Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 1: Thông tin trong quản lý

THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 1 a. 12/11/2015 b. Giá vàng Việt Nam ngày 22/11/2015 cao hơn thế giới 3,9 triệu c. Dự báo nguồn tiền mặt doanh nghiệp cần trong tháng 11/2015 là 1,2 tỷ d. Bộ hồ sơ xin việc của các ứng viên e. Doanh thu tháng 11/2015 của công ty tăng 15% so với cùng kỳ năm 2014 f. Nhiệt độ ngày 22/10/2015 là 320C g. Báo cáo tài chính được công bố trong đại hội cổ đông h. Nắng tốt dưa / Mưa tốt lúa i. Sốt 390, chảy mũi, đau đầu, nhức mỏi j. Khi bị cảm không được ăn thịt vịt Mục tiêu • Phân biệt được dữ liệu, thông tin, tri thức. • Mô tả và đánh giá được chất lượng thông tin thông qua các đặc tính của thông tin • Nhìn nhận rõ hơn về thông tin trong môi trường doanh nghiệp • Nắm được quy trình ra quyết định, nhu cầu thông tin và các cấp ra quyết định trong tổ chức. • Hiểu được cách tổ chức dữ liệu và thông tin trong doanh nghiệp Nội dung 1.Dữ liệu và thông tin 2.Thông tin trong môi trường doanh nghiệp 3.Ra quyết định trong quản lý và nhu cầu thông tin 4.Tổ chức dữ liệu và thông tin trong doanh nghiệp THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 2 1. DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN •Dữ liệu •Thông tin •Giá trị của thông tin •Chất lượng của thông tin •Nguồn của thông tin •Tri thức Dữ liệu (DATA) •Dữ liệu: là Các dữ kiện thô như: •Chuỗi không ngẫu nhiên các ký tự, số, giá trị hoặc từ. •Tập hợp các dữ kiện không ngẫu nhiên được ghi lại do quan sát hay nghiên cứu. •Khi dữ liệu được xử lý và trở nên có ý nghĩa, chúng trở thành thông tin. Một số loại dữ liệu tiêu biểu: Dữ liệu Được biểu diễn bởi Chữ số (Alphanumeric data) Số, chữ cái hoặc các ký tự khác Hình ảnh (Image data) Hình và tranh ảnh đồ họa Âm thanh (Audio data) Âm thanh, tiếng ồn, âm điệu (tones) Phim (Video data) Hình hoặc tranh ảnh động Thông tin (INFORMATION) •Thông tin là một tập hợp các dữ kiện được tổ chức và xử lý để chúng có giá trị bổ sung ngoài các giá trị của các dữ kiện cá nhân. •Dữ liệu được xử lý và có ý nghĩa. •Dữ liệu được xử lý có mục tiêu. •Dữ liệu có thể được diễn dịch và hiểu bởi người nhận. • Thông tin làm giảm tính bất định của sự việc hay tình huống  hỗ trợ cho việc đề ra quyết định. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 3 Quá trình tạo ra thông tin •Phân loại •Sắp xếp •Tổng hợp •Tính toán •Chọn lựa Dữ liệu Quá trình xử lý Thông tin Giá trị của thông tin •Giá trị của thông tin được liên kết trực tiếp với việc làm thế nào nó giúp những người ra quyết định đạt được mục tiêu của tổ chức. Thông tin có giá trị có thể giúp mọi người trong tổ chức của họ thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả và có hiệu lực hơn . •Giá trị thông tin có 2 dạng: • Giá trị hữu hình. • Giá trị vô hình. Thảo luận Trong các giá trị mà thông tin đem lại sau đây phân biệt đâu là giá trị hữu hình, đâu là giá trị vô hình: o Cải thiện công tác quản lý tồn kho. o Nâng cao số lượng dịch vụ khách hàng. o Tăng năng suất sản xuất. o Giảm chi phí quản lý. o Tăng lòng tin của khách hàng. o Nâng cao hình ảnh công ty. Chất lượng thông tin •Chất lượng thông tin là một khái niệm tương đối mới đối với nhiều tổ chức. Với sự gia tăng trong việc thu thập và lưu trữ dữ liệu và việc khai thác dữ liệu cho mục đích kinh doanh, chất lượng của thông tin được tạo ra ngày càng trở nên quan trọng. •Thông tin có chất lượng tốt được đặt trong bối cảnh phải ở đúng thời điểm cho chúng ta biết trước về các cơ hội và các vấn đề. •Chất lượng là một giá trị mà sẽ thay đổi tùy theo người sử dụng và các công dụng của thông tin. