Lập kế hoạch bảo quản: thư mục chọn lọc

Lập kế hoạch bảo quản: thư mục chọn lọc Debra Saryan, Quản lý thư viện, Trung tâm bảo quản tài liệu Đông Bắc Danh mục ngắn này được thiết lập nhằm hỗ trợ các nhà quản lý các bộ sưu tập của thư viện, bảo tàng và cơ quan lưu trữ phát triển chương trình bảo quản của mình. Nó cung cấp hàng loạt các thông tin chuyên ngành có giá trị giúp đánh giá các nhu cầu bảo quản, và quyết định thứ tự ưu tiên để giải quyết chúng. Các nhà quản lý các bộ sưu tập nên tham khảo các tài liệu về các phương pháp lập kế hoạch mang tính chiến lược để đạt hiệu quả cao hơn trong quá trình lập kế hoạch của mình. Mỗi tài liệu tham khảo được liệt kê dưới đây đều có phần chú giải. Đó là nhờ sự hỗ trợ từ tập thể nhân viên của Trung tâm bảo tồn tư liệu Đông Bắc (NEDDC), cũng như qua tham khảo các tài liệu đã xuất bản trước đó như cuốn A Core Collection in Preservation (Bộ tài liệu nòng cốt về bảo quản), [Lisa L. Fox xuất bản lần 1 năm 1988, Don K. Thompson và Joan Ten Hoor xuất bản lần 2 năm 1993, Chicago, American Library Association (Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ)]. Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ (SAA), Uỷ ban giáo dục về lĩnh vực bảo quản đã phát hành các tài liệu cập nhật cho cuốn “Selected Readings in Preservation” (Các tài liệu chọn lọc về bảo quản). Đây là nguồn tham khảo quý báu về lĩnh vực bảo quản tài liệu cho các cơ quan lưu trữ. Cuối tài liệu này là phần danh mục các bài viết và tạp chí tham khảo, tập trung vào việc tổ chức nhiều công tác khác nhau trong một chương trình bảo quản. Alberta Museums Association (Hiệp hội bảo tàng Alberta). Self-Evaluation Checklist (Danh mục tự đánh giá). Edmonton, Alberta: Alberta Museums Association, 1991. Alberta Museums Association. Standard Practices Handbook for Museums (Sổ tay tiêu chuẩn thực hành cho các bảo tàng). Edmonton, Alberta: Alberta Museums Association, 1990. American Association of Museums. Shaping the Museum: The MAP Institutional Planning Guide (Tổ chức bảo tàng: Hướng dẫn hoạch định tổ choc của MAP), xuất bản lần 2. Washington, D.C: American Association of Museums, 1993. American Library Association (Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ), Subcommittee on Guidelines for Collection Development (Tiểu ban hướng dẫn phát triển tư liệu). Guide for Written Collection Policy Statements (Hướng dẫn trình bày các chính sách tư liệu bằng văn bản). Bonita Bryant, đã xuất bản. Chicago: American Library Association, 1989: Collection Management and Development Guides (Hướng dẫn quản lý và phát triển tư liệu), số 3, 32 trang. Tài liệu này và hai tài liệu tiếp theo là một phần trong bộ tài liệu hướng dẫn về phát triển tư liệu do ALA soạn thảo. Mọi thông tin đều đơn giản, dễ hiểu và dễ ứng dụng. Chúng đều được khuyến khích dùng. American Library Association, Subcommittee on Guidelines for Collection Development. Guide to the Evaluation of Library Collections (Hướng dẫn đánh giá các bộ sưu tập của thư viện). Barbara Lockett, đã xuất bản. Chicago: American Library Association, 1989; Collection Management and Development Guide số 2, 25 trang. American Library Association, Subcommittee on Guidelines for Collection Development. Guide to Review of Library Collections (Hướng dẫn xem xét các bộ sưu tập thư