vd: Tiến độ, Giả định, Mốc đánh giá (milestone) Quản lý dự án Quản lý là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm để điều khiển nguồn lực thực thi các tiến trình để giải quyết các bài toán Hoạch định, tổ chức thực hiện, giám sát, điều khiển Theo chu trình “Plan – Do – Check – Act” (Shewhart) Quản lý dự án là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kỹ thuật và công cụ vào các hoạt động của dự án để thỏa mãn các yêu cầu đối với dự án. Xác định rõ yêu cầu, vì yêu cầu thể hiện mục tiêu và các ràng buộc của dự án; Xác định phạm vi, thời gian, chi phí, rủi ro,… Lập kế hoạch thực hiện, giám sát, điều khiển tiến trình Giải quyết bài toán Bài toán (problem): là sự khác biệt giữa hiện trạng (current state) và mong muốn (desired state). Khắc phục các khuyết điểm (“weakness”) đã được phát hiện qua các triệu chứng biểu hiện trong tổ chức Chớp lấy thời cơ (“opportunity”), qua việc phân tích các diễn biến từ môi trường bên ngoài của tổ chức. Giải pháp (solution): là cách để giảm bớt sự khác biệt giữa hiện trạng và mong muốn. Giải pháp là một phương án được chọn để áp dụng. Kết quả áp dụng giải pháp là cái cần phải có. Giải quyết bài toán (problem solving): là tìm và thực hiện giải pháp cho bài toán. Phương pháp giải quyết bài toán Nhận biết các tín hiệu nguy cơ, thách thức (hoặc cơ hội) Các tín hiệu nguy cơ là các biểu hiện “bất thường” có có xu hướng kéo dài và ảnh hưởng đến tổ chức Vd: doanh thu giảm, trể tiến độ,.. Được nhận biết qua các kênh thông tin Hình thức: các báo cáo định kỳ, các cuộc họp,… Phi hình thức: Dư luận, tiếp xúc hàng ngày,.. Vai trò của hệ thống thông tin là để phát hiện và cung cấp thông tin định vị bài toán. Phương pháp giải quyết bài toán Định nghĩa bài toán Các tín hiệu nguy cơ là hiện tượng, “triệu chứng” (symtomp) cho biết bài toán (,là nguyên nhân của các triệu chứng,) đang tồn tại, cần phải tìm. Năng suất LĐ kém Quản lý kém Không có Tiêu chuẩn (hiện tượng) (nguyên nhân) (hiện tượng) Nguyên nhân là do Nguyên nhân là do Gây ra Gây ra Định nghĩa bài toán là để Giới hạn phạm vi bài toán để có giải pháp khả thi Tránh hiểu lầm cho những người cộng tác Phương pháp giải quyết bài toán Tìm giải pháp cho bài toán Giải pháp là phương án tốt nhất được chọn, dựa trên các tiêu chuẩn: kỹ thuật, kinh tế, pháp lý, vận hành và kế hoạch Phương pháp giải quyết bài toán Thực thi giải pháp và đo lường kết quả Thực thi giải pháp để tạo ra những thay đổi cần thiết để giải quyết bài toán Đánh giá là để kiểm chứng giữa kết quả dự kiến từ giải pháp và kết quả thực tế có được ở hiện trạng mới, để ra các quyết định tiếp theo Hiện trạng Hiện trạng mới Kq.Thực tế Bài toán Kq. Dự kiến Đánh giá Giải pháp Áp dụng (Các hoạt động kiến tạo, mức ý tưởng) (Các thay đổi ở hiện trạng, mức vật lý) (Các hoạt động quản lý) Nhận thức Hai loại tiến trình dự án Tiến trình tạo sản phẩm (product oriented process): là tiến trình chính của dự án trong chuổi tiến trình tạo ra giá trị để dự án đạt được mục tiêu. Tiến trình quản lý (management process) điều khiển các tiến trình tạo sản phẩm. Tạo ra môi trường hoạt động tốt cho các tiến trình sản xuất. Không trực tiếp tạo ra sản phẩm / dịch vụ mà chỉ định hướng cho các tiến trình sản xuất, để đạt được mục tiêu Tác động giữa 2 loại tiến trình Inputs Outputs tiến trình quản lý tiến trình sản xuất giám sát, đo lường hoạch định,điều khiển Hoạch định, điều khiển để tạo ra những quyết định, mệnh lệnh điều khiển các tiến trình tạo sản phẩm. xác định mục tiêu, phân tích rủi ro, xử lý tình huống Giám sát, đo lường là để thu thập những thông tin, sự kiện từ các tiến trình sản xuất. Thống kê, phân tích các hoạt động sản xuất Tiến trình tạo sản phẩm và mục tiêu Các tiến trình tạo sản phẩm làm thỏa mãn dần mục tiêu. Theo cách “tinh chỉnh từng bước” Đối chiếu kết quả với mục tiêu để thực hiện tiếp Các tiến trình liên kết nhau bằng “output – input”. Các tiến trình phụ thuộc nhau trong chuổi tiến trình Có rủi ro sẽ làm chuổi tiến trình bị hư hỏng, không “đến” được mục tiêu Các nhóm tiến trình quản lý dự án Khởi động: thiết lập môi trường & thủ tục quản lý Hoạch định: Thiết lập cấu trúc dự án & hoạch định các tiến trình (thứ tự, thời gian, kết quả, ràng buộc) Thực hiện: Thực hiện những gì đã hoạch định Điều khiển: Giám sát, đo lường để điều khiển thực hiện Kết thúc: Chuyển giao và chấm dứt các tiến trình Chu kỳ sống của dự án Dự án tiến hành qua nhiều giai đoạn (phases), mỗi giai đoạn đều có kết thúc bằng kết quả chuyển giao cho các giai đoạn kế tiếp. Để quyết định dự án có cần thực hiện tiếp không Để phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót Giai đoạn Khởi động Giai đoạn thực hiện Giai đoạn Kết thúc Chi phí và mức nhân lực Điểm bắt đầu Điểm kết thúc Chuyển giao Chu kỳ sống của dự án Các nhóm tiến trình cũng có thể xếp chồng lên nhau Nhóm công việc hoạch định, điều khiển được thực hiện trong suốt chu kỳ sống của dự án Chu kỳ dự án và sản phẩm Các tác nhân (stakeholders) Là những người giữ một hoặc nhiều vai trò đối với dự án. Trực tiếp: Trưởng dự án, khách hàng, tổ chức, nhóm thực hiện và quản lý dự án, nhà tài trợ Gián tiếp: người qlý hành chính, người làm luật (thuế) Có những ảnh hưởng nhất định đến sự thành công hoặc thất bại của dự án Tích cực: họ mong muốn dự án thành công vì có lợi ích nhất định từ dự án. Vd: Những tổ chức có tài trợ cho các dự án công nghiệp hóa Tiêu cực: họ không muốn dự án được tiến hành vì các tác động có hại của dự án đối với môi trường. Vd: Những tổ chức bảo vệ môi trường Dàn xếp các tác động từ stakeholder để dự án thành công Quản lý các yêu cầu, đàm phán – thỏa thuận Các yếu tố ảnh hưởng đến dự án 1. Tổ chức: công ty/doanh nghiệp, nơi thành lập ra dự án 2. Môi trường: kinh tế, xã hội,văn hóa,… của dự án 3. Năng lực của người quản lý dự án Ảnh hưởng của tổ chức Dự án được thực hiện từng phần nhỏ ở nhiều phòng ban chức năng của một tổ chức (doanh nghiệp nhà nước) Mang tính hợp tác: các phòng chức năng phải cùng chung sức thì dự án mới thành công Functional manager Functional manager Functional manager Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Project Coordination (A) Functional Chief executive Ảnh hưởng của tổ chức Dự án có nhân lực riêng, có người quản lý dự án Chuyên trách cao, ít lệ thuộc vào các bộ phận chức năng Nhân lực của tổ chức không ổn định (vì dự án chỉ tạm thời) Project manager Project manager Project manager Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff (B) Projectized Chief executive Ảnh hưởng của tổ chức Functional manager Functional manager Functional manager Staff Staff Proj. Manager Staff Staff Staff Staff Staff Staff (C) Balanced matrix Chief executive Có các đặc điểm của (A) và (B), mềm dẻo hơn Môi trường kinh tế xã hội Chuẩn (standard) và quy tắc (regulation) Chuẩn: là một nội dung được công nhận một cách phổ biến (do tính hữu dụng của nó). Có tổ chức viết ra tài liệu. Vd: ISO, ITUT,… Quy tắc: là một nội dung quy định (mang tính mệnh lệnh) bằng văn bản phải được tuân thủ trong phạm vi của tổ chức ban hành ra quy tắc đó. Sự toàn cầu hóa: các tiến trình dự án được thực hiện ngày càng giống nhau trên thế giới (được tối ưu hóa). Bản sắc văn hóa: các tiến trình dự án phải phù hợp với nền văn hóa của địa phương nơi các stakeholder ở. Các kỹ năng của Proj.Manager Lãnh đạo Lãnh đạo và quản lý phải song hành Vạch ra đường lối thực hiện: chỉ ra viễn cảnh trong tương lai và chiến lược thực hiện để đạt được viễn cảnh đó. Lựa chọn người phù hợp: để có sự hợp tác thực hiện Động viên, khích lệ giúp mọi người tự nổ lực vượt qua các trở ngại trong công tác Giao tiếp Tạo ra thông điệp rõ ràng, không tối nghĩa, và hoàn chỉnh để người nghe hiểu rõ, bảo đảm rằng thông điệp được hiểu trọn vẹn và chính xác. Nội dung giao tiếp phải đúng đối tượng và ngữ cảnh Các kỹ năng của Proj.Manager Đàm phán Để đạt được sự thỏa thuận hợp lý đối với: Các thay đổi về phạm vi, chi phí, kế hoạch,…. Các điều khoản thỏa thuận giữa 2 bên. Nguồn lực cần thiết cho dự án. Trách nhiệm của các bên cho mục đích chung. Giải quyết vấn đề (problem solving) Xác định vấn đề (kỹ năng phân tích). Ra quyết định và thực thi quyết định đúng lúc Tác động đến tổ chức để thúc đẩy công việc (uy tín) Hiểu cấu trúc của tổ chức Hiểu cơ chế phân bổ quyền lực Hiểu các quan hệ thuộc tổ chức