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 4 Các đặc tính chất lượng của thông tin Thời gian Nội dung Hình thức Khác Tính đúng lúc Tính chính xác Rõ ràng An toàn Tính cập nhật Tính phù hợp Chi tiết Tin cậy Tính thường xuyên Tính đầy đủ Có thứ tự Thích hợp Tính thời đoạn Tính súc tích Trình bày phù hợp Nhận đúng người Tính phạm vi Phương tiện phù hợp Gởi đúng kênh Nguồn thông tin • Nguồn chính thức thường truyền thông theo phương thức truyền thông theo hình thức (formal communication): có cấu trúc rõ ràng và chặt chẽ. • Nguồn không chính thức thường truyền thông theo phương thức truyền thông không theo hình thức (Informal communication): ít tính cấu trúc, giao tiếp bình thường. Thảo luận •Truyền thông không theo hình thức có lợi gì ? •Có nên hạn chế truyền thông không theo hình thức trong doanh nghiệp ? •Ngăn cấm truyền thông không theo hình thức gây ra tác động nào ? •Làm sao để kiểm soát truyền thông không theo hình thức để có lợi cho doanh nghiệp ? Tri thức (KNOWLEDGE) •Tri thức là nhận thức và sự hiểu biết của một tập hợp các thông tin và cách mà thông tin có thể được làm cho hữu ích để hỗ trợ một nhiệm vụ cụ thể hoặc đưa ra quyết định. Có tri thức nghĩa là hiểu mối quan hệ trong thông tin. •Tri thức còn có thể được định nghĩa như là khả năng phán quyết của con người dựa trên sự kết hợp giữa kinh nghiệm và thông tin mà họ có được. • Tri thức tường minh: Các tri thức đã được diễn đạt và lưu trữ trong hệ thống thông tin. • Tri thức không tường minh: không được phát biểu, phụ thuộc vào trực giác của con người. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 5 Ví dụ: Trong 5 năm qua, khoản cho vay tín dụng của ngân hàng chúng ta tăng 10% mỗi năm. Năm nay, dự báo khoản cho vay tín dụng tiếp tục tăng thêm 10%, do đó chúng ta cần tìm nguồn cung tiền cho khoản tăng 10% đó. Trong trường hợp này, thông tin trong các năm qua được sử dụng để đề ra quyết định về việc dự báo mức tăng trưởng trong năm nay và nhu cầu về nguồn vốn. Quyết định và dự báo đó chính là tri thức (knowledge) hay còn được gọi là cách sử dụng thông tin (use of information) 2. THÔNG TIN TRONG MÔI TRƯỜNG DOANH NGHIỆP •Môi trường kinh doanh •Nguồn lực của doanh nghiệp •Các loại thông tin trong doanh nghiệp Môi trường kinh doanh Môi trường tự nhiên Môi trường vĩ mô Môi trường vi mô Nguồn lực của doanh nghiệp •Bao gồm các loại tài sản: •Tài sản hữu hình (tangible assets): tiền, đất đai, nhà xưởng, lực lượng lao động, phần cứng, phần mềm •Tài sản vô hình (intangible assets): thông tin, kinh nghiệm, động cơ làm việc, tri thức, các ý tưởng, sự phán đoán THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 6 Các loại thông tin trong doanh nghiệp •Thông tin cứng / Thông tin định lượng: Thường xác định số lượng, chứa đựng các yếu tố thống kê, phụ thuộc vào kỹ năng phân tích của nhà quản trị. •Thông tin mềm / Thông tin định tính: mang tính định chất, xác định tính chất của sự việc hay tình huống, phụ thuộc vào kinh nghiệm phán đoán của nhà quản trị. 3. RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN lý VÀ NHU CẦU THÔNG TIN •Quy trình ra quyết