viện). Lenore Clark, đã xuất bản. Chicago: American Library Association, 1991; Collection Management and Development Guides số 5, 41 trang. Association of Research Libraries (ARL) (Hiệp hội thư viện nghiên cứu). Preservation Planning Program Resource Guides (Hướng dẫn về các nguồn lực trong hoạch định chương trình bảo quản). Jutta Reed-Scott chủ biên. Washington, D.C: ARL, 1993, nhiều độ dài khác nhau. Trên đây là 7 tài liệu hướng dẫn do các chuyên gia bảo quản của các thư viện soạn thảo nhằm cung cấp các quy chuẩn về những gì mà một thư viện có thể tính đến bằng nỗ lực trong công tác bảo quản của mình, đẩy mạnh các hoạt động hiện có và phát triển những sáng kiến mới. Các bài viết ở đây tập trung vào các chủ đề, đó là:chuyển dạng tư liệu, bảo quản/sửa chữa, tu bổ, bồi vá, đóng bìa, bảo dưỡng các bộ sưu tập, đối phó với các trường hợp khẩn cấp, đào tạo nhân viên và hướng dẫn người sử dụng, đồng thời quản lý công tác bảo quản. Barry, Bryan W. Strategic Planning Workbook for Nonprofit Organizations, Revised and Updated (Bài tập hoạch định chiến lược cho các tổ chức phi lợi nhuận, có sửa đổi và bổ sung). St. Paul, MN: Amherst H. Wilder Foundation, 1997. Cung cấp các hướng dẫn chi tiết theo từng bước để phát triển kế hoạch. Hiện có trên http:/www.wilder.org. Calmas, Alan. “Preservation Planning at the National Archives and Records Administration” (Lập kế hoạch bảo quản ở cục lưu trữ quốc gia và tư liệu hành chính). The Record (Tài liệu) 1.2 (11/1994): 1 Cloonan, Michole V. Organizing Preservation Activities (Tổ chức các hoạt động bảo quản). Association of Research Livraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), 1993, 98 trang. Darling, Pamela W., và Wesley Boomgaarden. Preservation Planning Program Resource Notebook (Hướng dẫn về các nguồn lực trong việc hoạch định chương trình bảo quản). Washington, D.C: Association of Research Libraries, Office of Management Studies (Phòng nghiên cứu quản lý), 1987, 719 trang. Là nguồn tham khảo quý giá về các danh mục, tài liệu cơ sở và kỹ thuật và các tài liệu cập nhật quan trọng cho công tác hoạch định và thực hiện kế hoạch bảo quản. Nó được soạn thảo có sự tham khảo cuốn Sổ tay tự học của Darling và Webster (1987) (Xem danh mục tiếp theo). Darling, Pamela W., và Duane E. Webster. Preservation Planning Program: An Assisted Self-Study Manual for Libraries (Chương trình hoạch định bảo quản: Cuốn sổ tay hướng dẫn tự nghiên cứu dành cho các thư viện). J.Mirrill- Oldham và J. Reed-Scott sửa đổi và bổ sung. Washington, D.C: Association of Research Libraries Office of Management Studies (OMS) (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu về công tác quản lý nghiên cứu), 1993. Tài liệu được xây dựng nhằm hướng dẫn các thư viện lập và thực hiện các chương trình bảo quản qua một quá trình mang tính giáo dục và thu hút đông đảo nhân viên tham gia. Vạch ra một quy trình tự nghiên cứu về đánh giá nhu cầu, đưa ra các thứ tự ưu tiên, lập kế hoạch khảo sát điều kiện của bộ sưu tập, tổ chức và bố trí nhân sự, kiểm soát các thảm hoạ, đào tạo nhân viên và hướng dẫn người sử dụng và có tinh thần đoàn kết, hợp tác trong nội bộ. Có tham khảo Resource Notebook năm 1987(Sổ tay nguồn lực) của Darling và Boomgaarden và 7 tài liệu hướng dẫn của ARL Preservation Planning Program Resource Guides (Hướng dẫn về các nguồn lực trong hoạch định chương trình bảo quản của ARL) năm 1993. Hiện có các bản báo cáo của các tổ chức đã hoàn thiện quá trình tự nghiên cứu này tại OMS. DeCandido, Pobert, and Cheryl Shackleton. Who Ya Gonna Call? A Preservation Services Sourcebook for Libraries and Archives (Bạn sẽ gọi cho ai? Cuốn sách về các nguồn dịch vụ bảo quản dành cho các thư viện và cơ quan lưu trữ). New York Metropolitan Reference and Research Library Agency (METRO) (Tổ chức thư viện nghiên cứu và tham khảo thành phố New York), 1992, 132 trang. Hiện có tại địa chỉ: New York State Library, Division of Library Development, Cultural Education Center (Thư viện bang New York, Ban phát triển thư viện), Albany, NY 12230. Cung cấp danh sách nhiều dịch vụ bảo quản, bao gồm điều tra bảo quản, chụp vi phim, công nghệ xử lý làm phẳng giấy, đóng bìa sách, sắp xếp thư viện và các nguồn cung cấp. Dành cho khu vực Washington, DC; Philadelphia và Boston; nhưng cũng có các tổ chức ở xa hơn mà vẫn có thể cung cấp dịch vụ trong phạm vi đó. Drewes, Jeanne M. và Julie Page. Promoting Preservation Awareness in Libraries: A Sourcebook for Academic, Public, School, and Special Collections (Tăng cường nhận thức về bảo quản trong các thư viện: Cuốn sách dành cho các bộ sưu tập ở các trường, tổ chức công cộng, tổ chức nghiên cứu và bộ sưu tập đặc biệt). Westport, CT: Greenwood Press ấn hành, 1997. Đây là một tài liệu đánh giá toàn diện về các chương trình giáo dục bảo quản cho người sử dụng tại thư viện lưu trữ các bộ sưu tập tại các trường, tổ chức công cộng, tổ chức nghiên cứu và bộ sưu tập đặc biệt. Cung cấp các ví dụ thực tế về cách thức các tổ chức có thể hướng dẫn và thông báo cho các nhân viên và người sử dụng. Có nhiều phụ lục hữu ích về cách minh hoạ trưng bày, các danh mục và danh sách về thiết bị nghe nhìn. Ellis, Judith. Keeping Archives (Lưu giữ các tài liệu). Xuất bản lần 2. Sydney, Australia: D.W . Thorpe và Australian Society of Archivists (Hội các nhà lưu trữ úc), 1993, 512 trang. Đây là một tài liệu hay, đề cập đến mọi khía cạnh của công tác quản lý lưu trữ, bao gồm cả việc bảo quản bằng ngôn ngữ văn phong dễ hiểu và thực tế. Phù hợp cho việc giới thiệu, đánh giá hoặc tham khảo; đề cập đến bề rộng hơn là bề sâu. Hiện có tại Society of American Archivists (Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ). Gallery Association (Hiệp hội Gallery). Insurance and Risk Management for Museums and Historical Societies (Quản lý rủi ro và bảo hiểm đối với các bảo tàng và hội sử học). Hamilton, NY: Gallery Association, 1985, 96 trang. Đề cập đến những vấn đề cơ bản của việc quản lý rủi ro và các lựa chọn bảo hiểm cho các bảo tàng; chuyển đổi thông tin giữa các tổ chức văn hoá cũng như các bộ sưu tập khác. Hiện có tại American Association of Museums (Hiệp hội bảo tàng Hoa Kỳ), Washington, D.C. 20005. Green, Sara Wolf. The Conservation Assessment: A Tool For Planning, Implementing, and Fundraising (Đánh giá bảo quản: Công cụ hoạch định, thực hiện và gây quỹ). Xuất bản lần 2. Marina del Ray, CA, and Washington, D.C: Getty Conservation Institute and National Institute for the Conservation of Cultural Property (Viện bảo quản Getty và Viện bảo quản tài sản văn hoá quốc gia), 1991. Harvey, Douglas R. “Developing a Library Preservation Program” (Phát triển chương trình bảo quản thư viện). Chương 10 trong cuốn Preservation in Libraries: A Reader (Bảo quản trong thư viện). New York: Bowder-Saur, 1993. Vạch ra 4 loại hình đưa công tác bảo quản vào thư viện: các thư viện chuyên ngành loại nhỏ, các bộ sưu tập được sử dụng nhiều, các bộ sưu tập ít được sử dụng hơn, và các bộ sưu tập có ý nghĩa quốc gia. Hiện có tại địa chỉ Bowker- Saur, 121 Chanlon Rd. New Providence, NJ 07974. 