định •Phân loại quyết định và cấp độ quản trị •Lý thuyết ra quyết định •Cây quyết định •Bảng quyết định Quy trình ra quyết định Bước Hoạt động Nhận thức - Nhận diện các vấn đề - Nhận thức cần đưa ra quyết định Thiết kế - Xác định các giải pháp có thể - Đánh giá các giải pháp Chọn lựa - Chọn lựa giải pháp tốt nhất Hiện thực - Hiện thực giải pháp Đánh giá - Đánh giá ảnh hưởng hay độ thành công Nhu cầu thông tin trong ra quyết định •Nhu cầu thông tin của nhà quản trị: •Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. •Quyết định quản trị phụ thuộc vào chất lượng thông tin •Mức độ phát triển của doanh nghiệp làm tăng độ phức tạp trong điều khiển, hệ thống thông tin trở thành dây thần kinh của doanh nghiệp. •Nhu cầu thông tin đối với các nhà quản lý tùy thuộc vào cấp độ quản lý. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 7 Các loại quyết định trong DN • Quyết định có cấu trúc (structured decisions): trong trường hợp các ràng buộc và qui tắc để ra quyết định được biết trước, tình huống đơn giản, lặp đi lặp lại trong doanh nghiệp • Quyết định không cấu trúc (unstructured decisions): tình huống phức tạp hoặc không biết trước các qui tắc và ràng buộc. Các cấp quyết định trong quản trị Cấp chiến lược (Strategic) Cấp chiến thuật (Tactical) Cấp tác nghiệp (Operational) Tính chất của việc ra quyết định theo cấp độ quản trị Cấp quản trị Loại quyết định Thời gian Mức tác động lên tổ chức Tần suất ra quyết định Chiến lược Không có cấu trúc Dài hạn Lớn Ít Chiến thuật ↔ Trung hạn Vừa ↔ Tác nghiệp Có cấu trúc Ngắn hạn Nhỏ Nhiều Tính chất của thông tin trong ra quyết định mỗi cấp Cấp quản trị Thời gian Tính thường xuyên Nguồn thông tin Tính chắc chắn Phạm vi Chi tiết Chiến lược Dài hạn Không Bên ngoài Ít Rộng Tổng quát Chiến thuật ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ Tác nghiệp Ngắn hạn Thường xuyên Bên trong Nhiều Hẹp Chi tiết THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 8 Thảo luận Phân loại các quyết định và cấp độ của chúng: a.Ngân sách cho năm tới ? b.Khi nào thì áp dụng chiết khấu bán hàng cho khách hàng ? c. Có nên thuê thêm nhân sự trong các trường hợp khẩn cấp ? d.Có nên mở rộng chi nhánh ra nước ngoài ? e.Chúng ta có cần một chiến dịch quảng cáo ? f. Cần khoản vay ngắn hạn để giải quyết vấn đề tiền mặt ? g.Tấn công vào thị trường mới ? h. Làm gì với máy móc bị hỏng hóc ? Qui tắc nghiệp vụ và lý thuyết ra quyết định •Qui tắc nghiệp vụ: các điều kiện  qui tắc hành động •Lý thuyết ra quyết định dựa vào:  Cây quyết định (Decision tree)  Bảng quyết định (Decision table) Bảng quyết định •Có thể dùng trong trường hợp quyết định phức tạp có nhiều điều kiện phối hợp. •Kiểm soát được tất các các tình huống có thể phối hợp giữa các điều kiện. •Một bảng gồm các hàng và cột, chia thành 4 vùng: •Điều kiện (Conditions) •Các chọn lựa cho điều kiện (Condition alternatives) •Các hành động xảy ra (Actions) •Các qui tắc để thực thi hành động (Rules) Bảng quyết định •Các bước xây dựng bảng quyết định: • Xác định các điều kiện ảnh hưởng tới quyết định • Xác định các hành động có thể xảy ra. • Xác định các chọn lựa cho mỗi điều kiện, • Tính toán số cột tối đa trong bảng quyết định • Điền các chọn lựa cho điều kiện • Hoàn thiện bảng bằng cách chèn dấu X vào nơi các qui tắc đề nghị hành động • Kết hợp các qui tắc xảy ra hiển nhiên, • Kiểm tra các trường hợp không thể xảy ra được • Tổ chức lại bảng để cho dễ hiểu THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 9 Bảng quyết định Ví dụ minh họa: Xem xét việc ra quyết định đề xuất hay cho vay đối với 1 hồ sơ tín dụng của khách hàng. Khách hàng được đề xuất cho vay khi: •Có độ tuổi trên 22 tuổi, tổng số tuổi đời và thời gian vay vốn không quá 60 •Có một nguồn thu nhập hoặc có việc làm ổn định để đảm bảo nguồn tiền trả nợ. Ngược lại thiếu 1 trong 2 điều kiện trên thì không đề xuất cho vay. Bảng quyết định •Kết quả: Quy tắc (rules) 1 2 3 4 Điều kiện (conditions) Trên 22 tuổi, tổng số tuổi đời và thời gian vay vốn không quá 60 Y Y Y N Có việc làm ổn định ? Y N N - Có nguồn thu nhập khác ? - Y N - Hành động (Acitons) Đề xuất X X Từ chối X X Lợi thế của Bảng quyết định •Giúp hoạt động phân tích đảm bảo tính đầy đủ •Dễ dàng kiểm tra những lỗi có thể xảy ra như: •Tình trạng không thể xảy ra •Sự mâu thuẫn •Sự dư thừa •"Decision Table" thích hợp với logic có cấu trúc điều kiện phức tạp hoặc để kiềm soát tránh các dư thừa, mâu thuẫn Cây quyết định •Cây quyết định được sử dụng khi quá trình ra quyết định có cấu trúc xảy ra nhiều tình huống phức tạp •Cây quyết định sẽ hữu ích khi cần duy trì một chuỗi các quyết định theo một trình tự cụ thể. •Biểu diễn dưới dạng đồ họa các chọn lựa để ra quyết định •Dễ hiểu và dễ xây dựng •Được sử dụng để đặc tả cho các quá trình có cấu trúc rẽ nhánh phức tạp, hoặc thứ tự thực thi của các quyết định là quan trọng (bảng quyết định khó diễn tả trong trường hợp này) THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 10 Cây quyết định •Các bước xây dựng Cây quyết định: •Nhận diện tất cả các điều kiện và hành động •Sắp xếp hành động và điều kiện theo thời gian •Bắt đầu xây dựng từ trái sang phải. Sử dụng các ký hiệu: BIỂU DIỄN CHO MỘT HÀNH ĐỘNG BIỂU DIỄN CHO MỘT ĐIỀU KIỆN •Ở mỗi node phải xét tất cả các trường hợp có thể xảy ra trước khi xét qua node kế (thứ tự thực thi rất quan trọng) Cây quyết định Ví dụ minh họa: Xem xét việc ra quyết định đề xuất hay cho vay đối với 1 hồ sơ tín dụng của khách hàng. Khách hàng được đề xuất cho vay khi: •Có độ tuổi trên 22 tuổi, tổng số tuổi đời và thời gian vay vốn không quá 60 •Có một nguồn thu nhập hoặc có việc làm ổn định để đảm bảo nguồn tiền trả nợ. Ngược lại thiếu 1 trong 2 điều kiện trên thì không đề xuất cho vay. Cây quyết định •Kết quả: Duyệt hồ sơ xin vay mua nhà Trên 22 tuổi, tổng số tuổi đời và thời gian vay vốn không quá 60 Có việc làm ổn định? Có nguồn thu nhập khác? Quy tắc 1 Từ chối Quy tắc 4 Đề xuất Quy tắc 3 Đề xuất Quy tắc 2 Từ chối NO YES Lợi thế của Cây quyết định •Thứ tự của các điều kiện kiểm tra và hành động thực thi được thể hiện tức thì •Các điều kiện và hành động của cây quyết định được tìm thấy trên một nhánh nào đó nhưng sẽ không thấy trên các nhánh khác •So sánh với bảng quyết định, cây quyết định dễ hiểu hơn bởi những người khác trong tổ chức. •"Decision Tree" thích hợp khi thứ tự thực thi của các điều kiện là quan trọng THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 11 4. TỔ CHỨC DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP •Quản trị dữ liệu •Phương pháp tiếp cận cơ sở dữ liệu •Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Quản trị dữ liệu •Không có dữ liệu và khả năng xử lý nó thì tổ chức không thể hoàn thành tốt nhất các hoạt dộng kinh doanh. •Dữ liệu