1-800-521-811. Hoagland, K. Elaine. Guidelines for Institutional Policies & Planning in Natural History Collections (Hướng dẫn hoạch định và tạo lập chính sách cho các tổ chức lưu giữ các bộ sưu tập lịch sử tự nhiên). Washington, D.C: Association of Systematics Collections (Hiệp hội sưu tập hệ thống), 1994. Jones, Maralyn. Collection Conservation Treatment: A Resource Manual for Program Development and Conservation Technician Training (Xử lý bảo quản sưu tập: Sổ tay phát triển chương trình và đào tạo kỹ thuật viên bảo quản). Berkeley: Conservation Department (Ban bảo quản), Library (Thư viện), University of California (Đại học California), 1993. 451 trang. Các tài liệu (quy trình sửa chữa sách, tổ chức không gian làm việc, sơ đồ các bước quyết định) từ Hội thảo Berkeley về đào tạo kỹ thuật viên tu bổ, 1992. Đưa ra nhiều quy trình đa dạng cho các chương trình tu bổ sách với số lượng lớn. Hiện có tại Association of Research Libraries (Hiệp hội thư viện nghiên cứu), Washington, D.C.20036. Lusenet, Yola De. Choosing to Preserve: Towards a Cooperative Strategy for Long-Term Access to the Intellectual Heritage (Lựa chọn để bảo tồn: Hướng tới một chiến lược hợp tác nhằm tiếp cận lâu dài với các di sản trí tuệ). European Commission on Preservation and Access (Uỷ ban châu Âu về công tác bảo tồn và truy cập), Amsterdam, Netherlands, 1997, 165 trang. Managing Preservation: A Guidebook (Quản lý công tác bảo quản: tài liệu hướng dẫn). Columbus, Ohio: State Library of Ohio Preservation Council (Hội đồng bảo tồn thư viện bang Ohio), 1995. Liên hệ với Clara Ireland, State Library of Ohio, 65 S. Front Street, Columbus, Ohio. Đây là cuốn sổ tay dành cho các giám đốc phụ trách công tác bảo quản có kinh nghiệm và cả những người mới vào nghề. McCord, Margaret, và Catherine Antomarchi. A Preventive Conservation Calendar for the Smaller Museum (Lịch bảo tồn cã týnh chÊt ph#ng ngõa đối với các bảo tàng quy mô nhỏ). Rome: International Centre for the preservation and Restoration of Cultural Property (Trung tâm quốc tế về bảo tồn và phục chõ các tài sản văn hoá), 1997. Merrill-Oldham, Jan, Carolyn Clark Morrow, và Mark Roosa. Preservation Program Models: A Study Project and Report (Các hình mẫu về chương trình bảo quản: Dự án nghiên cứu và báo cáo). Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), Committee on Preservation of Research Library Materials (Uỷ ban về bảo tồn các tài liệu nghiên cứu của thư viện). Washington, D.C: Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), 1991, 54 trang. Cung cấp cho các nhà quản lý thư viện các hướng dẫn để tiếp cận với các chương trình bảo quản, chia các thư viện thành 4 nhóm theo quy mô, mỗi nhóm lại có một chương trình tiếp cận riêng về nhân lực, hoạt động và ngân sách. Thảo luận về 10 thành tố của một chương trình bảo quản toàn diện. Đây là một tài liệu