bao gồm dữ liệu thô. •Để chuyển đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích thì trước tiên dữ liệu thì trước tiên dữ liệu phải được tổ chức một cách có ý nghĩa. Phân cấp dữ liệu • Bit: Đại diện cho mạch trạng thái bật, tắt (0,1) • Byte: Được tạo thành gồm 8 bit • Character: Một byte đại diện cho 1 ký tự, là khối xây dựng cơ bản của thông tin. • Field: Thường là một tên, số hoặc sự kết hợp của các ký tự mô tả về một khía cạnh của một đối tượng nghiệp vụ hoặc hoạt động. • Record: Tập hợp các trường dữ liệu có liên quan. • File: Tập hợp của các mẫu dữ liệu có liên quan. • Database: Tập hợp các tập tin tích hợp và có liên quan. • Cấu trúc phân cấp dữ liệu theo thứ tự: Bits, Characters, fields, records, files và database. THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 12 Phương pháp tiếp cận cơ sở dữ liệu •PP tiếp cận truyền thống để quản lý dữ liệu: Các tập tin dữ liệu được tạo ra và lưu trữ riêng biệt cho mỗi chương trình ứng dụng. •PP tiếp cận cơ sở dữ liệu để quản trị dữ liệu: • Một khối các dữ liệu liên quan được chia sẻ bởi nhiều chương trình, ứng dụng. • Một cơ sở dữ liệu cung cấp khả năng chia sẻ tài nguyên dữ liệu và thông tin. Các dạng cơ sở dữ liệu •Tập tin phẳng - Flat file: Chương trình cơ sở dữ liệu đơn giản mà các mẫu dữ liệu không có mối quan hệ với nhau. •Người dùng đơn - Single user: •Chỉ có một người có thể sử dụng cơ sở dữ liệu tại một thời điểm •Examples: Access, FileMaker, and InfoPath •Đa người dùng - Multiple user: •Cho phép hàng chục hoặc hàng trăm người truy cập cùng một hệ cơ sở dữ liệu cùng một lúc. •Examples: Oracle, Sybase, and IBM. Quản trị cơ sở dữ liệu •Quản trị viên CSDL – DBA • Làm việc với người sử dụng để quyết định nội dung của cơ sở dữ liệu. • Làm việc với các lập trình viên khi họ xây dựng các ứng dụng để đảm bảo rằng chương trình của họ tuân thủ các tiêu chuẩn hệ thống quản lý CSDL. •Người quản trị dữ liệu - Data administrator: trách nhiệm xác định và thực hiện các nguyên tắc phù hợp cho dữ liệu, bao gồm thiết lập các tiêu chuẩn dữ liệu và dữ liệu định nghĩa được áp dụng trên tất cả các cơ sở dữ liệu trong một tổ chức. Các hệ quản trị CSDL phổ biến •Các DBMS phổ biến dùng cho 1 người dùng cuối •Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh •Cơ sở dữ liệu như là một dịch vụ (Database as a Service - DaaS) • Một hình thức mới của hệ thống cơ sở dữ liệu • Là một dạng phần mềm hướng dịch vụ • Quản lý cơ sở dữ liệu được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ: • Trong đó cơ sở dữ liệu được lưu trữ trên các máy chủ cung cấp dịch vụ và truy cập của khách hàng thông qua mạng • Cơ sở dữ liệu quản lý được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ • Là một thành phần lớn trong xu hướng điện toán đám mây • Một số công ty đang chuyển theo hướng DAAS như: Google, Microsoft, MyOwnDB, THS. HUỲNH ĐỖ BẢO CHÂU 3/18/2016 13 Các hệ CSDL mục đích đặc biệt •Một số gói cơ sở dữ liệu chuyên ngành được sử dụng cho các mục đích cụ thể hoặc trong các ngành công nghiệp cụ thể. •Israeli Holocaust Database (www.yadvashem.org) •iTunes store music and video catalog •Morphbank (www.morphbank.net) Lựa chọn hệ quản trị CSDL Các đặc điểm quan trọng của CSDL cần xem xét: •Kích thước của cơ sở dữ liệu •Chi phí của cơ sở dữ liệu •Số lượng người dùng đồng thời •Hiệu suất •Tích hợp •Nhà cung cấp Q&A ? ? ? HẾT CHƯƠNG 1!