hữu ích cho các thư viện bất kể quy mô và chức năng gì. Mibach, Lisa. Collections Care: What to Do When You Can’t Afford to Do Anything (Chăm sóc các bộ sưu tập: Phải làm gì khi bạn không có điều kiện tài chính để làm bất cứ điều gì). Oberlin, Ohio: Mibach & Associates, Collection Conservation (Bảo tồn sưu tập). Motylewski, Karen. “What an Institution Can Do to Survey Its Own Preservation Needs” (Những gì một tổ chức có thể tiến hành để tự khảo sát nhu cầu bảo quản của mình). Trong Collection Maintenance and Improvement (Duy trì và nâng cấp sưu tập). Sherry Byrne, đã xuất bản. Washington, D.C: Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), 1993. National Association of Government Archives & Records Administrators (Hiệp hội quốc gia của các nhà lưu trữ thuộc chính phủ và các nhà quản lý tài liệu). NAGARA Guide and Resources for Archival Strategic Planning (Hướng dẫn và các nguồn NAGARA về hoạch định chiến lược lưu trữ). Albany, NY: National Association of Government Archives & Records Administrators, 1991. Cung cấp 3 công cụ: chương trình tự nghiên cứu hỗ trợ trên máy vi tính, có sử dụng trí tuệ nhân tạo để định ra và báo cáo kết quả, mục tiêu và các ưu tiên được tổ chức lập ra; một sổ tay về các chiến lược hoạch định; và một bản trích yếu nguồn lực dài 700 trang về các tài liệu đã và chưa được công bố. Society of American Archivists (Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ), 600 South Federal, Suite 504, Chicago, IL 60605. Telephone: (312)922-014, ext.21, Email: Archivists.org/catalog/catalog/index.html. New York State Archives and Records Administration (Hội quản lý tài liệu và lưu trữ bang New York). Guidelines for Arrangement and Description of Archives and Manuscripts: A Manual for Historical Records Programs in New York State (Hướng dẫn sắp xếp và mô tả các tài liệu và bản thảo chép tay: Sổ tay về các chương trình lưu trữ tài liệu sử học trong bang New York). Albany, NY: New York State Archives and Records Administration,1991, 35 trang. Hiện có tại Documentary Heritage Program (Chương trình di sản tài liệu), State Archives and Records Administration (Cục lưu trữ nhà nước và tài liệu hành chính), New York State Education Department (Khoa giáo dục bang New York), Room 9 B44 Cultural Education Center, Albany, NY 12230. Đây là một tài liệu hướng dẫn dễ hiểu về lý thuyết lưu trữ và định dạng, dễ ứng dụng cho các tổ chức lưu giữ các hiện vật có giá trị lịch sử. Cung cấp cái nhìn tổng quan về các quy trình lưu trữ đã được thừa nhận về sắp xếp và mô tả. Gồm có một danh mục ngắn về các công cụ cơ bản và sổ tay hướng dẫn được sử dụng rộng rãi trong mô tả lưu trữ. Là điểm khởi đầu lý tưởng cho các tổ chức nhỏ và các nhà lưu trữ chưa có nhiều kinh nghiệm. Ogden, Barclay, và Maralyn Jones. CALIPR. Sacramento, CA: The California State Library (Thư viện bang California), 1997. Có phần mềm vi tính (cùng với tài liệu hướng dẫn sử dụng), là công cụ đánh giá một cách tự động nhu cầu bảo quản của các bộ sưu tập sách và tài liệu dựa trên cơ sở 100 mẫu ngẫu nhiên. Hiện có tại The California State Library Foundation, P.O., Box 942837, Sacramento, CA 94237-001, hoặc tải miễn phí tại trang web Berkeley Library Digital Sunsite Ogden, Sherelyn. Preservation Planning: Guidelines for Writing a Long- Range Plan (Lên kế hoạch bảo quản: Hướng dẫn viết kế hoặch dài hạn). Washington, D.C.: American Association of Museums and Northeast Document Conservation Center (Hiệp hội Thư viện Hoa Kỳ và Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc), 1997. Hỗ trợ viết các kế hoạch bảo quản sưu tập dài hạn. Cung cấp những tài liệu mở rộng về in ấn và trình bày điện tử. Đĩa tương thích với máy IBM. Pickett, A.G. và M.M. Lemcoe. Preservation and Storage of Sound Recordings (Bảo tồn và lưu trữ băng đĩa), ấn phẩm năm 1959 của Thư viện quốc hội. Silver Springs, MD: Association for Recorded Sound Collections (Hiệp hội các sưu tập băng đĩa), 1991, 75 trang. Society of American Archivists (Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ), Chicago, IL. Một tài liệu cần thiết cho các nhà quản lý các bộ sưu tập âm thanh. Điều đáng ngạc nhiên là nhiều hướng dẫn vẫn còn nguyên giá trị. Có trước công nghệ kỹ thuật số. RLG Preservation Needs Assessment Package (PreNAP) (Bộ đánh giá nhu cầu bảo tồn RLG). Mountain View, CA: Research Libraries Group (Nhóm các thư viện nghiên cứu), 1991. Là công cụ tự động đánh giá các nhu cầu bảo tồn. Hiện có tại Preservation Publication Coordinator, RLG, 1200 Villa Street, Mountain View, CA 94041-1100. Reed-Scott, Jutta. Preservation Planning Program (Chương trình lên kế hoạch bảo quản). Washington, D.C.: Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), 1993. Một bộ gồm 7 cuốn hướng dẫn, cung cấp một kho tài liệu toàn diện, dễ sử dụng gồm các bài viết, tài liệu và danh mục về các yếu tố bảo tồn trong thư viện. Được thiết kế sử dụng với PPP Assisted Self-Study Manual (Sổ tay tự nghiên cứu có trợ giúp). Các cuốn sách gồm: 1. Options for Replacing and Reformatting Deteriorated Materials (Jennifer Banks, đã xuất bản) (Lựa chọn thay thế và chuyển dạng các hiện vật đã xuống cấp). 2. Staff Training and User Awareness in Preservation Management (Wesley Boomgarden, đã xuất bản) (Tăng cường nhận thức của nhân viên và người sử dụng về công tác quản lý bảo quản). 3. Disaster Preparedness (Constance Brooks, đã xuất bản) (Sẵn sàng đối phó với thiên tai). 4. Collection Maintenance and Improvement (Sherry Byrne, đã xuất bản) (Bảo quản và nâng cấp sưu tập). 5. Collections Conservation (Robert DECandido, đã xuất bản) (Bảo tồn sưu tập); 6. Managing a Library Binding Program (Jan Merrill-Oldham, đã xuất bản) (Quản lý chương trình đóng sách thư viện); 7. Organizing Preservation Activities (Michole V. Cloonan, đã xuất bản) (Tổ chức các hoạt động bảo quản). Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), 21 Dupont Circle, N.W., Suite 800, Washington, DC, 20036, (202) 296-2296. Email: pubs@arl.org. Ritzenthaler, Mary Lynn. Preserving Archives and Manuscripts (Bảo quản tài liệu và các bản thảo). Chicago: Society of American Archivists (Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ), 1993; SAA Archival Fundamentals Series. 232 trang. Một tài liệu toàn diện và quý giá cho việc bảo tồn các tài liệu và bản thảo viết tay. Thompson, Don, và Joan Ten Hoor. A Core Collection in Preservation (Bộ sưu tập quý trong bảo tồn), xuất bản lần 2. Chicago: American Library Association (Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ), 1993, 41 trang. Gồm các danh mục quý giá về các vấn đề bảo tồn cơ bản. Tham khảo thêm Lisa Fox, A